ADMINISTRASI PSWADMINISTRASI PSW

Tinjauan tentang… Tujuh tertib administrasi......

TERTIB ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

5W 1H5W 1H

JENIS SURATJENIS SURAT

SIRKULASI SURAT

Adab Pembuatan & Penandatanganan Surat

Berusaha sekuat mungkin menerapkan dalam hati Ajaran Wahidiyah selama membuat konsep dan atau mengetik surat. Membaca Basmalah pada saat mulai. Jika ada kesempatan waktu, dianjurkan bermujahadah lebih dahulu.Memilih kata yang tepat dan susunan kalimat yang tidak terlalu memanjang agar mudah dipahami oleh si pembaca surat.Naskah surat yang sudah jadi, dibaca ulang, apabila perlu lebih dari satu kali, dikoreksi kata demi kata.Singkatan nama pembuat konsep dan pengetik surat seyogyanya dituliskan di pojok kiri bawah surat, dengan ukuran huruf lebih kecil dari ukuran huruf dalam surat.Misal : pembuat konsep Rahmat Hasan, pengetik surat Abdul Hadimaka dituliskan : rh/ahSebelum bertandatangan membaca YAA SAYYIDII YAA ROSUULALLOOH 3 X dan FAFIRRUU ILALLOOH 3 X kemudian ditiupkan pada surat. Begitu juga ketika menyetempel dan ketika memasukkan surat ke dalam amplop.

TERTIB ADMINISTRASI RAPAT KERJA

Administrasi Rapat

TERTIB ADMINISTRASI INVENTARIS BARANG

BUKU INVENTARIS BARANG

NoNama

Barang

Keadaan Barang

JumlahTempat

PenyimpananAsal Dari

Dimiliki Sejak

Nilai Barang

Rp.Ket.

Baik Rusak

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10                   

TERTIB ADMINISTRASI INVENTARIS KEGIATAN

TERTIB ADMINISTRASI KEUANGAN

TERTIB ADMINISTRASI LAPORAN

Tgl

SURAT MASUK SURAT KELUAR

Asal Surat No. Surat Tgl. Surat PerihalDikirim Untuk

No. Surat

Tgl. Surat Perihal

1 2 3 4 5 6 7 8 9

                 

(1) BUKU AGENDABuku Agenda berfungsi untuk mencatat dan

mendokumentasi surat-surat yang masuk dan diterima, maupun surat-surat keluar yang dikirimkan kepada pihak-pihak atau instansi lain.

Contoh buku agenda

Keterangan :Kolom 1 : diisi tanggal pada saat dilakukan pencatatan.Kolom 2 : diisi dari mana asal surat diterima atau pengirim surat.Kolom 3 : diisi nomor surat yang diterima.Kolom 4 : diisi tanggal yang tertulis dalam surat masuk.Kolom 5 : diisi perihal dan maksud pokok surat.Kolom 6 : diisi tujuan surat dikirim untuk siapa.Kolom 7 : diisi nomor surat yang dikirimkan.Kolom 8 : diisi tanggal yang tertulis dalam surat keluar.Kolom 9 : diisi perihal dan maksud pokok surat.

(2) BUKU EKSPEDISIBuku Ekspedisi berfungsi sebagai alat bukti pengiriman

surat-surat keluar yang dikirimkan kepada pihak-pihak atau instansi lain. Selain itu, dapat berfungsi untuk dokumentasi kegiatan pengiriman surat keluar.

NO Tanggal Surat No. Surat Perihal TujuanDITERIMA

Tanggal Oleh Tanda tangan

1 2 3 4 5 6 7 8               

Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 2 : diisi tanggal surat yang dikirimkan.Kolom 2 : diisi tanggal surat yang dikirimkan.Kolom 3 : diisi nomor surat yang dikirim.Kolom 3 : diisi nomor surat yang dikirim.Kolom 4 : diisi perihal dan maksud pokok surat.Kolom 4 : diisi perihal dan maksud pokok surat.Kolom 5 : diisi tujuan surat dikirim untuk siapaKolom 5 : diisi tujuan surat dikirim untuk siapaKolom 6 : diisi tanggal diterimanya surat.Kolom 6 : diisi tanggal diterimanya surat.Kolom 7 : diisi nama dan jabatan si penerima Kolom 7 : diisi nama dan jabatan si penerima surat.surat.Kolom 8 : diisi tanda tangan si penerima surat.Kolom 8 : diisi tanda tangan si penerima surat.

 TANDA TERIMA

SURAT DPP PENYIAR SHOLAWAT WAHIDIYAH

Kepada Yth : BAPAK KAPOLRI DI JAKARTA

Nomor Surat : 468/F/DPP PSW-42/VII/2011

Tanggal surat : 23 Juli 2004

Perihal : PEMBERITAHUAN MUJAHADAH KUBRO

______________ 2011

Penerima, 

___________________

LAPORAN KEUANGANBADAN PEMBINAAN WAHIDIYAH PUSAT

BULAN SEPTEMBER 2011

Tgl UraianTanda Bukti

Pemasukan Pengeluaran Saldo

1 2 3 4 5 60102

Saldo akhir bulan Agustus 2006Biaya Rapat Kerja Badan

12

3.250.000.- 

-400.000.-

3.250.000.-2.850.000.-

  Jumlah - 3.250.000.- 400.000.- 2.850.000.-

 

  

Mengetahui,Ketua DPP PSW

 _____________

Jombang, 30 September 2011 

BADAN PEMBINAAN WAHIDIYAH PUSAT 

Ketua  

_____________

  Bendahara,  _____________

_

 

Keterangan :Kolom 1 : diisi tanggal pada saat dilakukan pencatatan.Kolom 2 : diisi uraian keterangan transaksi keluar masuknya keuangan.Kolom 3 : diisi kode kwitansi/nota transaksi keluar masuknya keuangan.Kolom 4 : diisi nominal uang yang diterima, berapa rupiah.Kolom 5 : diisi nominal uang yang dikeluarkan, berapa rupiah.Kolom 6 : diisi saldo akhir harian, setelah terjadinya transaksi keuangan.

