Manejo de archivos, prof. Anledi Santiago

MANEJOEFICIENTE DE ARCHIVOS YDOCUMENTOS

SANTIAGO VERGARA ANLEDI

INFOING, C.A. Consultoría y CapacitaciónRegistrada en el INCESbajo el Nº 791566 RIF: J-09516417-9

CONDICIONES

NO HACER USO DEL CELULAR

PARTICIPAR

CONTENIDO Normas de control de documentos. Principios Procedimientos para organizar y poner en funcionamiento un

archivo. Técnicas y sistemas de archivo orientados a la aplicabilidad y

adecuación a sistemas de trabajo corporativo. Control de archivo activo e inactivo. Modelos de archivo activo e inactivo. Orientación y clasificación de documentos. Control de préstamos de la documentación.

DEFINICIONES

ARCHIVOEs el sitio secreto y reservado para guardar los documentos. Es decir, toda la correspondencia o documentos que se originan o reciben en una oficina.

DEFINICIONES Archivar comprende las Acciones de :

Recibir Registrar Clasificar

GuardarMantener

o custodiar

Localizar

DEFINICIONESIMPORTANCIALa administración de esta enorme cantidad de papeles se convierte en uno de los aspectos más importantes de las actividades empresariales, es decir, todo lo que se relaciona con el tratamiento y la manipulación de los documentos que son el soporte de los datos y las informaciones de la empresa, merece un especial trato y atención por parte de los que se ocupan de la organización de la misma.

DEFINICIONES

IMPORTANCIAEs el sitio secreto y reservado para guardar los documentos. Es decir, toda la correspondencia o documentos que se originan o reciben en una oficina.

EJERCICIO N°1

1. ¿Qué significa para ti archivar?2. ¿Qué beneficios te da el archivo?3. ¿Con qué frecuencia archivas?4. ¿Qué métodos de archivos conoces?5. ¿Cuál de ellos utilizas?

DEFINICIONESLa correspondencia o documentos de una organización se originan en dos (2) fuentes: InternaExterna:

Los Archivos pueden ser:Departamentales Gerenciales (o centrales)

DEFINICIONESNormas del Archivo:Son los procedimientos (escritos) que regulan la forma de ordenar, prestar o transferir los documentos y deben ser siempre acatadas o cumplidas; tanto en los archivos departamentales como en los gerenciales (o centrales) ya que su contenido se elabora tomando en cuenta las relaciones internas y externas de la empresa y las normas legales.

Primera Regla: El acceso al archivo documental archivado, está permitido solamente a la persona responsable de su manejo y custodia. Segunda Regla: La persona que maneja el archivo es la única responsable de su funcionamiento, teniendo como supervisor inmediato de esta acción a su jefe. Tercera Regla: El archivador debe estar siempre cerrado con llave, al igual que cada una de sus gavetas. En los casos de que hay una habitación o cubículo destinado únicamente para el archivo, este debe permanecer cerrado con llave fuera de las horas de oficina, y su acceso prohibido a personas ajenas, incluyendo las de la limpieza, que se hará en horas laborables.

NORMAS DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Cuarta Regla: Debe respetarse el plazo fijado para que las carpetas permanezcan fuera del archivo, en calidad de préstamo. Quinta Regla: Ninguna carpeta debe prestarse sin control, en el formato destinado para ello, si excepciones. Sexta Regla: Los préstamos del material de archivo, se hace a personas y no a unidades administrativas, para poder definir la responsabilidad. En caso de ceder la carpeta a otra persona, este cambio deberá constar en la solicitud o hacer una nueva.


Séptima Regla: En el lugar de cada carpeta prestada, debe colocarse la cartulina de “préstamo”, indicando la fecha, el código, nombre y la firma del usuario, y cuando es devuelta la carpeta, la fecha de devolución (Ver Modelos). Octava Regla: Entregar una carpeta con toda su documentación es un riesgo, por eso solo debe prestarse a personas autorizadas, y revisarse al entregar y recibir, en este caso se recomienda numerar sus páginas y colocar hojas con el resumen de su contenido.

