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Treinamento "Planejando e Gerenciando Projetos". Como planejar e gerenciar projetos no Rotaract, de uma maneira prática, com uso e aplicação de ferramentas de gerenciamento de projetos, direcionado para projetos sociais e com voluntariado, utilizando boas práticas do PMI. Realizado no I FORT - Forum Rotaractiano de Treinamentos, em Ribeirão Preto, pelo Rotaract Club de Ribeirão Preto Norte, distrito 4540.
Citation preview
O que são projetos?
um projeto é um empreendimento
temporário com o objetivo de criar um
produto ou serviço exclusivo
definição do PMI
O que são projetos?
algo único, um grupo de atividades coordenadas
e controladas com datas para início e término,
empreendido para alcance de um objetivo
conforme requisitos específicos, incluindo
limitações de tempo, custo e recursos.
Norma ISO 10.006
Temporário
Exclusivo
Progressivamente elaborados
Realizado por etapas, desenvolvido por completo
Propósito
Justificativa para a execução do projeto
Sequência de atividades
Projetos compreendem um número de atividades ou tarefas conectadas que devem ser completadas em uma certa ordem
Características dos projetos
Projeto NÃO é Campanha!!!!
O que são projetos?
Projeto NÃO é Campanha!!!!
Projetos x Campanhas
Campanhas
Ação Social e Pontual
Foco: Comunidade
Sem estratégia ouatividades estruturadas
Não se preocupa com asustentabilidade daação
Projetos
Ação planejada/estruturada
Foco: Todos os públicosenvolvidos
Ao entregar um produto ouserviço exclusivo, gera umatransformação no públicoenvolvido
Fases de um projeto
Fases de um projeto
¹Fonte: PMBoK© (2008)
Iniciação Identificar necessidade, missão, objetivo do projeto.
Planejamento Detalhar o projeto, atividades, cronograma, custos,
definição de tarefas, riscos envolvidos, comunicação.
Execução Tirar o planejamento do papel, fazer acontecer.
Finalização/Encerramento Avaliação da execução, relatórios finais, análise dos
resultados.
Monitoramento e Controle Propor ações corretivas e preventivas para o
sucesso do projeto.
Fases de um projeto
Como estruturar o meu projeto?
E agora, José?
Roteiro Simplificado para Projetos
Apresentação
Objetivos
Justificativa
Atividades Previstas
Recursos
Cronograma
Avaliação
1. Apresentando a ideia no clube/grupo
Defina um nome para o projeto. Sugira local e data.
2. Justifique a sua ideia
Por que realizar um projeto como esse?
Diga qual foi a motivação para pensar em algo assim.
3. Defina um objetivo e metas
O que você espera alcançar com o projeto?
O que você quer como resultado final do projeto?
Quantifique as suas expectativas.
4. Defina seu público alvo
Quem você espera atingir com o projeto?
Fase 1: Iniciando o Projeto
Fase 1: Iniciando o Projeto
5. Elencando as atividades
Que etapas são necessárias?
Fase 2: Planejando o Projeto
Mind Maps (Mapas mentais)• Divide o projeto em pedaços cada vez menores• Todas as ações que devem ser executadas e que são
necessárias para a execução do objetivo final devem surgir• Gera a construção das etapas do projeto
EAP/WBS• Divide o projeto em entregas menores (ou parciais)• Todas as etapas que devem ser executadas e que são
necessárias para a realização do objetivo final devem surgir• Gera a construção das etapas do projeto
6. Analisando os Recursos
Humanos: quantas pessoas são necessárias para fazer todas as tarefas definidas?
Você tem essas pessoas?
O que fazer se não as tiver?
Financeiro: monte um orçamento baseado nas atividades elencadas (necessidades).
Quais serão os gastos?
De onde virá a receita para suprir as saídas?
Materiais: defina que tipo de infraestrutura (móvel e imóvel) você necessita.
Temos tudo? Com quem conseguir? Como pegar?
Fase 2: Planejando o Projeto
7. Parceiros no projeto
Além dos seus recursos humanos, quem mais pode colaborar?
Como chegar até eles? O que eles tem a oferecer?
8. Como divulgar o projeto
Quais meios serão utilizados para a divulgação?
O que o orçamento lhe permite utilizar?
9. Matriz de Responsabilidades
Quem faz o que? Quais as comissões?
Quais as responsabilidades de cada um?
Fase 2: Planejando o Projeto
10. Cronograma
Defina uma duração para cada uma das etapas.
Todas começam juntas ou andam em paralelo?
Alguma atividade depende de uma outra?
Inclua os responsáveis em cada atividade
Fase 2: Planejando o Projeto
11. Analise os riscos
O que pode atrapalhar o seu projeto ser um sucesso?
Qual o nível de gravidade ou impacto desses riscos para o projeto?
Que medidas tomar caso eles ocorram?
Você tem um plano B, C, D?
Fase 2: Planejando o Projeto
Fazer acontecer!!!!
Tirar do papel tudo aquilo que foi planejado
Fase 3: Executando o projeto
1. Acompanhe o andamento do cronograma
Como estão as atividades? Atrasadas? Em dia?
A equipe continua motivada e empenhada no projeto?
Os recursos estão de acordo com a necessidade?
O orçamento previsto está de acordo com o realizado?
Algum risco é iminente? Aconteceu?
Crie seus indicadores de desempenho
2. Implemente as correções, caso necessárias
Plano de contingência de riscos
Adapte-se a realidade: novo cronograma e orçamento
Equipe: faça os ajustes; motive; realoque
Fase 4: Controlando e Monitorando
1. Avalie o projeto Reúna sua equipe e faça um relatório final do projeto
Desde o início do projeto até o final da execução
Quais foram os resultados do projeto?
Os resultados finais foram os estimados? Porque as diferenças? Os resultados foram satisfatórios?
Os objetivos e metas traçados foram alcançados?
2. Lições aprendidas O que foi e não foi feito de maneira eficaz?
Quais os pontos positivos e negativos?
Que relevância essas ações tiveram sobre o projeto?
Quais as melhorias que devem ser implementadas num próximo projeto?
Como essas melhorias poderão impactar o projeto?
Fase 5: Encerramento do Projeto
Hora de Trabalhar
Projeto de um
Churrasco
EAP de um churrasco
Churrasco
Alcóolicas
Não
Alcóolicas
Bebidas
Acompanhamento
Carnes Churrasqueira
Talheres
Travessas
Convidados
Design
Divulgação
Execução
Planejamento
Controle
Comidas Convites GestãoInfra
Cerveja
CaipirinhaÁgua
Refrigeran
teVinho
Mind Map de um churrasco
"Quando nada parece dar certo, vou ver o cortador de pedras martelando sua rocha
talvez 100 vezes, sem que uma única rachadura apareça. Mas na centésima primeira
martelada a pedra se abre em duas, e eu sei que não foi aquela que conseguiu isso, mas
todas as que vieram antes." J. Riis
Gerenciamento de Projetos Procurar no Google!!!
Guia para Desenvolvimento de Projetos http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/605a_po.pdf
Como identificar as necessidades da Comunidade http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/605c_po.pdf
Formulário de RI para Projetos do Interact http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654_project_po.pdf
Referências