El Documento Electrónico El ciclo vital de la información sus 3 fases El dato individual a la información electrónica estructurada - Que es información?- Que es un dato?-Porque es diferente la información electrónica?Creación de datos electrónicos Modos de estructurar los datos: - Documentos - Bases de datos - Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica. 

Hasta ahora la administración de documentos se había preocupado por los soportes tradicionales (papel), generando normas, pautas y reglas para su creación, uso, almacenamiento y disposición. Sin embargo, con la creciente utilización de la tecnología de la información en la creación y administración de documentos electrónicos, se ha visto la necesidad de redefinir los procesos que atañen a la generación y administración así como a la definición y conceptualización del “documento electrónico”, y la validez jurídica derivada de su uso.

El documento electrónico se concibe como toda palabra en lenguaje original y cualquier otro enunciado representativo, sonoro o en imagen, recogidos en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de importancia legal.

Existen diferencias entre las tres, como frecuencia de acceso a la información, responsabilidad, puesta al día de la información.

INFORMACION : La información proviene de

la ordenación de los datos de forma que éstos tengan un significado concreto para el que los recibe e incluso un valor determinado. De esta forma , el destinatario puede analizar dicho significado y obtener conclusiones.

DATO : Son elementos de tipo

numérico , alfanumérico , imágenes o sonidos que permiten describir ciertos eventos, actividades o transacciones. Se trata de elementos que pueden estar almacenados e incluso clasificados, pero no organizados para dar respuestas a cuestiones específicas o a significados concretos.

La información electrónica se diferencia de la información tradicional porque el proceso de los datos es mucho más fácil; y no es necesario tener que volver a hacer el documento cuando se presenta alguna modificación; los soportes electrónicos admiten recopilar más datos en un volumen mucho mayor, se hace más fácil copiar un documento completo y difundir o transferir información de un sitio a otro.

No obstante, la utilización de estos soportes añade nuevos inconvenientes, debemos tener equipamiento especial para poder leerlos, Igualmente los soportes digitales tienen una vida más corta que el papel o los microfilms. Y se hace más difícil la identificación o delimitación del concepto “documento original”.

Al ser más sencillo duplicar o modificar un documento original, nos plantea problemas de multiplicación e integridad del documento desde el punto de vista archivístico.

Para que se inicie el proceso de elaboración de datos, es necesario que sean cargadas una serie de instrucciones en la memoria del computador. Estas instrucciones en conjunto son las que forman un programa de aplicación que se depositan en la memoria para ser leídas y ejecutadas secuencialmente .

DOCUMENTOPara la Real Academia Española documento es "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo".La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

Base de datos Es una colección integrada de elementos de datos relacionados de manera lógica. Una base de datos consolida los registros almacenados de antemano en archivos separados dentro de un grupo común de elementos de datos , el cual proporciona información para muchas aplicaciones . Los datos almacenados en una base de datos son independientes de los programas de aplicación que los utilizan y del tipo de dispositivos de almacenamiento en los que están almacenados.

Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.

Los sistemas informáticos de la actualidad vienen en una variedad de tamaños , formas y capacidades de computo. Los desarrollos rápidos de hardware y software y las necesidades cambiantes de los usuarios finales continúan impulsando la aparición de nuevos modelos de computadoras, desde las combinaciones más pequeñas de teléfono celular/ asistente personal digital hasta las grandes computadoras centrales con múltiples procesadores para la empresa.

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

Curso de orientación escolar aula siglo XXI: computación y Tecnología. -Móstoles – Madrid: Cultural. 2007

Fragmentos extraídos del seminario Internacional de documentos electrónicos.