BrainStorm.su

бюджетирования Программные продукты поддержки

Рассматривая системы обеспечения процесса бюджетирования, можно сразу же разделить их на две неравномерные группы: отечественные и зарубежные системы. Главным образом, это разделение связано с историей развития бизнеса. Бюджетирование, как подход к управлению предприятием, зародилось в 60-е годы в США. Оно стало решением проблем с постоянно увеличивающимися расходами крупных корпораций. Постепенно, этот подход распространился по миру. А когда появились доступные компьютеры, и вся информация о компаниях стала храниться в электронном виде, появились первые программы, обеспечивающие процесс бюджетирования. Естественно, после внедрения таких систем, компании стали меняться. Это приводило к тому, что необходимые им программные продукты тоже претерпевали изменения. Получился замкнутый круг: сначала программы изменяют компании, а потом компании (за счет изменения требований) изменяют программы. Таким образом, западные программные продукты всегда соответствовали требованиям западных компаний. В результате эволюции ERP-систем, появились массивные комплексные системы, объединяющие в себе все аспекты функционирования компании: логистику, бухгалтерский учет, бюджетирование, документооборот, управление проектами, и т.д. Вместе с тем, в России бизнес стал активно развиваться только в 90-х годах. За последнее десятилетие, некоторые отечественные компании начали делать попытки внедрения западных программных продуктов. В большинстве случаев подобный опыт оказывался неудачным и приносил значительные убытки. Причиной подобного отличия, является как различие в развитии отечественных и зарубежных компаний, так и различающиеся условия работы. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что отечественные компании должны использовать отечественные продукты. Однако подобные продукты можно пересчитать по пальцам, и лишь некоторые из них разработаны специально для решения задач бюджетирования. В этом плане, все ERP-системы можно разделить по другому признаку, чем место происхождения и использования — по назначению. Аббревиатура ERP расшифровывается, как система планирования ресурсов предприятия. Соответственно, системы бюджетирования — это разновидность ERP-систем. И если именно ERP-систем сейчас достаточно много, то систем, предназначенных именно для обеспечения процесса бюджетирования — значительно меньше.

Рис. 1. Классификация программного обеспечения

Универсальное и специализированное программное обеспечение Рассматривая ERP-системы, нельзя не сказать про Microsoft Excel, первая версия которого вышла 25 лет назад. Для программного продукта это большой срок. За это время, Excel стал чрезвычайно популярной программной, которая стоит на подавляющем большинстве компьютеров мира. Такая популярность объясняется его потрясающей универсальностью, ведь его можно использовать при решении самых разных задач. А начало работы с ним не потребует от пользователя практически никаких специальных знаний. Excel был создан для решения финансовых и иных задач, где приходится иметь дело с большим количеством таблиц. Но это далеко не лучшее решение для организации процесса бюджетирования. А поскольку, по крайней мере, в России, большинство компаний использует именно этот программный продукт, с его рассмотрения мы и начнем. В основе программы лежит простая идея: любой документ – это совокупность взаимосвязанных ячеек. Все остальные функции являются лишь логическим продолжением этой идеи. Когда мы его открываем, то видим простой лист, разлинованный на клеточки, в каждую из которых можно что-то записать. Безусловно, если необходимо нарисовать таблицу, проще и удобнее всего это сделать в Excel. Тем более, что все так или иначе с ним сталкивались и у всех он есть (или его бесплатные аналоги, такие как Open Office spreadsheets или Google Docs spreadsheets). Однако, чем сложнее и специфичнее решаемая задача, тем больше она требует не универсального, а специализированного инструмента для ее решения. В этом плане, современное программное обеспечение представляет собой совершенно уникальный случай: узкоспециализированное ПО гораздо проще разрабатывать и использовать, чем универсальное. Простота разработки обеспечивается тем, что программа выполняет меньше функций, и взаимодействует с меньшим количеством других программ. В этом плане, ярким примером является операционная система iOS, разработанная компанией Apple для iPhone. Главное ее отличие от Windows заключается в том, что она предназначена для работы на конкретной аппаратуре, разработанной самой Apple, с программами, прошедшими жесточайшую сертификацию. Именно поэтому данная операционная система быстро работает и имеет высокую степень надежности.