Novena Regla: Para el buen funcionamiento del archivo, deben respetarse estas reglas y las normas sobre códigos, colores, etiquetas, etc., que se asignen para su organización.


EJERCICIO N°2

1. ¿Qué tipo de archivo es el tuyo: Departamental o Central?

2. ¿Qué personas tienen acceso a tu archivo?3. ¿Qué reglas de archivo aplicas?4. ¿Cómo prestas las carpetas?5. ¿Llevas algún control cuando prestas las carpetas?

PRINCIPIOS

1. Recibir la correspondencia:Cuando reciba la correspondencia, revísela y verifique si viene acompañada de anexos, los cuales se recomiendan engrapar a la correspondencia. En el caso de la correspondencia originada por la oficina, las copias deben estar firmadas y listas para el archivo.

Las técnicas para archivar son lassiguientes:

PRINCIPIOS

2. Registrar la correspondencia:Se recomienda anotar en un formato de control, toda la correspondencia que se reciba, ya sea en forma manual, o en el Microcomputador. Luego pase la correspondencia a su supervisor.

PRINCIPIOS 3. Clasificar:Es el proceso técnico destinado a ordenar, conservar y utilizar la documentación bajo un determinado criterio, con los fines siguientes: Facilitar su hallazgo. Permitir su relación y conocimiento. Consiste: En determinar cual será el lugar de los documentos en el archivo, tomando en cuenta el nombre, el asunto u otro método bajo el cual se va archivar, de acuerdo al método escogido.

PRINCIPIOS Existen seis (6) posibilidades para la clasificación: El número de la carpeta. El nombre del membrete. A quién está dirigida. Por la firma. Por el asunto. Por la localidad.Se debe marcar la correspondencia para indicar donde se va a guardar según el método de archivo.

PRINCIPIOS 4. Guardar: Se colocan los documentos dentro de la carpeta que corresponda.

Se debe tener cuidado que los documentos estén alineados (todos hacia abajo) ninguno revés y los membretes hacia arriba.

Se determina el centro del documento con un pequeño dobles, que se marca.

Introduzca en la perforadora, de manera que el dobladez marcado coincida con la señal indicada en la perforadora (7 cm) es lo usual.

Perfore los documentos y colóquelos en la carpeta.

PRINCIPIOS

5. Mantener o Guardar:

Coloque las carpetas en su lugar y manténgalas actualizadas y en buenas condiciones. Elabore un Control o Índice de archivo, que le, facilite su localización.

PRINCIPIOS 6. Hábito de Efectividad:

Existe un hábito de alta efectividad que establece archivar las copias de la correspondencia enviada, inmediatamente, después de que sea firmada y despachada. En cuanto a la correspondencia recibida, se archivará después de haberse tomado la acción y debe estar marcada para su archivo. Se colocará en una carpeta que se identificará como “Pendiente para Archivar”, y no deberán reunirse en esa carpeta más de 10 documentos.

MODELOS DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO

Archivo Activo.

Son las carpetas del archivo que se consultan y utilizan con frecuencia, porque sus documentos tienen vigencia. En los archivos activos deben conservarse únicamente los papeles que son de importancia inmediata para la organización. El conservar en los archivos activos, por tiempo indefinido, documentos fechados hace algún tiempo, ocasionará gran congestión en las gavetas y en consecuencia dificultará la tarea de archivarlos y localizarlos.

MODELOS DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVOArchivo Inactivo:

Es el traslado de documentos del archivo activo o principal a un depósito, preparado especialmente para conservar la documentación inactiva. Desde el punto de vista inactivo, se consideran aquellos documentos que tienen más de 2 años de haber sido creados.

La transferencia se efectúa con los siguientes objetivos: Facilitar la labor de guardar y localizar

documentos en los archivos inactivos. Proporcionar espacio disponible en los

archivos activos. Reducir los gastos de inversión en equipo,

ya que el material inactivo se transfiere a equipos menos costosos.

