Espacios de colaboración para la gestión documental

Intranet de la BNE

Presentación de estado actual y evolución

Consejo de Dirección, 22 de septiembre de 2014

Ana Carrillo Pozas

1

Intranet BNE: espacios de colaboración La Intranet de la Biblioteca provee a los

empleados de servicios de gestión documental desde mayo de 2013 y se ofrecen a través de espacios de colaboración.

Estos servicios están soportados por la herramienta Alfresco Share, si bien, se han desarrollado funcionalidades propias en la línea de sentar las bases de una Gobernanza de la Información de la BNE.

Alfresco se ha integrado en la Intranet de la BNE, soportada por el gestor de contenidos OpenCMS.

2

3

Los espacios de colaboración son un medio. El fin último es garantizar la adecuada gestión de los documentos que generan o reúnen diariamente las diferentes unidades de la Institución en el ejercicio de sus funciones.

LÍNEAS DE TRABAJO

Mayo 2013 – julio 2014

4

Desarrollos evolutivos para Gobernanza de Información Formación a usuarios y gestión del cambio

Estructura del Sistema de Gestión Documental BNE

5

Alfresco v.4.2.c Community Edition

Desarrollo propio de funcionalidades

v.3.0.1

Mapa de Procesos Esquema de

metadatos para documento-e BNE

Desarrollos evolutivos definidos por BNE

6

Mapa de Procesos

Proveer a la gestión documental de un marco de Gobernanza de Información

Vinculación de espacios de colaboración (sites) con procesos del Mapa

Modelo de datos

2 nuevos procesos 13 nuevos subprocesos 134 nuevas series documentales 47 subprocesos/series modificados

Bibliotecas de Documentos controladas Esquema de metadatos de documento BNE en consonancia con ENI

Vinculación de espacios de colaboración con el Mapa de procesos BNE

7

Subproceso: Normalización de procesos técnicos

Proceso: Proceso técnico de fondos

MAPA DE PROCESOS ESPACIOS DE COLABORACIÓN (Alfresco)

Grupo de Trabajo de Normalización

Biblioteca de Documentos del Grupo Series:

Modelo de datos El modelo de datos de Alfresco ha sido extendido para dar cabida a los nuevos metadatos requeridos: Tipo documental Proceso Subproceso Serie Denominación ENI Unidad productora Condiciones de acceso Condiciones de reutilización Grupos de trabajo

8

Esquema de metadatos del documento

9

Metadato Fuente

Título del documento Fichero

Nombre del fichero Fichero

Descripción Usuario

Tipo MIME Alfresco

Autor Fichero

Tamaño Alfresco

Creador Fichero

Fecha de creación Alfresco

Modificador Alfresco

Fecha de modificación Alfresco

Tipo documental Mapa de Procesos BNE

Proceso Mapa de Procesos BNE

Subproceso Mapa de Procesos BNE

Serie Mapa de Procesos BNE

Denominación ENI Mapa de Procesos + Alfresco (Desarrollo propio)

Unidades productoras Mapa de Procesos BNE

Condiciones de acceso Mapa de Procesos BNE

Condiciones de reutilización Mapa de Procesos BNE

Grupos de trabajo Alfresco (site)

Definidos por BNE

Formación a usuarios y Gestión del Cambio

Form

ació

n Inicial

Periódica

Avanzada

Gestión del Cambio

Integración de Alfresco en la Intranet BNE

1 sesión con la organización del grupo, para formarles en los nuevos procedimientos colaborativos

sesiones semanales y temáticas: flujos de trabajo, versionado de documentos, etc

1 sesión avanzada incluida en el Plan de Formación de la BNE 2014

Más información en: Integración de una solución de gestión documental colaborativa en la Intranet, un caso de éxito, Blog de la BNE, 31 oct. 2013

RESULTADOS

11

Nº de espacios de colaboración para gestión documental

12

4

8

21

0

5

10

15

20

25

mayo-13 diciembre-13 julio-14

Nº espacios

Nº de empleados miembros de espacios de colaboración

13

28

82

174

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

mayo-13 diciembre-13 julio-14

Nº miembros

Porcentaje de empleados usuarios de espacios de colaboración

14

41,62% Miembros deespacios decolaboración

Nº de efectivos en la BNE: 418

Fuente: Área RRHH (16/09/2014)

Procesos con espacios de colaboración asociados

15

2

2

4 5

2 3

1

1

Nº espacios de colaboración

Espacios de colaboración existentes

16

Tipología de espacios de colaboración

17

Para funcionamiento de los Grupos de Trabajo. GT de Plan Estratégico. GT del Plan RISP. GT de Conservadores Web. GT de Depósito Legal Electrónico. GT de Normalización. GT de Circulación. etc

Para la gestión de los procesos. Gestión de la información, los documentos y el conocimiento. Procesos técnicos de seriadas. Comunicación interna. etc

Crecimiento del repositorio

18

Nº documentos: 1.840

Tamaño (MB): 1.500 MB

Documentos críticos que se están elaborando en estos espacios

19

Plan Estratégico 2015-2018. Plan RISP.

Política de comunicación interna.

Borrador del RD de DLe.

Diversos procedimientos de catalogación, circulación...

……

Sentando las bases del futuro Archivo digital de la BNE

20

El esquema documental resultante es el mapa de procesos de la BNE.

PRÓXIMOS PASOS

21

Migración de documentos…

22

De OpenCMS… Sistema de Gestión de Contenidos de Intranet

…a Alfresco Sistema de Gestión Documental BNE

Análisis y descripción de 3.700 documentos

CONTINUARÁ……..

23

ANA CARRILLO POZAS

Ana Carrillo Pozas

24

Jefe de Servicio de Intranet Responsable del Sistema de Gestión Documental

y del Mapa de Procesos

Biblioteca Nacional de España

@anacarrillop