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Découvrez les 3 étapes pour réussir votre collaboration avec un assistant et accélérez le développement de votre business.
Citation preview
Concentrez-vous sur l’essentiel !
TIANA RAOILISON !
Entrepreneur et General Manager Smartelia
!
SMARTELIA !
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?
4
Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagscar) est une véritable personne, qui réalise à votre place
des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise :
développer le business et la stratégie de leur entreprise !
« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
Concentrez-vous sur l’essentiel !
Entrepreneur =
machine à répondre aux mails ?
Le Pro de la facturation ????
THE BEST ENCODEUR ?? Le Pro de la saisie des données
ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR !
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
ENTREPRENEUR n’est pas un technicien
ENTREPRENEUR n’est pas un Manager
Entrepreneur !
Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
A terme, il Travaille SUR son entreprise et non
DANS son Entreprise
ENTREPRISE ?
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office !
Les coulisses de production
de votre offre
Front office !
Mise à disposition de votre offre
FOCUS
ESSENTIEL
sur quel aspect souhaitez-vous
vous concentrer ?
et vous ? où en êtes-vous
aujourd’hui ?
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office !
Les coulisses de la production de votre offre
Front office !
Mise à disposition de votre offre
60% de mon temps ?
20% de mon temps ?20% de mon temps ?
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office !
Les Coulisses de la production de votre offre
Front office !
Mise à disposition de votre offre
20% de mon temps ?20% de mon temps ?
60% de mon temps ?
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office !
Coulisse de la production de votre offre
Front office !
Mise à disposition de votre offre
80% de mon temps10% de mon temps 10% de mon temps
Vous concentrer uniquement sur votre expertise!et votre mission d’entrepreneur!
Evitez le Burn Out !
votre 1er obstacle ?
1er ennemi LE TEMPS
1 ressource
faîtes en un allié
Le temps Dépenser ou l’investir ?
L’investir comme une ressource !
Investir son temps pour en gagner plus ensuite
par quel moyen ?
DELEGUEZ
!
En déléguant vos tâches à faible valeur ajoutée, à un spécialiste ou
technicien des tâches administratives ou exécutives
!
Pourquoi pas à un Assistant à distance ?
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3. QUE DELEGUER CONCRETEMENT A UN ASSISTANT VIRTUEL ?
COMMENT SAVOIR CE QUE JE DOIS DELEGUER ?
Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business !
ET Concentrez-vous sur ces tâches !
Identifier TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois
ET déléguez les !
ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer !
La Boutique doit tourner même en son absence
ENTREPRENEUR
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
Accélérer le développement de votre activité, en déléguant toutes vos tâches hors coeur de métier,
grâce à des procédures écrites claires, précises et définies dans le temps
COmment déléguer en 3 étapes ?
1. identifiez les tâches a déléguer !2. traduisez les tâches en
procédureS !3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats
1. identifiez les tâches a déléguer !!
première étape !
COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle
1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X
3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER
Traduisible en PROCEDURE
!2. traduisez les tâches en procédure
Seconde étape !
Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation
Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits
Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
Exemple d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession de tâches
Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »
!
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
!
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
Exemple pour un E-commerçant entrepreneur
Vision & stratégie
Partenariat !
Sélection et relation Fournisseurs
Support client
Livraison
Commande Support client
Paiement
Livraison
Stock
Remontée de commandes place de marché
Création & Insertion fiche produit FAQ, Tutoriaux, blog
POUR UN SOLOENTREPRENUR
Stratégie - Vision Relation Client
Marketing - Commerciale RDV New biz
Logistique Online Webinar, Formation, Atelier
Marketing de contenu
Finance Comptabilité
Agenda Prise de RDV
EmailSuivi
lead & Prospect
ET pour tout entrepreneur
Webinar
Inbox ZERO
Finance Comptabilité
O
Agenda prise de RDV
Recherche Internet
Stratégie - Vision Relation Client
Marketing - Commerciale RDV New biz
Suivi lead &
Prospect
Finance Comptabilité
!!
!3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats !!!
troisième étape !
Prenez le temps de briefer
Phase Input : Ne pas négliger la phase d’entrée et de transmission d’informations
!= !
Accepter de « perdre » du temps pour en gagner ensuite
Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer
Feuille de route datée : planning de délégation
BRIEF TYPE
Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Fournir la procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine
Estimer le temps passé par jour / par semaine pour la mission
Fournir un planning de délégation
X
X
X
X
X
XFixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?
X Donner les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
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Ecueils à éviter
Un assistant sera plus rapide et efficace si vous acceptez d’investir du temps dans la phase de briefing :
Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…
UN BRIEF NEGLIGE
Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours de votre assistant
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
Non respect de la phase d’assimilation et d’apprentissage
Conseil : soyez patient un assistant, bien que talentueux, ne pourra absorber d’un coup toutes les missions que vous avez prévu de déléguer…
Déléguez étape par étape !
Avant même de commencer la délégation, fixez dès maintenant la première mission à déléguer
et la date de démarrage des prochaines missions. Ce sera une première feuille de route pour avancer
Ne pas fixer une feuille de route, avec planning défini
Manque de suivi - feedback
Fixez vous des moments de débriefing Exemple : tous les lundis, faîtes un mini-meeting de 15mn pour balayer les
missions de la semaine : les urgences, les priorité et les encours
Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
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DES QUESTIONS ?
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PRÊT A DELEGUER ?
81
DES QUESTIONS ?
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