BPM Documentación - 1

BPMEnero 2011

BPM Documentación - 2

Índice

5

1 Objetivos Empresariales

Definición BPM I

6 Definición BPM II

7 Beneficios BPM

8 BPM antes los cambios

9 Recomendaciones

11 Primeros Pasos

12 Flujo de Trabajo

13 Estudio de la Compañía

15 Modelo ASIS

16 Oportunidades de Mejora

17 Modelo TO-BE

2 Estructura Organizativa

3 Proceso de Negocio

4 Modelado de Procesos

18 Modelado, Diseño, Construcción y Ejecución

19 Monitorización

10 Responsable del Proceso

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Objetivos Empresariales

• Adaptarse a los rápidos y continuos cambios del mercado

• Gestionar los riesgos operacionales y financieros

• Incrementar la rentabilidad empresarial

• Satisfacer a los clientes

• Información en tiempo real

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Estructura Organizativa

Para que las empresas sean competitivas y crezcan, necesitan ser capaces de conectar procesos, personas e información dentro de los límites organizativos y geográficos.

Una vez que se supera este reto, el personal puede conseguir más para sus compañías al ser más ágiles y haber reducido los gastos.

Esta conectividad posibilita:

• Relación más estrecha con los clientes y socios• Mejor cumplimiento• Colaboración entre equipos• Mayor agilidad

Todo ello ayuda a la organización a responder más rápidamente a las oportunidades empresariales.

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Proceso de Negocio

Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido.

Cada proceso de negocio tiene sus entradas, funciones y salidas.

Las entradas son requisitos que deben tenerse antes de que una función pueda ser aplicada.

Cuando una función es aplicada a las entradas de un método, tendremos ciertas salidas resultantes.

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Modelado de Procesos

Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.

El modelado de procesos debe ser entendido a partir de los procesos de negocio

Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y puestos implicados.

Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.

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Definición BPM I

Business Process Management (BPM)

Es la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio que se deben modelar, automatizar, integrar y monitorizar de forma continua.

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Definición BPM II

La tecnología BPM es el resultado de muchos años de experiencia en desarrollo de aplicaciones de TI.

Los procesos de negocio dejan de ser cajas negras, ya que se proporciona la visibilidad necesaria a través de capacidades de creación de modelos y supervisión.

Incluye todo lo necesario a la hora de representar, analizar, diseñar y controlar los procesos de negocio:

• Diseño y modelado de procesos

• Integración: se puede integrar con cualquier sistema, no es necesario desprenderse de las inversiones ya realizadas, todo se puede reutilizar

• La ejecución convierte de forma directa los modelos en acción en un mundo real, coordinando los procesos en tiempo real

• Realiza el seguimiento del rendimiento de los procesos mientras suceden, controlando indicadores, métricas y prediciendo futuros comportamientos

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Beneficios BPM

Los Beneficios de BPM son los siguientes:

• Mejora la atención y servicio al cliente

• Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo

• Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones e información

• Disminuye “drásticamente” el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades

• Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso

• Disminuye “drásticamente” el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo

• Simplificación de salidas - “outputs” – automáticas (Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles, etc.)

• Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.

• Eliminación de trabajos innecesarios y del desperdicio de recursos

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BPM ante los cambios

• Detectar el cambio cuando se produce

• Interpretar el impacto del cambio

• Simular de forma rápida el nuevo funcionamiento

• Capacidad de adaptación a los cambios

• Confianza en los cambios

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Recomendaciones

La tecnología es solo una pequeña parte del problema

• Cambiar el comportamiento de los participantes en el proceso es el reto más grande

• Establezca una organización interdisciplinaria que impulse y respalde su orientación con procesos

• Las personas y sus habilidades son básicas para la comprensión adecuada de su negocio

• Visibilidad de los procesos de negocio a los responsables

• Escuche la voz de sus clientes

• Seleccione un proyecto que este bien definido y proporcione muchos problemas en el día a día

• No comience a diseñar nuevos procesos hasta que no comprenda lo que ocurre con los actuales, de modo que no empiece a implementar cambios hasta que no haya diagnosticado el estado actual de estos

Piense en grande y ejecute pequeño, rápido, efectivo y crezca de forma incremental

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Responsable del Proceso

Aparece la nueva figura de Responsable del Proceso

Siendo el responsable ante el nivel ejecutivo de generar beneficios para el negocio, mediante el mejoramiento de estos procesos y la ejecución de los proyectos pertinentes

Puntos a tener en cuenta:

• Implica la habilitación de procesos únicos para toda la empresa, esto provocará un impacto fuerte en las jefaturas, ya que cada jefe tiene un proceso habilitado según sus criterios y preferencias

• Resalta la necesidad de contar con procesos modelados a nivel corporativo, con particular énfasis en los mecanismos de medición

• Obliga a definir el área que será responsable de los procesos de negocio a nivel corporativo

Estos cambios producen un gran impacto en la estructura organizativa de la empresa.

Las jefaturas seguirán teniendo su responsabilidad pero esta será global al proceso

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Primeros Pasos

Iniciar con un primer proyecto de gran interés para la empresa y alcance definido

Para ello se debe escoger un proceso que:

• No entrega los resultados en tiempo

• Requiere de decisiones en tiempo real

• Dispone de información clave para la empresa

• No permite entregar un buen servicio al cliente

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Flujo de Trabajo

Los pasos a realizar son los siguientes:

• Realizar un estudio de la compañía

• Realizar el modelo ASIS

• Oportunidades de mejora

• Definir el modelo TO-BE

• Modelado

• Diseño

• Construcción

• Ejecución

• Monitorización

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Hay que realizar un estudio de la compañía:

• Situación actual

• Situación futura

• Estudio de la Competencia

• Estructura Organizativa

• Coste

• Horario

Estudio de la Compañía

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Se deberá recopilar la información existente del proceso con el objetivo de conocer su situación actual, modelo ASIS.

• Alcance

• Objetivos

• Riesgos e Incidencias

• Beneficios

• Problemas

• Tareas

• Entradas y Salidas

• Decisiones y Elecciones

• Tiempos y Costes

• Opiniones de los participantes

• Procesos relacionados

Modelo ASIS

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Oportunidades de Mejora

Se realizará un estudio de las oportunidades de mejora que se pueden aplicar sobre el proceso de negocio y por cada una de ellas se tendrá que:

• Identificar

• Calificar

• Evaluar

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Modelo TO-BE

Hay que definir el modelo TO-BE a partir de las propuestas de mejora identificadas.

• Identificación

• Validación

• Priorización

• Impacto

• Criticidad

• Riesgos

• Plazos

• Definir futuros escenarios

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Modelado, Diseño, Construcción y Ejecución

Los siguientes pasos a realizar son:

• Modelado

• Diseño

• Construcción

• Ejecución

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Monitorización

Son las actividades que permiten controlar los procesos de negocio:

• Seguimiento del Proceso

• Detectar cuellos de botella

• Información en tiempo real

• Generación de alarmas ante los KPI’S definidos

• La información generada debe permitir la mejora continua

• Aumentar la capacidad de reacción ante los problemas detectados