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Hoy día, todas las empresas tienen claro un objetivo: conseguir más con menos. Y eso no es tan difícil como creen. Dedique un poco de su tiempo y observe el modo en que un sistema de gestión documental ayuda a garantizar el éxito: DocuWare ahorra tiempo y dinero, mejora el servicio al cliente y aumenta la liquidez de su empresa. DocuWare almacena documentos empresariales de todo tipo en un archivador central de documentos, tanto si se trata de documentos creados en programas informáticos como de documentación recibida por correo ordinario o electrónico. En cuestión de segundos, el personal autorizado accede a los documentos correspondientes directamente desde su puesto de trabajo. Los flujos de trabajo se automatizan y funcionan con mayor rapidez. Toda la empresa se beneficia de la reducción de costes y aumenta su eficacia: en total, se obtiene más."
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Gestión documental integradaGrupo DocuWare
2
Pioneros y líderes en tecnología
Fundada en 1988 por sus actuales presidentes
Empresa de propiedad privada, en su mayoría pertenece a los fundadores y empleados
Especializada en gestión documental desde su fundación
DocuWare: innovaciones constantes para brindar al usuario la máxima sencillez
3
Presencia del grupo DocuWare a nivel mundial
Una empresa con un notable historial de éxitos
Más de 7.500 instalaciones
Más de 100.000 usuarios satisfechos
Utilización en más de 70 países
Disponible en quince idiomas
4
Personas de contacto competentes in situ
Las soluciones de DocuWare están disponibles en todo el mundo con servicios de asistencia locales
Atención al cliente a través de más de 400 partners autorizados de DocuWare (ADP), que emplean a más de 1.000 expertos certificados en DocuWare
Asociaciones y certificaciones de tecnología
5
Amplio abanico de ofertas
Gestión de cono-cimientos
Gestión de procesos y flujos de trabajo
Gestión documental
Gestión de contenido empresarial (ECM)
Almacen-amiento electrónico
Gestión de contenido web
Recuperación de documentos
Registro de documentos de entrada y salida
6
Problema: información aislada
1 proceso – 4 búsquedas
PapelArchivos electrónicos
Correo electrónico
Registro de datos ERP
7
Solución: Gestión documental integrada
Un archivador central para toda clase de documentos
Papel Correo electrónico
Registro de datos ERP
Archivos electrónicos
8
Ventaja: Visión general de todo el proceso
Solicitud Oferta Pedido Factura
9
Ventaja: Flujos de trabajo automáticos
Visión general del estado de todos los procesos
Fácil de usar: control de flujos de trabajo mediante sellos electrónicos
Procesos rápidos y eficientes
DocuWare permite ahorrar tiempo y costes
Sello
Tareas con estados
Winner 1/12/2008
APPROVED
Winner 1/12/2008
APPROBADO
10
Desde cualquier lugar
Ventaja: Acceso desde todo el mundo
Desde casa Desde el cliente
Desde la oficina
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¿Por qué es necesaria la gestión documental?
Tanto la dirección como el personal invierten el 50 por ciento de su tiempo en buscar información.Así pues, sólo les queda la otra mitad del día para poder utilizarla.
Fuente: Estudio de Reuters
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Software estándar: flexible y escalable
Cualquier sector Grandes multinacionales
Instituciones Administración
pública
Pequeñas empresas
Medianas empresas
DocuWare: para todo tipo de empresas y la administración pública
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DocuWare para todos los departamentos
Varios departamentos
Cumplimiento de prestaciones Gestión de contratos
Gestión de recibos Gestión del conocimiento
Facturas salientes Facturas entrantes Contratos Recibos
Presupuestos Solicitudes de clientes Pedidos Expedientes de
clientes
Currículos Expedientes del
personal
Albaranes Documentos de envío Documentación
aduanera
Notas de investigación
Documentos rela-cionados con proyectos
Publicaciones
Informes de pruebas Notificaciones Contratos
Instrucciones de montaje
Documentos de control
Hojas técnicas
Administración/ Contabilidad
VentasRecursoshumanos
Logística I+D+IControl decalidad
Producción
Órdenes de compras Informes técnicos Contratos
Compras
Planificaciones Informes Recibos
Control
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Sistema intuitivo y fácil de usar
Fácil de instalar, configurar e integrar
Administración y mantenimiento sin problemas
Necesidad de formación mínima para usuarios
Gestión documental de DocuWare: una buena elección
Resultado: bajo coste total
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Opiniones de nuestros clientes
Reducir costes
Helmut Braun
Director de Informática y Organización
A.B.S. Global Factoring AG
Desde la fundación de la empresa ya estaba claro que se quería evitar a toda costa un archivo físico, para lo que se tendría que haber creado un espacio tan grande como aquel dedicado a las oficinas. Esto supuso también que desde el principio se suprimieran los costes por un empleado dedicado al archivo físico.
Y sólo en costes de franqueo nos ahorramos diariamente 1.000 €.
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Opiniones de nuestros clientes
Amortización de los costes
Durante nuestro análisis de distintos sistemas de gestión de documentos, queríamos en-contrar una solución que nos permitiese reducir nuestro tiempo de facturación a 4 días. Basándonos en este objetivo y en nuestro volumen diario de ventas, descubrimos que nuestro rendimiento de la inversión o ROI para DocuWare sería sólo de 14,8 meses. Ahora que el sistema se ha instalado y está en marcha sabemos que nuestro ROI será mejor que nuestra estimación inicial, y esto nos complace enormemente.
Héctor Dario Jaramillo Restrepo
Director de Información y Tecnología
TDM Transportes S.A.
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Opiniones de nuestros clientes
Aumentar la eficiencia
Han desaparecido montañas de papeles y, además, gracias a la mayor transparencia de los procesos realizados en el almacén, ahorramos hasta 3,5 horas de trabajo al día.
Günter Morschhauser
Director de TI y Organización
sudhoff technik GmbH
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Opiniones de nuestros clientes
Ahorrar espacio
Antes teníamos un archivo físico en cada planta. Este sistema no hubiéramos podido mantenerlo. Hoy en día necesitamos ese espacio para los empleados. Ahora esto es posible gracias a DocuWare.
André Bernhorst
Director de TI y Servicios
BKK Mobil Oil
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Opiniones de nuestros clientes
Ganar en calidad y mejorar la atención al cliente
En Christian Salvesen Gerposa gestionamos más de 90.000 documentos cada mes. Nuestra compañía ha optado por los sistemas de información y comunicación para soportar los procesos. DocuWare no sólo mejora la productividad y competividad de nuestra compañía, sino nuestro servicio al cliente.
Marcos Fierro
Director de TI y miembro de la junta directiva
Christian Salvesen Gerposa
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Referencias adicionales
¡Gracias por su atención!