Archiviazione digitale per l’Azienda

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L’azienda

La conservazione sostitutiva

Il modello ZEROcarta

I servizi di ZEROcarta

L’archivio digitale

Archiviazione digitale

I N T R O D U Z I O N E

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L’AZIENDA

ZEROcarta si propone come partner per la realizzazione di soluzioni di gestione documentale.

ZEROcarta offre soluzioni e servizi di outsourcing di archiviazione digitale, conservazione sostitutiva e dematerializzazione degli archivi storici, offrendo l’opportunità aumentare l’efficienza dello Studio, fornendo nuovi servizi a valore aggiunto ai propri Clienti

ZEROcarta nasce dall’esperienza di Imprese attive da anni nel settore e si avvale della collaborazione di primarie Società di software e di servizi informatici.

ZEROcarta s.r.l. - Via di Porta Tenaglia 1/3 - 20121 MilanoTel: 0238238765 – Fax: 0245550295 – info@zerocarta.com www.zerocarta.com

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ARCHIVIAZIONE DIGITALE

L’archiviazione digitale dei documenti è un processo effettuato con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 e consente l’archiviazione dei documenti quali:

•Fatture attive e passive

•Ordini, Bolle di lavorazione, DDT ecc.

•Libro Giornale

•Registri IVA

•Partitari

•Cedolini paga

•Dichiarazioni fiscali

trasferendoli su supporto digitale così da trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali, composti da immagini elettroniche organizzate e corredate da indici di ricerca.

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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La conservazione sostitutiva consente l’archiviazione digitale di documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti grazie all’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, eliminando la necessità di mantenere in essere le copie cartacee dei documenti.

ZEROcarta può eseguire tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare dal testo unico 445/2000, dalla delibera AIPA 42 del 13/12/2001, dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23/01/2004 ed infine dalla delibera CNIPA 11 del 19/02/2004.

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I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE

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Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti.�l’archivio di è sempre disponibile in linea per tutte le postazioni di lavoro abilitate

Drastica riduzione dello spazio destinato ad archivio.�l’archivio cartaceo può essere delocalizzato o distrutto adottando la Conservazione Sostitutiva

Riduzione del consumo di carta, fotocopie, fax�I documenti sono disponibili sul sistema informativo e possono essere inoltrati via mail

Riduzione del rischio di perdita dei documenti�i documenti sono archiviati ed organizzati in formato elettronico, con la garanzia di adeguate procedure di back-up

Indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali

-90%

-80%

-73%

-72%

-43%

-35%

-30% Costo medio documento

Difettosità del processo

N°persone dedicate al processo

N^ documenti cartacei stampati e gestiti nell’anno

Tempo medio di svolgimento del processo

Tempo di ricerca del documento

Percentuale dei documenti perduti

Fonte:NetConsulting 2006

I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE

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IL MODELLO ZEROcarta

L’esclusivo modello web-based di ZEROcarta offre la massima semplificazione del processo di acquisizione ed archiviazione dei documenti cartacei, riducendo al minimo le attività operative richieste al Cliente, garantendo un elevato livello di servizio.

Archiviodigitale

Acquisizione(Scansione)

Archivio Cartaceo

Indicizzazione

I VANTAGGI DEL MODELLO ZEROcarta•Nessun investimento in strumentazione•Nessun investimento in software•Nessun problema di installazione, manutenzione, aggiornamento Hardware e Software•Indipendenza dal sistema informativo dello Studio•Accessibilità remota multi-utente all’archivio digitale•Semplicità operativa•Avvio immediato dell’attività

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SERVIZI OFFERTI DA ZEROcarta

�DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICOZEROcarta organizza il prelievo, la scansione, l’indicizzazione dei documenti cartacei del Cliente, producendo un archivio digitale, reso su supporto fisico (CD-DVD-HD) o in rete.

�DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI CORRENTIAl Cliente è richiesta esclusivamente la scansione dei documenti cartacei prodotti periodicamente. ZEROcarta completa tutte le fasi successive del processo, aggiornando l’archivio digitale che sarà sempre disponibile via Web a tutte le postazioni di lavoro dell’Azienda abilitate all’accesso

�CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Tutte le soluzioni e le procedure di ZEROcarta consentono l’applicazione degli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito alla conservazione sostitutiva degli archivi digitali in sostituzione degli archivi cartacei

�TRATTAMENTO ARCHIVI CARTACEI

sulla base delle esigenze dello Studio, ZEROcarta procede allo smaltimento dell'archivio cartaceo oppure al deposito presso un magazzino esterno, ovvero alla restituzione al Cliente

�SOLUZIONI “IN HOUSE”Con la fornitura della soluzione completa installata presso l’Azienda che gestirà in proprio l’intero processo di archiviazione digitale dell’archivio corrente.

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ARCHIVIAZIONE DIGITALE

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ARCHIVIO DIGITALE: Struttura

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ARCHIVIO DIGITALE: Raccoglitore

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ARCHIVIO DIGITALE: Documento

• Accesso protetto da login e password per ogni utente• Profili differenziati per utente in base ai diversi livelli di responsabilità• Hardware e Software specifico per l’archiviazione digitale, tutelato da

brevetto• Livelli di sicurezza multipli• Criptazione dei dati per evitarne un utilizzo fraudolento derivante da

attacchi dall’esterno• Backup e disaster recovery in outsourcing su base giornaliera

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NOTE TECNICHE

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SOLUZIONE “IN HOUSE”

•ZEROcarta propone un sistema autonomo indipendente pronto all’uso per l’archiviazione elettronica dei documenti comprensivo di :

�Hardware, server da noi fornito in comodato d’uso dedicato a contenere gli archivi,

�Software di archiviazione

�Componenti e moduli di integrazione, e l’archiviazione automatica dagli applicativi aziendali.

�Servizi: Consulenze, assistenza, Back up.

Soluzione offerta con canone mensile omnicomprensivo

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VANTAGGI DELLA SOLUZIONE ZEROcarta

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� VANTAGGI OPERATIVI• Nessun problema di installazione, sistema pre-testato e pre-collaudato,• Nessun problema di manutenzione ordinaria e straordinaria.( aggiornamenti on-line)• Nessun limite di utenza e/o di funzionalità (postazioni e/o n. documenti “no limit”),• Livelli di sicurezza multipli e criptazione dei dati,• Assistenza rapida e risolutiva (teleassistenza, mail),• Back up in locale presso il cliente e presso nostri data center (opzionale),• Utilizzo immediato del sistema e della soluzione, • Accesso remoto ai Documenti sia intranet che internet (opzionale)

� VANTAGGI ECONOMICI• Nessun acquisto di licenze, e/o moduli software, hardware,data base, sistemi

operativi• Canoni mensili omnicomprensivi• Nessun vincolo temporale in entrata e nessuna penale in uscita - in qualsiasi

momento può essere sospeso e disdettato il contratto di utilizzo del servizio,• Certezza del costo aziendale per l’archiviazione, rispetto dei budget aziendali.• Detraibilità fiscale totale del canone.