А теперь рассмотрим тезис, говорящий, что специализированными программами проще пользоваться. Появление первого iPhone 9 января 2007 года произвело революцию не только в области мобильных телефонов, но и в области пользовательских интерфейсов. Современный интерфейс должен быть простым и интуитивно понятным, в нем не должно быть лишних деталей. На первый взгляд это требование кажется необязательным, но разве удобно работать в программе, где вы постоянно видите больше ста пиктограмм, меню состоит (в общей сложности) из более чем трехсот пунктов, при выборе математической функции предлагается список из более четырехсотпятидесяти наименований, а инструкция пользователя представляет из себя пятисотстраничный том. Во-первых, работать с такой системой сложно, особенно – неискушенному пользователю. А во-вторых, чем сложнее интерфейс системы, тем больше ошибок будут совершать ее пользователи. И если не выявить эти ошибки сразу, найти их впоследствии будет гораздо сложнее. Другая проблема состоит в том, что иногда свободу действий пользователя следует ограничивать. Как это ни парадоксально, Excel предоставляет пользователю слишком большую свободу действий. Высококлассный профессионал воспользуется ей правильно, а непрофессионал наделает такого, что никто в этом не разберется. Простейший пример – это люди, делающие расчеты на калькуляторе и вносящие результаты в электронные таблицы вручную. Кроме того, зачастую, даже в профессионально составленном с помощью Excel бюджете, очень тяжело разобраться, поскольку сторонний наблюдатель ничего не знает о той модели, которую имел в виду его составитель. Ярким примером улучшения качества продукта при переходе на ПО с меньшей функциональностью является переход от Microsoft PowerPoint к Prezi. Программа PowerPoint известна всем и большинство людей используют именно ее, чтобы готовить как электронные, так и печатные презентации, изображения планов, схем и алгоритмов. В то же время, существует сервис Prezi, позволяющий сделать презентацию, которая (на основе технологии Flash) принимает вид видео (ее можно показать, но нельзя распечатать). Презентации, созданные с помощью Prezi, предназначены для выступления перед аудиторией, и они просто переворачивают у зрителей представление о презентации. Более того, любой человек очень легко и быстро может создать с помощью этого сервиса высококачественную презентацию (для разработки презентации сравнимого качества в PowerPoint, необходимо обращаться к помощи профессионального дизайнера). Секрет Prezi прост: они свели возможности пользователя к минимуму, оставив ему лишь то,

без чего невозможно сделать свою презентацию (возможность вставлять текст и картинки). В результате, получился простой, удобный и эффективный инструмент, предназначенный для решения конкретной задачи. Пользователя можно подталкивать к правильным действиям. Логикой своей работы, программа должна провоцировать пользователя на правильные действия, даже если он сам этого не осознает Возвращаясь к недостаткам Excel, можно внимательно рассмотреть его главное достоинство – универсальность. Несмотря на свое основное достоинство, Excel не может обеспечить всех требований, предъявляемых к современной программе поддержания процесса бюджетирования:

– Недостаточная визуализация данных (несмотря на то, что в одном файле содержится множество связанных между собой таблиц и еще большее количество переменных, механизмы визуализации этой связи очень слабы; чтобы понять, какие переменные от чего зависят, необходимо разбираться с ссылками на ячейки в формулах);

– Отсутствие типизации (каждый составитель бюджета делает это по-своему; поэтому, если его захочет отредактировать кто-то другой, ему придется долго разбираться во взаимосвязях таблиц);

– Отсутствие механизма сохранения и анализа истории (старые бюджеты представляются в виде обычных файлов, сохранение которых лежит на совести пользователя, и анализа которых не предусматривается);

– Зачастую, создание нового бюджета начинается с копирования старого; так, копируются ненужные данные и неверные формулы;

– Данные хранятся не в базе данных, что минимизирует возможности по интеграции с другими приложениями и анализу статистики за несколько лет;

– Практически невозможно скорректировать старые данные (когда меняется алгоритм расчета того или иного показателя, пересчитать все его прошлые значения представляется весьма трудным делом);

– Отсутствуют механизмы разграничения прав доступа и совместной работы; Естественно, Excel позволяет так или иначе решить эти проблемы, но эти решения будут плохо работать, отнимать много времени и будут неудобными. Это все равно, что рисовать в Word, писать тексты в Excel и составлять таблицы в Paint.

