52
Контроль и планирование: инструменты руководителя Наталья Грихина руководитель направления «Битрикс24»

Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Контроль и планирование:инструменты руководителя

Наталья Грихинаруководитель направления «Битрикс24»

Page 2: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Как не пропустить важное?

Как автоматизировать регулярные бизнес-процессы?

Как выявить неэффективных сотрудников?

Как искоренить забывчивость подчиненных?

Как перейти от несогласованности к полноценной командной работе?

Page 3: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Прозрачность компании и всех рабочих процессов В центре внимания – сотрудники

Визуальная структура

Page 4: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

быстрый поиск телефонов, e-mail сотрудников

возможность сразу написать коллеге сообщение через Бизнес-чат

справочник можно экспортировать в Excel, синхронизировать с Outlook

возможность синхронизировать список сотрудников с Mac, iPhone, iPad или Android

Список сотрудников

Page 5: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Быстрый доступ для оперативной реакции на изменения:

к нужному сотруднику к нужным данным в нужный момент

Page 6: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Контроль

Page 7: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Совместная работа над задачами

Делегирование Счетчики просроченных задач Распределение ролей:

ответственный, руководитель, соисполнитель, наблюдатель

Чек-лист Напоминания Шаблоны для быстрого

создания задач Диаграмма Ганта

Задачи в «Битрикс24»

Page 8: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Поставить задачу сотруднику можно всего в «один клик»!

• Напишите, что нужно сделать, когда и кто за это отвечает;

• Дальше – проверяйте результат

Задача в «один клик»

Page 9: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Если задача включает несколько шагов или необходимо подготовить комплект (документов, макетов…), используйте чек-лист.

Это наглядно, удобно и прозрачно для всех участников: сразу видно, как двигается процесс.

Пункты из чек-листа можно менять местами, редактировать и вычеркивать.

Чек-листы для сложных задач

Page 10: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Следить за сроками вам помогут счетчики.

Старайтесь свести значение счетчика к минимуму: устанавливайте реальные сроки, сдвигайте их при необходимости, закрывайте сделанные задачи.

Идеальный вариант, чтобы счетчиков не было совсем – ведь это значит, что вы все задачи успеваете делать вовремя

Контроль сроков как… игра :)

Page 11: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта.

Это классический вид списка задач, который наглядно отображает временные рамки, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

И это не просто «вид» – передвигая «ленту», вы сдвигаете срок самой задачи.

Диаграмма Ганта

Page 12: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

• Подготовьте шаблон «задания»• Назначьте ответственного,

наблюдателей• Поставьте дату крайнего срока

(например, через сутки после начала)

• Укажите, как часто повторять задачу и по какому расписанию

Упростите работу с однотипными задачами!

Page 13: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Даже в море информации в Битрикс24 вы не упустите задачу.

• Вам придет уведомление в бизнес-чат

• Вы увидите сообщение о задаче в живой ленте

• Если вы не в офисе, с вами нет ноутбука, вы получите уведомление в мобильное приложение

Не пропустить ни одной задачи!

Page 14: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 15: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 16: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Управление задачами

Забудьте о стикерах с напоминаниями

Ни одно поручение не потеряется

Удобный контроль за сроками

Учет времени по задачам

Рабочие группы для проектов

Интеграция с Outlook

Page 17: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Планирование

Page 18: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Планирование рабочего времени

Напоминания о предстоящих событиях

Календари можно загрузить в мобильный телефон или планшет (iPhone, iPad, Android)

Календари

Page 19: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Планировщик событий в календаре

Page 20: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 21: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

• Отсутствия сотрудников компании на рабочем месте по каким-либо причинам фиксируются в Графике отсутствий.

• Используйте фильтр по типам отсутствий. Например, выберите только «Отпуск», чтобы распределить отпуска.

• График можно просматривать график по конкретному подразделению/отделу.

• Если сотрудник отмечает в своем календаре «Занят», отсутствие появится в этом графике.

График отсутствий

Page 22: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

• Автоматизирует подготовку к собранию и его проведение

• Помогает контролировать исполнение поставленных на собрании задач

• Хранит историю

• Обеспечивает «прозрачность» всего процесса для руководства и сотрудников

Незакрытые вопросы из предыдущих планерок переходят в следующие.

Руководители подразделений имеют доступ к собраниям, в которых участвуют их подчиненные, даже если руководители не входят в состав участников собрания.

