Dix points cl©s pour r©ussir votre premier projet ERP

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Nombreuses sont les entreprises qui projettent d’investir pour la première fois dans un ERP, avec un objectif : gagner en productivité tout en maîtrisant leur développement. L'ERP, socle du système d'information, a pour finalité une gestion interactive de tous les métiers de l'entreprise (gestion comptable et financière, gestion de la production, gestion des ventes...). Cela suppose rigueur et méthode, du choix du progiciel jusqu'à son intégration. Ce livre blanc proposé par Sage liste les 10 points clés à maîtriser tout au long d'un tel projet (répondre à la stratégie de l’entreprise; prendre en compte ses spécifications ; définir et contrôler l’enveloppe budgétaire et les délais ; garantir une architecture matérielle adaptée...).

Text of Dix points cl©s pour r©ussir votre premier projet ERP

  • 1. LES GUIDES SAGEPOUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE10 points clspour russirvotre premierprojet ERP

2. DfinitionLERPLERP constitue le socledu systme dinformationde lentreprise.Il a pour finalit une gestion interactive de tousses mtiers (gestion comptable et financire,gestion de la production, gestion des ventes...)au travers de la centralisation, du partage, delanalyse et de la consolidation de linformationstratgique.2 10 points cls pour russir votre premier projet ERP 3. EN AMONTMISE EN UVRE ET APRESL es entreprises qui, comme vous, projettent dinvestir pour la premire fois dans un ERP sont deplus en plus nombreuses. Les raisons qui vous poussent au changement sont nombreuses : Vous appuyer sur un systme unique et cohrent, Prendre en compte vos spcificits mtiers, Centraliser les informations et faciliter leur circulation, Organiser les flux dinformations internes et externes, Disposer de fonctions de pilotage et danalyse dcisionnelle, Prendre des dcisions plus rapides grce des donnes centralises.Votre objectif final reste le mme : gagner en productivit tout en matrisant ledveloppement de votre entreprise.Avec votre nouvel ERP, vous allez accompagner votre croissance. Avant cela, il va vous falloirrussir sa mise en place, ce qui ncessite rflexion et rigueur. La mthodologie de mise en oeuvredevient alors stratgique. Ce guide va vous aider dans vos choix, vos mthodes et votre rflexion chaque tape de votre projet ERP, tout en respectant les fondamentaux suivants : Rpondre la stratgie de lentreprise et ses enjeux, Prendre en compte ses spcificits (mtiers, organisation...), Dfinir et contrler lenveloppe budgtaire et les dlais, Garantir une architecture matrielle adapte, Permettre lappropriation par les utilisateurs du systme mis en place.Je vous propose une mthode en dix points cls, qui a dj fait ses preuves chez nos 2400clients, en France et linternational.Bonne lecture.Christophe Letellier Directeur Gnral Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage3 4. EN AMONT1 DFINISSEZ PRCISMENT VOTRE PROBLMATIQUELes raisons qui poussent squiper dune solution ERP ou en changer sont nombreuses, dautantque votre entreprise doit en permanence sadapter son cosystme (spcificits mtiers, partenaires,fournisseurs, etc) et lvolution de la rglementation. Les enjeux les plus rcurrents sont : Loptimisation de la circulation de linformation, Une meilleure cohrence et un plus grand partage des donnes, Lintgration du systme dinformation, Lvolution du SI pour laligner sur vos nouveaux besoins, Une facilit de maintenance et dhomognisation du systme (SOA).La premire tape de tout projet ERP consiste donc dfinir prcisment votre problmatique mtier,en intgrant une vision moyen terme.Lobjectif ?Trouver une solution qui rponde vos besoins actuels et qui soit suffisammentvolutive pour accompagner vos enjeux et objectifs futurs. La socit SFERE BM est issue de la fusion de 2 socits. Nous recherchions un ERP adapt notre nouvelle taille, rpondant nos problmatiques mtiers, qui soit pr-paramtr et capable degrer une structure multi-socits etmulti-sites. Ces diffrents lments sont essentiels pour une mise en uvre rapide et pour la matrise de notre budget.Stphane DELON, Directeur Gnralde SFERE BM4 10 points cls pour russir votre premier projet ERP 5. Bertrand BOUNIOL, Directeur des Systmes dInformation du Groupe CsarJusqualors, le groupe Csar tait un ensemble de PME, travaillant chacune avec des processpropres et utilisant des systmes de codification diffrents. Le fait dappartenir un mme ensemblenapportait aucun bnfice, bien au contraire. Un exemple : lorsquun produit demand taitmanquant en France, nous ne pouvions pas savoir - ou alors au prix dune enqute fastidieuse -sil restait du stock en Allemagne parce que les codes produits ntaient pas les mmes dun pays lautre. Autre exemple : notre usine de Madagascar fabrique des costumes de Spiderman pourlAngleterre et lItalie ; chacune de ces deux filiales avait lhabitude denvoyer son propre patronage ;lusine devait donc modifier sa chane de fabrication alors quen dfinitive les costumes livrs taientquasiment identiques...Un nouveau schma directeur a donc t adopt, prvoyant la mise en place dun ERP commun ctait en quelque sorte lpine dorsale du projet.des problmatiques bien dfiniesLa maintenance de nos applications maison tant devenue trs difficile, nous navions plus lechoix : soit il fallait tout rcrire, soit opter pour un progiciel du march.Bruno GUIRAUD,Responsable InformatiquedALTRAD sur le Sitede Florensac5 