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Como funciona la Secretaría en Rotary International.
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SECRETARIA
COMO LOGRAR UNA SECRETARIA
EFICIENTE DURANTE NUESTRO AÑO
ROTARIO
• INTELIGENCIA• Compasión• Perseverancia• Inspiración• AMOR,• BONDAD• CREATIVIDAD
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Servicio
RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO
MANTENER REGISTRO DEL
CUADOR SOCIAL
ENVIAR NOTIFICACIONES
SOBRE REUNIONES DEL CLUB
LLEVAR Y MANTENER ACTAS
DE REUNIONES DEL CLUB
PRESENTAR INFORMES OBLIGATORIOS A R.I Y AL DISTRITO
LLEVAR REGISTRO DE ASISITENCIA A REUNIONES Y PRESENTAR INFORMES MENSUALES DE ASISITENCIA
COLABORAR CON LOS DEMAS LIDERES DEL CLUB
MANTENIMIENTO DE REGISTROS
GUARDIAN DE TODOS LOS
REGISTROS DEL CLUB: ARCHIVOS
ACTA CONSTITUTIVA
ESTATUTOS Y REGLAMENTOS HISTORIA
ACTAS
INFORMES ANUALES LISTADO DE SOCIOS
CONOZCAMOS Y
ENAMOREMONOS DE ROTARY
«Aquello de lo que te enamoras atrapa tu imaginación y acaba por ir dejando huella
en todo»
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Comunicación virtual
• www.rotary.org. Mi Rotary• Al Iniciar sesión/Registrarse:
FUNCIONESLeer los Estatutos y el reglamento de Rotary International y actualizar el Estatuto prescrito del club.
Colaborar con el Presidente en la preparación de las reuniones semanales.
Llevar la correspondencia del Club y colaborar con el presidente en la implementación de un procedimiento para responder correos electrónicos.
Colaborar en la elaboración del Boletín del Club.
Debe difundir los nombres que integraran los cargos en el Distrito y en el club.
Mantener información de los archivos de las contribuciones a la FUNDACIÓN ROTARIA
• Recibe el nombre del candidato propuesto y lo presenta a la Junta Directiva
• El secretario notificara la decisión de la junta al proponente
• Después de la elección de un nuevo socio el secretario notificará a RI
Participar en la propuesta y elección de nuevos socios
Inicio año
Rotario
Comenzar a estudiar manual del secretario, estatutos y reglamentos del club.
Asistir a la asamblea del distrito y junta directiva entrante.
Debe reunirse con el presidente entrante para organizar las actividades del Club.
Solicita los archivos, registros del club. (actas, estatutos. Historia del Club etc. ).
Debe ser el custodio del archivo del Club. En algunos casos hay un socio encargado de esto
«EL ÉXITO NO SE LOGRA SOLO CON CUALIDADES ESPECIALES, ES SOBRE TODO UN TRABAJO DE CONSTANCIA, DE METODO Y DE ORGANIZACIÓN»
J.P.SERGENT
CALENDARIO DEL SECRETARIO
Todas las semanas, recordar la reunión a todos los socios.
Una vez al mes, enviar al secretario distrital el informe mensual de asistencia, con copia a presidente y asistente de la gobernación.
Cada tres meses organizar la visita del asistente del gobernador.
Una vez al año, colabora en la visita del Gobernador
• Julio: Inscribirse en la pagina de ingreso para los rotarios: www.rotary.org
• Noviembre: actualizar lista de socios Ingreso/rotarios.
• Diciembre: Colaborar en la reunión anual destinada a elegir los nuevos funcionarios. Antes del 31 de dic., e informar a Rotary.
• Enero: Colaborar con el tesorero en el informe semestral como el de pago de cuotas.
• Febrero: Si el club decide nominar un socio como candidato a Gobernador, enviar la notificación al Comité Distrital de Propuestas.
