Digital Archives Management

การบรหารจดการ เอกสารจดหมายเหต (ดจทล)

บญเลศ อรณพบลย รองผอ านวยการฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย

ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต

http://www.thailibrary.in.th, http://stks.or.th

http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon

[email protected]

http://www.thailibrary.in.th/

http://stks.or.th/

http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon

mailto:[email protected]

2536 2551 ปจจบน

เจาหนาทระบบคอมพวเตอร ศนยฝกอบรมเนคเทค

วทยากร ศนยฝกอบรมเนคเทค

รกษาการหวหนางานสนบสนนทางเทคนค ศนยฝกอบรมเนคเทค

รกษาการหวหนางานวชาการ ศนยฝกอบรมเนคเทค

รกษาการหวหนางานพฒนาสอสาระดจทล ศนยฝกอบรมเนคเทค

นกวชาการ ศนยฝกอบรมเนคเทค

นกวชาการ

รกษาการหวหนางาน งานพฒนาและบรการสอสาระดจทล

หวหนางาน งานพฒนาและบรการ สอสาระดจทล

STKS NECTEC

ศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต

รองผอ านวยการฝาย

การท างาน (ทผานมา/ปจจบน)

• อาจารยพเศษสาขาวชาบรรณารกษศาสตรและสารสนเทศศาสตร ม.บรพา, ม.เชยงใหม, ม.หอการคาไทย, จฬาลงกรณมหาวทยาลย

• วทยากรสาขาวชาบรรณารกษศาสตรและสารสนเทศศาสตร มศว., ม.ธรรมศาสตร, ม.ขอนแกน

• ทปรกษาการพฒนาระบบสารสนเทศและระบบหองสมด ส านกงานศาลปกครอง

• ผทรงคณวฒในคณะกรรมการประจ าส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ ม.บรพา, มรภ.พบลสงคราม

• กรรมการด าเนนโครงการหนงสอเกาชาวสยาม

• ผทรงคณวฒปรบปรงหลกสตรศลปศาสตรบณฑตสารสนเทศศกษา ม.เชยงใหม, ม.บรพา

• ผทรงคณวฒวพากษหลกสตรระดบอดมศกษา โปรแกรมวชาสารสนเทศศาสตรและบรรณารกษศาสตร มรภ.ก าแพงเพชร

• คณะท างานจดการความร (Knowledge Management: KM) ส านกงานพฒนาธรกรรมทางอเลกทรอนกส (องคการมหาชน)

• คณะท างานพฒนาฐานขอมลวจยประเทศไทย

• คณะท างานหนงสอเกาพมา ตามพระราชด ารฯ สมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ

• คณะท างานโครงการไอทตามพระราชด ารฯ สมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ

• คณะท างานพฒนาระบบ eMuseum สวนพระองค วงสระปทม

• ทปรกษาการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศ ศนยสารนเทศมนษยศาสตร คณะอกษรศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย

• ทปรกษาการพฒนาระบบหองสมดอตโนมต ส านกงานคณะกรรมการวจยแหงชาต (วช.)

• ทปรกษาคณะท างานพฒนาเวบไซต ส านกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

• ผทรงคณวฒในคณะกรรมการประจ าส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มรภ.หมบานจอมบง, ราชนครนทรฯ

• ผทรงคณวฒวพากษหลกสตรระดบอดมศกษา โปรแกรมวชาคอมพวเตอรศกษา มรภ.วลยอลงกรณ

• ทปรกษาการพฒนาระบบสารสนเทศ ศนยสารสนเทศ ส านกราชเลขาธการ

จดหมายเหต - Archive

• A collection of historical documents or records providing information about a place, institution, or group of people.

• Repository holding documents or other material, usually those of historical and/or rare value.

http://en.wikipedia.org/wiki/Archive

จดหมายเหต - Archive

• The documentary by-product of human activity maintained for their long-term value.

http://www.ica.org

เอกสารจดหมายเหต ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต

“ขอมลทกรปแบบทหนวยงานผลตขนใชในการปฏบตงาน แตสนกระแสการปฏบตงานแลว และไดรบการประเมนวามคณคา

ในฐานะเปนขอมลชนตนทแสดงถงการด าเนนงานและพฒนาการของหนวยงานนนๆ ซงมความส าคญตอประวตศาสตรของประเทศ ทงนหมายรวมถงเอกสารสวนบคคลทรบมอบจากบคคลส าคญหรอทายาทดวย”

