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Die elektronische Dokumentenbox - eDocBox ® mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift (FES nach SigG.) Produktbeschreibung Stand: September 2014

eDocBox® mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift

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Page 1: eDocBox® mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift

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Die elektronische Dokumentenbox - eDocBox®

mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift (FES nach SigG.)

Produktbeschreibung Stand: September 2014

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Für einen Überblick …

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Elektronische Dokumente und die handschriftliche Unterschrift Handschriftliche elektronische Unterschrift Unterschrifts-/Signaturprozesse Was macht die eDocBox®? Nutzen Aspekte zur handschriftlichen elektronischen Unterschrift Integration Sicherheitsaspekte eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone eDocBox® mit Tablet, z.B. iPad 2… App für die eDocBox®-fernSignatur Sie wollen mehr wissen …

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Elektronische Dokumente

Fast alle Dokumente in Textform werden heute elektronisch erstellt. Formulare werden so aufbereitet, das diese elektronisch ausgefüllt werden können. Wozu werden die elektronischen Dokumente in Textform auf Papier ausgegeben, gedruckt? Am häufigsten deshalb, weil diese mit einer Unterschrift versehen werden sollen! Dafür wenige Beispiele … Briefe, weil der Empfänger den Sachverhalt schriftlich mit Unterschrift wünscht Lieferscheine, weil der Empfang durch Unterschrift bestätigt werden soll Verträge, weil der Inhalt mit Unterschrift bestätigt werden soll Anträge, weil mit Unterschrift eine vertragliche Vereinbarung getroffen werden soll Widerrufe, weil mit der Unterschrift die Glaubwürdigkeit nachgewiesen wird Das Gesetz fordert eine Unterschrift Es wird schon immer so gemacht … …

Was macht die Unterschrift so “bedeutend“?

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Die Unterschrift

“Unterschrift (auch Signatur, von lateinisch signatum „das Gezeichnete“ zu signum „Zeichen“) ist die handschriftliche, eigenhändige Namenszeichnung auf Schriftstücken durch eine natürliche Person mit mindestens dem Familiennamen.“ Quelle: Wikipedia 7.2014

Die eigenhändige Unterschrift wahrt die Schriftform, siehe § 126 Abs. 1 BGB. Geregelt ist hier auch die freiwillige, also ohne gesetzliche Notwendigkeit, verwendete Schriftform. Welchen Sinn hat die Unterschrift? den Unterschreibenden erkennbar zu machen die Echtheit zu garantieren die Einmaligkeit zu dokumentieren die Willensbekundung zum Ausdruck zu bringen den Identitätsnachweis zu ermöglichen von Dritten nicht ohne weiteres nachgeahmt werden zu können ... Was unterschrieben wurde, gilt! Oder gilt eben nicht, weil: Das wurde nicht unterschrieben!

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Druck der elektronische Dokumente

Am häufigsten werden die elektronischen Dokumente gedruckt, weil die Willensbekundung mit einer Unterschrift - der handschriftlichen eigenhändigen Namenszeichnung -dokumentiert werden soll. Keiner will die Papier-Dokumente! Es werden Briefe mit den zu unterschreibenden Papier-Dokumenten versandt - in der Hoffnung diese werden unterschrieben zurückgesandt. Kuriere werden beauftragt, zu unterschreibende Papier-Dokumente zu transportieren Prozesse werden “gestylt“, nur damit nicht selber gedruckt werden muss. So werden die elektronischen Dokumente elektronisch, per Mail, versandt. Der Empfänger hat

jetzt die Herausforderung - er darf zum Unterschreiben Papier-Dokumente erzeugen. Auf Internetseiten werden die elektronischen Dokumente zum Download bereitgestellt. Nach

dem Download wieder die Herausforderung des zu Unterschreibenden. Es wird auf Unterschriften verzichtet, obwohl diese sinnvoll wären … Was passiert mit den unterschriebenen “Papier-Dokumenten“?