Отечественные решения в области поддержки бюджетирования Отечественные продукты для обеспечения бюджетирования, в силу сравнительно недавнего появления, отличаются от зарубежных аналогов большим разнообразием. Среди них есть ERP-системы и узкоспециализированные программы, самодостаточные платформы и программы, больше похожие на модуль к другой (более распространенной и известной) программе. Широкое распространение в нашей стране получила продукция компании 1С. Начав с разработки компьютерных игр, этой компании удалось занять одну из лидирующих позиций в области разработки ПО для российского рынка. В частности, в настоящее время многие компании используют продукцию 1С для организации бухгалтерской деятельности. В 1С была разработана целая платформа, обеспечивающая весь процесс жизнедеятельности компании. Причем можно использовать как весь комплекс решений, так и конкретные модули (бухгалтерия, бюджетирование, управление складами, и так далее). Это несомненное преимущество данной системы. Более сомнительным решением была разработка (на основе этой платформы) комплексных систем для очень узкого круга потребителей: 1С:Молокозавод 8, 1С:Управление проектным офисом, 1С:Ликероводочный и винный завод, 1С:Производство строительных материалов, 1С:Машиностроение, 1С:Управление перевозками, 1С:Упрвление теплосетью, и многие другие, всего двадцать одно. Проблема подобных решений в том, что все области бизнеса все равно охватить нельзя, останется достаточно большое количество предприятий, для которых не будет готовых решений. Кроме того, каждая компания имеет свою специфику, следовательно, решение должно быть настраиваемым, то есть, не так уж и сильно отличающимся от универсальной платформы. Тогда, их отделение в отдельную линейку продуктов всего лишь маркетинговый ход. Но если эти решения все же сильно отличаются, осуществлять их техническую поддержку будет очень тяжело (а это один из важнейших этапов жизненного цикла программного продукта). К примеру, исправив что-либо в коде платформы, придется вносить поправки во все продукты, построенные на его основе.

Особенность большинства российских компаний – в том, что им просто не нужна полноценная ERP-система. Поскольку для ее внедрения придется менять практически все бизнес-процессы. В этом плане, не стоит забывать о том, что ERP-система вторична по отношению к предприятию и внедряется для того, чтобы работать можно было проще и эффективнее. Таким образом, компания 1С попыталась охватить весь рынок ERP-систем, сделав огромное количество различных программ. Однако, проблема заключается в том, что любое решение, основанное на платформе 1С:Предприятие требует очень серьезной настройки. Впрочем, это скорее дописывание недостающего программного кода, чем настройка. После покупки программного продукта 1С, компания должна:

– Написать техническое задание для настройки системы; – Нанять разработчиков, которые напишут необходимый код (этот этап можно передать разработчикам компании 1С); – Протестировать код (что является непростой задачей даже для разработчиков ПО);

Интересно, что эта методика полностью повторяет широко распространенную водопадную модель процесса разработки ПО. То есть, компании, никак не связанные не только с разработкой ПО, но скорее всего, с ИТ вообще, должны заниматься подобными разработками (несмотря на то, что они уже купили готовый программный продукт). Интересной разработкой является Organic ERP, одна из самых простых для восприятия и использования, ERP-система на российском рынке. К числу программ, специально разработанных для бюджетирования, относится Plan designer. Он интересен тем, что позволяет представлять данные в виде трехмерного куба.

Выбор критериев оценки системы поддержки бюджетирования Поскольку систем, так или иначе осуществляющих поддержку бюджетирования достаточно много, для их сравнения необходимо было выделить набор критериев, в соответствии с которым и оценивать все системы. В результате анализа теории и практики внедрения систем бюджетирования, были выделены семь критериев оценки.

