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IBsolution Academy – Webinar – Seite 1
Einsparpotentiale bei der systemübergreifenden Pflege von SAP – Referenzdaten mittels SAP Solution Manager ausschöpfen
22.10.2015, Gerald Kerndl, IBsolution GmbH
IBsolution Academy – Webinar – Seite 2
Für wen ist dieses Webinar?
Alle Personen, die sich mit der Optimierung von Prozessen
für die Pflege von Stammdaten beschäftigen
Verantwortliche für die Harmonisierung von Referenzdaten
und deren konsistente Verteilung in unterschiedliche
Systeme
Technische Mitarbeiter, die Einsatzmöglichkeiten der
Komponente SAP „Solution Manager“ für die
systemübergreifende Verteilung von Daten kennen lernen
wollen
IBsolution Academy – Webinar – Seite 3
Was lernen Sie in diesem Webinar?
Wie sie SAP Referenzdaten (Länderschlüssel, Währungs-
schlüssel, Materialgruppen, Zahlungsbedingungen etc.)
einheitlich pflegen können
Wie Sie stabile und nachvollziehbare Prozesse zur
Harmonisierung und für die Pflege von Referenzdaten
implementieren können
Dass es effiziente Möglichkeiten zur Pflege gibt
IBsolution Academy – Webinar – Seite 4
IBsolution Academy Erfolgszertifikat
Webinar anschauen
Multiple-Choice-Test ablegen
80% der Fragen korrekt beantworten
IBsolution Academy – Webinar – Seite 5
Ihr Trainer
Gerald Kerndl
Project Manager
IBsolution GmbH
IBsolution Academy – Webinar – Seite 6
Agenda
Was wird unter Referenzdaten im SAP-Kontext verstanden?
Potentielle Einsparpotentiale ausschöpfen
Harmonisierung und effiziente Pflege von Referenzdaten
Einsatzmöglichkeiten von SAP Solution Manager zur effizienten
Pflege und systemübergreifende Verteilung von Referenzdaten
IBsolution Academy – Webinar – Seite 7
Was wird unter Referenzdaten im SAP-Kontext verstanden?
IBsolution Academy – Webinar – Seite 8
Referenzdaten
Referenzdaten zeichnen sich aus durch:
• Vielfach als SAP Customizing-Daten gespeichert
• System-bedingt liegen einheitliche Ausprägungen innerhalb eines Systems
vor, diese sind vielfach nicht „harmonisiert“ zu den weiteren Systemen
innerhalb einer Unternehmensgruppe
• Teilweise sind die Werte kompatibel mit externen Standards (z. B. ISO)
• Finden häufige Verwendung in den Stammdaten und somit auch in den
Prozessdaten
• Einfach im Aufbau
• Geringes Volumen an Daten
• Unterliegen einer geringen Anzahl
von Änderungen
Beispiele
• Länderschlüssel
• Währungen
• Kunden- und Produktgruppen
• Zahlungsbedingungen
• Lieferkonditionen
• MaßeinheitenQuelle: SAP AG
IBsolution Academy – Webinar – Seite 9
Potentielle Einsparpotentiale ausschöpfen
IBsolution Academy – Webinar – Seite 10
Exemplarischer Use-Case
Fritz, sehr gereizt, muss Änderungen in den
Kundengruppen in 7 Systemen individuell pflegen
Hans, Leiter Vertrieb, benötigt dringend geänderte
Kundengruppen in allen Systemen
Gibt es eine alternative Lösung?
Einsatz desSAP Solution Manager!
