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Alma @ ULg - Fulfillment Request Operator Alma @ ULg – Request Operator à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires [email protected]

Fulfillment - Request operator

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Alma @ ULg - Fulfillment

Request Operator

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à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires

[email protected]

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Au terme de ce module, vous serez capable de

• visualiser les request à traiter, pour votre bureau de prêt ;

• réaliser les opérations de traitement sur les requests ;

• gérer le hold shelf de votre bureau de prêt ;

• visualiser les requests entre les bibliothèques du Réseau.

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Request = demande de réservation ou commande d'un document d'une autre

bibliothèque

• soit le lecteur crée une request à partir de Primo

• soit le documentaliste (rôle Circulation Desk Operator) peut créer une request pour un lecteur, à partir d'Alma

Qui peut faire une request ?

Qu'est-ce qu'une Request ?

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user

Circulation Desk

Operator

transit bibliothèque pick-up

armoire de réservation(hold shelf)

traiter les requests

visualiser les requests à traiter

Que va faire le request operator ?

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Alma @ ULg - Fulfillment

Visualiser les requests à traiter

pour votre bureau de prêt

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Pour voir les requests à traiter pour votre bureau de prêt : 3 possibilités

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Affichage des requests (Pick Up Requested Resources) ou raccourci Alt+P

Requests à traiter par notre bureau de prêt

facettes qui permettent de trier les requests (par bibliothèque, type de document, destination…)

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Affichage des requests et options disponibles

• Print slip : pour imprimer le bordereau (« fantôme »)• Edit : pour modifier la request• Cancel Request : pour annuler la request• Update Expiry : pour modifier la date d’expiration de la request• Skip Location : pour attribuer la request à un autre bibliothèque qui

possède également un exemplaire du document (si c’est le cas)• Mark as Missing : modifie le statut de l'item dans la notice même ->

« manquant » dans Primo• View Title in search : pour visualiser la fiche du document en recherche

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Les options varient suivant le document et les roles Alma

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Sur le chiffre de Requests pour faire apparaître différentes informations sur la Request, dont la bibliothèque de destination

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Alma @ ULg - Fulfillment

Réaliser les opérations de

traitement sur les requests

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Visualiser les request à traiter sur le Pick from Shelf (raccourci Alt+P

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Étapes à suivre :

1. Print slip : impression d'un bordereau (« fantôme ») (INDISPENSABLE si envoi dans une pick-up location extérieure)

2. aller chercher le document en rayon3. scanner le document (icône Alma -> Fulfillment ->

Resource Requests -> Scan in items)

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En d’autres mots :

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Circulation Desk

Operator

= demande de réservation ou

commande d'un document d'une autre

bibliothèque

traitement

transit bibliothèque pick up

automatique

user

hold shelfautomatique

user

Request Operator1. aller chercher le document2. scanner le document3. l'envoyer (transit) ou le mettre

dans l'armoire de réservation (hold shelf)

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Réservation : le document demeure dans sa bibliothèque sur le Hold Shelf

Bibliothèque propriétaire

• Procédure : scanner le document (Scan in items) -> envoi automatique d'un mail au demandeur

Armoire de réservation

2 possibilitésemprunt consultation

sur place Alm

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• dans Primo : devient « emprunté »• dans Alma : devient en hold shelf puis loan (si prêt)

Le statut du document change

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Bibliothèque propriétaire

• Procédure : scanner le document (Scan in items)• Si circ-desk de transit: scanner deux fois: in and out

Transit (courrier interne ou navette)

Bibliothèque de retrait

(pick up location)

• Procédure : scanner le document (Scan in items)

• -> envoi automatique d'un mail au demandeur

Transit

Le statut du document change• dans Primo : devient « emprunté »• dans Alma : devient « en transit », puis « hold shelf », puis « loan » (si prêt)

2 possibilitésemprunt consultation

sur place Alm

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avec le slip

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Le simple fait de scanner le document -> en transit ou en hold shelf (réservation)

dans notre exemple : c'est un document de BSV (voir Circulation desk) et qui doit être transféré, à la demande du lecteur, en BST-Sciences

Place in queue indique le nombre de request en cours sur le document

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Si on scanne le mauvais livre, ou si on se trompe de code barre

Alma vous demande gentiment de le remettre à sa place ☺

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Quand un livre arrive d’une autre bibliothèque, il faut effectuer le Scan in et le déposer en Hold shelf

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Exemple de mail que reçoit le lecteur lorsque le document demandé est disponible

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Alma @ ULg - Fulfillment

Gérer le hold shelf de votre bureau de prêt

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Qu'est-ce que le hold shelf ?

= "armoire" où sont placés des documents

• appartenant à notre bibliothèque et réservés pour consultation ou prêt ;

• appartenant à une autre bibliothèque ULg et mis à disposition d'un lecteur après transit.

