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Présentation offerte à l'association des conseillers juridiques en entreprise du Barreau de Montréal
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Gestion de l’informationObligations et responsabilités du conseiller juridique en entreprise
Théorie de l’information
Lois de l’information
Déontologie de l’information
Éthique de l’information
Gestion de l’information
Administration de la preuve
électronique
Agenda
3
Un CadreDE GESTION DE L’INFORMATION
4
La ThéorieDE L’INFORMATION
5
La Hiérarchie Informationnelle
Dossier
Document
Information
Donnée
Connaissances
6
Code criminel342.1(2) Représentations d’informations ou de concepts qui sont préparés ou l’ont été de façon à pouvoir être utilisés dans un ordinateur.
841 Toute forme de représentation d’informations ou de notions.
Loi sur la Preuve au Canada, 31.8
Loi sur la Concurrence, 30
Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, 31
Donnée
7
Loi concernant le Cadre juridique des technologies de l'information
3. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.
Loi sur la Preuve («electronic record»)34.1(1) «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sont enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit dans un système informatique ou autre dispositif semblable ou par un tel système ou dispositif, et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie imprimée ou autre de ces données, à l’exception de la sortie imprimée visée au paragraphe (6).
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada2. Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.
Document
8
Code criminel
487.011. Tout support sur lequel est enregistré ou marqué quelque chose qui peut être lu ou compris par une personne, un ordinateur ou un autre dispositif.
841. « document électronique » Ensemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces données ainsi que tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formule contenant ces données.
Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques 2.
Loi sur la Concurrence, 2.
Loi sur l'Accès à l'information 3. (“record”)
Tous éléments d’information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d’information.
Règles de Procédures Civiles Ontariennes30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outre d’enregistrements sonores, de bandes magnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registres comptables, ainsi que de données et renseignements qui se présentent sous forme électronique.
Document
9
Papier vs. Document Électronique
Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)
10
Papier vs. Document Électronique
Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)
Prolifique Dupliqué inconsciemment
11
Gigaoctets
1 Gb
Volume
12
Gigaoctets
Boîtes
iPod Shuffle
1 Gb 40
Volume
13
Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Volume
14
Matériel Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Ordinateur 100-200
Volume
15
Matériel Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Ordinateur 100-200 4000-8000
Volume
16
Matériel Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M
Volume
17
Matériel Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M
Serveur 200-10,000
Volume
18
Matériel Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M
Serveur 200-10,000 8000-400,000
Volume
19
Matériel Gigaoctets
Boîtes Pages
iPod Shuffle
1 Gb 40 75000
Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M
Serveur 200-10,000 8000-400,000
15M-750M
Volume
20
Papier vs. Document Électronique
Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)
Prolifique Dupliqué inconsciemment
Omniprésent
Conservé dans des endroits inconnus
21
Disque Dur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)
Téléphone cellulaire et Assistants numériques personnels
Camera digitale
Lecteur MP3
Serveur
Ordinateur Central
CD et DVD
Clé USB
Boîte vocale
Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki)
Cassette de sauvegarde
…
Lieux
22
Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.
Courriel
Messagerie instantannée
Page Web
Base de données
Image
Vidéo
Enregistrement audio
…
Papier
Formats et Supports
23
Papier vs. Document Électronique
Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)
Prolifique Dupliqué inconsciemment
Omniprésent
Conservé dans des endroits inconnus
Persistent Données effacées, cachées, temporaires et résiduelles
24
Papier vs. Document Électronique
Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)
Prolifique Dupliqué inconsciemment
Omniprésent
Conservé dans des endroits inconnus
Persistent Données effacées, cachées, temporaires et résiduelles
Metadonnée
Information à propos du document
25
Papier vs. Document Électronique
Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)
Prolifique Dupliqué inconsciemment
Omniprésent
Conservé dans des endroits inconnus
Persistent Données effacées, cachées, temporaires et résiduelles
Metadonnée
Information à propos du document
Volatile Change inconsciemment
26
« Records »Dossier
Propriétés
Légales
Authentique
OriginalIntègre
CompletNon altéré
Commerciales
Fiable
FonctionnelUtilisable
AccessibleRetrievableCompréhensible
Définition
Informations
Données élaboréesCréées, reçues ou conservées
Nonobstant le type de supportComme preuve ou élément connaissancePar une personne
Physique ou MoraleDans le cadre de ses obligations ou de ses
affaires.
ISO 15489: 2001
International Committee on Archives (ICA) Committee on Electronic Records
27
Les LoisDE L’INFORMATION
28
Le Cadre Juridique
Preuve
C.c.Q.
C.p.c.
Loi sur la preuve
Renseignements Personnels
LPRPSP
PIPEDA
Technologies
LCCJTI
PIPEDA
Signature
Propriété Intellectuelle
Droit d’auteur
Marques de Commerce
Fiscalité et Comptabilité
Loi sur Impôts /fiscalité
Taxes d’accises
Archivage
CorporatifLoi sur les compagnies
Dossiers d’entreprise
Pouvoirs spéciaux personnes morales
Registraire des entreprises
TravailCode Canadien
Normes du Travail
Santé + Sécurité
Assurance Emploi
Régime de pension
GouvernanceSOX
C-SOX
RèglementsPar industrie
Profession
29
DéontologieDE L’INFORMATION
30
Code de déontologie des avocats
3.00.01 L'avocat a, envers le client, un devoir de compétence […]
3.01.01 Avant d'accepter de fournir un service professionnel, l'avocat doit tenir compte des limites de ses aptitudes, de ses connaissances ainsi que des moyens dont il dispose.
