การจดการขอมล

การจดการขอมลปจจบนขอมลขาวสารนนมอยมากมาย องคกรมความจ าเปน

อยางยงทจะตองน าขอมลขาวสารนนมากลนกรองหรอประมวลผล เพอใหสามารถอยในรปแบบทสามารถเขาใจไดงาย มความถกตองและมความเปนปจจบนทสามารถสะทอนความจรงไดมากทสด นนกหมายถง สารสนเทศ (Information) นนเอง สารสนเทศ จงเปนกญแจส าคญในการสรางกลยทธขององคกร ทจะท าใหองคกรประสบความส าเรจหรอลมเหลวได

ขอมล (Data)ความหมายขอมล (Data)

ขอเทจจรงทเกยวกบบคคล สถานท สงของหรอเหตการณทสนจจขอมลอาจไดมาจากการสงเกต การวด การนบ การชง หรอการตวงขอมลเปนไดทงตวเลข ขอความ หรอขอความปนตวเลขทส าคญขอมลเปนสงทเปนความจรงมากทสด โดยทวไปขอมลเกดขนอยางไมเปนระเบยบ จงตองการจดระเบยบขอมล เพอจหสามารถจชประโยชนจากขอมลไดการประมวลผลดวยระบบคอมพวเตอรจะตองมการจดระเบยบขอมลหรอจดกลมขอมลตามหลกการบางอยางกอน

ขอมล (Data)

• เปนแหลงก าเนดของขอมลทอยภายในองคกร

• ขอมลทไดมานนอาจมาจากพนกงานหรอทมอยแลวในองคกร

• ขอมลเหลานจะใหขอมลทเกยวของกบขอเทจจรงตาง ๆ ภายในองคกรแตเพยงอยางเดยว

• อาจะเปนขอมลทเปดเผยใหกบบคคลภายนอกทราบหรอไมกได

• เชน ยอดขายประจ าป ขอมลผถอหน รายงานก าไรขาดทน รายชอพนกงาน

แหลงขอมลภายใน

• เปนแหลงก าเนดขอมลทมอยภายนอกองคกร

• โดยทวไปแลวสามารถน าขอมลตาง ๆ เหลานนมาใชประโยชนในองคกร หรอน ามาใชกบการประมวลผลดวยคอมพวเตอร เพอใหไดระบบงานทสมบรณขน

• สามารถหาขอมลไดจากบรษทผใหบรการขอมล จากหนงสอพมพ วทย หรอสออน ๆ

• เชน เจาหน อตราดอกเบยสถาบนการเงน กฎหมายและอตราภาษของรฐบาล

แหลงขอมลภายนอก

แหลงขอมล

ขอมล (Data)

ความถกตอง (Accuracy) ขอมลทดตองมความถกตอง เพอใหสามารถน าเอาไปใชประโยชนไดหาก

ความรวดเรวและเปนปจจบน (Update) ขอมลทดจ าเปนตองมการปรบปรงแกไขใหมความเปนปจจบนอยเสมอ

ความสมบรณ (Complete) ขอมลทสามารถตอบสนองความตองการของผใช

ตรงตามความตองการ (Relevance) และสอดคลองตามความตองการ

สามารถตรวจสอบได (Verifiable) ทงกระชบและชดเจน มทมานาเชอถอ

1.

2.

3.

4.

5.

คณสมบตของขอมลทด

ขอมล (Data)

หนวยทเลกทสดทคอมพวเตอรสามารถเขาจจได คอ บต มการจดการขอมลจหมลกษณะโครงสรางลดหลนกนอยางเปนระบบ เรมตงแต

บต (Bit) คอ เปนหนวยท เลกทสดของขอมลทคอมพวเตอร ประกอบดวยเลขฐานสอง คอ 0 และ 1 เทานน

ไบต (Byte) หรอ อกขระ (Character) คอ การน ากลมของบต 8 Bits มารวมกนเปนตวอกษร ตวเลขหรอสญลกษณพเศษ

1.

2.

โครงสรางของขอมลในระบบคอมพวเตอร

ขอมล (Data)

ฟลด (Field) คอ ขอมลทประกอบดวยอกขระ เพอจหสามารถสอความหมายตามทผจชตองการ

ระเบยน (Record) คอ การรวมกลมของฟลดหลายๆ ฟลดทมความหมายเกยวพนกนมารวมกนอยางมความหมาย

ไฟล หรอแฟมขอมล (File) คอ เปนการรวมกนของระเบยนหลาย ๆ ระเบยนทเกยวพนกนมารวมกน

ฐานขอมล (Database) คอ กลมของแฟมขอมลทมความสมพนธกนมารวมกน และสามารถดงขอมลมาจชรวมกน

3.

4.

5.

6.

