1. ePostkamer Introductie ePostkamer Verwerking met ReadSoft Afsluiting

2. Over ReadSoft Softwareleverancier Document Automatisering Opgericht in Zweden 1991 15% Omzet in R&D Alle soorten documenten Specialist in facturen (> 3.000 installaties) Integratie met (financile) systemen 6.000 klanten wereldwijd 350 klanten Benelux Grote organisaties en (top) MKB Alle sectoren Besparing tijd Kwaliteit van informatie Inzicht in verwerking Hoogwaardig werk en werkomgeving 3. Over ReadSoft Benelux 350 organisaties Transport: Zorg: Financieel FMCG: Overheid: Handel & Industrie Retail: Bouw: 4. ReadSoft - Nobel Gerhard van der Haar, 11.30 sessie 3 Jacco Heikoop, 13.30 sessie 2 H.A. Van Broekhoven, 13.30 sessie 4 Joost Cremers, 14.30 sessie 4 5. E POSTKAMER 6. ePostkamer Scenarios Verwerking van ongestructureer de documenten (Full Mailroom) Verwerking van gestructureerde documenten Simpele document verwerking (click-from- image) Full Mailroom met BPA 7. ePostkamer Oplossingen Full-text OCR / ICR Click-from-image Easy validation Automatic data extraction of structured documents Template-based classification Validation with master file data comparison Automatic data extraction of structured documents Classification of unstructured documents Self-learning and self-optimising Validation with master file data comparison Automatic data extraction of structured documents Classification of unstructured documents Automation of business transactions (BPA) Self-learning and self-optimising Validation with master file data comparison Centralised platform with interface to existing customer system Functionalities Added value through automation C o s t s 8. Postkamer proces Handmatig sorteren Fysieke distributie Handmatig papierwerk in ontvangende afdelingenOperationele kosten Verwerkingstijd Distributietijd Geen controle Menselijke fouten 9. Veel verschillende documenten Certificates and powers of attorney Agreements Notifications Notifications of damage Complaints Letters and correspondance Orders/cancellationsConsignment notes Case books Health declarations Polls Doctors certificates Decisions Readings Condition changes Debentures 10. Wat is ePostkamer? Een enkel punt van invoer van documenten voor verdere distributie naar achterliggende systemen waarbij de documenten niet meer fysiek verwerkt worden. 11. Documenten Herkennen Factuur Kadastrale registratie Aanvraag ?? Brief 12. Documenten Herkennen Factuur Kadastrale registratie Aanvraag ??Brief 13. Kunt u het document herkennen ? Geld 14. Kunt u het document herkennen ? Parkeerbewijs 15. Kunt u het document herkennen ? Concertkaartje 16. Menselijke eigenschappen: Herkennen van documenten a.d.h.v. Layout (Logos, opmaak etc.) Vergelijkingen maken Document context begrijpen Definitie van regels en aanleren. Software oplossing: Patroon vergelijking (logos e.d.) Associatie (positionering) Content Classificatie Data Extractie Hoe leren wij software documenten herkennen ? OMR/ OCR LOGO Barcode Instructie: 17. En oplossing voor de ondersteuning van meerdere processen Single point of entry voor een gemakkelijke controle van het gehele proces en navigatie naar alle relevante transacties Makkelijke leercurve voor de invoering van nieuwe documenttypes, met inbegrip van nieuwe, aangepaste documenten die u kunt toevoegen Naadloze integratie met doelsystemen (workflow, archieven, en meer) Wat levert het op? 18. Wat zijn de voordelen? Capaciteit Verbetering Service Levels Kwaliteit van informatie Efficintie & controle Toename Vermindering Afhandelingskosten Verwerkingstijd Distributietijd Menselijke fouten 19. Productieproces Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort 20. Productieproces Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort Input en Enhance Alle formats: Scanning, image files, fax, XML, PDF Input framework basis voor customized input Scanning optimized voor snelheid Image clean up: Image filtering, deskew, cropping, black border removal, rotatie 21. Input 22. Productieproces Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort Sort : Document separatie, classificatie en groeperen Sorteert de stroom van pagina's in documenten Schikt de documenten in structuren - cases (indien