IAZ 15 september 2017

Tot nu … wat nu?

Welkom!

13u30-14u15 Eengemaakt bibliotheeksysteem

Door: Katie Pieters, Bart Beuten, Johan Mijs

14u15-15u Bibliotheekwebsites

Door: Kris De Winter, Liesbeth Thiers

Agenda

1. Tot nua. Historiek en contextb. Wat is het eengemaakt bibliotheeksysteem?c. Aanbestedingsprocedure

2. Gunningsbeslissing3. Wat nu?

a. Functioneel-technischb. Bestuurlijk-organisatorisch

Historiek en context

Open Vlacc (1987-...)

Provinciale Bibliotheeksystemen (2004-...)

Bibliotheekportalen catalogus (2009-...)

Mijn Bibliotheek (2013-...)

Studie systeemarchitectuur (2013)

Het is noodzakelijk om de initiatieven op de verschillende werven te consolideren in een globale systeemarchitectuur. Dit vereist werk aan de harmonisatie en de normalisatie van de systeemarchitectuur van de digitale bibliotheek. De systemen die vandaag stabiele en niet-unieke bedrijfsprocessen ondersteunen (bv. uitleen, lenersbeheer, ...) dienen geconsolideerd te worden om de complexiteit van de systeemarchitectuur te verminderen en de kostenefficientie te maximaliseren.

Haalbaarheidsstudie (2014-2015)

Het beste kan gekozen worden voor een geıntegreerd bibliotheeksysteem dat van de markt wordt afgenomen en waar alle Vlaamse bibliotheken in principe op aangesloten kunnen worden. Geıntegreerd in de zin dat de kernfunctionaliteiten voor de ondersteuning van de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen binnen een product van een leverancier aanwezig zijn. Eengemaakt in de zin dat er een installatie van het bibliotheeksysteem komt, met een database die alle informatie over (fysieke) collecties, leners en uitleningen van alle bibliotheken bevat, maar wel op een zodanige manier dat elke bibliotheek de eigen collectie, leners en uitleningen beheert.

Voorbereiding bestek EBS (2016-2017)

Overdracht provinciale bevoegdheden (2016-2017)

Wat is het eengemaakt bibliotheeksysteem?

Wat is EBS?

Het eengemaakt bibliotheeksysteem wordt een open, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en geïntegreerd softwaresysteem voor het consolideren van de stabiele werkprocessen in de bibliotheek:

● Bestellen● Catalografie● Inventarisbeheer● Lenersadministratie● Uitlenen● Financieel beheer● Rapportage/statistieken

Doelstellingen

Het is een unieke kans om:

● Verschillende bibliotheeksystemen te vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem

● De samenwerking tussen bibliotheken te versterken● Een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners● Het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken door

schaalvoordeel● Verder te innoveren

Stakeholdersgroep

Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie(provincies en 20 bibliotheken)

Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout

Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek

Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken

Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele

Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem

West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare

Cultuurconnect

Projectorganisatie

● Juridisch projectteam○ Hannes Cannie (teamleider)○ Bart Beuten○ Johan Mijs○ Advocatenkantoor Stibbe

● Technisch-functioneel projectteam○ Johan Mijs (teamleider)○ Klaar Leroy○ Lisbeth Vandoorne○ Peter De Keyser○ Katie Pieters (provincie Vlaams-Brabant)○ Niki Priem (provincie West-Vlaanderen)○ Kris De Winter (provincie Antwerpen)○ Jeroen Cortvriendt (VGC)○ Ron Deen (Ilionix)

Marktverkenning (RFI)

1. Axiell (Zweden)2. Biblibre (Frankrijk)3. Ciblis (België)4. Equinox (VS)5. HKA/OCLC (Nederland)6. Infor (België)7. Libis/ExLibris (België/Israël)8. SirsiDynix (VS)9. Systematic (Denemarken)10. Innovative Interfaces (VS)

Participatief model

16 werkbezoeken (jan-feb 16) + 2 (dec 17)

5 workshops (april 16) + 3 (sept-okt 16)

6 infosessies (mei 16) + 1 (mei 17)

zomerenquête (jul-sept 16)

3 expertengroepen (dec-feb 17)

redactie bestek (feb 17)

Workshops

Infosessies

ExpertengroepenJuul Brepoels (Bib Leuven)Anja Clevers (Bib Kortrijk)Marijke De Smedt (Bib Erpe-Mere)Christel Demeulemeester (Bib Roeselare)Karen Dierckx (Bib Antwerpen)Steven Duyck (Bib Westerlo)Wim Maes (Bib Lommel)

Catherine Michielssen (Bib Brugge) Hilde Vandeput (provincie Limburg) Martine Van Herzeele (Bib Zottegem)Jeroen Cortvriendt (VGC)Gwenny Vlaemynck (Cultuurconnect)Lisbeth Vandoorne (Cultuurconnect)