Buku notulen rapat berfungsi untuk mencatat jalannya kegiatan rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan keputusan serta penutupan, dibuat di atas kertas ukuran folio, dan dikirim kepada seluruh personil Badan dan Kabid yang bersangkutan.

No Waktu Tempat AgendaUraian

PembahasanKesimpulan / Keputusan

Catatan( Peserta,

Pimpinan Rapat, dll)

1 2 3 4 5 6 7

1 11.00 Wib

Kantor DPP PSW

1. Persiapan Muj. Kubro

1. Membahas petugas acara. 

1. Mujahadah Kubro dilaksanakan tanggal 22 s.d 26 Mei 20042. Susunan Acara terlampir 1.

 

2. Membahas tamu VIP  

1. Muj.Kubro yad mengundang Presiden dan Pejabat Pemprov Jatim

2. Ormas dan orsosopol tk Jatim dan tk Kab. Jombang

3. membentuk Panpel Susunan panitiaKetua : H Moh. Ishaq HM Budi Santoso,SH H Aghis WahidiyawantoSekretaris : M Ali ridlo MukrominBendagara : Nur MuhammadDan ditambah Seksi-Seksi

Keterangan :Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 2 : diisi hari, tanggal, dan jam berlangsungnya rapat organisasi.Kolom 3 : diisi tempat acara rapat dilaksanakan.Kolom 4 : diisi agenda acara rapat yang akan dibahas.Kolom 5 : diisi catatan hal-hal penting yang dibicarakan selama rapat.Kolom 6 : diisi kesimpulan atau butir keputusan yang disepakati dan disetujui.Kolom 7 : diisi tentang peserta yang hadir, pimpinan rapat, dan lain-lain.

Buku Agenda berfungsi untuk mencatat dan inventarisir barang benda bergerak yang dimiliki dan dikelola oleh organisasi.

No Nama Barang

Keadaan Barang

JumlahTempat

PenyimpananAsal Dari Dimiliki Sejak

Nilai BarangRp.

Ket.Baik Rusak

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1   2

Tanah Sawah   Terop

baik   baik   

-   --

28.800.000 m2   3 unit

Letak di Dusun Mejono, Gurah,Kediri Gudang PSW

Pembelian   Sumbang dari Bp…….

April 2005   Juli 2005

450.000.000.-   

10.000.000.-

Dalam proses sertivikasi --

Keterangan :Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 2 : diisi nama barang yang dimiliki.Kolom 3 : diisi angka sejumlah barang yang kondisi keadaannya baik.Kolom 4 : diisi angka sejumlah barang yang kondisi keadaannya rusak.Kolom 5 : diisi angka seluruh jumlah barang yang baik dan yang rusak.Kolom 6 : diisi tempat atau lokasi penyimpanan.Kolom 7 : diisi cara memperoleh barang, pembelian atau sumbangan.Kolom 8 : diisi tanggal memperoleh barang pertama kali.Kolom 9 : diisi nominal uang senilai barang pada saat diperoleh, berapa rupiah.Kolom 10 : diisi catatan atau informasi yang perlu mengenai barang.

Buku Inventaris Kegiatan berfungsi untuk mencatat dan menginventarisir semua jenis kegiatan yang dilakukan oleh pengurus organisasi.

NoNama

KegiatanManfaatKegiatan

LokasiJumlahPeserta

HasilKegiatan

SifatWaktu

Pelaksanaan

BIAYAPenanggung

JawabRp Sumber

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 111 Audensi Peningkatan

hubungan yang lebih baik.

Kantor Menkes RI Jakarta

2 orang 1. Bantuan Klinik Wahidiyah Penting 23-Sep. 2006 1000.000.- SPMU Ketua Umum

Keterangan :Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 2 : diisi nama kegiatan yang dilakukan.Kolom 3 : diisi manfaat yang diraih dan dirasakan atau ditimbulkan.Kolom 4 : diisi tempat kegiatan dilaksanakan.Kolom 5 : diisi angka sejumlah orang yang terlibat atau jumlah peserta.Kolom 6 : diisi dengan tingkat keberhasilan atau kesuksesan.Kolom 7 : diisi sifat kegiatan, baru, lanjutan atau rutinitas.Kolom 8 : diisi hari, tanggal dan jam pelaksanaan atau berapa lamanya.Kolom 9 : diisi nominal jumlah uang yang dipergunakan membiayai.Kolom 10 : diisi sumber dana yang diperoleh, kas, sumbangan, dll.Kolom 11 : diisi nama penanggung jawab kegiatan.

No.Nama

LengkapTempat & Tgl.

LahirPendidikan

Jabatan dalam Pengurus

Pekerjaan PokokDiklat

Yang pernah diikuti

Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8     

            

         

Keterangan :Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 2 : diisi nama lengkap sesuai dengan KTP.Kolom 3 : diisi nama kota kelahiran dan tanggal kelahiran.Kolom 4 : diisi nama sekolahan dan tahun lulus.Kolom 5 : diisi jabatan dan tahun periode.Kolom 6 : diisi jenis pekerjaan.Kolom 7 : diisi jenis Diklat dan tahun pelaksanaannya.Kolom 8 : diisi catatan atau informasi yang perlu mengenai pengurus.

Buku Inventaris Kegiatan berfungsi untuk mencatat dan menginventarisir pengurus PSW dari masa ke masa