เอกสารจดหมายเหต ถอเปนหลกฐานชนตนส าหรบใชเปน หลกฐานอางองทางประวตศาสตรดานการบรหารงานของหนวยงานของ

รฐ และเปนมรดกทางวฒนธรรมของชาตทบรรจความทรงจ า และพฒนาการทกๆ ดานของบานเมอง

เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๖

เอกสารทส นกระแสการใชงานและไดรบการประเมนคณคาควรแกการเกบรกษาและอนรกษไวเพอเปนมรดกทางวฒนธรรมดานประวตศาสตรของชาต และเพอประโยชนในการศกษา การคนควา หรอการวจย ซงกรมศลปากรไดจดท าทะเบยนไวเปน

เอกสารจดหมายเหต

เอกสารจดหมายเหต ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ฉบบท 2 พ.ศ.2548

• หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารตประเพณ สถต หลกฐาน หรอเรองทตองใชส าหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกน ใหเกบไวเปนหลกฐาน ทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด

• ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนทไดจดท าขนทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป

จดหมายเหต

เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 หมวด ๔ เอกสารประวตศาสตร มาตรา ๒๖ ขอมลขาวสารของราชการทหนวยงานของรฐไมประสงคจะเกบรกษาหรอมอายครบก าหนดตามวรรคสองนบแตวนทเสรจสนการจดใหมขอมลขาวสารนน ใหหนวยงานของรฐสงมอบใหแกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรหรอหนวยงานอนของรฐตามทก าหนดในพระราชกฤษฎกา เพอคดเลอกไวใหประชาชนไดศกษาคนควา ก าหนดเวลาตองสงขอมลขาวสารของราชการตามวรรคหนงใหแยกประเภท ดงน (๑) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมอครบเจดสบหาป (๒) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมอครบยสบป ก าหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดในกรณดงตอไปน (๓) หนวยงานของรฐยงจ าเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไวเองเพอประโยชนในการใชสอย โดยตองจดเกบและจดใหประชาชนไดศกษาคนควาตามทจะตกลงกบหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร (๔) หนวยงานของรฐเหนวา ขอมลขาวสารนนยงไมควรเปดเผย โดยมค าสงขยายเวลาก ากบไว เปนการเฉพาะราย ค าสงการขยายเวลานนใหก าหนดระยะเวลาไวดวย แตจะก าหนดเกนคราวละหาปไมได การตรวจสอบหรอทบทวนมใหมการขยายเวลาไมเปดเผยจนเกนความจ าเปน ใหเปนไปตามหลกเกณฑและวธการทก าหนดในกฎกระทรวง บทบญญตตามมาตราน มใหใชบงคบกบขอมลขาวสารของราชการตามทคณะรฐมนตรออกระเบยบก าหนดใหหนวยงานของรฐหรอเจาหนาทของรฐจะตองท าลายหรออาจท าลายไดโดยไมตองเกบรกษา

ขอมลขาวสารของราชการ

• สงทสอความหมายใหรเรองราวขอเทจจรง ขอมล หรอสงใดๆ ไมวาการสอความหมายนนจะท าไดโดยสภาพของสงนนเองหรอโดยผานวธการใดๆ และไมวาจะไดจดท าไวในรปของเอกสาร แฟม รายงาน หนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบนทกภาพหรอเสยง การบนทกโดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดทท าใหสงทบนทกไวปรากฏได

• ทอยในความครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยงานของรฐ ไมวาจะเปนขอมลขาวสารเกยวกบการด าเนนงานของรฐหรอขอมลขาวสารเกยวกบเอกชน

ประเภทของเอกสารจดหมายเหต

• เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร (Textual Archives)

• เอกสารโสตทศนจดหมายเหต (Audio–Visual Archives)

• เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง (Cartographic Archives)

• เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร (Machine - Readable Archives)