IBsolution Academy – Webinar – Seite 11
Zentrale Pflege der Referenzdaten
Gründe für zentrale und einheitliche Pflege
• Effizienz: Änderungen nur einmal zentral pflegen
• Vereinheitlichung: Gleiche Werte haben inhaltlich auch die selbe
Bedeutung
• Konsistenz: Durch einheitliche und zeitnahe Verteilung liegen in allen
Systemen die identischen Referenzdaten für die Verwendung in allen
Geschäftsprozessen vor
• Nachvollziehbarkeit: Durch Prozess-Unterstützung ist eine
Nachvollziehbarkeit der Änderungen möglich
IBsolution Academy – Webinar – Seite 12
Einsparpotentiale
Erforderliche Änderungen können zentralüber ein Ticket erfasst und danach dem Verantwortlichen zugeordnet werden
Die inhaltliche Diskussion der Änderung erfolgt einmalig, koordiniert durch den Verantwortlichen
SAP Change Request Management (ChaRM) liefert bereits vordefinierte Prozess-Muster mit, die auch die Anforderungen nach ITIL (IT Infrastructure Library) berücksichtigen
Durch sogenannte Änderungsanträge kann der Ablauf in der festgelegten Form wiederkehrend erfolgen. Damit wird die Planung, Steuerung und Nachvollziehbarkeit unterstützt
Vermeidung von Fehlern im Pflegeprozess durch definierte Änderungs- und Freigabeprozesse
Die systemübergreifende Verteilung über Transportaufträge unterstützt die einheitliche Bereitstellung von identischen Referenzdaten
Im Allgemeinen fallen keine Lizenzkosten an
NutzenVorteile
Einheitliche Meldestelle für notwendige Änderungen ist leicht vermittelbar
Zeiteinsparung durch strukturiertes und transparentes Vorgehen
Kürzere Einführungszeiten, da ChaRM bereits auf vordefinierte Prozess-Muster liefert, die an Ihre Anforderungen angepasst werden können
Konsistente Dokumentation der geplanten und durchgeführten Änderungen, sowie Nachvollziehbarkeit der Änderungen ist gewährleistet
Kosten- und Zeiteinsparung durch Vermeidung von Fehlerquellen
Vereinfachung im Berichtswesen, da vereinheitlichte Daten vorliegen
Geringere Anfangs-Investitionen, da keine Lizenzkosten anfallen
IBsolution Academy – Webinar – Seite 13
Harmonisierung und effiziente Pflege von Referenzdaten
IBsolution Academy – Webinar – Seite 14
Ausgangssituation
• Die Verantwortlichkeit umfasst(e) jeweilsein System
• Dadurch erfolgte die Festlegung der Referenzdaten ebenfalls pro System
Zielsetzung
• Harmonisierung der Werte und Inhalte
• Wenige Referenzdaten liegen bereits harmonisiert vor, jedoch erfolgt eine manuelle Pflege in den einzelnen Systemen, z. B. für Ländercode, Währungen etc.
• Die Vielfach der Referenzdaten liegen in den Unternehmen jedoch noch harmonisiert vor
• Zum Teil sehr komplex (z. B. bei Zahlungsbedingungen)
• Bedingt kann über „Wertemapping“ eine eindeutige Beziehung zwischen den unterschiedlichen Werte erfolgen
Harmonisierung der Referenzdaten
Quelle: SAP AG
IBsolution Academy – Webinar – Seite 15
Effiziente Pflege der Referenzdaten
Organisatorische Voraussetzungen für effiziente Pflege schaffen
Verantwortlichkeit pro „Referenztyp“ festlegen (Person(en) /
Organisation)
Festlegung des Pflegeverfahrens für Aufnahme von neuen Werte
oder Durchführung von Änderungen bzgl. Festlegung der
Ausprägung(en), Einhaltung von Vorgaben / Regeln etc.
