SISTEMA DE REGISTRO

DE INVENTARI

OS.

Por:Alejandra Josefina

Rangel Rangel.

A continuación se expondrán los temas siguientes:

¿Qué es el Sistema de Registro de Inventarios?

Objetivos de los Inventarios.Cuentas que se Relacionan con los

Inventarios.Tipos de Inventarios.

Diferentes Puntos de Vista sobre el Inventario.

Control de Inventario.Administración de los Inventarios.Métodos de Costeo de Inventarios.

Sistemas de Información e Inventarios.

Contenido de la Presentación.

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS?

Para conocer a fondo este concepto, es necesario definirlo por partes:

Sistema: se dice que es el conjunto de elementos que interactúan entre sí, y que esta relación de

los factores, le lleva a generar un resultado. Registro: consiste en el almacén y orden de diversos datos, para su posterior uso en la toma

de decisiones. Inventario: es el conjunto –o cantidad- de

determinados recursos con que se cuentan, y que se destinan a tal actividad.

Por otra parte, de acuerdo con el Boletín C-4 de la Comisión de Principios de

Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos el rubro de

inventarios lo constituyen “los bienes de la empresa destinados a la venta o a la producción para su

posterior venta, como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros

materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o

las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal

de operaciones.”

En otras palabras… Cuando se habla de un sistema de registro de inventarios, se hace

referencia a la cantidad de materias con que

cuenta la organización, indispensables para

llevar a cabo sus actividades cotidianas.

Objetivos de los Inventarios.

Los objetivos primordiales que conllevan la elaboración y uso de los inventarios son:

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.

Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los

mismos. Permitir satisfacer correctamente las necesidades reales

de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado.

Cuentas Relacionadas con Cuentas Relacionadas con los Inventarios.los Inventarios.

Inventario (inicial): representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable.

Compras: se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas o producirlas con fines de lucro.

Devoluciones en compra: es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia.

Gastos de compras: son gastos extras que incluye la adquisición de materias, como los fletes y acarreos, seguro, carga y descarga.

Ventas: esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en ventas: esta cuenta controla todas las mercancías que el cliente devuelve a la empresa.

Descuentos sobre compra: son los porcentajes que los proveedores descuentan a las compras de la organización por pronto pago.

Descuentos sobre ventas: son los porcentajes que la empresa descuenta a las compras que realizan los clientes (o ventas que hace la compañía).

Inventario (final): representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que terminó el periodo contable.

Estos son:Inventario de materia prima: comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado.Inventarios de producción en proceso: es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

Tipos de Inventarios.

Inventario de productos terminados: Comprende los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos, alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.

Inventario de mercancías en consignación: que incluye a la vez:

Materias primas secundarias.Artículos de consumo destinados para ser

usados en la operación de la industria, como los combustibles y lubricantes.

Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y

aparatos operativos.

Inventario de Seguridad:

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el

aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de

servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las

demoras de la entrega.

Estos son los diferentes puntos de vista que tienen los diferentes administradores sobre el inventario:

Administrador Financiero: es ideal para él mantener los niveles de los inventarios bajos para tener la

seguridad de que el dinero de la empresa no se está invirtiendo de manera imprudente.

Administrador de Manufactura: su deber consiste en poner en marcha el plan de producción para obtener

la cantidad deseada de los bienes terminados, de calidad aceptable y a bajo costo.

Administrador de Compras: se relaciona únicamente con los inventarios de materias primas. Debe tener a

la mano las cantidades correctas en los momentos más oportunos.

¿Cuál es el Punto de Vista del Administrador de Mercadotecnia?

Él preferiría tener grandes niveles de inventario de los productos terminados de la empresa. Esto garantizaría que todos

los pedidos se surtieran con rapidez, eliminando los pedidos pendientes

debidos a desabastos.

Control del Inventario.

Para poder tener un correcto orden el los inventarios, es necesario llevar a cabo 7

etapas:Planeamiento.

Compra u Obtención.Recepción.Almacenaje.Producción.Embarques.

Contabilidad.

Planeamiento: consiste en determinar las necesidades en cuanto a los inventarios, es decir, saber cuáles deben ser los materiales, los costos que implican, el tratamiento para su conservación, etc.Compra u Obtención: fundamenta el estipular los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Recepción: debe ser responsable en cuanto a la aceptación de los materiales recibidos, la elaboración de informes (notificación del recibimiento ), y el envió de las mercancías a los almacenes o lugares determinados.Almacenaje: contempla la comprobación de los materiales recibidos, su guarda y protección, y extracción de los mismos por órdenes de salida.

Producción: es prácticamente la transformación de los materiales en productos terminados, listos para llegar al consumidor.

Embarques: consiste en llevar a cabo la elaboración de la documentación para que las mercancías puedan salir y ser distribuidas.

Contabilidad: es mantener el control contable sobre los costos, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción, y venta.

Administración de los

Inventarios.

El objetivo de administrar los inventarios, consiste en rotarlo tan rápido como sea posible sin perder ventas debido a desabastos. A continuación se mostrarán las técnicas más comunes para la administración de los mismos.

El Sistema ABC.