Для проведения исследования было приглашено 9 представителей малого и среднего бизнеса (директора, финансовые менеджеры и аналитики). Каждому эксперту был представлен расширенный список оценочных критериев. Экспертам было предложено сгруппировать исходные критерии. После этого, им было предложено проранжировать списки от наиболее полного и объективно подходящего к оценке системы бюджетирования до наименее объективного (за свой список голосовать было нельзя). Список критериев, набравший наибольшее количество голосов был выбран для оценки систем бюджетирования. Универсальность – важный критерий и, как было написано выше, не столь однозначно положительный, как это может показаться. Под универсальностью мы будем понимать, предназначено ли ПО только для организации процесса бюджетирования (и имеет специально разработанные для этого функции и интерфейс), или имеет гораздо более широкую функциональность (позволяет вести бухгалтерский учет, документооборот, и тому подобное). Сложность обучения сотрудников – очень важный критерий, поскольку зачастую это долгий и дорогостоящий процесс. Кроме того, сотрудники, не умеющие пользоваться ПО, сводят к нулю все преимущества от его приобретения. Оценить сложность обучения можно исходя из того, сколько времени и денег должны затратить обучающиеся, чтобы спокойно пользоваться системой. Также, критерий связан с интерфейсом системы и тем, насколько качественно продумала логика общения между пользователем и программой, что определяет легкость работы с ней. Возможность быстрого изменения модели предприятия – критерий, появившийся из-за ограниченных возможностей некоторых программ. Период настройки системы может длиться и полгода, начиная от составления ТЗ и заканчивая тестированием (которое длится особенно долго). Сегодня, когда выживание многих компаний напрямую зависит от их способности приспособиться к постоянно изменяющимся условиям рынка, это особенно важно. Требовательность к аппаратному обеспечению – критерий, позволяющий оценить затраты на аппаратуру и интернет, которые понесет компания, внедряющая ПО. Оно бывает достаточно требовательно к вычислительной мощности машин, на которых оно работает, что может привести к существенным затратам на обновление ПК и серверов. Предельным случаем является использование SaaS приложений (Software as a Service). В этом случае затраты на аппаратуру равны нулю, а для работы требуется только подключение к интернету. SaaS приложения работают на облачной платформе.

Поддержка регламентов – достаточно простой критерий. Он подразумевает, что рассматриваемая система, позволяет планировать и работать в системе многим пользователям, с присвоением им соответствующих ролей (предоставляющих каждой свою функциональность и различные права доступа к разным данным). Интеграция с другими системами – критерий, характеризующий возможность интеграции рассматриваемой системы в уже существующую информационную среду предприятия. Без нормально работающего импорта данных, система будет просто бесполезна. Аналитический аппарат – критерий, определяющий качество используемых аналитических механизмов. Определяется многообразием аналитических функций и средств визуализации данных.

Сравнение различных систем обеспечения процесса бюджетирования Для оценки были выбраны наиболее распространенные отечественные и зарубежные системы, помогающие осуществлять процесс бюджетирования. При этом, рассматривались как специализированные системы, так и модули ERP-систем (в скобках приведено их сокращенное обозначение):

– Microsoft Excel (MS Excel); – 1С:Бюдетирование (1С Бюдж); – Plan designer; – ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы (ИНТАЛЕВ); – Компас: Бюджетирование (Компас); – Галактика (ERP Галактика); – Organic ERP; – SAP Strategic enterprise management (SAP); – Microsoft Dynamics AX (MS AX); – Oracle Business Intelligence Enterprise edition (Oracle); – SAS Business Intelligence (SAS); – IBM Cognos 8 Business Intelligence (IBM);

Оценка проводилась по указанным выше критериям, по десятибалльной шкале, где десять – лучший, а один – худший результат (за исключением критерия универсальности, который лишь констатирует тип системы). Оценка проводилась по десятибалльной шкале с округлением до ближайшего целого. Результаты, представленные в таблице 1, представляют собой среднее арифметическое значение оценок экспертов. Таблица 1. Оценка ПО обеспечения процесса бюджетирования

