Communote im Einsatz – Die häufigsten Anwendungsfälle im Unternehmen

09.01.2014 | Communote Webcast | Dirk Röhrborn

Webcast: Communote im Einsatz – Die häufigsten Anwendungsfälle im Unternehmen.

© Communote GmbH · Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden/Germany · +49(351)833 82-0 · www.communote.com

Inhalte dieses Webcasts

Einleitung

Präsentation und Live-Demonstration Was ist Communote? Eine Kurzvorstellung. Warum reicht E-Mail nicht aus? Was sind die häufigsten Einsatzszenarien von

Communote? Was sagen Kunden über Communote? Wie führt man Communote richtig ins Unternehmen

ein?

Alltagskommunikation im Unternehmen

Ich benötige eine Lösung für folgende Problemstellung…

Vortrag ist super gelaufen. Dank an alle für die

Vorbereitung!

Ich habe gerade einen interessanten Artikel gefunden…

Gespräch mit unserem Kunden.

Folgende Änderungen sollen realisiert werden...

Der Mitarbeiter steht

im Mittelpunkt und…

… erstellt eigene Inhalte, bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst.

… gibt Feedback, kommentiert und bringt sich ein.

… stellt Fragen, liefert Lösungen und Hilfestellungen.

… arbeitet prozess-, standort- und organisationsübergreifend in Teams zusammen.

… ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich über aktuelle Themen und Aktivitäten aus.

… kennt die firmenweit relevanten Aktivitäten und Themen.

Was bedeutet eigentlich Social ?

Teilnehmer-umfrage #1


Communote – Die neue Art der Kommunikation

Favoriten (Themen, Tags,

Personen)

Aktivitätsstrom (Alle, Meine)

Arbeitsthemen (m. Berechtigung)

Kommentare, Diskussionen

Suche (Text, Themen,

Autoren)

Schlagworte (Filter)

Kurznachrichten

mit Formatierung, Anhängen, #tags,

@mentions

Personen (Filter)

Übersicht (Anzeige neuer Nachrichten)


Communote Anwendungsfälle im Überblick

Projektkommunikation Vertriebskommunikation Führung/Teamkommunikation

Wissensmanagement Personalentwicklung Ideenmanagement



Wie erleichtert Communote

eine gute Kommunikation im

Projekt?

Telefonnotiz

Idee

Bereich für das Projekt


Projektkommunikation mit Communote

#Frage Statusmeldungen im Team: Alle Teammitglieder sind auch ohne Meeting

informiert und können selbstständig auf Änderungen reagieren.

Notizen zu Gesprächen, Entscheidungen, Ideen Automatisches Projektjournal mit

nachvollziehbaren Infos und Entscheidungen

Fragen, Antworten und Feedback Probleme werden sofort bekannt und im

Team gelöst

Risiken im Team überwachen Risiken kann frühzeitig begegnet werden,

Verzögerungen werden vermieden

Selbstorganisation Projektleiter werden entlastet

#Status

#Risiko

#Gesprächsnotiz

#Tipp

Wie erleichtert Communote

die Kommunikation im

Vertrieb?

Bereich für das Vertriebsteam

Hinweis eines Kollegen

Rückmeldungen aus dem Team

Unterlagen zur Ausschreibung

Filtern nach Firma


Communote im Vertrieb

#Anfrage Status aktueller Vertriebstätigkeit

austauschen : In kurzer Zeit auf aktuellem Stand zu

laufenden Vertriebsthemen.

Verzahnung von Vertrieb & Marketing Schneller Informationsfluss für mehr

Schlagkraft.

Vernetzung mit Entwicklung und Service Schnellere Problemlösung und Reaktion auf

Risiken

Chancen für Zusatzgeschäft wahrnehmen

Außendienst direkt einbinden Direkter Draht des Außendienstes zum

Backoffice und anderen Bereichen

#Status #Chance

#Beschwerde

#Tipp

Wie nutzt man Communote für Führung und Teamkommunikation?

