DE - Cost comparison for Software

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  • Telefon: 233 - 82257Telefax: 233 - 89882257

    it@M

    Dienstleister fr Informations- und Telekommunikationstechnik der Stadt Mnchen

    (it@M)

    Projekt LIMUX I Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei den Kosten

    Antrag Nr. 08-14 / A 03255 der Freien Whler vom 23.04.2012Projekt LIMUX II Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei derOrganisationAntrag Nr. 08-14 / A 03256 der Freien Whler vom 23.04.2012Projekt LIMUX III Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei derProjektierungAntrag Nr. 08-14 / A 03257 der Freien Whler vom 23.04.2012

    Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 10463

    4 Anlagen- Stadtratsantrge Nr. A 03255, A 03256, A 03257- Organigramm it@M

    Beschluss im IT-Ausschusses vom 21.11.2012 (VB)ffentliche Sitzung

    Inhaltsverzeichnis

    I. Vortrag des Referenten..........................................................................................................21.Antrag Projekt LIMUX I Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei den Kosten......................................................................................................................................2

    1.1 Antwort zu Frage 1a):.....................................................................................................31.2 Antwort zu Frage 1b):.....................................................................................................31.3 Antwort zu Frage 1c):.....................................................................................................31.4 Antwort zu Frage 2a) und 2b):........................................................................................41.5 Erreichung der Projektziele.............................................................................................7

    2.Antrag Projekt LIMUX II Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei der Organisation.............................................................................................................................8

    2.1 Vorbemerkung................................................................................................................82.2 Antwort STRAC zu Frage 1:...........................................................................................92.3 Antwort STRAC zu Frage 1a):........................................................................................92.4 Antwort STRAC zu Frage 1b): .....................................................................................122.5 Antwort STRAC zu Frage 2a):......................................................................................122.6 Antwort STRAC zu Frage 2b):......................................................................................122.7 Antwort STRAC zu Frage 2c):......................................................................................13

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    2.8 Antwort STRAC zu Frage 2d):......................................................................................132.9 Antwort LiMux zur Frage 2d)........................................................................................14

    3.Antrag Projekt LIMUX III Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei der Projektierung..........................................................................................................................15

    3.1 Antwort STRAC zu Frage 1): .......................................................................................153.2 Antwort LiMux zu Frage 1):...........................................................................................153.3 Antwort STRAC zu Frage 2):........................................................................................163.4 Antwort LiMux zu Frage 2):...........................................................................................16

    4.Beteiligungen.......................................................................................................................16II. Antrag des Referenten........................................................................................................17III. Beschluss ..........................................................................................................................17

    I. Vortrag des Referenten

    Am 23.04.2012 hat die Stadtratsfraktion der Freien Whler drei Antrge auf Berichter-stattung im Stadtrat zum Thema LiMux und Neuorganisation der IT gestellt. Vielen Dankfr die gewhrte Fristverlngerung bis Mitte Oktober 2012.Die beantragten Berichte werden hiermit vorgelegt. Zur Vereinfachung werden alle dreiAntrge in einem Beschluss zusammengefasst.

    1. Antrag Projekt LIMUX I Sachdarstellung und Herstellung von Transparenz bei den

    Kosten

    Dem Stadtrat wird schnellstmglich ein umfassender Bericht vorgelegt, wie sich die tat-schlichen Kosten der Migration auf das System LIMUX in der LH Mnchen seit Projekt-start darstellen.

    Dabei sind insbesondere folgenden Aspekte zu bercksichtigen:

    1. Smtliche kumulierten Kosten des Projektes LIMUX hinsichtlich dera) Neu- und Ersatzbeschaffung von IT-Hardware,b) Neu- und Ersatzbeschaffung von Software,c) neu geschaffener oder anders gruppierter Dienstposten, d.h. projektbezogene

    bzw. durch das Umstellungsprojekt verursachte Personalkosten

    2. Ein transparenter Kostenvergleich mit vergleichbaren Alternativsystemen (Win-dows-Varianten) hinsichtlicha) betriebssystembedingter Kosten, wie spezielle Software-Lizenzen, Wartungskos-

    ten, Hardware-Beschaffung sowieb) unspezifischer Bestandteile fr auf LIMUX wie auch fr Alternativsysteme gleicher-

    maen anfallender Kosten.

  • 1.1 Antwort zu Frage 1a):

    PC-Hardware wird bei der LH Mnchen in der Regel in einem fnfjhrigen Zyklus ersatz-beschafft. Durch die zeitliche Dauer des LiMux-Projektes haben die Referate und Eigen-betriebe nicht aufgrund der Umstellung auf LiMux-Arbeitspltze Hardware neu oder er-satzbeschafft, sondern im Rahmen des normalen Ersatzbeschaffungszyklus oder weilmehr mit IT untersttzte Arbeitspltze ausgestattet werden mussten. Einige Referate undEigenbetriebe haben die Organisation der Ersatzbeschaffungen zeitlich mit der Umstel-lung auf LiMux Arbeitspltze harmonisiert, um Synergien zu schaffen. Diese Hardware-Beschaffungskosten sind jedoch nicht migrationsrelevant und werdendeshalb auch nicht vom Projekt erfasst oder finanziert.