โครงสรางของขอมลในระบบคอมพวเตอร

ขอมล (Data)

โครงสรางล าดบชนของขอมล

ขอมล (Data)

1.

2.

การประมวลผลแฟมขอมลกบระบบฐานขอมล

การประมวลผลแฟมขอมล (File Processing) หมายถง หมายถง การจดเกบแฟมขอมลดวยคอมพวเตอรยคแรก ๆ มรปแบบจดเกบคลายการจดเกบแฟมเอกสารดวยมอ ตางกนทเกบไวจนคอมพวเตอรเทานน แตเดมองคกรตาง ๆมกจดเกบเอกสารไวจนแฟมเอกสาร ซงมความเกยวของกนทางดานขอมลนอยหรออาจไมมเลยการประมวลผลแฟมขอมลจะเนนการออกแบบประยกตจชกบงานของตวเอง ไมเนนจหแตละฝายมาจชงานรวมกน

ขอมล (Data)

(ก) ระบบการประมวลผลแฟมขอมลของระบบการลงทะเบยนนกศกษา(ข) ระบบการประมวลผลแฟมขอมลของระบบกองทนกยมเงนเพอการศกษา

ขอมล (Data)

1.

2.

การประมวลผลแฟมขอมลกบระบบฐานขอมล

ระบบฐานขอมล (Database System) หมายถง การเกบรวบรวมแฟมขอมลทมความสมพนธกนไวดวยกน

โดยมระบบการจดการฐานขอมลชวยจนการจดเกบและเรยกจชขอมล

ท าจหเกดสารสนเทศทน าไปจชประโยชนตอองคกรได

ขอมล (Data)

แฟมขอมลทน ามาเกบรวมกนอยในรปของฐานขอมล

ระบบฐานขอมล(Database System)

1.

2.

คอ การจดเกบขอมลทมความเกยวของหรอสมพนธกนอยางเปนระบบโดยผจชสามารถเรยกจชขอมลจนลกษณะตางๆ ไดอยางมประสทธภาพ ไดแก การเพม การลบ การแกไขขอมล ตลอดจนการเรยกจชขอมลฐานขอมลจะถกจดเกบไวทหนวยศนยกลาง (Centralized Database System)ขอมลทงหมดจะถกจดเกบแบบรวมขอมลเชอมเปนระบบเดยวโดยมซอฟตแวรทชวยจนการจดการฐานขอมล เรยกวา ระบบจดการฐานขอมล (DBMS)ซงจะชวยจนการสราง จดเกบ เรยกดขอมล และควบคมขอมลจนฐานขอมล

ความหมายของฐานขอมล

ระบบฐานขอมล(Database System)

1.

2.

ประโยชนของฐานขอมลลดความซ าซอนของขอมล (Redundancy) การจดเกบขอมลจนลกษณะแฟมขอมลอาจมขอมลเดยวกนถกจดเกบอยหลายแหง ท าจหเกดความซ าซอนของขอมล1.หลกเลยงความขดแยงของขอมล (Inconsistency) การเปลยนแปลงแกไขขอมลจนอกแฟมหนง แตอกแฟมหนงไมไดเปลยนแปลง ท าจหขอมลนนมความแตกตางกน 2.สามารถจชขอมลรวมกนได (Share Data) โปรแกรมทมอยแลวสามารถจชขอมลรวมกนได และถามโปรแกรมจหมเขามาจนระบบกสามารถเรยกจชขอมลทมอยจนฐานขอมลได 3.สามารถควบคมมาตรฐานของขอมลได (Standard) การจดเกบขอมลมารวมกนไวเปนฐานขอมล ท าจหผบรหารฐานขอมลทควบคมดแลการจชระบบฐานขอมล สามารถก าหนดมาตรฐานของฐานขอมลขนมาได

4.

ระบบฐานขอมล(Database System)

1.

2.

ประโยชนของฐานขอมล (ตอ)สามารถปองกนความปลอดภยของขอมลได (Security) จนระบบฐานขอมลสามารถปองกนไมจหผจชทไมมสทธมาจชขอมลจนระบบได5.สามารถควบคมความถกตองของขอมลได (Integrity) การท าจหขอมลมความถกตอง เนองจากการปอนขอมลเขาสฐานขอมลอาจมการปอนขอมลผดพลาดได 6.สามารถปรบความตองการของผจชจหเขากนได (Conflicting Requirements) เนองจากผจชทงหมดจนองคกรจชขอมลรวมกนจนระบบฐานขอมลเดยวกน และผจชแตละคนตองการจชขอมลจนลกษณะทแตกตางกนดวย

7.

เกดความเปนอสระของขอมล (Data Independence) ความเปนอสระของขอมล หมายถง ขอมลทจดเกบจนระบบฐานขอมลจะไมขนอยกบสอบนทกขอมล

8.