Критерий

Система

MS

Exce

l

1С Б

юдж

Plan

des

igne

r

ИН

ТАЛ

ЕВ

Ком

пас

Гала

ктик

а

Org

anic

ERP

SAP

MS

AX

Ora

cle

SAS

IBM

Универсальность 10 9 5 3 5 7 7 7 9 9 9 8 7

Сложность обучения сотрудников 10 7 4 5 4 3 4 8 6 5 5 6 6

Возможность быстрого изменения модели предприятия

7 3 2 7 7 3 5 6 9 7 8 7 9

Требовательность к аппаратному обеспечению

8 8 7 8 7 6 6 6 6 7 6 7 8

Аналитический аппарат 8 4 4 8 3 3 6 3 10 7 8 9 7

Интеграция с другими системами 8 6 8 7 3 1 7 7 9 7 8 7 7

Поддержка регламентов 5 3 5 4 4 6 9 8 7 10 8 5 3

Сумма 56 40 35 42 33 29 44 45 56 52 52 49 47

Две оценки Microsoft Excel сделаны для того, чтобы показать, на сколько может отличаться результативность пользователя, в зависимости от его подготовленности (как в плане понимания возможностей программы, так и в плане понимания существующей модели предприятия). Проанализировав суммарные оценки, можно убедиться, что отечественные разработки отстают от зарубежных. В то же время, надо помнить, что при анализе последних не принималась в расчет их неприспособленность именно для российского рынка. К примеру, продукция IBM и Oracle даже не русифицирована. Microsoft, SAP и SAS сделали российские версии своих программ. Кроме того, большинство отечественных компаний к ним просто не готово (что показывает опыт компаний, пытавшихся внедрить эти или подобные западные системы). С учетом этих фактов, профессиональное использование Excel – действительно наилучший, из предложенных вариантов. Впрочем, табличное представление оценки ПО достаточно тяжело воспринимать, для большей наглядности, воспользуемся лепестковыми диаграммами. На рис. 2 представлена диаграмма идеальной программы. Значение универсальности, равное пяти, подразумевает то, что параметры системы должны работать возможность подключения дополнительных модулей (несмотря на то, что система представляет собой самостоятельный программный продукт). Рис. 3 характеризует Excel, как универсальную программу. Единственный значительный недостаток – отсутствие нормальной поддержки регламентов. Особенно наглядно различие между отечественным и зарубежным ПО для обеспечения бюджетирования, видно при сравнении рис. 4 и рис. 5. Отечественные разработки, во-первых, не самого высокого качества (в силу особенностей разработки ПО в России), а во-вторых, обладают сильно различающимися характеристиками (многие из которых неоправданно обделены вниманием). В то же время, характеристики зарубежного ПО более стабильны и лучше по качеству (что видно по большей площади диаграммы). Рассмотрим российские разработки более детально. Программы Plan designer (рис. 6) и Organic ERP (рис. 7)– достаточно проработанные продукты, хотя и не без существенных недостатков.

Рис. 2.Характеристика идеальной системы поддержки бюджетирования Рис. 3.Характеристика Microsoft Excel

Рис. 4. Обобщенная характеристика отечественного ПО для обеспечения бюджетирования

Рис. 5. Обобщенная характеристика зарубежного ПО для обеспечения бюджетирования

Такие программы как 1С: Бюджетирование (рис. 8), ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы (рис. 9) и Галактика (рис. 10) имеет смысл использовать в особых. К примеру, если в компании установлено бухгалтерское ПО 1С, необходимость в гибком изменении модели компании отсутствует, сотрудникам не требуется дополнительное обучение, а менеджеры не собираются использовать современный аналитический аппарат, то наиболее логичный ход, для подобной компании – это выбрать систему 1С: Бюджетирование. Исследование отечественных систем организации бюджетного процесса показало, что они находятся в начальной стадии своего развития. Иностранные же аналоги очень плохо подходят нашим компаниям. Вместе с тем, современные компании нуждаются в качественном и простом ПО, предоставляющем современные механизмы анализа и прогнозирования финансового состояния компании. Выбор такого ПО может определяться представленными критериями оценки.

Рис. 6. Характеристика программы Plan Designer Рис. 7. Характеристика программы Organic ERP

Рис. 8. Характеристика программы 1С: Бюджетирование Рис. 9. Характеристика программы ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы

Рис. 10. Характеристика программы Галактика