CONTROL DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO

Control de la Documentación pasada al Archivo Inactivo:

Se debe anotar en un formato el nombre de las carpetas que se van a pasar al archivo inactivo, indicando el tiempo que deben guardarse y la fecha en que deben destruirse. Estos formatos deben ser revisados y firmados por el Jefe de la Unidad a la cual pertenecen. Estas hojas deben archivarse en una carpeta, para cualquier información sobre el material que fue trasladado al archivo inactivo, con el nombre:

CONTROL DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO

Documentos pasados al Archivo Inactivo.

Tiene que haber un responsable del archivo inactivo. Este archivo debe conservar el mismo orden y método utilizado que permita su localización en caso que se necesite, así como también de su custodia, conservación y destrucción en la fecha indicada.

EJERCICIO N°3

1. ¿Qué es el Archivo Activo?2. ¿Qué es una Archivo Inactivo?3. ¿Cómo se controlan los documentos del

Archivo Inactivo?4. ¿Quién es el responsable de tus archivos

inactivos?

SOLICITUD DESINCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS INGRESADOS AL ARCHIVO INACTIVO

ORIENTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOSClasificación del Archivo

Clasificación es el arte de ordenar los documentos o correspondencia designando a cada uno su lugar respectivo. Aplicada directamente a nuestro curso consiste en archivar la correspondencia y toda la documentación considerada de interés para la organización dando a cada especie distinta ubicación mediante la aplicación de un orden correlativo. Para lograr una mayor eficiencia se debe escoger aquel sistema que mejor cuadre a su actividad específica, siguiendo un orden sistemático que dé fluidez y garantía de información y de control.

ORIENTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOSSistemas Fundamentales

Los sistemas fundamentales para garantizar una clasificación se resumen esencialmente en dos aspectos: Alfabético Numérico

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNPor ejemplo:

GARANTON, DimasGARBANTE, MaríaGARCÍA B., SamuelGARCÍA ZAPATA, JuanGARRANCHAN, Tomás A.GARRIDO, Heli RafaelGARZA, Blanca IsabelGARZA BLANCA, Luis

Alfabético:

Los documentos o carpetas se colocan tomando en cuenta como base el apellido de la persona o nombre de la razón social tomados en orden estrictamente alfabético, este sistema es el más extensivo y puede ser por: (a) nombre de la persona, (b) razón social, (c) geográfico, (d) materia o asunto, (e) fonético, (f) temático.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Los apellidos precedidos de una partícula, se toman como una unidad.

Ejemplo:DE PABLO, Juan y no: PABLO, Juan de

Esta regla vale para los apellidos compuestos y para los extranjeros.Ejemplo:MC LAREN, Jan MC NICE, PeterVAN PRAG, José D´ANGELIS, Daniel

Cuando se trate de una mujer casada, el apellido valedero o por el que se registra es el de soltera, seguido de la partícula “de” y luego el de casada.

Ejemplo:Marrón de Rojas, Rosa Elena

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Archivo Geográfico.

Clasificación por Orden AlfabéticoEs el sistema seguido por quienes deben llevar el control y la marcha de

sus sucursales, aunque ellas atiendan directamente a sus respectivos clientes. Los sistemas más usuales para la clasificación geográfica, son: Estado, Ciudad y Nombre

Puede combinarse el orden geográfico con el alfabético, tomando en primer lugar el sitio de residencia: Países, Estados, Ciudades, Pueblos, etc.


Archivo Geográfico.

Se recomienda en: Negocios con sucursales en diferentes regiones. En las empresas de servicios públicos, como: Correo, Teléfono,

Electricidad, etc. En casas distribuidoras o que venden un producto. Las Empresas de Transporte, etc.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNArchivo por Materias: (Llamado también por asunto o tema.)

Este método es el más técnico y complejo, es de gran utilidad cuando se requiere el expediente completo de una determinada actividad, ya que agrupa todos los documentos que se relacionan con un mismo tema o asunto en particular.

