&

SPHERE la intranet donde el usuario es el centro

case study

SOLUCIONES PENSADAS EN EL USUARIOAlmirall es una compañía farmacéutica que tiene como objetivo ofrecer medicamentos y dispositivos médicos a pacientes de todo el mundo. Almirall investiga, desarrolla, fabrica y comercializa medicamentos propios y productos de terceros en áreas con necesi-dades médicas no cubiertas. Sus productos se encuentran ya en más de 70 países, dispone de 13 filiales y cuenta con una plantilla de 2.100 trabajadores.

Según su reciente dirección estratégica Almirall quiere centrar sus recursos en impulsar su crecimiento en el campo médico de la dermatología, expandirse en países clave, ser más competitiva apostando por una mayor proximidad, aprovechar y combinar con eficacia las iniciativas de desarrollo corporativo e I+D y promover una organización orientada a la calidad y al logro de resultados con una cultura basada en la confianza, el liderazgo personal, la innovación y el trabajo en equipo.

En el fomento de la colaboración y el cambio de cultura que está viviendo Almirall ha tenido un papel fundamental la nueva in-tranet, Sphere, en la que los usuarios son los protagonistas y el verdadero motor de la solución.

El cliente /

3

Basado en la plataforma Sharepoint 2013, la herramienta de Microsoft

idónea para desarrollar portales colaborativos donde los usuarios

pueden compartir conocimiento, trabajar en equipo y tener acceso ágil

a su información.

2 premios INTRA.NET

Awards 2016

Almirall fue galardonada con dos premios de la Intra.Net European Awards 2016 por la intranet corporativa Sphere, en la que Raona participó en las etapas de diseño, desarrollo e implantación aportando su conocimiento y experiencia en soluciones para portales sociales y de colaboración. •

+50 usuarios

participaron en el diseño La creación de Sphere se basó en un procedimiento iterativo donde primero se plantean los wireframes, donde la infor-mación se presenta sin diseño. Posterior-mente se diseñan los mockups o ejemplos de pantallas, donde los usuarios pueden ir definiendo el resultado en un piloto previo a la solución final. •

2.000 usuarios activos

Antes del proceso de desarrollo de Sphere nos centramos en definir un espacio a partir de las necesidades y requerimien-tos de los usuarios de la aplicación. Ellos tenían que ser el centro que diera sentido a una intranet social y colaborativa que ahora ya tiene más de 2.000 usuarios finales. •

Camino a una evolución /Al inicio del proyecto Almirall partía de una intranet de más de doce años de antigüedad, que no estaba acorde con el proceso de cambio cultural y transforma-dor en la que estaba inmersa la compañía.

Un paso adelante

Desde el 2012 Almirall estaba utilizando una organización en base a comunidades, que permitían el proceso colaborativo. Sin embargo, querían ir más allá y agrupar sus

diferentes fuentes de información en un único canal corporativo que tuviese la ca-pacidad suficiente para distribuir toda esa información, que anteriormente se hacía por mail. •

Consumerización

El cómo lo querían giraba en torno a dos conceptos. El primero de ellos es la consumerización, es decir, utilizar las herramientas corporativas de la misma

manera que se utilizan las herramientas personales. Almirall quería que en Sphere los usuarios pudieran compartir todo tipo de contenidos, comentar, distribuirlos y consumirlos desde cualquier tipo de dispositivo y con una interfaz cómoda y visual como la que posibilita el formato “board”. •

Diseño centrado en el usuario Y el segundo concepto para la conceptu-alización de Sphere fue el diseño centrado en el usuario. Con la idea de que, por ejemplo, el usuario pudiese hacer suya la aplicación, que los contenidos se orde-naran siempre desde su punto de vista, que se permitiera la colaboración más allá de los departamentos de una empresa, y que el usuario solo tuviera acceso a los contenidos que fuera a necesitar. •

Los resultados que esperaba obtener Almirall con la implan­tación de Sphere era extender la colaboración dentro de la empresa con una herramienta en pro de la comunicación corporativa y que sirviera de acceso para su catálogo de contenidos y aplicaciones.

4

La gestión del cambio suele ir desvinculada de los proyec­tos. Cuando implantamos Sphere acompañamos a los

trabajadores de Almirall en el aprendizaje de la nueva her­ramienta, formándoles, guiándoles y teniendo en cuenta su

opinión para adecuar la intranet a lo que esperaban de ella..