Gunter Broekmans (Bib Beringen)Peter Dom (Bib Antwerpen)Eline De Neef (provincie Oost-Vlaanderen)Bea Jacquemyn (Muntpunt)Tim Lerno (Bib Londerzeel)Annemie Pijcke (Bib Hoeilaart)Ruben Rogiest (Bib Nazareth)

Liliane Sannen (provincie Limburg)Rita Van de Wiele (Bib Mechelen)Roeland Voet (Bib Kortrijk)Daphne Willems (Bib Oostende)Niki Priem (provincie West-Vlaanderen)Klaar Leroy (Cultuurconnect)Katie Pieters (provincie Vlaams-Brabant)

Sandra Claeys (provincie Oost-Vlaanderen)Robrecht Gossaert (BRoeRe) Dirk Hermans (Bib Boutersem)Koen Jacobs (Bib Antwerpen)Patrick Kyei (Muntpunt)Jefferie Maes (provincie Oost-Vlaanderen)Tim Tavernier (Digipolis Antwerpen)

Marco Reali (Bib Genk)Steven Van Hissenhoven (Bib Bilzen)Ron Deen (Ilionx)Kris De Winter (provincie Antwerpen)Peter De Keyser (Cultuurconnect)Johan Mijs (Cultuurconnect)

colle

ctie

circ

ulat

iete

chni

sch

Aanbestedingsprocedure

Aanbestedingsprocedure

● 17 december: start selectiefase (publicatie inschrijving)● 30 januari 2017: indienen inschrijving● 20 februari: selectie● 15 maart: start gunningsfase (publicatie bestek)● 2 vragenrondes● 15 mei: indienen offertes● eind mei: productdemonstraties● 2 onderhandelingsrondes● 18 augustus: indienen ‘best and final’ offerte● 7 september: gunningsbeslissing

Bestek

Offertes

Projectteam

Productdemonstraties (filmpje!)

Gunningsverslag

Minimale eisen en gunningscriteria

● 458 minimale eisen (gefaseerd)● Prijscriterium (25 punten): 1 totaalprijs● Kwaliteitscriterium (75 punten): 307 vragen naar de kwaliteit

van de oplossing○ Planning en projectaanpak (10 punten)○ Functionele vereisten (35 punten): collectie, leners, circulatie, lijsten,

rapporten en statistieken, migratie, data-uitwisseling○ Niet-functionele vereisten (20 punten): SLA, hosting en software,

monitoring en auditing, helpdesk, change en releasemanagement, toegangsbeheer en user interface

○ Projecten (10 punten)

Gunningsbeslissing

Gunningsbeslissing

Totaal Brocade Library Services Cevi-Infor OCLC

100 73,3 69,7 83,7

Op basis van bovenstaande beoordeling rangschikken we de kandidaten als volgt:1. OCLC BV met derde entiteit HKA2. Consortium Brocade Library Services NV met derde entiteiten Cipal Schaubroeck en IMEC3. Consortium Cevi-Infor

Wie zijn OCLC/HKA?

(Bicat) Wise

Wise

● Wise is ontwikkeld door HKA voor openbare bibliotheken● Sinds oktober 2013 is HKA volledig onderdeel van OCLC

(vooral gericht op academische bibliotheken)ruim 1.200 medewerkers, waarvan 120 in Nederland

● In Nederland maakt 75% van de openbare bibliotheken gebruik van Wise ○ circa 119 bibliotheken○ 1.196 vestigingen en servicepunten○ 9 provinciale serviceorganisaties

Troeven

● Grote kennis van de openbare bibliotheeksector● Matuur product, gestandaardiseerde processen● Efficiënte, rechtlijnige user interface● Brede ervaring met migraties● Hedendaagse architectuur● Performant, schaalbaar, open● Professionele team en aanpak● Voorsprong in collectiemanagement● Heel sterk vanuit de lener en klantrelaties doorgedacht

Innovatiepotentieel (projecten)

1. Updaten van persoonsgegeven aan de hand van het rijksregister

2. Lidmaatschap en uitlenen in samenwerkingsvormen van bibliotheken

3. Werken met een Business Intelligence tool (BI-tool)4. Naar een betere koppeling met de frontend5. Automatiseren van het bestelproces6. Koppelen van lidmaatschappen7. Vernieuwen van interbibliothecair leenverkeer8. Naar een koppeling met de gemeentelijke boekhouding9. Naar een functionelere API ter vervanging van het

SIP2-protocol 10. Rechtstreeks invoeren in de vernieuwde Open Vlacc

Communicatie gunningsbeslissing

● 5/9: voorbereiding gunningsbeslissing stakeholdersgroep● 7/9: gunningsbeslissing raad van bestuur Cultuurconnect● 8/9: expertengroepen● 15/9: Informatie aan zee● 23/9: einde wachttermijn schorsingsberoep● ?: sluiting contract en start project

Wat nu?