    1.2 Antwort zu Frage 1b):

    Im Budget des LiMux Projektes wurden Kosten fr Anwendungsmigration und Softwareli-zenzen fr Fachverfahren in Hhe von ursprnglich (2008) ca. 2.1 Mio. (Anwendungs-migration) und 1,1 Mio. (Lizenzkosten) veranschlagt. Bis zum Stand Anfang September2012 sind dabei lediglich ca. 702.000 (Anwendungsmigration) und ca. 71.000 (Li-zenzkosten) verbraucht. Dabei sind in den Anwendungsmigrationskosten ca. 500.000 enthalten, die fr die Umstellung von auf der Basis von Microsoft Excel erstelltenFachanwendungen auf webbasierte Anwendungen ausgegeben wurden.

    Diese Kosten sind vergleichsweise niedrig, weil fr den Open Source basierten LiMux-Ar-beitsplatz nahezu keine kostenpflichtige Software eingekauft werden muss. Die Softwa-reverteilung und das Konfigurationsmanagement der LiMux Arbeitspltze erfolgen eben-falls ber lizenzkostenfreie Open Source Programme.Kosten fr Fachverfahren, die nicht im Rahmen der Migration auf webbasierte oder unterLinux lauffhige Programme umgestellt wurden, sind nicht Bestandteil der Migrationskos-ten. Entweder handelt es sich um Neuanforderungen, die im Rahmen von eigenen Pro-jekten finanziert wurden oder um Anwendungen, die bereits vor der Migration vorhandenwaren, die bis heute genutzt werden oder im Rahmen ihres normalen Produktlebenszy-klus ersatzbeschafft wurden.

    1.3 Antwort zu Frage 1c):

    Im Rahmen des LiMux Projektes wurden sowohl befristete Stellen fr die reine Projek-tumsetzung, als auch unbefristete Stellen geschaffen, um nach Projektende die im Pro-jekt erarbeiteten Lsungen in der Linie weiter betreiben zu knnen. Auerdem wurde dieMitarbeit der Referate und Eigenbetriebe am Projekt auf Antrag vergtet.Fr das Direktorium (it@M) wurden 18 unbefristete Stellen genehmigt (laut Stadtratsbe-schluss 16.06.2004 11 Stellen, laut Stadtratsbeschluss 09.04.2008 7 Stellen) und ge-schaffen. Zustzlich wurden drei bereits vorhandene Stellen dem Projekt zugeordnet. DieGesamtsumme an genehmigten Mitteln fr diese unbefristeten Stellen bei it@M betrgtca. 8,1 Mio., an Kosten sind lediglich ca. 6,1 Mio. angefallen, da die Stellen nicht soschnell wie geplant besetzt werden konnten und durch Personalfluktuation auch nie alleStellen gleichzeitig besetzt waren.

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    Zur Organisation der umstellungsbedingten Schulungsmanahmen wurden fr die ITFortbildung des POR bis zu 5 befristete Stellen genehmigt und geschaffen. Die dafr mitStadtratsbeschluss vom 16.06.2004 genehmigten Mittel betrugen von 2005 bis Ende2007 ca. 648.000 . Nachdem der Migrationsverlauf und damit auch der Schulungsver-lauf sich zeitlich weiter streckte wie ursprnglich geplant, wurden nie alle 5 Stellen be-setzt. Dadurch reichten die genehmigten Mittel nicht nur bis Ende 2007, sondern bisEnde 2010. Erst im Stadtratsbeschluss vom 16.06.2010 wurden neue Mittel beantragtund genehmigt. Die Gesamtsumme der genehmigten Mittel betrgt ca. 776.000 , anKosten sind lediglich ca. 750.000 angefallen.Die genehmigten Mittel fr die befristeten Stellen und die Vergtung der Mitarbeit der Re-ferate und Eigenbetriebe bis Ende 2010 betrugen ca. 2,2 Mio. . Mit Stadtratsbeschlussvom 16.06.2010 wurden weitere Mittel bis Oktober 2013 genehmigt. In Summe wurdendamit Mittel bis Ende August 2012 in Hhe von ca. 3,7 Mio. genehmigt, an Kosten sindlediglich ca. 2,8 Mio. angefallen. Dies liegt ebenso wie bei den unbefristeten Stellendaran, dass die Stellen spter besetzt werden konnten und auch nie alle Stellen gleich-zeitig besetzt waren. Derzeit sind