Active Hold Shelf Expired Hold shelfHold Shelf

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3 types de Hold Shelf dans Alma

Selon la bibliothèque et le contenu de ses collections, chaque entité sera dotée du/des type(s) de Hold Shelf le(s) plus adéquat(s) à son bon fonctionnement :

Le Hold Shelf type Loan (pour les empruntables uniquement): est réservé aux bibliothèques proposant un Hold Shelf consacré exclusivement à des documents empruntables, et ne disposant d’aucun document Storage (consultable sur demande).p.e. ALPHA-Bureau du prêt

Le Hold Shelf type Reading Room (pour les consultables sur demande uniquement): est réservé aux salles de lecture (Reading Room) proposant un Hold Shelf consacré exclusivement à des documents Storage (consultables sur demande), et ne disposant d’aucun document empruntable.p.e. ALPHA – Salle de consultation (pour les documents Storage du MAL)

Le Hold Shelf type mixte (pour les empruntables + les consultables sur demande): est réservé aux bibliothèques proposant un Hold Shelf consacré à des documents empruntables et à des documents consultables sur demande (Storage)

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3 types de Hold Shelf dans Alma

Notez que les bibliothèques disposant à la fois de documents empruntables et consultables sur demande pourront, selon leur fonctionnement, se doter :

- soit du Hold Shelf mixte (déconseillé par ExLibris)

- soit de 2 Hold Shelf (Hold Shelf type Loan + Hold Shelf type Reading Room) => ce qui exige 2 Circulation Desk distincts

ATTENTION : le second choix implique une procédure qui peut se révéler lourde si vous ne possédez qu’un type de document en Storage, bien identifiable (p.e. des mémoires). En effet, selon le document réservé, empruntable ou consultable sur demande, vous devrez à chaque fois changer de Circulation Desk pour gérer le Hold Shelf.

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Pour visualiser les demandes non expirées -> Active Hold Shelf

demandes expirées -> Expired Hold shelf

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Active Hold Shelf

25Options disponibles pour les Active Hold Shelf :

• Cancel Request• Update Expiry• Mark as Missing

pour les documents en Hold Shelfdont la date de mise à disposition suite à la request n'est pas dépassée (active)Durée de l'Active Hold Shelf = 7 jours (plus long pour les Storage du MAL = BP ALPHA)

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Options de Tri

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À partir de l'icône Alma -> Fulfillment -> Resource Requests -> Expired Hold Shelf

Expired Hold Shelf

pour les documents en Hold Shelfdont la date de mise à disposition suite à la request est dépassée (expired)

3 options1. remise en rayon (Reshelve)2. renvoyer à la bibliothèque propriétaire (Send to…)3. Activate Next : pour traiter l'éventuelle demande suivante

dans la queue des requests sur un même document

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Expired Hold Shelf : Reshelve

pour les documents à replacer en rayon

Attention : disparaît sans demande de confirmation !

➬ changement de statut dans Alma : "item in place"➬ dans Primo : « disponible »

Cliquer sur Reshelve est indispensable lors de la remise en rayon

si non, le document restera indisponible pour les autres lecteurs

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Quelles opérations après le retour de prêt ?

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Retour de l’ouvrage dans sa bibliothèque d’origine

Alma demande de le ranger dans son rayon

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Petites précisions sur les retours de transit (Transit for Reshelving)

• Un retour de document se fait toujours vers sa bibliothèque propriétaire, même si celle-ci n’est pas pick-up location

Exemple : un livre d’ALPHA-Germanique, rentré en Bibliothèque des Sciences de la Vie, doit repartir par courrier interne vers ALPHA-Germanique (et non en ALPHA-Bibliothèque principale) ; et sans oublier de joindre le slip !

• Où renvoyer les livres appartenant à ALPHA-Bibliothèque principale ?

❑ Il faut savoir que la majorité des livres appartenant à ALPHA-Bibliothèque principale sont rangés au MAL

❑ La mention « Réserve Distante » (= MAL) apparaît sur le slip

→ à renvoyer au MAL via la navette

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Comment voyagent les documents en transit ou en retour de transit ?

Par courrier interne▪de partout (sauf le MAL et Arlon) vers partout (sauf le MAL et Arlon)

Par la navette ULgLibrary▪du MAL vers Pickup Locations SAUF Arlon (= les 9 pick-up location

SAUF Arlon)▪de toutes les pickup location vers le MAL▪PIB entrant et sortant (sauf exceptions par courrier externe = bpost)

Par courrier externe (= bpost)▪de partout vers Arlon et de Arlon vers partout (frais à charge de la

bibliothèque et non du lecteur !)

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transit

choisi par le lecteur

(pickup location)

Circ Desk principal

lecteur

Bibliothèquepropriétaire

request

bibliothèqueou Primo

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Pour des raisons évidentes de bon fonctionnement

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Pour visualiser les requests entre les bibliothèques

Monitor Requests & Item Processes

Le Monitor Requests & Item Processes et la gestion complète des 3 types de Hold shelfsont abordées lors de la formation Request operator approfondie