Planning (onder voorbehoud)

Planning (onder voorbehoud)

Planning uitfasering PBS (onder voorbehoud)

Verdere stappen (functioneel)

Na wachttermijn en ondertekening van het contract:

● opleiding projectteam● exports voor proof of concept● eerste configuratiebeslissingen● koppeling met rijksregister (MAGDA)● bescherming persoonsgegevens (GDPR)● speciale collecties in kaart brengen● strategie bepalen voor lidkaarten en barcodes

Verdere stappen (functioneel)

● voorbereiding configuratie/migratie door PBS-team (toevoegen rijksregisternummers, afvoeren/opkuisen exemplaar- en bibliografische records, sets aanmaken, tijdschriften verwachtingspatroon...)

● voorbereidingstips voor de bibliotheken● workflows uitwerken (IBL, klasuitleningen, verloren materiaal,

…)● draaiboek migratie● aanpak van de opleidingen● planning aansluitingen

Data-opkuis!

● Masterbestand leners: Rijksregister○ Zoveel mogelijk rijksregisternummer registreren

● Masterbestand bibliografische records: Open Vlacc○ Check Open Vlacc voor je iets zelf invoert○ Voeg zo veel mogelijk identificerende nummers toe, ook bij oude

collecties: isbn, ean, jaar van uitgave○ De miserie zit in het verleden: tijd om af te voeren!

Data-opkuis!

Matching met Open Vlacc voor alle boeken

Data-opkuis!

Matching met Open Vlacc voor recente boeken

Fase 1: Inrichting en proof of concept (POC)

1. een ingericht eengemaakt bibliotheeksysteem2. een SIP2-implementatie3. een API voor de integratie met Mijn Bibliotheek en de

Bibliotheekportalen catalogus4. vier testmigraties:

a. Aleph (PBS Vlaams-Brabant)b. Bidoc (bibliotheek Bree)c. Brocade (bibliotheek Genk)d. Vubis (PBS West-Vlaanderen)

5. een conceptueel en toepasbaar model voor samenwerkingsvormen tussen bibliotheken

6. het stress-testen van de oplossing onder zware belasting en met grote volumes

© Kartoenfabriek

Verdere stappen (bestuurlijk en organisatorisch)● Communicatieplan● Projectorganisatie uittekenen● Inspraakmodel voor bibliotheken● Prijsmodel uitwerken● Naar een EBS-overeenkomst met lokale besturen● Overdracht provinciale bevoegdheden

Overdracht provinciale bevoegdheden (1)

● PBS West-Vlaanderen (Cevi-Infor): ○ al in beheer van Cultuurconnect○ al (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afgesloten met

Cultuurconnect● PBS Vlaams-Brabant (Libis):

○ al in beheer van Cultuurconnect○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met

Cultuurconnect● PBS Oost-Vlaanderen (Cevi-Infor):

○ komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met

Cultuurconnect○ migratie hosting van provincie naar Proximus in het weekend van 25

en 26 november 2017

Overdracht provinciale bevoegdheden (2)

● PBS Limburg (Infor):○ komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met

Cultuurconnect○ migratie hosting van provincie naar CIPAL op 1 en 2 november 2017

● PBS Antwerpen (Ciblis):○ komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met

Cultuurconnect

● ‘PBS’ Brusselse bibliotheken (Infor)○ blijft in beheer van VGC○ intentie om in te stappen in eengemaakt bibliotheeksysteem

Overdracht provinciale bevoegdheden (3)

● Gemeenschappelijke helpdesk:○ Begin juni gestart met Cultuurconnect en provincie Vlaams-Brabant○ 26/9/2017: evaluatievergadering en planning andere provincies○ oktober/november: omschakeling andere provincies

● Bibliotheekwebsites: ○ West-Vlaanderen: al in beheer Cultuurconnect○ Oost-Vlaanderen gaat op 1/1/2018 over naar BP3.0 webpagina○ Limburg: komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect (migratie

hosting in oktober)○ Antwerpen: komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect○ Overheidsopdracht Bibliotheekwebsites op 7/9/2017 gegund aan

Wunderkraut, uitrol eind 2018● IBL: continueren subsidies (geharmoniseerd)

Roadshows

Do 19/10 Ovinob-dag Provinciegebouw Gent, Oost-Vlaanderen

Di 7/11 Winob-dag Bibliotheek Izegem, West-Vlaanderen

Ma 13/11 PBS-dag Provinciehuis Leuven, Vlaams-Brabant

Di 14/11 Operationele werkgroep

Provinciehuis Hasselt, Limburg

Do 16/11 of ma 20/11

Infosessie Huis van de sport of Fotomuseum, Antwerpen

Ma 27/11 Bibliothecarissen Brusselse Bibliotheken

VGC-gebouw, Brussel

Welke vragen willen jullie graag op de roadshows beantwoord zien?

Tot binnenkort!

katie.pieters@vlaamsbrabant.bebart.beuten@cultuurconnect.bejohan.mijs@cultuurconnect.be

Informeer je verder via de nieuwsbrief EBS!