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Vicepresidencia de Finanzas - Gerencia de Abastecimiento Gerencia Depto. Compras y Contratos
Generalidades del Proceso de Aprovisionamiento (Sourcing)
03/05/232
Gestión de Contratos y Contratistas:
- Premisa fundamental: generación de valor para MEL- Visión estratégica para la contratación de servicios- Relevancia de una buena administración operacional- Foco en estandarización del proceso en MEL
Visión para Contratos y Contratistas
03/05/233
Agrupación de productos o servicios abordados por un equipo de adquisiciones. También se utilizan los términos “bienes de consumo” y “material /servicio”.
Significado de “Categoría”
03/05/234
Contratos de Servicios – Ciclo de Vida
Ejecución del servicio
Post evaluación
Implementación
Inicio operativo
Contactar base de proveedores
(LicitaciónNegociación)
Evaluación de oportunidad
Preparación
Análisis de Mercado y categoría
EstrategiaDe adquisición
AHORROS, CREACIÓN DE VALORCaptura Materializació
n
• Políticas y estándares MEL rigen gestión durante el ciclo de vida
• Creación de valor en etapas de aprovisionamiento y administración
10% 20% 20% 5% 10% 35%Inteligencia Asociada a la Categoría
Operacional - Transaccional
Monitoreo y Administración
03/05/235
ContratosGeneración valor y
Beneficios al negocio
Gestión de Contratos:Generación de beneficios y valor para el negocio
Contrato generará valor y beneficios a partir de :- La forma en que se gestiona la entrega de los servicios durante su ciclo de vida
- Control de los riesgos - Aseguramiento de calidad y oportunidad - Precios y tarifas justas
03/05/236
Compañía Contratista
Gestión del Riesgo
Contrato de servicio
Ciclo de Vida del Contrato
Aplica a
Riesgo del contrato Riesgo de la operación del contrato
Gestión del riesgo en Contratos: Contribución a generación de valor para el negocio
• Operacionales• Legales• HSEC• Financieros• RR.HH.• ERM - Escenarios
03/05/237
Ciclo de vida de los Contratos de Servicios
Ejecución del servicio
Post evaluación
Implementación
Inicio operativo
Contactar base de proveedores
(LicitaciónNegociación)
Evaluación de oportunidad
Preparación
Análisis de Mercado y categoría
EstrategiaDe adquisición
AHORROS, CREACIÓN DE VALORCaptura Materializació
n
La relevancia de esta etapa está dada por la formación de un equipo de trabajo para analizar exhaustivamente la necesidad, la demanda, las condiciones de mercado y desarrollar la estrategia de contratación antes de elaborar las bases de licitación o negociación, fomentando el análisis y convencimiento previos.
La relevancia de esta etapa está dada por la correcta supervisión y gestión del riesgo del contrato que permita recibir el servicio con la calidad requerida, oportunamente y en el valor contratado.
03/05/238
Relevancia Estratégica de los Contratos de Servicios
Ejecución del servicio
Post evaluación
Implementación
Inicio operativo
Contactar base de proveedores
(LicitaciónNegociación)
Evaluación de oportunidad
Preparación
Análisis de Mercado y categoría
EstrategiaDe adquisición
MEL debe, estratégicamente, propender a trabajar con los mejores proveedores de servicios (especialistas), para focalizar sus recursos en los procesos operativos centrales de su negocio.
03/05/239
Supervisión y administración eficiente, esenciales para agregar valor a MEL
a) Verificación operacional del servicio contratado y de los valores correspondientes, de los tiempos y plazos establecidos, incluyendo las modificaciones que hubieren ocurrido.
b) Aseguramiento del cumplimiento (antes, durante y después) de las políticas corporativas.
c) Verificación del cumplimiento de los compromisos suscritos por el contratista en lo referido a los costos, control de riesgos y maximización del desempeño del contrato, lo que considera el monitoreo de los valores y nivel de servicio contratados (KPI).
d) Verificación del cumplimiento de las regulaciones y disposiciones laborales, tributarias, legales.