• Marzo: diligenciar y enviar papeletas de votación apoyados por el club
para cargo de Gobernador y vicegobernador.
• Preparar Credenciales para la Convención de R.I. y la Conferencia Distrital.
• Mayo: actualizar lista de socios Ingreso/rotarios.
INFORMESINFORME REMITIR A PLAZO
Informe semestral RI, con copia al Gobernador. Internet
1 de julio y 1 de enero
Informe mensual de asistencia a las reuniones
Gobernador del Distrito Dentro de 5 días posteriores a la última reunión del mes
Informe sobre cambios en el cuadro social
RI, Gobernador. Internet
Continuo
Informe de la asistencia de rotarios visitantes
Club del rotario visitante Continuo
Cambios en la información de contacto del club
RI, Gobernador. Internet
Continuo
Información Para el directorio Oficial
RI, GobernadorInternet
31 de diciembre
INFORME SEMESTRAL(SAR)
DOS VECES AL AÑO R.I. ENVIA:COPIA ELECTRONICA DEL INFORME sAR
• Finales de Junio(para periodo de facturación de Julio)
• Finales de Diciembre(periodo de facturación de Enero)
INFORME SEMESTRAL(SAR)
• Para garantizar que los correos de Rotary no sean rechazados por su filtro de correo no deseado(spam) añada estas direcciones a su lista de contactos [email protected]
INFORME SEMESTRALSAR
• ASSEGURESE MANTENER AL DIA LA INFORMACION DE LOS SOCIO(REGISTROS R.I)
• A 1 DE JULIO -1 DE ENERO EL SECRETARIO RECIBIRÁ UN JUEGO DE MATERIALES: HOJA DE CALCULO DEL INFORME SEMESTRAL El TESORERO ES RESPONSABLE DE ESTA SECCION DEL INFORME(RECALCULA EL MONTO DEL PAGO USANDO ESTA HOJA)
• FORMULARRIO PARA INFORMAR NUEVOS SOCIOS• SI PARA LA TERCERA SEMANA DE JULIO O ENERO NO SE HA
RECIBIDO , SE ENVÍA UN CORREO CON NOMBRE Y NUMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL CLUB SOLICITANDO COPIA ADICIONAL A
(CLUBES CON MENOS DE 10 SOCIOS DEBEN PAGAR AL MENOS POR 10 SOCIOS)
INFORME SEMESTRALSAR
• Mantenga lista de socios actualizada y correcta
• Opte por recibir solo versión electrónica, actualizando sus preferencias en: Actualizar datos del club de My Rotary
Métodos de pago
• En línea con tarjeta de crédito• Cheque o giro bancario junto con la factura
correspondiente al informe semestral• Transferencia bancaria• Dirija toda consulta relacionada con la factura
semestral a su representante de finanzas.
•Informe semestrales•cambios en el cuadro social,•información del club • información para directorio oficial
Ingreso /Rotarioswww.rotary.org
INFORME MENSUAL DE ASISTENCIADISTRITO 4271
MES
# Socios
Inicio
Mes
# Socios
Final Mes
Variació
n
# Reuniones
# Asistente
s
# Asistentes
# Asistente
s
# Asistentes
# Asistente
s
# Pro
medio
Asistente
s
% Asistencia
jul-1425 25 0 5 15 20 18 20 18 18.2
72.8%
ago-14
0 0 0%
sep-14
0 0 0%
oct-14 0 0 0% nov-
14 0 0 0%
dic-14 0 0 0% ene-
15 0 0 0%
feb-15 0 0 0% mar-
15 0 0 0%
abr-15
0 0 0%
may-15
0 0 0%
jun-15 0 0 0%
TOTAL Observaciones
suma asistentes:91 divide # reuniones:5=18.2/#total de socios 25 x100=72.8%
• «EL Dios todo amoroso creo al hombre para que irradie
luz divina e ilumine al mundo por sus palabras, su
acción y su vida» Abdul-Baha
Gracias
