Потоковое сканирование, штрихкодирование и архивное дело в 1с документооборот

Корпоративные порталы и документооборот

www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Потоковое сканирование, штрихкодирование и архивное дело в

1С:Документооборот

Магистр 1С:ДокументооборотВладимир Лушников


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

О лектореВладимир Лушников• Магистр 1С:Документооборот.• Основатель 1С-КПД (1С-Корпоративные порталы и

документооборот).• Преподаватель-методолог по 1С:Документооборот.• Автор и ведущий курсов «Возможности

1С:Документооборот», «Технологии внедрения 1С:Документооборот», «Настройка и администрирование 1С:Документооборот».

• Автор электронного курса «Работа с прикладным решением 1С:Документооборот».

• Автор книги «1С:Документооборот: 200 вопросов и ответов».• Разработчик методологии аудита базы 1С:Документооборот.• Громадный опыт внедрения СЭД 1С:Документооборот за

последние 8 лет.• Архитектор на проекте тиражирования 1С:Документооборот

в компании "Полюс Золото" (3 000 рабочих мест).



Содержание1. Настройка сканирования на компьютере пользователя.

• Установка программ для преобразования сканов в формат pdf.• Установка параметров сканирования.

2. Штрихкодирование в 1С:Документооборот.• Добавление штрихкода на документ.• Поиск документа по штрихкоду.

3. Потоковое сканирование.• Загрузка документов со сканера.• Загрузка сканов из каталога.

4. Бумажный архив документов.• Номенклатура дел.• Дела/тома. Учет переходящих дел.• Закрытие, передача в архив и уничтожение дел.• Журнал передачи.



Сканирование



Схема работы сканирования• Общая схема работы сканирования «вручную» и

распознавания представлена на рисунке

На клиенте:1. Сканирование с TWAIN-совместимым драйвером.2. Преобразование в PDF с использованием ImageMagick и GhostScript (опционально).3. Отправка файла тонким клиентом на сервер 1С.

Сканированное изображение

На сервере:1. Размещение файла изображения в СУБД (или в томах на диске).2. Запуск регламентного задания «Распознавание».2.1. Если изображение не Pdf, то для распознавания используется CuneiForm.2.2. Если изображение в формате Pdf, то сначала с помощью программы ImageMagick и GhostScript каждая страница преобразуется в графический файл, а затем каждый графический файл распознается с помощью CuneiForm.



Работа сканирования и распознавания• Работа сканирования и распознавания возможна только под

Windows.• Чтобы настроить распознавание изображений на сервере нужно:

1. Установить программы CuneiForm, ImageMagic и Ghostscript.2. Задать в настройках программы параметры распознавания и указать путь

к программе ImageMagic.• Чтобы настроить сканирование изображений на компьютере

пользователя нужно:1. Подключить сканер к компьютеру пользователя.2. Установить программы ImageMagic и Ghostscript.3. Установить компоненту сканирования.4. Выбрать в персональных настройках сканер, задать параметры

сканирования и указать путь к программе ImageMagic.



Сканирование изображений• Для сканирования изображений на компьютере

пользователя необходимо, чтобы сканер поддерживал TWAIN.

• TWAIN — стандартный протокол и интерфейс (API), определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения, такими как сканеры и цифровые камеры.

• Сканирование изображений работает только в тонком клиенте (не в веб) и только под Windows.



Распознавание изображений• Тексты можно извлекать не только из текстовых файлов, но и из графических файлов и

pdf форматов с графическим слоем.• Установку программы CuneiForm в файл-серверном варианте следует делать на

компьютере пользователя под тем пользователем, который в дальнейшем будет с ней работать, а в клиент-серверном варианте на сервере 1С - под пользователем, под которым работает сервис 1С:Предприятия.

• Для расчета среднего времени распознавания pdf-файла надо учитывать, что на конвертацию выделяется 180 секунд (и это не настраивается), на распознавание - по умолчанию 30 секунд на одну картинку. Если их 10 внутри pdf - то получится 30*10=300 сек. Поэтому иногда могут возникнуть сложности с распознаванием больших многостраничных pdf-файлов (с количеством страниц более 50).

• При распознавании может возникнуть следующая проблема. Она заключается в том, что при распознавании 1С создает временные процессы вида v8_xxx_xxx.exe. Распознавание и помещение данных в текстовый образ успешно завершается, а процессы остаются висеть.

• Данная проблема является достаточно распространенной. Для ее решения можно использовать запуск регламентного задания ночью, а утром через планировщик заданий запускать taskkill на процессы вида v8_xxx_xxx.exe.



Штрихкодирование



Штриховой код• Штриховой код (штрихкод) - графическая информация, наносимая на поверхность, маркировку или упаковку

изделий, представляющая возможность считывания её техническими средствами — последовательность чёрных и белых полос либо других геометрических фигур.

• Линейными (также называются полосковыми кодами) называются штрихкоды, читаемые в одном направлении (по горизонтали). Наиболее распространённые линейные символики: EAN (EAN-8 состоит из 8 цифр, EAN-13 — используются 13 цифр), UPC (UPC-A, UPC-E), Code56, Code128 (UPC/EAN-128), Codabar, «Interleaved 2 of 5». Линейные символики позволяют кодировать небольшой объём информации.