• เอกสารจดหมายเหตตาม พรบ. ขอมลขาวสารของราชการ

• เอกสารจดหมายเหตตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

• เอกสารจดหมายเหตสวนบคคล

เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร

• เอกสารทสอความหมายเนอหาดวยลายลกษณอกษร ไมวาจะเปนตวเขยน หรอตวพมพ

• เอกสารโตตอบ

• เอกสารประชม

• แผนงาน

• โครงการ

• รายงาน

• บทความ

• ฯลฯ

เอกสารโสตทศนจดหมายเหต

• เอกสารทสอความหมายดวยภาพหรอเสยง

• ภาพถาย

• ฟลมเนกาตฟ

• สไลด

• โปสเตอร

• ปฏทน

• บตรอวยพร

• แถบบนทกเสยง

• แถบบนทกภาพ

• ฟลมภาพยนตร

• ฯลฯ

เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง

• แผนท

• แผนผง

• แบบแปลน

• พมพเขยว

• ฯลฯ

เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร

• เอกสารทบนทกขอมลและคนหาขอมลทบนทกไวนนดวยเครองคอมพวเตอร

• ดสกเกตท

• ซด

• วซด

• ดวด

• ฯลฯ

รปแบบของเอกสารจดหมายเหต ... ณ วนน

Traditional Format

• สงพมพ

• ภาพถาย

• แผนท

• วตถตางๆ

Born-Digital Format

• เอกสารทสรางดวยโปรแกรมคอมพวเตอร • Microsoft Office

• Adobe PhotoShop

• เอกสารทสงออก (Export) หรอแปลง (Convert) จากตนฉบบดจทล • PDF

• ภาพถายจากกลองถายภาพดจทล

• สอมลตมเดย

ลกษณะเฉพาะของเอกสารจดหมายเหต จดแสดง และอธบายแบบ “กลม หรอภาพรวม” ไมใชรายชน

Hall of Frame

มองจดหมายเหตเปน “เนอเรอง”

• หาองคประกอบ “เนอเรอง” ใหครบ

• ประวต มรภ. 85 ป

• รปภาพ

• รปผบรหาร

• ประวตผลงานทาน

แนวคดใหมของการบรหารจดการ “จดหมายเหต”

• ไมตองรอเวลา ... 25 ป 30 ป

• เอกสารวนน สามารถประเมนคณคาการเปนจดหมายเหต ไดทนท

• ด าเนนการบรหารจดการ “เอกสารทประเมนคณคา” แลว

คนหารวบรวมเอกสาร

ประเมนเอกสาร

ด าเนนการแปลงดจทล

ใหขอมล น าเขาระบบ

สรางเอกสาร

ประเมนเอกสาร

ใหขอมล น าเขาระบบ

http://www.oaep.go.th/50YearsOAEP/Main50Years.html

Personal Digital Archive

• Social Media/Social Networking

• Facebook

• Blog

• Wiki

• Timeline

Facebook

กระบวนการบรหารจดการ

ระบบ / สถานท

เอกสารจดหมายเหต

เอกสารจดหมายเหตของทาน ??????

• ประเดนพจารณา

• รปแบบทตองการด าเนนการ

• เปาหมาย

• กฎหมาย/กฎระเบยบทเกยวของ

• งบประมาณ

• ทมงาน

• ความรความสามารถดานเทคนคคอมพวเตอร

• การประเมนจากคณคาของเอกสาร

• ดานกฎหมาย

• ดานการบรหาร

• ดานการเงน

• ดานวชาการ

Raw Data : Storage & Backup System

Digital Archives

Management System

Document Management

System

Digital Library / IR – Institutional

Repository / Digital Repository

/ Research Repository / KM

ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?