Esta técnica de administración de los inventarios consiste en

dividirlo en tres grupos: A, B y C, en orden descendiente de

importancia y nivel de supervisión, con base en la

inversión realizada en cada uno. Es así que “A” incluye artículos

con la mayor inversión; el “C” son las mercancías con menor

inversión; mientras que el “B”, es un término intermedio entre A y C.

EL MODELO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO (CEP).

Es una técnica que consiste en determinar el tamaño óptimo del pedido

de un artículo, que es el tamaño que disminuye al mínimo el total de sus

costos de pedido y costos de mantenimiento.

Costos de pedido: son los costos administrativos fijos de la solicitud y

recepción de un pedido de inventario. Costos de mantenimiento: son los costos

variables por unidad de un artículo mantenido en inventario durante un periodo

específico.

Sistema Justo a Tiempo (JIT).

Esta técnica disminuye al mínimo la inversión en inventario

haciendo que los materiales lleguen justo en el momento en

que se adquieren para la producción.

Sistema de planificación de materiales (MRP).

Aplica los conceptos del modelo CEP y una computadora para comparar las necesidades de producción con los saldos de inventario disponibles y

determinar cuándo deben solicitarse los pedidos de diversos artículos de la lista de materiales del producto.

Sistemas Computarizados para el

Control de Recursos.

Planificación de recursos de manufactura II (MRP II).

Complejo sistema computarizado que integra datos de muchas áreas, como

finanzas, contabilidad, mercadotecnia, ingeniería y manufactura, y genera

planes de producción, así como numerosos recursos financieros y

administrativos.

Planificación de recursos empresariales (ERP).

Es un sistema computarizado que integra electrónicamente la

información externa sobre los proveedores y clientes de la empresa

con los datos departamentales de ésta, de tal manera que la

información sobre todos los recursos disponibles (humanos y materiales) se obtengan instantáneamente de

modo que se eliminen los retrasos en la producción y los costos de

controles.

MÉTODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS.

Los métodos más comunes son:Costo Unitario Específico: algunas

empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera

individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario

específico de la unidad en particular.

Costo Promedio Ponderado: Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto

es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de

estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el

número de unidades disponibles.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe

llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad

utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados

para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que

entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso

se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en

los costos de las compras más recientes.

Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El método

últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por

compras de un inventario en particular. Bajo este método, los

últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este

método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el

inventario final.

Sistemas de Información e Inventarios.

En este apartado se hará mención de algunos sistemas de

información (softwares) que actualmente ayudan a miles de administradores a facilitar las

labores de inventariado…

Sistematic: Inventario y Facturación 8.0

Sistematic es un sistema de gestión de almacén y facturación en español, orientado para comerciales, empresas de distribución, importadoras, mercados, ferreterías, farmacias, librerías, fábricas, talleres, etc.

Sistematic cuenta con una interfaz muy sencilla y fácil de utilizar, que te brinda las siguientes posibilidades:- Control de clientes, proveedores y cuentas por cobrar.- Emisión de facturas, boletas, guías de remisión y notas de crédito.- Registro de pagos a cuenta.- Cambio de monedas.- Entorno multiusuario.- Soporte para múltiples almacenes.

Solinpro es una aplicación, totalmente en español, creada para llevar la gestión profesional a gran escala de multiempresas que

dispongan de varios almacenes.

Desde Solinpro se puede gestionar cada punto de venta, llevar la facturación, hacer inventario, generar informes, crear

estadísticas por diferentes criterios, llevar la gestión de los ingresos, así como el control del stock de cada uno de los

almacenes; tiene capacidad para aplicar diferentes filtros en las búsquedas de los artículos, permite el envío de SMS, etcétera.

FórmulaGES 1.34.0FórmulaGES 1.34.0Un paquete integrado de gestión empresarial para Windows.

El programa lleva integrado:

- Ventas: presupuestos, Pedidos, Proformas, Albaranes y Facturas. Múltiples criterios de facturación.

- Compras: pedidos, Albaranes y Facturas. Múltiples criterios de facturación.

- Gastos: facturas de proveedores o acreedores sin albaranes: sólo requiere procesar los datos del pie de la factura.

- Gestión de stocks: multialmacén, que permite conocer el inventario de cada almacén.

Stock es una herramienta para Windows e Internet, especialmente diseñada para control de inventarios capaz de adaptarse a cualquier

producto con o sin caducidad, según lo requiera tu empresa o comercio. Stock te permite manejar tus productos utilizando

cualquier unidad de medida, así como números de serie y lote.

Dentro de las posibilidades que Stock ofrece, podrás:

- Llevar el inventario al día con fechas de altas y bajas de un número ilimitado de productos.

- Mantener organizada tu cartera de proveedores.- Estar al tanto de las fechas de caducidades de la mercancía en

existencia, eliminando así las posibilidades de pérdidas por vencimiento de productos.

- Originar lista de pedidos y enviar vía Internet a tus proveedores.

Cierre de la Presentación.

La anterior exposición tuvo como objetivo primordial el hablar a grandes rasgos

acerca del sistema de registro de inventarios, abordando a la vez su concepto, control, métodos para

determinarlo, administración, las cuentas que se le relacionan, además de los actuales softwares que facilitan el

inventariado.