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Die unterschriebenen Papier-Dokumente

Die unterschriebenen Papier-Dokumente werden gescant - damit diese wieder elektronisch verarbeitet werden können. Nach “autorisierter“ Prüfung der Unterschrift, wer das auch immer sein mag, erfolgt meist die Vernichtung der unterschriebenen Papier-Dokumente. Wir schreiben das Jahr 2014 … Anfang der 90-iger = Tablet-PC mit Stifteingabe Mitte der 90-iger erste = Unterschriftenpads in Deutschland Ab 2007 = Einführung des iPhones Anfang 2010 = Einführung iPad Papier-Dokumente zur Unterschrift kosten Geld Zeit Ressourcen

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Verbreitung Smartphone

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Studie "Digitales Deutschland 2013" (Comscore, Future in Focus) geht dabei aktuell von einem deutschlandweiten Smartphone-Anteil von 51 Prozent aus, Tendenz weiter steigend.

Wie Comscore weiter berichtet, bewegt sich der Smartphone-Anteil unter den gekauften Mobilfunkgeräten bereits bei knapp 80 Prozent.

Die Studienverantwortlichen gehen dabei für die Bundesrepublik Deutschland von rund 31 Millionen Smartphone-Nutzern aus.

Genau auch deshalb:

Die Unterschrift - die handschriftliche eigenhändige Namenszeichnung - als handschriftliche elektronische Unterschrift*) auf … Smartphones Tablets

*) fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nach Signaturgesetz (SigG.)

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Nur die handschriftliche elektronische Unterschrift?

Das alles macht …

die eDocBox® mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift!

Die neue Technik - Smartphone und Tablet - schaffen die Voraussetzungen für die handschriftliche elektronische Unterschrift (eUnterschrift). Die Herausforderungen … Prozessoptierung mit der neuen Technik soll möglich sein Die handschriftlich elektronisch unterschriebenen Dokumente sollen in bestehende

Prozesse und Softwarelösungen “aufgenommen“ werden. Stationäre und mobile Dokumentenprozesse sollen unterstützt werden Medienbrüche, sowohl in der Technik als auch mit den Dokumenten, sollen vermieden

werden

Dokumentenprozesse mit der handschriftlichen elektronischen Unterschrift sparen Geld Zeit Ressourcen

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Was kann mit der eDocBox® gemacht werden? Die eDocBox® ist eine elektronische Dokumentenbox, mit der Dokumente (PDF) in Vorgängen zusammen gefasst bearbeitet auf mobilen Devices, z.B. Smartphone, handschriftlich elektronisch unterschrieben

(fortschrittliche elektronische Signatur nach Signaturgesetz) werden können.

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Benutzerverwaltung Vorgangsverwaltung. Zugriff auf Dokumente durch Smart-webintegration Up- und Download von Dokumenten Versendung von Dokumenten per Mail Teamfunktionen Mail an Dritte mit Dokumenten zur eUnterschrift (eDocBox®-fernSignatur) …

Die eDocBox® kann sofort eingesetzt werden!

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Komponenten der eDocBox®

Editor mit eUnterschrift PDF-Dokumente - bearbeiten und - handschriftlich elektronisch unterschreiben

Dokumentenmappe - wie Editor mit eUnterschrift - Dokumente in Geschäfts- vorgängen verwalten - Dokumente zu den Geschäfts- vorgängen up- und downloaden - Geschäftsvorgänge im Team bearbeiten - Geschäftsvorgänge per Mail versenden - Integration von Web-Links zur Übernahme von Dokumenten -- flexible Integration durch freie Prozessgestaltung

fernSignatur Dritte ohne Benutzerzugang können PDF-Dokumente - bearbeiten und - handschriftlich elektronisch unterschreiben

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Unterstützte Signatur-Devices …

Smartphone in Verbindung mit PC/Notebook als Unterschriften-Pad

iOS ab Version 6.1

Android ab Version 4.x

WindowsPhone

Tablet in der App: wie auf PC/Notebook

Unterschrift auf Tablet, keine weitere Hardware erforderlich

“Öffnen in“ wird unterstützt

iOS iPad ab Generation 2

Android ab Version 4.x

Touchfähige Devices Touch-Displays werden zur Unterschrift genutzt

HTML-Signatur im Browser (EES)

Pen Pads über USB -Anschluß Pen Pads der Firma Signotec (andere auf Anfrage)

Installation von Treibersoftware erforderlich (für die Pen Pads)