Sicherstellung der einheitlichen Verteilung und gleichzeitigen
Bereitstellung in allen Systemen
Bereitstellung von systemseitiger Unterstützung, u. a. zur
Absicherung des Pflegeverfahrens (Erhöhung der Prozess-
Sicherheit)
IBsolution Academy – Webinar – Seite 16
Effiziente Pflege der Referenzdaten
Nutzenaspekte
Inhaltliche Diskussion und
Klärung der Werte-
Ausprägungen erfolgt nur
einmal
Vermeidung von Fehlern im
Pflegeprozess durch definierte
Änderungs- und
Freigabeprozesse
Sichere systemübergreifende
Verteilung der Daten über
bewährte Verfahren
Vereinfachung des
Berichtswesen
Quelle: SAP AG
Gängige Prozessabfolgen
IBsolution Academy – Webinar – Seite 17
Eine Kombination der obigen Alternativen
Unterstützung mittels SAP Solution Manager
Unterstützung mittels MDG-CO(SAP Master Data Governance for Custom Objects)
Systemseitige Unterstützung
Bewährte Alternativen
SAP Solution Manager
SAP MDG-CO
SAP Solution Manager
und SAP MDG-CO
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tig
er
Sch
werp
un
kt
IBsolution Academy – Webinar – Seite 18
SAP Solution Manager
Vorteile
In den meisten Fällen bereits für andere Anwendungsfälle im Einsatz
Die Prozess-Abbildung erfolgt über das „Change Request Management (ChaRM)
Vielfach bereits für den Software-Transport zwischen den D-, Q- und P-Systemen im Einsatz
Im Allgemeinen fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an
Nachteil
Nur harmonisierte Referenzdaten können verteilt werden, da parallel der Einsatz eines Wertemappings nicht möglich ist
Vergleich der Alternativen
SAP Master Data Governance
Vorteile
Sehr variable Abbildung von Workflows für den Pflegeprozess
Sicherstellung von Governance-Vorgaben (4– oder Mehr-Augen-Prinzip)
Datenpflege erfolgt in einem sogenannten „Staging-Bereich“, erst freigegebene Daten werden in die operativen Systeme verteilt
Automatische Erstellung von Änderungsprotokollen
Gleichzeitige Verteilung von harmonisierten und nicht-harmonisierten Referenzdaten (über Wertemapping) möglich
Nachteil
Für SAP MDG-CO fallen Lizenzkosten an
IBsolution Academy – Webinar – Seite 19
Einsatzmöglichkeiten von SAP Solution Manager zur effizienten Pflege und systemübergreifende Verteilung von Referenzdaten
IBsolution Academy – Webinar – Seite 20
D-SystemD-System
D-SystemD-System
D-SystemD-System
Einsatzszenario Solution Manager
Master System / Quellsystem
Solution Manager
Customizing Tabelle
Identnummer Beschreibung … …
Änderungvornehmen
D-Systeme(SAP)
Q-Systeme(SAP)
P-Systeme(SAP)
Transporte
1. Pflege von globalen harmonisierten Referenzdaten im Mastersystem
2. Verteilung erfolgt über die „Customizing Verteilung“ des Solution Managers
IBsolution Academy – Webinar – Seite 21
Ablauf einer automatischen Verteilung mit Transportsteuerung
Ablauf
• Zentrale Pflege der Customizing-Änderung im Mastersystem (Quellsystem)
durchführen
• Die Änderungen werden vom System
an SolMan (Solution Manager)
gemeldet
• SolMan prüft, ob Änderungen
weiterzugeben sind
• SolMan bereitet Änderungen auf und
verteilt diese an die Zielsysteme
• Im Zielsystem werden die
Customizing-Änderungen in Transportaufträge geschrieben, zur weiteren
Verteilung entsprechend der Transportschiene
• Zielsystem meldet an SolMan Vollzug oder eventuelle Fehler bei der Verteilung
• Im SolMan liegen Protokolle der Customizing-Verteilung vor
Quelle: SAP AG
IBsolution Academy – Webinar – Seite 22
Arten der Customizing-Verteilung
Möglichkeiten der Verteilung
Initialverteilung