Собрания и планерки

Page 23: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Совместное планирование

• Удобный подбор времени встречи для совместных событий

• Интеграция с календарями на других устройствах• Напоминания о предстоящих событиях • Обсуждение событий• Интеграция с iPhone, iPad, Android, MacOS, MS Outlook

Page 24: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Отчетность

Page 25: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Отчеты руководителю

Прозрачность для компании – уходят непонятные потери рабочего времени сотрудников

Руководитель может быстро просмотреть все отчеты каждого сотрудника

Быстрая обратная связь для сотрудников

Синхронизация компании по целям

Page 26: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

В Рабочий отчет автоматически попадают:

• Все ежедневные отчеты, которые заполнялись в закладке Отчет за день инструмента Рабочий день.

• Все задачи, которые выполнялись в течение отчетного периода. Задачи в отчет можно добавлять и с помощью селектора задач выбрать из списка.

В рабочий отчет не попадают события, участие в которых не подтверждено сотрудником.

Составление отчета можно отложить на один час.

После составления отчета сообщение о нем выведется в Живой ленте для самого сотрудника и его руководителя.

Рабочие отчеты

Page 27: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

• Отчеты сотрудников должны быть утверждены и оценены руководителем подразделения.

• Для утверждения достаточно просто кликнуть по отчету в календарной сетке, откроется форма отчета.

Оценка отчета

Page 28: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 29: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Отчеты по задачам и проектам

По затраченному времени, по ресурсам и другие

Конструктор отчетов

Типовые отчеты

Page 30: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Отчеты по задачам и проектам

По затраченному времени

Отчет по ресурсам

Page 31: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 32: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Конструктор отчетов

У каждой компании – своя специфика.

Иногда типового отчета недостаточно для оценки эффективности сотрудников.

Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам так, как нужно именно вам.

Page 33: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Типовые отчеты

Следите за эффективностью работы сотрудников и всей компании.

В «Битрикс24» 7 типовых отчетов:

• Общий отчет• Занятость по проектам

• Задачи на месяц• Отчет по эффективности

• Задачи за прошлый месяц

• Ресурсный учёт по задачам• Ресурсный учёт по исполнителям

Page 34: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Отчеты в CRM

Аналитические отчеты по всем разделам CRM

Сводный отчет по CRM

Отчет по телефонии в CRM

Готовые наборы отчетов для менеджера и руководителя

Рейтинг сотрудника

Автоматический обзвон

Учет KPI

Page 35: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Аналитика по сделкам

Page 36: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 37: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

И другие отчеты в CRM

Page 38: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Анализируйте продажи с помощью привычного отчета с «воронкой».

Page 39: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Учет рабочего времени

Page 40: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Быстрая подготовка плана задач на день

Просмотр событий на сегодня

Быстрое добавление встреч в календари

План на день

Page 41: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Учет начала и конца рабочего дня, перерывов, отсутствий.

Текущее время Время очередного события (если есть) Количество незакрытых задач этого

дня Состояние (Работаю, Перерыв,

Завершен)

Учет рабочего времени

Page 42: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Это полный отчет о рабочем времени каждого сотрудника компании.

Сотрудник видит данные только по своим рабочим дням.

Руководитель может видеть данные по своему отделу и может изменять данные у своих подчиненных и свои собственные.

Если работник находится вне офиса, то есть возможность проверить по какому IP он заходил на портал и с какого часового пояса.

Замечания – процент отклонений от «расписания» (настроек рабочего дня).

Отчет о рабочем времени

Page 43: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Другие полезные инструменты

Page 44: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Объявления (важные сообщения)

Коллеги не пропустят ваше объявление! Важные сообщения не утонут в множестве подобных в «Живой ленте», потому что есть сервис «Объявления».

Счетчик показывает количество сотрудников, ознакомившихся с объявлением, а прокрутив список с автарками, можно увидеть, кто именно это сделал.

Объявления собираются в правом верхнем углу портала и не исчезают оттуда, пока сотрудник их не прочитает.

Page 45: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 46: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Позволяют выделить человека, показать пример желательного сценария работы

Нематериальное поощрение Благодарность значительно

усиливается за счет социальных коммуникаций в виде лайков и комментариев

Отражается в карточке пользователя как история благодарностей

Заменяет «доску почета»

Благодарности (бейджи)

Page 47: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти
Page 48: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Больше не следить

Чтобы видеть только актуальные для вас сообщения, нажмите «Больше не следить». Вы не увидите новые комментарии к сообщению неинтересной вам тематики, однако сможете вернуться к сообщению позже при необходимости.

Page 49: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Сообщения ленты поднимаются наверх только для событий, в которых вы являетесь автором, получателем или упомянуты в тексте.

При добавлении комментария вы автоматически следите за всеми обновлениями в сообщении.

Умное слежение

Page 50: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Пульс компании: вовлечение в «Битрикс24»

Page 51: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

www.bitrix24.ru

Page 52: Антикризисные инструменты руководителя. Как помочь бизнесу расти

Спасибо!Вопросы?