Bereich für das Team

Nachrichten für das Team

Tags für den Bereich

Das aktive Team

Information der Führungskraft

Antwort der Führungskraft

Rückfrage aus dem Team

Suche und Filter

Schnelles Feedback


Communote für Führungs- und Teamkommunikation

#Regelung

Kommunikation von Zielen und Schwerpunkten Wichtige Themen sind „zum Nachlesen“

verfügbar.

Feedback der Mitarbeiter wird aufgenommen und diskutiert.

Feedback geben und sammeln Lob, Rat und Hilfe situativ auch von

unterwegs mit geringem Aufwand geben.

Meetings vor- und nachbereiten Themen und Ergebnisse von Regel- und Ad-

hoc-Meetings einfach erfassen.

Teamaustausch ohne Mailinglisten Austausch zu aktuellem und Wissenswerten

ohne viele cc: Mails

#Teammeeting

#TOP

#Hinweis

#Agenda

#Teamevent

Wie nutzt man Communote für das Wissensmanagement?

Kontaktdaten (auch aus AD)

Interessen, Schwerpunkte

Persönliche Visitenkarte

„Folgen“ für Personen

Nachrichten des Nutzers

Themen

Tags zum Filtern

Kurzes Feedback per „Mögen“ bzw.

„Likes“

Mitarbeiter sammeln wichtige Inhalte (inkl. Tags)

… Videos und Dokumente

Inhaltliches Feedback

Bereich für die Wissens-

Datenbank

Filterung nach Schlagworten

Filterung nach Experten

Schlagworte zum schnellen Filtern

und Finden

„gemerkte“ Nachrichten

als Liste

Feedback und Fragen über Likes und Kommentare

Merkliste für jeden Nutzer

Autoren zu meiner Merkliste

Volltext-Suche


Communote für Wissensmanagement

#Hightech

Mitarbeiterprofile Kontaktdaten und Interessen für die einfache

Vernetzung der Mitarbeiter

Einfache Wissensbasen aufbauen Wissenswertes schnell an Kollegen

weitergeben und abrufbar halten.

Communities of Practice Erhalten mit Communote ein Zuhause für

virtuellen Austausch und Dokumentation.

Coaching/Mentoring unterstützen Austausch auch zwischen persönlichen

Gesprächen fördern.

Persönliches Wissensmanagement Wichtiges in der Merkliste immer strukturiert

abrufbar.

#Themen

#Lesenswert

#Diskussion

Wie nutzt man Communote für das Ideenmanagement?

Kurzes Feedback per „Mögen“ bzw.

„Likes“

Idee einer Mitarbeiterin

im Vetrieb

Idee aus dem Service-Bereich

Inhaltliches Feedback

Separater Bereich für neue Ideen


Communote für das Ideenmanagement

Mitarbeiter sammeln Ideen sichtbar für alle

Ideen werden gesammelt und diskutiert

Talente und Mitarbeiter finden

Engagierte Kollegen werden sichtbar und können konkret angesprochen und eingebunden werden.

Ideen bereichsübergreifend entwickeln

Austausch über Ideen fördert die Vernetzung über Bereichsgrenzen hinweg.

Ideen durch Mitarbeiter bewerten lassen

In frühen Phasen können Ideen auch durch Mitarbeiter bewertet/ausgewählt werden.

Steigerung von Identifikation und Motivation zur Teilnahme.

#Feedback

#Vorschlag

#Idee

#Verbesserung

Wie nutzt man Communote in der Personalentwicklung?

Personalmitarbeiter antworten

Neue Mitarbeiter

fragen …

Teilnehmer stellen Fragen

Trainer und Kollegen

antworten

Fragen & Antworten

Vor- und Nachbereitung von Terminen

Abgeschlossener Bereich für

Coachee und Coach


Communote in der Personalentwicklung

Neue Mitarbeiter unterstützen

„Onboarding“ Foren für schnelle Hilfe in den ersten Tagen

Weiterbildungen durch Communities begleiten

Erfahrungsaustausch begleitend zu Präsenzveranstaltungen.