• Исторически сложилось так, что в торговле наиболее часто используется код EAN/UPC. Первоначально была разработана американская система UPC, содержащая в себе для кодировки товара 12 цифр, и она обрела такую популярность, что на неё обратили внимание и eвропейские страны. Однако весь диапазон кодов уже был занят для кодирования товаров США и Канады, а товары и фирмы монопольно регистрировались в США. Перед разработчиками европейской кодировки EAN-13 встала серьёзная задача — расширить диапазон кодов и организовать независимую от США систему регистрации, обеспечив максимальную совместимость с кодировкой UPC. Решением стало добавление тринадцатой цифры в крайней слева позиции (она обычно указывается арабской цифрой слева от штрихкода) с помощью 12 цифровых шаблонов, так же как и в UPC. При этом удалось сохранить обратную совместимость EAN-13 с кодировкой UPC — последняя стала подмножеством кодировки EAN-13 с первой цифрой 0.

• Таким образом:– кодировка EAN-13 смогла стать независимой от единого регистратора;– для европейского товара не потребовалось вводить дополнительных полей со штрихкодом или

второго поля с другим штрихкодом;– штриховка американского товара не требовала никаких изменений.



Логическая структура штрихкода • Код EAN-13 с точки зрения кодировки товара условно можно разделить на 5

зон:– Префикс национальной организации GS1 (3 цифры);– Регистрационный номер производителя

товара (4-6 цифр);– Код товара (3-5 цифр);– Контрольное число (1 цифра);– Дополнительное поле (необязательное штрихкодовое поле, иногда там

ставится знак «>», «индикатор свободной зоны»).• Отдельно зарезервированы коды, начинающиеся с цифры «2» (префиксы с

200 по 299). Это коды для внутреннего использования предприятиями для собственных целей. Любое предприятие любых регионов мира, а также частные лица могут использовать их как угодно, по своему усмотрению, но исключительно в своих внутренних целях. Использование этих кодов за пределами предприятия запрещено.



Размеры символа штрихкода • Номинальные размеры штрихкода:

– Ширина символа – 37,29 мм;– Высота символа – 25,93 мм;

• Допускается как пропорциональное увеличение символа EAN-13 до 200% от номинальных размеров, так и уменьшение до 80%:

– Номинальный размер (со свободными зонами): 37,29 мм х 25,93 мм (100%)

– Минимальный размер (со свободными зонами): 29,83 мм х 20,74 мм (80%)

– Максимальный размер (со свободными зонами): 74,58 мм х 51,86 мм (200%)



Штрихкодирование в 1С:Документооборот• Штрихкодирование нужно для того, чтобы быстро идентифицировать

документ. Штрихкодирование используется для:– Быстрого открытия карточки документа путем сканирования штрихкода

специальным устройством.– Потокового сканирования.

• Нанести штрихкод на бумажный документ можно несколькими способами:– напечатать штрихкод на наклейке и наклеить в то или иное место

документа,– надпечатать поверх уже существующего документа (например

входящего) в нужном месте,– вставить в только формируемый документ, например исходящий.

• Помимо этого 1С:Документооборот умеет хранить и использовать не только «свои» штрихкоды, но и сторонние. Такие штрихкоды вводятся вручную, а далее используются как родные.



Компоненты штрихкодирования

• При вставке родного штрихкода в, например, файл формата doc, вставляется специальным образом приготовленная картинка. Формированием картинки занимается встроенная компонента КомпонентаПечатиШтрихкодов (работает в 32-х и 64-х разрядными Windows и Linux).

• Для поиска документов по штрихкоду, полученному со специального сканера, используется встроенная компонента ДрайверСканераШтрихкодов (работает в 32-х и 64-х разрядными Windows и Linux).

• Для распознавания штрихкодов используется компонента КомпонентаРаспознаванияШтрихкодов.



Уникальность и унификация штрихкодов• При присвоении штрихкодов нужно обеспечить

уникальность внутренних штрихкодов в информационной базе. При использовании распределенной базы данных уникальность номеров штрихкодов позволяет обеспечить префикс узла в штрихкоде, который задается в каждой информационной базе.

• При нанесении штрихкодов для единообразия желательно унифицировать местоположение штрихкода, например, всегда вставлять штрихкод в левый верхний угол.

• Также важно определить список видов документов, где будут использоваться штрихкоды, и определить в инструкциях и/или шаблонах файлов правила вставки изображений штрихкодов.



Поиск документа по штрихкоду• Есть два способа поиска документа по штрихкоду: с

помощью сканера штрихкодов и через ручной ввод номера штрихкода. Если подключен сканер штрихкодов, то достаточно просто провести сканером по штрихкоду документа. Для ручного ввода нажмем комбинацию клавиш Ctrl + Shift + I или Ctrl + Shift + Ш. После чего откроется форма поиска по штрихкоду.