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IV./2014: Signatur Pad Alpha wie Pen Pad, A4-Größe

zur Erfüllung der Schriftform (z.B. bei Darlehensverträgen)

eDocBox® eine Software - jedes Devices

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Unterschrifts-/Signaturprozesse

Direktes Signieren im Prozess

Bearbeitung und Unterschrift der Dokumente im Gespräch

synchron

Zeitversetztes Signieren im Prozess

Vorbereitung und Bereit-stellung der Dokumente

Bearbeitung und Unterschrift der Dokumente im Gespräch

asynchron

Verteiltes Signieren im Team eines

geschlossenen Benutzer-kreises

wie “zeitversetztes Signieren“

synchron oder asynchron

fernSignatur ein “Dritter“ signiert, z.B.

Geschäftspartner oder Kunde

Bearbeitung und Unterschrift der Dokumente durch “Dritten“ allein oder geführt in fernmündlicher Beratung

offener Benutzerkreis im B2C oder B2B

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Alleinstellungsmerkmale der eDocBox®

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eDocBox® - mehr als nur eine Unterschriften-Lösung! die Prozessoptimierung mit zu unterschreibenden Dokumenten steht im Vordergrund ▪ Beseitigung von Medienbrüchen durch eine ganzheitliche Betrachtung, PC und mobile Technik mobiler / stationärer Einsatz wo / wann / wer

▪ Befüllen und Leeren der eDocBox® durch Up- und Download von Dokumenten ▪ Übernahme und Übergabe von Dokumenten durch die “Öffnen in“-Funktion auf Tablets ▪ Übernahme von Dokumenten von Webseiten durch Smart-Webintegration ▪ Vorgangsverwaltung mit 1 bis n Dokumenten ▪ Filterfunktion / Suchfunktion ▪ Konfiguration von Prozessen ▪ Vorgangshistorie - was wurde wann, von wem mit dem Dokument gemacht ▪ Mailversand von Dokumenten ▪ Teamfunktionen, u.a. Teilen und Weiterleiten ▪ Abbildung von Arbeitsabläufen für Vorgänge ▪ eDocBox®-fernSignatur für “Dritte“, z.B. Kunden unterschreiben auf ihren eigenen Devices

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Nutzen Teil 1

Sicherheit sichere Dokumenten-prozesse in der eDocBox®

rechtssichere Unterschrift = fortgeschrittene elektronische Signatur nach Signaturgesetz

Messbare Mehrwerte Kosteneinsparungen durch Reduzierung …

Papierverbrauch

des Druckens

von Versand und Porto

von Hardware, Drucker & Scanner

von Software

von Arbeitsaufwand, u.a. für das Scannen und zuordnen

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Nachhaltigkeit Ressourcen sparen …

weniger Papier

weniger Toner

Je nicht gedrucktem DIN A4 Blatt …

ca. 5 Gramm CO2

ca. 200 ml Wasser

einsparen!

Teamwork Effizient Dokumente bearbeiten & unterschreiben …

an jedem Ort

zu jeder Zeit

von jedem im Team

nach definierten Workflow

Keine Wartezeiten bei Abwesenheit von unterschriftsleistenden Personen.

eDocBox® Cloud Private, public oder hybrid Business Cloud

German trusted Cloud für das Betriebsmodell SaaS.

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Nutzen Teil 2

PDF-Formulare editieren Platzierung von Unterschriftenfelder (PDF/A-1 nach ISO 19005:2005) ▪ Stiftauswahl für die handschriftliche elektronische Unterschrift ▪ Wiederholung der handschriftlichen elektronischen Unterschrift vor dem

Speichern jederzeit möglich ▪ Remote-Signatur bei Nutzung von PC/Notebook & Smartphone =

handschriftliche elektronische Unterschrift wird zeitgleich auf PC/Notebook übertragen

▪ Tablet kann als Unterschriften-Pad aktiviert werden ▪ für die Dokumente können parallel geführte XML-Daten für das Backend

bereitgestellt werden ▪ UI - Customization der gesamten Applikation ▪ einfachste Systemintegration durch ausgereifte Schnittstellen

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Aspekte zur handschriftlichen elektronischen Unterschrift

GPS-Daten zur Unterschrift: Bei einem mobilen Endgerät mit GPS-Sensor lassen sich die GPS-Koordinaten und die Uhrzeit automatisch mit in die digitale Signatur einbetten.

