Edm e fatura ozel entegrasyon

E-Fatura Özel Entegrasyon

Bilişim

E-Fatura Nedir?

Değerli kağıda basılı olan faturanın karşılığı bilgileri içeren, belli bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, elektronik belgedir. E-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.

2

E-Fatura Uygulaması

397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen uygulama, başlangıçta anonim ve limited şirketlerin kullanımına açılmıştır.

416 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile gerçek kişi mükellefler uygulamaya katılmışlardır.

421 Sıra No’lu “Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği” uyarınca, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından aşağıda sayılan mükellef gruplarına, mali mühür sahip olma, e-defter tutma ve e-fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir.

Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan şirketler.

Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (kolalı gazoz, tütün ürünleri veya alkollü içecek) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan şirketler.

Uygulamaya geçecek gerçek kişiler faturalarını mali mühürle veya elektronik imza ile de onaylayabileceklerdir.

3

Cezai Müeyyideler

E-fatura ve e-deftere ilişkin getirilen zorunluluklara uymayanlara V.U.K. Madde 355’e göre Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır. (1.200 TL) E-fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler e-fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere fatura düzenleyemezler, kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. (V.U.K. Madde 353/1 Özel Usulsüzlük Cezası – Belge başına 190 TL.’den az olmamak üzere tutarın %10’u. Yıllık bazda üst limit 97.000 TL)

4

E-Faturaya Geçiş Avantajları

İşletmelerde operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı Uluslararası standartlara uyum Fatura basım ve gönderim masraflarında azalma Elektronik arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim Hızlı uyuşmazlık çözümü Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı

5

Mali Mühür

VUK mükerrer 242. maddesinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak Mali Mühür çıkarılmıştır. Mükelleflerin uygulama içerisinde tanımlanması amacıyla TÜBİTAK tarafından üretilmektedir. Mali nitelikteki belgelerde yasal geçerliliğe sahiptir. Tüzel kişiliklere verilen Nitelikli Sertifika olarak tanımlanabilir. İşlem sertifikası niteliğindedir.

6

Mali Mühür

7

Kaynak Bütünlük

Kurum

Elektronik İmza

Mali Mühür

Değişmezlik

Kişi

E-Fatura İş Akışı

8

E-Fatura Saklama

E-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerinde Mali Mühür veya elektronik imza ile kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşların sisteminde saklama yapılabilir. Saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturaların muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Saklama Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde yapılmalıdır. Birincil kopyasını yurtiçinde saklama yapmak şartıyla yurtdışında ikincil bir arşiv tutulabilir.

9

E-Fatura Yararlanma

Gelir İdaresi Başkanlığına E-Fatura Uygulaması Başvurusu www.efatura.gov.tr

Mali Mühür Başvurusu http://mm.kamusm.gov.tr

Gelir İdaresi Başkanlığı’na E-Fatura Kullanma Yöntemi Bildirimi

1

2

3

10

http://www.efatura.gov.tr/

http://mm.kamusm.gov.tr/

http://mm.kamusm.gov.tr/

E-Fatura Geçiş için 3 Yöntem

GİB Portaline Manuel Giriş

GİB Doğrudan Entegrasyon

Özel Entegratör Kullanımı

1 2 3

11

GİB Portaline Manuel Giriş

GİB Doğrudan Entegrasyon


Aylık E-Fatura Sayısı <500 Sınır Yok Sınır Yok

Bilgi İşlem Yapısı Yeterli mi

- ++ +

Data Lokasyonu Firma Firma Özel Entegratör

Data İbraz Sorumluluğu

Firma Firma Firma

Maliyet Gereksinimi Ücretsiz HW+SW Yatırımı Giriş + Connector +

Gönderi/Alım + Arşiv Ücreti

Uygulama ve Tasarım Esnekliği

- ++ +

Uygulama Sorumluluğu

GİB Firma Özel Entegratör

E-Defter ile tek platform

- + -

Fatura Seri Numarası Oluşturma

Manuel Otomatik Otomatik

Mali Mühür Kullanımı Firma Firma Özel Entegratör + Firma

E-Fatura Geçiş için 3 Yöntem

Özel Entegratör; hizmet verilen mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla mükellefin bilgi işlem sisteminin GİB sistemiyle entegre edilmesidir. Böylece faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, teknik yeterliliğe sahip bir Özel Entegratör bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmaktadır.