ระบบเอกสารดจทลตางๆ Machine Readable


Digital Archives

Management System

Document Management

System





ระบบเอกสารดจทลตางๆ

Z39.5 OAI-PMH

XML Services


Digital Archives

Management System

Document Management

System





ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word

PDF PDF/A ฝงฟอนต

Word ฝงฟอนต

JPG High Quality

Z39.5 OAI-PMH

XML Services


Digital Archives

Management System

Document Management

System





ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word

PDF PDF/A ฝงฟอนต

Word ฝงฟอนต

JPG High Quality

Z39.5 OAI-PMH

XML Services

ECM

OAI-PMH เพราะ

ฐานขอมลวทยานพนธ ก

ฐานขอมลวทยานพนธ ข

ฐานขอมลผลงานวจย ค

ฐานขอมลเอกสารหายาก

ค

www.ก.ac.th/thesis

thesis.ข.ac.th

www.ค.or.th/research

rarebooks.ค.org

โห URL แตกตางกน และเยอะไปหมด จ าไดไงน .. แบบคนทเดยวมไหม

บญเลศ อรณพบลย

OAI-PMH ตวชวยในยคน

ฐานขอมลวทยานพนธ ก

ฐานขอมลวทยานพนธ ข

ฐานขอมลผลงานวจย ค

ฐานขอมลเอกสารหายาก ค

www.ก.ac.th/thesis thesis.ข.ac.th www.ค.or.th/research rarebooks.ค.org

OAI Harvester คนงายขนจากหนาเวบเดยว

Harvesting

OAI-Based OAI-Based OAI-Based OAI-Based


เครองมอทสนบสนน OAI-PMH

DSpace Omeka GreenStone ICA-AtoM

PKP Harvester,

DSpace, Omeka

คนงายขนจากหนาเวบเดยว

Harvesting


Metadata for Digital Collections

Library Museum Archive eLearning

Data Structure MARC, DC CDWA EDA, ISAD(g) DC

Data Content AACR2, RDA CCO DACS LOM

Data Format XML XML XML XML

Data Exchange Z39.5, OAI OAI OAI OAI

ความสามารถของระบบเอกสารดจทล

• ความรวดเรว • ความถกตอง • ความทนสมย • ความเชอมโยง • ความนาเชอถอ • ความสามารถในการเขาถง

• ความสามารถในการตรวจสอบ

• การมสวนรวมในกระบวน การขอมล

• ความปลอดภย • การรกษาความลบ

Digital Library / IR – Institutional Repository /

Digital Repository / Research Repository /

KM

รปแบบของระบบ

• Static Content

• ประวต มรภ

• ประวต คณะ

• ประวต สถานท A

• Structure Content

• ประวต คน

• ประวต สงของ

• ประวต เอกสารดจทล

Omeka Dspace

Database System

Wiki Joomla

เขยนโปรแกรมมาครอบสองระบบ แลวดงขอมลมาแสดงผล

Software

เฉพาะ

• ICA AtoM

• Archivon

• Collectives

อนๆ

• Joomla

• Wordpress

• Dokuwiki

• MediaWiki

• DSpace

• Omeka

• Drupal

กระบวนการบรหารจดการ

• ประเภทของทรพยากร นยาม ลกษณะเฉพาะ ฟอรแมต

• การไดมา ลขสทธ

• กระบวนการด าเนนการ

• ความยงยน

• การเผยแพร

ประเดนทควรใสใจ

• สอดจทลไมไดก าหนดมาตรฐานรวมกน

• การท างานซ าซอน เสยเวลา

• ระบบคลงดจทล ไมรองรบมาตรฐาน

• การละเมดลขสทธ • Software, Content, Font,

Image

การสแกนเอกสารดวย Scanner

• เลอกเครองสแกนเนอรใหเหมาะสมกบประเภทของเอกสาร

• สวมใสถงมอขณะด าเนนการ

• ก าหนดคา Config ของ เครองสแกนเนอรใหอย ในระดบสง

• Resolution มากกวา 300 dpi

• โหมดส CMYK/RBG/Grey

• บนทกในฟอรแมต

• TIFF

• Best Quality JPG

• PNG

• เกบขอมลไวหลายส าเนา

การสแกนเอกสารดวย Scanner

การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการสแกน

การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการตดขอบ/หมน

การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการ Retouch + เอกสาร PDF ตนฉบบ

การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการเอกสาร PDF เผยแพร

การบรหารจดการ Born-Digital Media

• เอกสารจาก Microsoft Office

สรางเอกสารแบบ Style

ก าหนด Metadata

บนทกเอกสารแบบฝงฟอนต

สงออกเปน PDF/A

การบรหารจดการ Born-Digital Media

• ภาพถายดจทล

ตงคาวน/เวลาของกลองถายภาพดจทล

ถายภาพดวยคา Config ในระดบสง

น าภาพมาบนทก IPTC, XMP Metadata

EXIF, IPTC, XMP

แนวทางการด าเนนการจดหมายเหต

• แนวทางท 1

• ด าเนนการในรปแบบหอเกยรตยศ

• การจดแสดง + สอดจทล


• ด าเนนการจดท าสงพมพจดหมายเหตหนวยงาน หรอเหตการณส าคญๆ

• เพมการน าเสนอในรปแบบ eBook, ePub


• ด าเนนการจดท าจดหมายเหตดจทลหนวยงาน หรอเหตการณส าคญ

• ใชเครองมอในกลม Blog โดยใหความส าคญกบ “วน/เวลาทของเหตการณ”

• น ากระบวนการของจดหมายเหตตาม “พรบ./ระเบยบทเกยวของมาผสมผสาน”


• ด าเนนการทกรปแบบ โดยก าหนดกรอบ ขอบเขตเรอง และระยะเวลาด าเนนการเปนระยะ

Technology

Digital Archives Management