Hohe Sicherheit: Die mit der eDocBox® signierten Dokumente sind gegen Manipulation und Missbrauch geschützt und können z. B. mit dem Adobe Reader geprüft werden.

ISO-konform: PDF/A-1 nach ISO 19005:2005 Zertifikate: Unterstützung von X.509 / PKCS#7 Ergonomie: Einfache und intuitive Handhabung durch vertraute Bedienelemente. Gesten-Bedienung: Zoomen etc. erfolgt wie gewohnt über die Gestik. Schreib-Charakteristik: Nicht nur das Bild in der Unterschrift, sondern die gesamte

Biometrie wird im Dokument gespeichert. Die Verschlüsselung erfolgt über den RSA-Standard und der private Schlüssel ist sicher hinterlegt (z.B. bei einem Notar).

Foto zur Unterschrift: Bei einem mobilen Endgerät kann ein mit der Kamera aufgenommenes Bild in die digitale Signatur eingebettet und dort angezeigt werden.

In der Versicherungswirtschaft BiPRO-konform: Norm 262 definiert das Verfahren zur Leistung von Unterschriften in Geschäftsprozessen der Versicherungswirtschaft, in denen Dokumente mit der Notwendigkeit zur Abgabe einer Willenserklärung verwendet werden.

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Systemintegration

Smart Integration Durch das konfigurierbare Einbinden von Web- Applikationen:

Dokumente in Prozesse einbinden - ohne zu programmieren

X-Callback Unterstützung

WebService API Die sicheren Webservice- Schnittstellen sind die Basis der einfachen Integration der eDocBox® in IT-Systeme …

ERP

CRM

DMS etc.

Komponenten - SDK Phone Gap Adapter und native Komponenten für

iOS

Android

Windows

ermöglichen die Integration in beliebige Apps

BPM X4 Adapter Mehr als 200 ausgereifte X4-Adapter ermöglichen das Einbinden der eDocBox® in gewachsene IT-Infrastrukturen, z.B.

SAP

Navision

Siebel

u.v.m.

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App ist nativ Keine persistente Datenhaltung Kommunikation mit dem Server per SSL Prüfung des Fingerprints des Serverzertifikats möglich Zusätzliche Verschlüsselung der Signaturdaten zum Transfer möglich Exportmöglichkeiten für Dokumente aus der App abschaltbar Einschränkung der Kopiermöglichkeit von Daten aus Dokumenten Erkennung von gerouteten Geräten möglich Einbindung von unternehmenseigenen Authentifizierungsmechanismen App enthält keine Zertifikate für die Verschlüsselung der Unterschrift

Sicherheitsaspekte - Signaturprozess in der eDocBox® App

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Zertifikate in Keystores hinterlegt Privater Schlüssel für die Signatur des Dokuments (Prüfung auf Integrität)

sicher auf dem Server hinterlegt Öffentlicher Schlüssel für die Verschlüsselung der biometrischen

Unterschriftendaten sicher auf dem Server hinterlegt Privater Schlüssel für die Entschlüsselung der biometrischen

Unterschriftendaten bei einem vertrauenswürdigen Dritten z.B. Notar Integritätsprüfung beim Öffnen bereits teilweise unterschriebener

Dokumente. Im Manipulationsfall Unterbindung der Erfassung weiterer Unterschriften

Eindeutige Zuordnung Dokument und Unterschriften über IDs Speicherung der biometrischen Daten ausschließlich im Dokument Keine lokalen persistenten prozessbezogenen Daten im eDocBox Server

Sicherheitsaspekte - Signaturprozess auf dem eDocBox® Server

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Die eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone …

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Die eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone …

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Die eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone …

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Die eDocBox® mit Tablet, z.B. iPad 2 …

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Die eDocBox® mit Tablet, z.B. iPad 2 …

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Für die fernSignatur - schon jetzt die App*) eDocBox

eDocBox® für iPhone und iPad

eDocBox® für Android Geräte

*) Für die eDocBox® fernSignatur kostenfrei // für weitere Funktionen Kontakt aufnehmen

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