ระบบฐานขอมล(Database System)

1.

2.

ระบบจดการฐานขอมล

ระบบจดการฐานขอมล (Database Management System: DBMS) คอ ซอฟตแวรส าหรบจดการฐานขอมล ท าหนาทเปนตวกลางระหวางผจชกบระบบฐานขอมล ท าหนาทจนการสราง จดเกบ เ รยกดขอมล และควบคมขอมลจนฐานขอมล

ระบบฐานขอมล(Database System)

1.

2.

ระบบจดการฐานขอมล (ตอ)

ซอฟตแวรทท าหนาทเปนระบบจดการฐานขอมลทนยมน ามาจชจดเกบขอมลส าหรบการคนหา เรยกจช และแกไขขอมล เชน DB2 ของบรษท IBM, ORACLE ของบรษท Oracle, SYBASE ของบรษท Sybase, INGRES ของบรษท Ingres Division of The ASK Group และ Microsoft Access ของบรษท Microsoft แตละผลตภณฑจะท างานบนฮารดแวรและซอฟตแวรทตางกนไปปจจบนยงมซอฟตแวรระบบจดการฐานขอมลทสามารถดาวนโหลดมาจชไดโดยไมตองเสยคาจชจาย เรยกวา Open Source เชน MySQL, PostgreSQL และ Berkeley DB เปนตน

ระบบฐานขอมล(Database System)

1.

2.

ระบบจดการฐานขอมล (ตอ)

ภาษามาตรฐานทเปนสวนประกอบส าคญของระบบจดการฐานขอมล เชน ภาษา SQL (Structure Query Language) ภาษานมการจชงานเปนอยางมากจนปจจบน เนองจากมรปแบบทเปนภาษาองกฤษงายจนการท าความเขาจจ

การประมวลผลขอมล

1.

2.

การประมวลผลขอมล คอ การเปลยนรปแบบของขอมลดบใหเปนสารสนเทศ ไมวาจะประมวลผลดวยมอ หรอใชเครองคอมพวเตอร

ความหมายการประมวลผลขอมล

การประมวลผลขอมล

1.

2.

วธการประมวลผลขอมล1. การเรยงล าดบขอมล (Data Sorting) คอการน าขอมลมาจดเรยงตามล าดบ หรอตามฟลดทตองการ

2. การเปรยบเทยบและวเคราะหขอมล (Comparing and Analysing) คอ การเปรยบเทยบหรอวเคราะหขอมลเพอจหไดสารสนเทศทตองการ

3. การค านวณและประมวลผล (Data Processing) เปนน าเอาขอมลมาจดการตามกระบวนการทางคณตศาสตร

4. การสรปผล (Summarizing) ทไดจากการประมวลผล ผลสรปเหลานมกจะถกเกบไวจนรปตารางหรอจนรปของสออน ๆ ทเหมาะสมส าหรบการแสดงผลตอไป

การประมวลผลขอมล

1.

2.

ประเภทของการประมวลผลขอมล- คอ การประมวลผลขอมลทไดท าการเกบรวบรวมไวเปนชดขอมล - แลวจงน าสงขอมลเหลานนไปท าการประมวลผลขอมลพรอมกนทงหมดทเดยว

- วธการประมวลผลแบบนจะมการก าหนดเวลาไวอยางแนนอน อาจจะเปนรายวน รายสปดาห รายเดอน หรอรายป

- เชน คาไฟฟา การเสยภาษประจ าป การคดดอกเบยเงนฝากของธนาคาร

- การประมวลผลทนททกครงทมการสงขอมลเขาสระบบ - บางทอาจจะเรยกวา การประมวลผลแบบ Transaction Processing - เชน ระบบเงนฝาก - ถอนเงนดวย ATM ของธนาคาร ระบบส ารองทนงจนเครองบน

การประมวลผลแบบเวลาจรง(Real Time Processing)

การประมวลผลเชงกลม

(Batch Processing)

…..สรป…..

1.

2.

ขอมล คอ ขอเทจจรงทเกยวกบขอมล สถานทสงของหรอเหตการณทสนจจแลวน ามาจดเกบจนคอมพวเตอร โดยโครงสรางของขอมลจะเรมจาก บต ไบต ฟลด ระเบยน ไฟล และฐานขอมล โดยการประมวลผลแบบดงเดมคอเปนแบบแฟมขอมล แตเนองจากมขอเสยหลายประการ ท าจหมการพฒนาระบบฐานขอมลมาจชงาน ส าหรบการประมวลผลขอมลม 4 วธ คอ การเรยงล าดบขอมล การเปรยบเทยบและการวเคราะหขอมล การค านวณและประมวลผล การสรปผล สวนประเภทการประมวลผล ไดแก การประมวลผลเชงกลม การประมวลผลแบบเวลาจรง