• Введем номер штрихкода любого документа, который у нас есть в системе. Должна сразу открыться его карточка, либо карточка задачи (если у текущего пользователя есть активная задача по данному документу).



Потоковое сканирование



Потоковое сканированиеПотоковое сканирование состоит из следующих этапов:1. Получение изображений со сканера (или из каталога) путем сканирования пачки листов напрямую в программу (в сетевой каталог);2. Автоматическое распознавание штрихкодов и привязка распознанных сканов к карточкам документов;3. Проверка результатов и ручная обработка сканов, штрихкоды которых определить не удалось (те изображения, которые программа не смогла распознать, оператору надо будет привязать вручную).



Что нужно для потокового сканирования?Для работы потокового сканирования нам потребуются:• Документы со штрихкодами или документы, разделенные чистыми листами со штрихкодами;• Сканер с автоподачей или каталог, где уже располагаются отсканированные файлы;• Рабочее место оператора 1С:Документооборот, где установлены GhostScript, ImageMagic и компоненты сканирования и распознавания штрихкодов (встроенная в 1С:Документооборот или ABBYY Recognition Server).



Настройки потокового сканирования• Права роли «Выполняющие потоковое сканирование».• Параметры сканирования дляцветного сканирования:

– DPI: от 200,– цветность: цветное,– формат: jpg (качество 75).

• Для черно-белового сканирования:

– DPI: от 200,– цветность: монохром,– формат: png. В организации должны

использоваться единые правила сканирования.



Проблемы, которые были до релиза 2.1.7.9

При загрузке файлов из каталога нужно было помнить следующее:• Формат файлов лучше png или tiff, так как конвертация многостраничных pdf может представлять проблему;• Файлы форматов tiff и pdf бывают многостраничными, однако разные страницы в одном файле по штрихкоду не попадут в разные документы;• При загрузке из каталога порядок файлов определяется по дате файла.В описании релизе 2.1.7.9 написано следующее:Исправлена ошибка «При потоковом сканировании (загрузка из каталога, pdf файлы) используется только один штрихкод из pdf файла – нельзя было множество картинок в pdf файле распределить по разным документам».



Архивное дело



Номенклатура дел• Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень

наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

• После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

• Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

• Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

• Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.



Форма номенклатуры дел• Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура

(штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел как правило являются названия подразделений.

• В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Индексдела

Заголовок дела Количество дел Срок хранения дел и № статей по

перечню

Примечание

1 2 3 4 5Название раздела



Заполнение номенклатуры дел• Сроки и номера статей нужно брать из документа «Перечень

типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.

• Отметка ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) проставляется на бумажной обложке дела и означает, что часть документов этого дела не могут быть уничтожены без предварительной экспертизы.

• При печати номенклатуры дел, если включен отбор по подразделению, то вместо руководителя организации будет подставлен руководитель подразделения.

• Можно автоматически заполнить разделы по структуре предприятия и скопировать номенклатуру дел на следующий год.



Дела / тома• Если не указать дату начала дела, то она автоматически

заполнится датой первого документа.• При закрытии дела запрещается списывать в него

документы.• Новый том удобнее создавать копированием.• Можно учитывать переходящие дела, такие как

учредительные документы или личные дела. Такие дела не надо закрывать. При создании новой номенклатуры дел переходящие дела связываются автоматически.

• Для переноса документов из тома в том есть команда «Перенести документы дела».



Архив организации• Документы, образующиеся в деятельности организации, в

дальнейшем:– либо остаются в архиве организации на длительное архивное

хранение,– либо хранятся в установленные сроки и затем передаются на

длительное хранение в соответствующие государственные организации,

– либо подлежат уничтожению.• До передачи в архив дела хранятся в соответствующих

подразделениях организации (в канцелярии, в секретариате), в ряде случаев (особенно это касается крупных организаций) непосредственно в структурных подразделениях.



Места хранения бумажных документов• Места хранения указываются по помещениям

и территориям. Но если не используются схемы помещений, то справочник места хранения будет линейным.

• Права на редактирование помещений и территорий есть у ответственного за НСИ.

• Права на редактирование мест хранения есть у делопроизводителей, у всех остальных – на чтение.



Журнал передачи

• Можно создать на основании запись журнала передачи сразу для нескольких документов в списке.

• Передать документ можно как сотруднику, так и контактному лицу контрагента.

• Можно передать оригинал или копию. При передаче фиксируется номер экземпляра.


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

1С-КПД: сплошные плюсы! 1С-КПД – дочернее предприятие Фирмы «1С»

1 место в рейтинге ЦКД

15 000 автоматизированных рабочих мест

3 авторских курса по продукту «1С:Документооборот 8 КОРП»

Docstore – площадка полезных приложения для 1С:Документооборот

Док-шеринг – ваш личный делопроизводитель, склад и СЭД

Более 100 обучающих видеороликов на YouTube


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93


www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93

Спасибо за внимание

+7 (495) 640 00 93 [email protected]

Software

Потоковое сканирование, штрихкодирование и архивное дело в 1с документооборот