Debido a la gran disparidad de criterios al clasificar el asunto, este método es el más difícil de manejar, pero es el más eficaz en las empresas organizadas.

Se suele combinar con los métodos alfabético y numérico, lo cual le da mayor amplitud o ventajas en relación con los otros métodos.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNClasificación por Materias:

Es la ordenación de los documentos, según los asuntos que tratan. Ello obliga a subrayar dichos asuntos dentro del estricto general, a fin de facilitar su controlComo cualquier otro sistema éste presenta sus ventajas y desventajas las cuales vamos a enunciar:

Ventajas:

SimplicidadElasticidadAdiestramientoLocalización

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNDesventajas:Interpretación:

No existen criterios uniformes para la ordenación, no solamente generales, sino incluso entre los mismos empleados de una empresa, por ejemplo: Carpintería La Torre o La Torre Carpintería o Torre (la) Carpintería.

Homónimos: Según aumenta el volumen, aumenta en la misma proporción los nombres

duplicados. Este sistema es aconsejable en archivos de correspondencia y cuando su tamaño reducido no induce a grandes errores de interpretación.


Numérico:En la clasificación numérica, los documentos se agrupan bajo un número o

serie de números que los identifican, los expedientes pueden ordenarse por un número progresivo o por grupos de números.

Para localizar un expediente es necesario conocer el número asignado. Este sistema puede ser: (a) dígito terminal, (b) decimal, (c) código o clave, (d) correlativo, (e) cronológico.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNNumérico:

Sistema Numérico Consecutivo o CorrelativoEste sistema, dentro de los numéricos es el más sencillo, consiste, tal

como su nombre lo indica, en la asignación continua de números a las carpetas que han de recibir los documentos. Para completar el control de los expedientes, se requiere el índice auxiliar alfabético que nos va a dirigir en nuestra búsqueda para la posterior localización de una carpeta.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNNumérico Decimal.

Este sistema está basado en el sistema Dewey de clasificación utilizada en las bibliotecas para agrupar libros relativos a la misma materia. En las clasificaciones de las bibliotecas, el campo de conocimiento general, se divide en diez grupos de asuntos individuales, bajo cada uno de los cuales hay numerosas subdivisiones. En una organización empresarial toda la correspondencia se clasifica en diez encabezamientos principales; cada una de estas clases a su vez se divide en diez grupos.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNNumérico Decimal.

Por ejemplo:

Uno de los encabezamientos principales puede ser “Personal” bajo el número 000 en este grupo se abren diez (10) divisiones, con los números:

000 010 020 030 040050 060 070 080 090

A su vez cada grupo tiene capacidad para 10 expedientes, por ejemplo: 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008 y 009 y así sucesivamente hasta el número 999.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNAlfanumérico.

El empleo de este sistema supone la utilización de los números en combinación con letras, lo cual constituye una forma derivada de los sistemas alfabéticos numéricos. La teoría del sistema alfanumérico puede resumirse en la siguiente forma:

El criterio que prevalece para la clasificación de las carpetas es netamente alfabético, y para obviarlo es que vamos a ordenar combinadas letras con números o viceversa, así la ordenación de las carpetas se efectuará conforme al orden de llegada, es decir, que dentro de una misma división “C”, por ejemplo, estarán todos los títulos que comiencen por C, como Carrera, Carrillo, Carvajal, Cartaya, Cortez, etc., pero en ellos NO existe la rigurosa ordenación alfabética puesto que primero puede llegar un apellido que comience por CEN que otro que comience con CAM.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNDúplex: En algunas oportunidades, la clasificación de las materias por orden alfabético, no es la más indicada. Esto ocurre en el caso de las clasificaciones que están destinadas a ser subdivididas y también cuando se comprueba la necesidad de agrupar conjuntamente asuntos de caracteres afines. El sistema numérico Dúplex, combinado con letras, es adecuado para organizaciones complejas. Por ejemplo, en la oficina de un arquitecto será útil también para el control de los documentos relativos a una construcción, excavación, etc.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNEjemplo:

1. Preparación de terrenos1.1. Demolición de minas1.2 Limpiezas de escombros

2. Pruebas del subsuelo2.1 Pozos2.2 Taladros2.3 Residuos

La denominación Dúplex, significa unión de dos Números.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNDígitos-TerminalesEsta es una variación del archivo numérico, está formado por una

serie de números, en el cual se considera el grupo final como primario o principal.