03/05/2310
Preparación del Proceso de Sourcing- Objetivo y producto de cada etapa- Análisis del requerimiento (definición de los canales de recepción de
requerimientos).- Análisis de mercado- Estrategia de adquisición- Definición de criterios de selección de contratistas
Licitación/Negociación– Objetivo y producto de cada etapa- Selección de contratistas- Creación de bases de licitación (condiciones de licitación, bases técnicas, bases
administrativas generales y especiales)- Proceso de evaluación- Adjudicación
- Informe de recomendación- Carta de adjudicación- Contrato
Ciclo de Vida de los Contratos
03/05/2311
Supply Sourcing Guide
Opportunity Assessment and
Start Up
Category and Market Analysis
SourcingStrategy
Engage Supplier Base Implementation
Gather base data
Quantify opportunity
Conduct preliminary business case
Identify stakeholders and establish team
Team kick-off
Gather detailedcategory data
Conduct supply market analysis
Develop anddistribute RFI
Develop cost models
Develop sourcing strategy
Validate the opportunity
Obtain stakeholder approval
Create selection criteria
Develop & distribute RFx/ SOR
Evaluate proposalsand risk
Conduct negotiation
Select supply base
Obtain stakeholder approval
Develop final agreement
Communicate and celebrate
Transition To Implementation Team
Project Review
Initiate supplier development
•Posición 1
•Posición 2
•Posición 3
03/05/2312
Para realizar este trabajo se utilizará la Metodología de Abastecimiento de BHP Billiton
Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V
Obj
etiv
o Reunir información inicial que permita iniciar un Equipo de trabajo, y culmina con la formación, capacitación e inicio del Proceso de Adquisición, con un Equipo transfuncional. Se incluye análisis de costos internos y condiciones del mercado, el que se usa para estimar la oportunidad potencial, determinar la factibilidad de efectuar actividades de adquisición, realizar un análisis de los interesados, y formar, capacitar e iniciar un Equipo.
Prod
ucto
Fin
al
* Análisis inicial del gasto de la categoría y costos relacionados, condiciones del mercado externo y estrategias de adquisición potenciales.* Estimación de la oportunidad inicial para la categoría en revisión* Análisis de la factibilidad preliminar con respecto de la formación de un Equipo de Categoría para la categoría en revisión y recomendación de seguir / no seguir adelante.* Identificación de interesados y determinación de estrategias de comunicación e inclusión para cada grupo de interesados principal* Identificación de los miembros del Equipo de Categoría, los cuales son invitados para ser incluidos en el Proceso de Adquisición* Capacitación del Equipo de Categoría en el Proceso de Adquisición de BHP Billiton* Finalización del plan detallado del proyecto y de la declaración de objetivos del Equipo de Categoría.
Evaluación de oportunidades y
Puesta en Marcha
Análisis de Mercado y Categorías
Estrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación
03/05/2313
Para realizar este trabajo se propone utilizar la Metodología de la Guía de Abastecimiento de BHP Billiton
Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V
Está diseñada para guiar al equipo a través del análisis detallado de los patrones de gasto, especificaciones, determinantes de los costos, y condiciones del mercado de suministros de la categoría. La mayor parte del análisis detallado de la categoría de gasto y sus mercados de suministros relacionados se realiza en esta fase.