Después de introducir Sphere hemos obtenido grandes beneficios como un incremento del engagement del usu-ario con la plataforma, el inicio de una compartición cross del conocimiento y la percepción por parte del usuario del salto de calidad de lo qué se comunica y cómo se comunica. — Óscar Sánchez Díaz, Collaboration Project Manager en Almirall

Por qué raona /

Intranet social“La necesidad número uno de Almirall era crear una plataforma corporativa en que el eje principal fuera una comunicación social y colaborativa, y en la que el usuario estuviera en el centro de la intranet. Decidi-mos contactar con Raona porque aparte de las recomendaciones ya teníamos un buen feeling en proyectos previos.” •

Cultura corporativa“Almirall ya contaba con una intranet, aunque el hecho de haber sido desarrollada hace bastantes años la hacía desalineada tecnológicamente y con la cultura de co-laboración de la compañía que se deseaba impulsar. Los nuevos contenidos debían seguir un esquema basado en el punto de vista del usuario, con nuevos formatos de imagen y video y accesible desde cualquier lugar y dispositivo.” •

Transformación cultural “El valor que ha tenido implantar una solu-ción como Sphere en nuestra compañía ha sido clave, porque se ha configurado como una catalizador fundamental para llevar a cabo el proceso de cambio transformacio-nal y cultural que está acometiendo Almi-rall.” •

Sphere parte de un diseño centrado en el usuario para que su experiencia de uso en la plataforma sea totalmente satisfac-toria. Por ejemplo, a un solo clic tiene a su disposición toda la información de la compañía, puede acceder y recibir notifi-caciones también vía móvil o saber de un solo vistazo cuáles son sus comunidades de trabajo. Mejora notable de la comunicación

Una de las grandes ventajas después de haber implantado Sphere ha sido el gran avance a nivel comunicativo dentro de Almirall. La mayoría de los usuarios de la intranet trabajan en diferentes sedes y países, y Sphere ha facilitado la fluidez de la información corporativa y el intercambio de noticias relevantes en nuevos formatos multimedia y con posibilidad de ofrecer feedback.

Feedback positivo usuarios

Más del 80% de la empresa utiliza la intranet cada día para estar conectado y saber qué está ocurriendo en la compa-ñía. Este es el resultado de la satisfacción de los usuarios al trabajar en un entorno totalmente adaptado a ellos, muy ac-cesible, y en el que crear y trabajar en comunidades es una experiencia sencilla y enriquecedora.

Incremento de la colaboración Con Sphere el espíritu colaborativo ha logrado trascender el que se generaba en los departamentos de la empresa, y se ha abierto a una comunicación y un trabajo en equipo más social, transparente, in-novador y eficiente. •

Actualmente se está analizando el uso que los usuarios dan a la intranet: qué noticias son más compartidas y comentadas, qué es lo que la gente busca, a qué sitios accede o qué funcionalidades no utiliza, entre otros aspec-tos.Este análisis y la realización de diversos workshops con usuarios clave permite evolucionar la platafaforma al uso y necesidades que los usuarios demandan.

El usuario es el auténtico protagonista /

3

6

User Profile Cada usuario tiene un perfil público, ac-cesible para cualquier persona que forme parte de la intranet. Este perfil incluye in-formación de contacto, profesional y algu-nos campos que puede rellenar el mismo usuario, por ejemplo: sus redes sociales, habilidades, apartado de presentación del usuario. •

2 Collaboration

Todos los consumidores de la plataforma pueden comprobar al instante la última acción de cada comunidad de la que for-man parte y acceder a ellas para empezar a colaborar con el resto del equipo. •

3 Content Map

Es el repositorio global de la empresa des-de la que se tiene una fácil entrada a todo el catálogo de contenidos de la compañía. El usuario puede personalizar los con-tenidos que desea ver con solo arrastrar y soltar aplicaciones en su pantalla. •

1 What’s New En la home page los usuarios pueden en-contrar las últimas noticias y comunicacio-nes sobre la empresa, en las que se puede comentar y dar a me gusta para obtener feedback sobre los temas de interés. Además la opción de slider, en la parte derecha, permite a los usuarios acceder a contenidos personalizados, notificaciones y al calendario compartido de eventos. •

Beneficios /

3

4

2 41

7