Ejemplo, la carpeta No. 981006 se localizará en el archivo de la manera siguiente, el número se divide en grupos:

1er. Grupo98 2do. Grupo10 3er. Grupo 06

Primario Central Terminal

Se busca en la gaveta donde están archivados los documentos del Grupo 06. Luego se busca la Carpeta No. 10 y por último se localiza el documento del Cliente No. 98.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNArchivo Cronológico

Sistema Numérico Cronológico.

La base de la ordenación de este sistema es la fecha. En el curso de las operaciones los documentos se archivan unos encima de otros, colocando siempre arriba los que son de fecha más reciente. A menudo en este sistema no hay distinción de clase ni de origen de los documentos y solamente se agrupan en conjuntos semanales, mensuales, trimestrales, etc., según la cantidad de documentos.

Este sistema es utilizado para archivar cualquier tipo de formato, comprobantes de contabilidad, facturas, pedidos, etc., cada uno agrupado según el tipo de documento; así como también copia de toda la correspondencia que se origina en una oficina.


Ventajas: Siempre es posible asignar un número al documento sin ninguna clase de error o

mala interpretación. Los números se leen más fácil y rápidamente que los nombres y su localización es

mucho más rápida. Es más difícil cometer errores al colocar las carpetas en el estante ya que la

ubicación es más exacta que con un sistema alfabético.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNDECIMAL

Historia del sistema Dewey

Melvil Dewey era bibliotecario en Amherst College en Massachusetts cuando tuvo la idea de crear un sistema de clasificación que respondiera a las necesidades de la biblioteca del colegio.

La idea nueva de Dewey fue el que el número asignado no indicaba el emplazamiento de los libros en los estantes, sino que respondía a la relación de las materias entre sí.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNLa otra idea genial de Dewey es hacer que los números

asignados a una disciplina sean decimales, por lo que cada nueva cifra que se añade es una subdivisión de la anterior. Ello permite en principio un sinfín de subdivisiones, si es necesario, sin alternar el orden previamente establecido.

La Dewey se basa en números árabes. Estos tienen la ventaja de ser casi universales, a diferencia de las letras, que tenemos varios alfabetos, además de otras formas de representación.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNEl sistema es en principio jerárquico:

600 Tecnología (Ciencias aplicadas)620 Técnica621 Física aplicada621.3 Electrotecnia621.38 Electrónica621.388 Televisión621.388 5 Sistema de comunicación621.388 57 Televisión por cable

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNArchivo Confidencial.

Este es un archivo de uso restringido, como lo indica su nombre la información que en él se guarda es sumamente delicada, y solo debe ser manipulada por el Jefe de la Unidad Administrativa y la Secretaria.

Los archivadores que guardan estos documentos deben permanecer cerrados con llave.

Esta información se archiva de acuerdo a los criterios de los ejecutivos de la empresa, no debe olvidarse que mientras más misterio hay, más interés se provoca.

Se consideran archivos confidenciales: Los expedientes de personal El archivo de Licitaciones y Contratos El registro de Proveedores El archivo de historias médicas, etc.

CONTROL DE PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación de una empresa necesita ser examinada frecuentemente por su personal, para consultar asuntos relacionados con dicha documentación.Esta documentación puede pertenecer al archivo:

En todo caso la misión del responsable del archivo es suministrar la documentación con la mayor prontitud y archivarla nuevamente en su lugar cuando sea devuelta, para lo cual es preciso establecer un procedimiento de control y seguimiento del documento prestado, para lograr su localización y evitar su pérdida o deterioro.