Evaluación de oportunidades y
Puesta en MarchaAnálisis de Mercado y
CategoríasEstrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación
Obj
etiv
o
* Prácticas específicas que han tenido éxito que se usan fuera de BHP Billiton, que de ser adoptadas pueden tener valor* Lista de exigencias de las categorías internas actuales y futuras, incluidas exigencias relacionadas con la especificación, demanda, servicios con valor agregado y calidad/nivel de servicios* Mapa de proceso detallado del proceso de la cadena de suministro interna* Un modelo de costo completo que cuantifique los costos totales de la cadena de suministro para la categoría* Nombres de nuevos proveedores potenciales que no son usados actualmente por BHP Billiton* Criterios mínimos establecidos para la participación continuada del proveedor* Exploración de la base de proveedores potencial comparada con los criterios mínimos* Conjunto de resúmenes detallado de la categoría y análisis de mercadoPr
oduc
to F
inal
03/05/2314
Para realizar este trabajo se propone utilizar la Metodología de la Guía de Abastecimiento de BHP Billiton
Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V
Ahora que el equipo tiene conocimiento de los niveles actuales de gastos, los niveles de inventario, los procesos internos, las capacidades de los proveedores y ha detectado dónde se encuentran oportunidades potenciales, es el momento de reunir todos estos antecedentes para conformar una completa estrategia de adquisiciones. Además, durante ésta etapa, se analizará nuevamente el potencial para disminuir gastos, a fin de validar las oportunidades percibidas. Finalmente, los interesados clave deberán otorgar su aprobación antes de salir al mercado.
Evaluación de oportunidades y
Puesta en Marcha
Análisis de Mercado y Categorías
Estrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación
Obj
etiv
o
•Validación y documentación de la visión y supuestos* Ubicación de la estrategia dentro del Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1).* Definición de los límites y oportunidades de la categoría* Identificación, cuantificación y fijación de prioridades de las opciones para disminuir costos de adquisiciones* Estimación refinada y validada de las oportunidades que presenta la categoría en revisión.* Aprobación por parte de los interesados de la estrategia de adquisiciones que será sometida a prueba mediante la contratación de las base de proveedores.* Confección de las Bases de Licitación (Bases Técnicas)Pr
oduc
to F
inal
03/05/2315
Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1)
Estrategia de Adquisiciones
03/05/2316
Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1)
Estrategia de Adquisiciones
Sección 2-2 : ANÁLISIS DE MERCADO (previo)
03/05/2317
Cuadro de Adquisiciones (sección 3.1)
Estrategia de Adquisiciones
Sección 2-2 : ANÁLISIS DE MERCADO (previo)
03/05/2318
Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V
De acuerdo con la estrategia de adquisiciones definida en la etapa anterior, esta etapa seleccionará rigurosamente al(a los) proveedor(es) que resulte(n) más apropiado(s) para cumplir los objetivos de la categoría y del equipo de adquisiciones. Durante ésta etapa, el equipo probará y refinará las opciones de adquisiciones hasta obtener una estrategia formal de adquisiciones que alineará el compromiso de BHP Billiton y de los proveedores para obtener un ahorro en los costos totales en el largo plazo.
Licitación - NegociaciónO
bjet
ivo
* Desarrollo de criterios generales de selección destinados a cumplir los objetivos* Desarrollo de criterios de evaluación del RFx. (Ej, matriz de evaluación)* Elección entre el uso de negociaciones en línea o un proceso de RFx tradicional.* Creación y distribución de RFx (Licitación)* Evaluación de las respuestas al RFx para analizar las opciones de adquisiciones.* Análisis completo de costos a fin de comparar entre proveedores.* Revisión completa, con la debida diligencia, de las capacidades del proveedor.* Planificación y ejecución de las negociaciones con proveedores.* Acuerdo de precios y condiciones.* Aprobación de los interesados a las recomendaciones finales (CAR, EWRM).* Borrador de contrato preparado por BHP Billiton, el cual reflejará la visión del equipo de adquisiciones respecto de la asignación apropiada de los riesgos
Prod
ucto
Fin
al
Evaluación de oportunidades y
Puesta en Marcha
Análisis de Mercado y Categorías
Estrategia de Adquisiciones Ir al Mercado Implementación
El valor de la relación con un proveedor está basado en tres dimensiones: costo total, calidad y servicio.
03/05/2319
CONSULTAS