van toepassing) Checkt de vereiste en optionele documenten / bijlagen 23. Loan application Bank statement ID CertificateChange of address Loan application with appendices Sort PDF XML Fax Images Letters Email Case ERP Archive Email Other Orders Sorteren en classificeren 24. Productieproces Inspect Verificatie en correctie van document separatie document classificatie document groepering Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort Controle en fix image kwaliteit Simpelweg controleren of alles correct is 25. Productieproces Extractie van data Structured / semi-structured / unstructured documents Machine-printed, handwritten, barcodes, boxed fields, partially boxed Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort Basic data extraction Automatic validation against Business rules Databases Tables Etc 26. Informatie extractie 27. Productieproces Verification (door operator uitgevoerde kwaliteitscontrole) Verificatie en correctie van uitgelezen data Onzekerheden in de extractie Geschonden validatieregels Automatische validatie van elke correctie Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort 28. Productieproces Verification Verification and correction of extracted data Uncertainties in the extraction and violated validation rules Automatic revalidation of any operator correction Manual data entry Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort 29. Productieproces Integratie met andere business solutions en doelsystemen Database connectors XML, text files Output framework basis voor customized output ANSI of UNICODE Output naar to e-mail systemen Image files Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort OnBase, SharePoint, FileNet, Documentum, ImageRight, etc. Workflow initiatie E-mail notificatie Output: Documenten en index data 30. Productieproces Output: Documents and index data sent to ECM OnBase, SharePoint, FileNet, Documentum, ImageRight, etc. Workflow initiation Email notification Workflow ERP Archive SQL/Oracle Orders E-mail XML Fax Image files Mail Input Enhance Sort Inspect Extract Verify OutputSort 31. Demonstratie 32. Automatisering van het proces CLASSIFY sorteert de pagina's in afzonderlijke documenten classificeert het type document groepeert de documenten die bij elkaar horen INDEX leest belangrijke informatie uit, nuttig voor de verdere verwerking en het vinden van informatie in het archief 33. Medewerkers verwerken nu alleen de uitzonderingen Indien onzekerheid bestaat omtrent scheiden sorteren informatie extractie Alle documenten worden gedigitaliseerd en zijn klaar voor verwerking automatisch doorgestuurd naar het correcte proces Verbeterde service - tijdsbesparing routinematige werkzaamheden - productiviteit vergroten - medewerkers meer ruimte geven voor andere taken Uw medewerkers kunnen zich nu concentreren op belangrijke taken 34. Onderscheidende kenmerken Configuratie en geen maatwerk Eenvoudig in gebruik en geschikt voor partners Documentscheiding Documentinspectie (Kwaliteitsbewaking) Dossiervorming, samengestelde documenten Snelheid van implementatie 35. Audit trail & REPORTER Met gebruik van de Audit-trail functie worden statistieken uit de productie-omgeving getoond. Datum & tijd Gebruikers- info Objectinfo Opsporen van foutenStart Audittrail Statistieken weergeven Vergelijkings- materiaal verzamelen 36. Verwerking 2.300 correspondentie documenten per dag Verwerking > 4.000 schades per dag Groei in schades 40% sinds 2006 Geprognotiseerde groei 15% elke12 maanden Elk kwartaal inhuur van tijdelijke krachten om backlog weg te werken Ook heel veel: Wijzigingen van klanten Overige ondersteunende documenten Gemiddelde medewerker data entry ~100 claims per dag AFA Insurance (Zweden) 37. Team van 36 naar 12 FTEs Afhandeltijd van 3 weken naar 5 dagen Claims bereiken behandelaars dezelfde dag Gemiddelde medewerker (data entry) nu 1000 claims per dag Binnen 3 maanden, sales gestegen met 25% Besparing EUR 1.2M per jaar AFA Insurance (Zweden) 38. Fabels over software Alles kan worden herkend Configuratie is niet nodig omdat de software zelflerend is Configuratie is moeilijk en lastig Herkenning is XX% out of the box 39. VRAGEN???? Gert-Jan.deVries@ReadSoft.com