Procedimiento para prestar documentos:1) Recibir la solicitud2) Localizar los documentos3) Entregar los documentos4) Seguimiento de la documentación prestada

Reciba la solicitud, localice y entregue el documento o expediente solicitado; haga la ficha de seguimiento de la documentación prestada y consérvela en el sitio destinado para ello.


Seguimiento de la documentación prestada.De poco servirán las precauciones o procedimientos de préstamos,

para la protección o custodia y conservación de la documentación si no se establecen normas precisas para la fecha de su reintegro al archivo.

Mientras más tiempo permanezca la documentación fuera del archivo, más difícil será recuperarla, por lo tanto es preciso fijar el tiempo que el material puede permanecer fuera del archivo, de acuerdo con las normas de la empresa.


Preparación física de las Carpetas:Preparar las carpetas es parte de la organización de los archivos.

Para esta actividad debemos tomar el índice de archivo y mecanografiar las etiquetas o rótulos (deben elaborarse dos (2) exactamente iguales de cada una de ellas) una para la carpeta y la otra para la tarjeta guía o pestaña de la carpeta colgante.

Color de la EtiquetaPosición de la EtiquetaEscritura de la Etiqueta


Como debe colocarse el gancho en la carpeta:Se recomienda colocar el gancho en forma de archivo vertical, de

esta forma se manipula la carpeta en forma de libro, lo cual le da mayor protección a los documentos.Existen diversos tipos de carpetas:

Se fabrican de diferentes materiales, variando su resistencia de acuerdo a la calidad y precio. Las más económicas son las de color amarillo, llamadas MANILA; sin embargo, no es la más recomendable. Se sugiere la carpeta de FIBRA ROJA que resulta más duradera.


Ganchos para

Archivar

Biblioratos

GuíasTarjetas

Etiquetas o

Marbetes

RótulosMobiliario y equipos


Es indispensable que toda oficina cuente con un equipo básico para el archivo de la correspondencia, que dependerá de las necesidades de cada departamento.

Dentro de los equipos utilizados tenemos: Archivadores verticales de 4 y 2 gavetas Archivadores laterales Tarjeteros auxiliares Estanterías abiertas Archivadores de alta densidad o rodantes, conocidos como

Archimóvil.

CONTROL DE PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓNControles Automatizados:

Los controles Automatizados son un sistema organizado por materia, elaborados en la computadora y también grabados en disquete, con la única finalidad de resguardar mejor la información, de manera tal, que pueda ser utilizada cuando sea necesario.

Consiste en centrar toda información seleccionada por materia en un medio de almacenamiento, que permita facilitar la localización inmediata. Con este sistema se logra la facilidad de atención, control y resguardo.

CONTROL DE PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓNUnidad de almacenamiento:

Es uno de los accesorios de la Microcomputadora, que forma parte de su hardware.

Hay varios tipos:3. 1/2”CD’s. – DVD’sPen Drive (Memory Card)Discos Duros

Archivo en los dispositivos de almacenamiento:A cada archivo digitalizado se le colocará el mismo nombre del documento.

Se deben realizar los registros de archivos por tipo de materias o clasificar los tipos de documentos, o sea, memorandos, informes con su respectivo número de identificación, no mezclar informaciones en los disquetes, de manera tal, que puedan localizarse con facilidad si están clasificados.

Esta clasificación será aplicada a todos las aplicaciones, o sea WORD (DOC), POWER POINT (PPT), EXCEL (XLS). Se le colocará las siglas de la aplicación para diferenciarlas.

CONTROL DE PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓNCuidado y Custodia de los Dispositivos.

Conservarlos a temperatura del ambiente o aire acondicionado.

No deben exponerse al sol, ni altas temperaturas, ni golpes.

No deben mojarse. Realizar respaldos de la información y guardarlos en un

lugar seguro fuera de las oficinas

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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Manejo de archivos, prof. Anledi Santiago