6. EN AMONT2 FORMALISEZ VOS BESOINS PAR CRITPeu de PME rdigent leurs besoins au travers dun cahier des charges, avant de dbuter leur recherchedERP. Cette tape est pourtant cruciale sous peine de faire purement et simplement chouer leprojet. Ce document est le premier pas vers un projet matris, car les enjeux sont multiples.Le premier impratif consiste dcrire les spcificits mtier de votre entreprise : Quels sont les processus cls de votre entreprise ? Quelles sont les particularits de votre secteur dactivit ? Avez-vous plusieurs sites interconnects, y compris linternational ? Quelles sont les spcificits de vos clients et fournisseurs ? Quelle est votre architecture informatique aujourdhui ? Vous permet-t-elle dvoluer sereinement ? Vos systmes de planification vous apportent- ils toute la visibilit ncessaire ? Disposez-vous de tous les indicateurs pour suivre votre performance ?Bref, il vous faut dresser un portrait la fois synthtique et prcis, afin de prendre en compte toutesles particularits de votre organisation.Deuxime impratif : poser clairement vos objectifs, sans vous rsumer il faut que a marche,ni rdiger votre lettre au Pre Nol. Il suffit dexposer prcisment et simplement vos besoins - et nonpas vos envies - en tant trs clair sur le primtre fonctionnel souhait. Ne laissez aucune ambigut ! la cl : une bonne comprhension ds le dpart par le prestataire que vousaurez choisi.Encore une fois, il est important dintgrer une vision moyen terme : aurez-vous besoin dans lesmois ou annes venir dune gestion multisocit ou multisite par exemple ? La rdaction du cahierdes charges peut galement tre ralise par un cabinet de consultants, ceux-ci apportant une visioncomplmentaire dans le cadre de la conduite du changement.CONSEIL RDIGEZ VOS BESOINS ET INTGREZ UNE VISION MOYEN TERME.Votre priorit est que votre nouvel ERP rponde vos besoins prsents. Compte tenude sa dure de vie estime dix ans, il est ncessaire que votre progiciel intgre,ds le dpart, les fonctionnalits dont vous aurez potentiellement besoin moyenterme. Lenjeu? Bnficier dune solution prenne, adapte vos besoins etvotre croissance, sans rinvestissement majeur.6 10 points cls pour russir votre premier projet ERP 7. 3 IMPLIQUEZ LA DIRECTION ET LES UTILISATEURSComme dans tout projet, limplication forte de la Direction est une condition sine qua non de russite.Outre limpulsion du projet, la Direction joue un rle trs important de pilotage et darbitrage. Pourautant, un projet ERP ne doit pas tre vcu comme une dcision verticale, impose tous.La constitution dun groupe projet est fondamentale.Il runira, autour du chef de projet, un ou plusieurs utilisateurs cls, ainsi que des reprsentants, lecas chant, de votre quipe informatique. Ce groupe sera le garant de la russite du projet et delatteinte des objectifs. Il aura 4 grandes priorits : Toujours penser systme cible , cohrence des flux et non systme davant, Dfinir trs clairement les rles de chacun, Permettre ce groupe de recevoir in-fine le transfert de comptences, Veiller ce que le groupe communique tant avec les utilisateurs finaux quavec la Direction pour accompagner le changement.Enfin, limplication des utilisateurs finaux est essentielle, dune part, grce lcoute de leurs besoinsralistes et de leurs attentes (qui peuvent tre recueillis grce un mini audit), dautre part, en communi-quant avec eux de manire rgulire et prcise, afin dviter le rejet pur et simple du produit larrive.CONSEIL DMYSTIFIEZ LERP AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE.Il est important que le groupe projet et la Direction rassurent les futurs utilisateurs,en leur expliquant ce quest un ERP, en les informant rgulirement sur lavance duprojet et sur la faon dont ils seront concerns. De cette faon, le projet aura unemeilleure adhsion au sein de lentreprise. 7 8. EN AMONT4 CHOISISSEZ BIEN LE PROGICIEL ET SON DITEURLe progicielIl sagit de caractriser loffre de la manire la plus prcise possible laide de plusieurs critres : La technologie mise en oeuvre : est-elle ouverte ? standard ? La maturit de loffre, Le primtre et la profondeur fonctionnels, La simplicit dutilisation et de mise en oeuvre et les possibilits de paramtrage, la cl : une adaptation optimale de loutil vos spcificits, Le degr dappropriation de la solution grce un transfert de comptences, un cycle de formation des utilisateurs et une documentation complte (y compris technique), Lvolutivit de loffre et sa capacit accompagner votre croissance, La facilit dintgration dans un systme dinformation, La prise en compte des standards internationaux.LditeurChoisir un progiciel de gestion intgr, cest galement choisir un diteur. Un constat simpose :le march est vaste et votre dirigeant nest pas un spcialiste Il devra donc se fier plusieurs critres : Les rsultats financiers de lditeur pour sassurer de sa prennit : le renouvellement dun ERP intervient tous les dix ans environ, Son parc client : est-il important ? Comporte-t-il des entreprises voluant dans le mmesecteur que le vtre ? Ayant une envergure comparable ? Ces lments vous permettrontdapprcier les capacits du progiciel sadapter vos spcificits, Les propositions en termes de maintenance. Comment est-elle assure ? quelle frquence les mises jour sont-elles disponibles ? Le positionnement de lditeur linternational : est-il capable de proposer une structure applicativecouvrant des lgislations diffrentes ? Est-il implant dans plusieurs pays ?LOBJECTIF ?tre capable de paramtr