Coaching & Mentoring

Geschlossene Vertrauensräume für den Austausch zwischen Coach und Coachee.

Führungskräfte-Dialog

Austausch zwischen Führungskräften zu Fragen der Personalentwicklung

#Feedback

#Erfahrungen

#Frage #Aufgabe


Kunden über Communote in Projekten

„… noch nie war ich so gut über interne Themen, Aktivitäten und den aktuellen Status in Projekten informiert!“ Oliver Wegner, Mitglied der Geschäftsführung, INtem

"Communote hat uns sehr begeistert. Communote ist für uns eine praktische und einfache Art, Informationen zu teilen und allen Kollegen zugänglich zu machen. Außerdem hat noch nie ein Tool innerhalb kürzester Zeit eine so hohe Akzeptanz im gesamten Unternehmen gewinnen können." Jörg Leute, Geschäftsführer, itdesign

"... alle Beteiligten bekommen die wichtigen Themen tatsächlich mit, Informationen verschwinden nicht mehr in persönlichen Postfächern ...„ Marco Breitenstein, Bereichsleiter

Zusammengefasst:

Was haben wir davon ?

Vorteil #1: Mehr Transparenz Meetings dienen nicht dem Infoaustausch allein, sondern der gemeinsamen Problemlösung

Vorteil #2: Geschwindigkeit Chancen und Risiken werden früher erkannt und behandelt

Vorteil #3: Selbstorganisation Projektmitarbeiter helfen sich gegenseitig und reagieren eigenständig und früher auf Veränderungen

Vorteil #4: Nachvollziehbarkeit

Entscheidungen und Argumente werden nachvollziehbar, Projekte

werden automatisch dokumentiert

Vorteil #5: Entlastung Projektleiter sind nicht mehr Kommunikations-Flaschenhals und gewinnen Zeit für Führung und Inhalt.

Vorteil #6: Spaß an der Arbeit Es begeistert Mitarbeiter, gemeinsam erfolgreich zu sein.




Empfehlungen für den Start mit Communote (1/3)

Mit einem Piloteinsatz starten: Communote für alle Mitarbeiter im Team

bereitstellen

Erste Pilotbereiche auswählen

Ggf. separate Themen anlegen, z.B. für Communities, Wissensdatenbank, Expertenblogs oder Tipps & Tricks

Zugriffsschutz: So offen wie möglich und so geschlossen wie nötig

Communote im Meeting vorstellen und Regeln vereinbaren (z.B. täglichen #Status)

Prinzipien erklären und vorleben

Nutzung im Unternehmen verbreiten



Mit einem Piloteinsatz starten:

Prinzipien erklären und vorleben Pull-Prinzip statt Push: dem Team die Hol-

Schuld erklären und demonstrieren E-Mail-Kommunikation konsequent in

Communote verlagern Führungskräfte und Multiplikatoren gezielt

einbinden Mit Vorbild vorangehen. Offen

kommunizieren. Feedback geben und Wissen teilen.

Communote ergänzt persönlichen Dialog, ist aber kein Ersatz.

Nutzung im Unternehmen verbreiten



Mit einem Piloteinsatz starten:

Prinzipien erklären und vorleben

Nutzung im Unternehmen verbreiten Erfahrungen aus den Pilotbereichen

auswerten und Quick-Wins kommunizieren Vermittlung von Medienkompetenz in die

Führungskräfte- und Mitarbeiter-entwicklung integrieren

Spannende Inhalte und Themen exklusiv in Communote bereitstellen und diskutieren

Auch den Spaßfaktor nutzen Top-Management aktiv einbinden

„Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“ Erich Kästner in „Moral“


Starten Sie jetzt mit Communote!

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Dirk Röhrborn CEO, Vertrieb & Marketing

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