13

MÜKELLEF ÖZEL ENTEGRATÖR

Mükellef www.efatura.gov.tr adresindeki başvuru adımlarına göre başvurusunu yapar. E-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin mali mühür sertifikası ürettirmeleri, daha sonra özel entegratör kurumlar ile anlaşma yapmaları gerekmektedir. Özel Entegratör sözleşme yaptığı mükellefi Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda bildirir. Ayrıca Hesabı kapatılan mükelleflerin bilgileri aynı yöntemle elektronik ortamda Başkanlığa bildirilecektir. Mükellef, istemesi halinde faturasını Özel Entegratörün mali mühür ile onaylanarak gönderilmesini isteyebilir. Özel entegratör ile yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir.


14








PORTAL KULLANAN MÜKELLEF

ÖZEL ENTEGRATÖR

Entegrasyon izni almış mükellefler de özel entegrasyon yöntemine geçiş yapabilir.

Entegrasyon Hesapları GİB tarafından kapatılır.

ENTEGRASYON İZNİ ALMIŞ MÜKELLEF

GİB Portalı kullanan mükellefler özel entegrasyon yöntemine geçiş yapabilir.

Özel Entegratör kullanıcı hesapları kapatılan mükelleflerin GİB portal hesapları, kapanış bilgisinin Başkanlığa iletilmesi üzerine yeniden açılır.

ÖZEL ENTEGRATÖR

ÖZEL ENTEGRATÖR


15

GİB

ARŞİV

ALICI

ALICI

Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem

sistemlerinde veya Özel Entegratör sistemlerinde saklanması esas olup, üçüncü kişiler(bulut) nezdinde de

elektronik saklama yapılabilecektir.


16

E-Fatura Özel Entegratör Seçimi

Bilgi güvenliği için TS ISO IEC 27001 veya ISO27001 belgelerine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000 veya ISO 20000 belgelerine sahip olmalıdır.

E-fatura hizmet sağlayıcı kurum, geliştirdiği mali mühür sertifikası elektronik imza uygulamalarının, TUBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden uluslararası teknik standartlara uygunluğunu almak zorundadır. E-fatura hizmet sağlayıcı sistemi, elektronik fatura trafiğinde herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmalıdır. Uygun, güçlü alt yapıya ve yazılıma sahip olmalıdır. Bunlar sayesinde Maliye Bakanlığı’nın e-fatura standartlarına uygun fatura gönderimi mümkün olmaktadır.

17

E-Fatura Özel Entegratör Seçimi

GİB onaylı e-fatura entegratörü ile anlaşmak gerekmektedir. Entegrasyonun Maliye Bakanlığının e-fatura standartları ile tamamen uyumlu çalışabilecek duruma getirmesini sağlamak. Çalışılacak entegratörün elektronik ortama uyumlanma ile ilgili diğer konularda da vizyonu ve deneyimi olması gelecekte sizi yeni ve farklı firmalarla çalışma zorluğundan kurtarır. Birlikte kurulacak işbirliği sizi gelecekte de güçlü kılar. Kullanım kolaylığı ve esnek yazılımı olan bir entegratörü tercih etmek. Sahada uygulama yapacak ve eğitim verecek deneyimli personel sayısı çok olan ve 7/24 hizmet verebilecek entegratörü seçmek. Fatura verilerinin dijital olarak, kendi orijinal formatıyla saklayabilme imkanı, yasal kullanım ihtiyacı durumunda anlık erişim imkanlarının verilmesi. E- arşiv tebliğine uygun saklama yeteneği olması özellikle aranmalıdır.

18

Tüm muhasebe programlarıyla uyumluluk Grup şirket ve şube tanımlaması ve tek platform yönetim yeteneği Sınırsız kullanıcı tanımlama imkanı İlgili alıcıya e-faturayı tekrar gönderebilme seçeneği FULL TEXT Arama imkanı ile faturadaki her alanı arama E-mail yoluyla süreç bildirimleri Gelişmiş raporlama imkanı Sıkıştırma özelliği ile e-faturaların uzun dönem arşivleme imkanı

Neden EDM Bilişim?

19

EDM Bilişim e-fatura sistemi muhasebe programı ve yazılım bağımsız bir sistemdir. SAP, LOGO, LINK vb. bütün sistemlerle uyumludur ve hızlı şekilde entegre olabilmektedir. UBL-TR standardında e-fatura XML oluşturulur. XML oluşturulurken eksik bilgi bulunması halinde kullanıcıya uyarı verilir. UBL-TR formatına uygun olarak oluşturulan e-faturalar mali mühür sertifikası ile onaylanır. e-fatura XML belgesi XSD şema kontrolünden geçirilir. XSD şema kontrolünden geçen belge sistemde saklanır. Tüm adımlar sistemde kayıt altına alınır.(Log)