Zur initialen Versorgung eines Systems mit Customizing-Daten
Automatische Customizing-Verteilung
Zur Verteilung von geänderten Customizing-Objekten, nur die
Veränderungen werden verteilt
Manuelle Verteilung eines einzelnen Transportauftrags
Zum Beispiel zur Fehlerbearbeitung bei fehlgeschlagenen Verteilungsläufen
IBsolution Academy – Webinar – Seite 23
Automatische Verteilung
Voraussetzungen schaffen
Erforderliche Systemeinstellungen vornehmen
Einsatz der Projektverwaltung des Solution Mangers ist möglich
Vorgehensweise
ggfs. Synchronisationsgruppen anlegen zur Festlegung des
Synchronisationsumfangs
Verteilungstyp festlegen: „Zeitgesteuerte Verteilung“, „Synchronisation bei
Transportfreigabe“ oder „Synchronisation bei Transportaufzeichnung“
Quell- und Zielsysteme festlegen
Ergebnis
Überprüfung der Einstellungen (u.a. ob bereits in anderen
„Zentralsystemen“ eine Verteilung eingerichtet ist)
Überprüfung der Erreichbarkeit der Systeme (RFC-Verbindungen)
Verteilung in die Zielsysteme (nur Entwicklungssysteme)
Weitere Verteilung in Qualitätssicherungs- und Produktivsysteme erst nach
Freigabe der dazugehörigen Transportaufträge
IBsolution Academy – Webinar – Seite 24
Protokollierung der Verteilung
Funktionsumfang der Protokollierung (Auszug)
Protokolle der Customizing-Verteilung mit den dazugehörigen
Systemmeldungen
Protokollierung der verteilungsrelevanten Vorgänge im Solution Manager
Aktivierungsprotokolle der Business Configuration Sets
Dadurch können eine Vielzahl von Detailauswertungen vorgenommen
und fehlgeschlagene Customizing-Verteilungen neu gestartet werden
IBsolution Academy – Webinar – Seite 25
Prozessablauf mittels ChaRM
Prozessunterstützung mittels SAP Change Request Management (ChaRM)
• Anforderung und Dokumentation von Änderungsanforderungen
• Genehmigung von Änderungen
• Benachrichtigungen
• Reporting
ChaRM gibt Auskunft über
• Wer hat die Änderung angefordert
• Wer hat die Änderung getestet
• Welche Änderungen sind noch in der
Entwicklung oder werden getestet
ChaRM sorgt somit u. a. dafür, dass die durchgeführten Änderungen transparent
und nachvollziehbar bleiben
Problemmeldung
Change Management Prozess
Änderungsdokumente
Transportaufträge
Rückmeldung
IBsolution Academy – Webinar – Seite 26
Vereinfachter Prozessablauf
Erfassung Ticket
Änderung festlegen
Änderunggenehmigen
Änderung freigeben
Ändern im D-System
Transport nach Q
Änderung freigeben
Transport nach P
Change Request
Requestor
RückmeldungÄnderungsbedarf
Rückmeldung
IBsolution Academy – Webinar – Seite 27
Vorteile von ChaRM
Vorteile beim Einsatz von SAP Change Request Management (ChaRM)
• ChaRM liefert bereits vordefinierte Prozess-Muster mit, die die
Anforderungen nach ITIL (IT Infrastructure Library) berücksichtigen
• Die vordefinierten Prozess-Muster können bei Bedarf angepasst werden
• Konsistente Dokumentation der geplanten und durchgeführten Änderungen
• Nachvollziehbarkeit der Änderungen ist gewährleistet
• Enge Integration mit dem SAP Transportmanagement
IBsolution Academy – Webinar – Seite 28
Haben Sie Fragen?
Für Fragen zum Webinar oder Bedarf an weiteren Informationen, dann Email an [email protected]
IBsolution Academy – Webinar – Seite 29
IBsolution Academy Erfolgszertifikat
Webinar anschauen
Multiple-Choice-Test ablegen
80% der Fragen korrekt beantworten
Zum Test
Den Link finden Sie auch unten im Beschreibungstext.
http://bit.ly/1Xjc24k
IBsolution Academy – Webinar – Seite 30
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