DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

DISCIPLINA DE ESTUDIO: COMPUTACION AVANZADA

Tema: Principales características de Access que se necesita para elaborar

tablas, consultas e informes.

Nombre: Mero Murillo Angie Yulecsi

Fecha de entrega: Sangolquí, 26 de enero de 2017

PRINCIPALES

CARACTERISTICAS

PARA ELABORAR

UNA TABLA EN

ACCESS

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS

• Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en

concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

• Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado

en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

• Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o

un atributo.

• Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com.

Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS

• Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.

• Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en

la vista Diseño.

• Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento

del campo.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS

• Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos

adjuntos.

• Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades

de campo de la siguiente manera:

•Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.

•El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

•Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS

• Relaciones de tabla

Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema diferente, las tablas de una base de datos suelen almacenar datos sobre asuntos que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que

una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

• La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

•Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,

existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de

un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas

ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

•Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco.

Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de

mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará

valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

•Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos

está separados en tablas de manera apropiada

PRINCIPALES

CARACTERISTICAS

PARA ELABORAR UN

INFORME EN ACCESS

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS

• Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes

proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

• Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros

o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u

otros fines.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS

• Informes del cliente frente a informes web

Access 2010 proporciona una nueva característica que permite crear una "base de datos web"

mediante la publicación de una base de datos de Access en un servidor de SharePoint que

ejecuta Servicios de Access. Al crear una base de datos web, los informes de Access se

representan en el explorador mediante SQL Server Reporting Services. Esta conversión

presenta algunas limitaciones en las características que se pueden usar en los informes que desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le preocupa la representación del

informe en el explorador, puede usar el conjunto completo de características proporcionado

por el diseñador de informes de Access.

• En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones

no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable

en el grupo Selección de la ficha Formato.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS

• Crear un informe en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de un informe en Access

2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con los informes:

Galería de imágenes compartida En Access 2010, ahora se puede adjuntar una imagen a una

base de datos y, a continuación, usar la imagen en varios objetos. Al actualizar la imagen única,

esta se actualiza en todos los lugares donde se usa en la base de datos completa.

Temas de Office En Access 2010, ahora se pueden usar temas estándar de Microsoft Office para

aplicar conjuntos de fuentes y colores con diseños profesionales para todos los informes y

formularios de Access a la vez.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS

• Crear un informe en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de un informe en Access

2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con los informes:

Formato condicional más avanzado Access 2010 incluye más herramientas más avanzadas

para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar hasta 50 reglas de formato condicional

para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, también se pueden agregar barras de datos para comparar los datos de los registros.

Diseños más flexibles En Access 2010, el método de diseño predeterminado para los informes

es colocar controles en los diseños. Estas cuadrículas ayudan a alinear y cambiar el tamaño de

los controles fácilmente y se requieren para cualquier informe que se vaya a representar en un explorador. Si bien los diseños mismos no son nuevos en Access 2010, hay algunos cambios en la

forma de usarlos para mover, alinear y cambiar el tamaño de los controles.

PRINCIPALES

CARACTERISTICAS

PARA ELABORAR

CONSULTAS EN

ACCESS

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de

Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

Calcular o resumir datos

Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando

los datos más actuales.

• Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla

en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de

datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas.

• También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar

datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su

enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea

que quiera realizarse.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE SELECCIÓN

El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo

algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de

acuerdo con determinados criterios.

Revisar los datos de determinados campos

Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE PARAMETROS

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede

establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante

establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven

un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por

ejemplo, texto cuando se espera moneda.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE TOTALES

La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una

consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos

(como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede

usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.

Hacer cálculos basados en los datos

Mostrar datos resumidos o agregados

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS

Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una

consulta de tabla de referencias cruzadas.

• CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos

almacenados en otras tablas.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS

Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos

datos a otra tabla.

Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error

que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los

criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización

permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización.

Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena

vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS

• CONSULTAS DE ELIMINACIÓN

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los

criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar.

Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a

cabo la eliminación.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-

consultas-a9739a09-d3ff-4f36-8ac3-5760249fb65c

https://support.office.com/es-ES/article/Introducci%C3%B3n-a-los-

informes-en-Access-E0869F59-7536-4D19-8E05-7158DCD3681C

https://support.office.com/es-ES/article/Introducci%C3%B3n-a-las-

tablas-78FF21EA-2F76-4FB0-8AF6-C318D1EE0EA7