EDM Bilişim E-Fatura Sistemi

20

Txt CSV xls mdb

Txt Xml WS

Office

Elle düzenlenen

faturalar

Giden e-Fatura Arşiv & Raporlama

Gelen e-Fatura Müşteri Yönetimi

E-Fatura Platformu

Saklama

WS U

BL-

TR

Kurumsal Mühür

Yazıcı

EDM Bilişim E-Fatura Sistemi

E-Fatura Entegrasyon Süreci

GiB Başvuru Özel Entegratör

Hizmet Sözleşmesi

Sözleşme İçeriğine Göre Uygulama

Safhası

E-fatura mükellefi e-fatura geçişi ile ilgili GİB’e başvuruda bulunur. Başvuru mükellefin kendisi tarafından ya da mükellefin anlaşmaya varmış olduğu özel entegratör tarafından mükellef adına yapılabilir. EDM Bilişim başvuru için gerekli tüm işlemleri ve belgeleri sunmaktadır. Hazırlanması gereken kurum belgelerinin listesini de sunmaktadır. Mükellef entegrasyon sürecinde özel entegratör ile çalışacağını ve 31.03.2014 tarihi itibariyle e-fatura entegrasyonunu kullanacağını taahhüt edip, portal kullanımının aktif edilmemesini talep edecektir.

1 Gün

22


Hizmet Sözleşmesi


Safhası

E-fatura işlemlerinin EDM Bilişim üzerinden yürütülmesine yönelik mükellef ve EDM Bilişim arasında yapılacak olan sözleşmedir. Sözleşme iki ana kapsamdan oluşur;

* Hizmet: E-fatura hizmetine yöneliktir ve ana hizmet kalemlerini içermektedir.

* Entegrasyon: E-fatura portaline mükellef finans/muhasebe/ERP sistemlerinin entegre edilmesine yönelik sözleşmedir. Entegrasyonun mükellef tarafından veya mükellef sorumluluğunda yürütüldüğü hallerde sözleşmeye eklenmez. Mükellef tarafından yürütüleceği bildirilir.

1 – 2 Gün


23


Hizmet Sözleşmesi


Safhası

EDM Bilişim 3 adet web servisi açar; Gönderilen Fatura Alınan Fatura, Müşteri ve Tedarikçi carilerinin e-fatura mükellefi olma durumunun kontrol edilerek carilerin işaretlenmesi

Mükellef sistemi ile Özel Entegratör arasında veri alış-verişi için data formatı belirlenir (XML, TXT, EXCELL vb.). Bu servislerle ilgili teknik destek mükellefe sağlanır ve web servislerinin bağlantı gerçekleştirilir.

1-5 Gün


24

Sistemlerden Alınacak Veri Formatının

Belirlenmesi ve Veri Alınmasının Hazırlanması

Web Servislerinin Devreye Alınması

E-Fatura Portalında Konfigrasyonların

Tamamlanması Test ve Canlıya Geçiş

Mükellef sisteminden veri alınması ile ilgili entegrasyon süreci gerçekleştirilir; Entegrasyon için EDS (Elektronik Dönüşüm Servisi) atanır. EDS’nin mükellefin ortamına veri akışı için webservis kurulumunu gerçekleştirilir. Entegrasyonun tamamlanması ardından <Test> süreci gerçekleştirilip, mükelleften kabul alındıktan sonra proje tamamlanır ve <canlı geçiş> yapılır.


Hizmet Sözleşmesi


Safhası

1-5 Gün


25

Muhasebe Programlarına Anahtar Teslim Uygunluk

26

ERP Yazılımlarından oluşturulan faturaların, e-Fatura konnektör aracılığı ile alınarak

UBL-TR standardına çevrilmesi, E-faturaların EDM e-fatura entegrasyon sistemine gönderilmesi, İşlemi tamamlanan e-faturaların müşterinin sisteminde arşivlenmesi, Gelen faturalarının EDM e-fatura entegrasyon sisteminden alınması, Gelen e-faturalarının kabul veya reddedilmesi, E-faturalardan giden veya gelen faturaların aratılması / filtrelenmesi,

• Logo • Netsis • Protel-Portal Plus • Datasoft • Mikro • Link • Gen • Canias ERP • YSM • SAP • Aqvilla • Bizmed • Gizsoft • Axapta/Navision • Netsim • Mikro • Link

• Eta • Odeon • Kod Yazılım • İnfinity • CLAS

İsis/BSS

Entegre Çalışan Muhasebe Programları

Teşekkürler

Bilişim

www.edmbilisim.com

Mehmet DEMİRCİ Satış Direktörü

[email protected] 0.545.263 52 74

http://www.edmbilisim.com/

mailto:[email protected]



Software

Edm e fatura ozel entegrasyon