3.01.02. al.2 Si l'intérêt du client l'exige, il doit, sur autorisation de celui-ci, consulter un autre avocat, un membre d'un autre ordre professionnel ou une autre personne compétente ou lui recommander de faire appel à l'une de ces personnes.
31
Code de déontologie des avocats
3.02.03. L'avocat doit éviter toute fausse représentation quant à son niveau de compétence ou quant à l'efficacité de ses services professionnels ou, le cas échéant, quant au niveau de compétence ou à l'efficacité des services des personnes qui exercent leurs activités au sein de la même société que lui.
3.06.03. L'avocat doit prendre les moyens raisonnables pour faire respecter le secret absolu des confidences qu'il reçoit dans l'exercice de sa profession par toute personne qui coopère avec lui ou exerce ses activités au sein de la société où il exerce ses activités professionnelles.
32
Règlement sur la tenue des dossiers des avocats
5. L'avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers, des documents ou pièces qui en font partie.
6. Sauf si l'avocat a adopté un autre système efficace, les dossiers doivent retenir séparément les procédures, la correspondance et les autres documents.
7. L'avocat doit s'assurer de la confidentialité de ses dossiers ainsi que de toute l'information qui lui est transmise par son client et des tiers.
8. L'avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d'archivage approprié.
9. L'avocat doit tenir à jour, le cas échéant, un système qui lui permet de se rappeler les dates de prescription des recours et tout autre délai susceptible d'affecter les recours judiciaires de ses clients.
10. L'avocat doit utiliser un agenda, un registre ou tout autre moyen qui lui permet d'y inscrire ses rendez-vous, ses vacations et les dates de rappel de ses dossiers.
13. Dans son domicile professionnel ainsi qu'à tout endroit où l'avocat doit rencontrer des clients ou tenir des conversations assujetties au secret professionnel, il doit utiliser un local fermé et aménagé de façon à ce que les conversations des personnes qui s'y trouvent ne puissent être entendues de l'extérieur de ce local.
33
L’ÉthiqueDE L’INFORMATION
Confidentialité et LCCJTI25. La personne responsable de l'accès à un document technologique qui porte un renseignement confidentiel doit prendre les mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité, notamment par un contrôle d'accès effectué au moyen d'un procédé de visibilité réduite ou d'un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou, selon le cas, d'avoir accès autrement au document ou aux composantes qui permettent d'y accéder.
34
Confidentialité et LCCJTI34. Lorsque la loi déclare confidentiels des renseignements que comporte un document, leur confidentialité doit être protégée par un moyen approprié au mode de transmission, y compris sur des réseaux de communication.
La documentation expliquant le mode de transmission convenu, incluant les moyens pris pour assurer la confidentialité du document transmis, doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant.
35
36
La GestionDE L’INFORMATION
37
Le Monde Papier
Créer
Recevoir
Consommer
Détruire
Classer
Une gestion simple et comprise de tous
Archiver
Détruire
38
Le Monde Électronique
Créer
Recevoir
Consommer
Détruire
Une gestion complexe et inexistante
ConserverArchiver
DétruireClasse
r
39
Où en sommes-nous?Actif le plus important de 81% des entreprises: information
Échange de plus de 100,000,000 de courriels par jour
Ignorance du contenu réel des serveurs et des disques durs
Gestion ad hoc de l’information
Coût de la sécurité 2 fois plus élevée que nécessaire
Aucune sécurité pour certains documents confidentiels
Pertes et vols d’information: 447 Milliards $/année
40
ConséquencesEfficacité et Productivité
Où se trouve le document?
Qui a la dernière version?
ConformitéEst-ce vraiment la dernière version?
Le document est-il intègre?
SécuritéQui a visualisé, copié, modifié, ou supprimé un document?
Le document a-t-il été imprimé? Si oui, par qui?
Le document a-t-il été envoyé à l’externe?
Combien y a-t-il de copies en circulation?
Où sont-elles?
41
ConséquencesJuridiques
Quel document détient-on et où?
Quels seront les délais de production?
Serons-nous à même de confirmer que tous les documents pertinents ont été produits?
Que prévoit notre politique de conservation des documents?
Est-elle respectée?
Les documents ont-ils été détruit adéquatement?
Devrons-nous recourir aux copies de sauvegarde?
42
Solutions
Politiques
Éducation
Technologie
Processus
43
PolitiquesConservation des documents
Préservation
Calendrier de conservation
Formulaires relatifs à la conservation des donnéesArchivageCertificat de destruction
Transfert (Numérisation/Impression)
Sauvegarde
Communication électronique
Web2.0
Sécurité
Usage des ressources informationnelles
Code de Conduite
44
ÉquipesSupervision
Juridique / Conseiller externe
Secrétariat corporatif
TI
Sécurité
RH
Vérification
RM
Analyse
Tous les groupes / départements
Rédaction
Juridique
TI
Révision
Tous les groupes / départements
Publication
CommunicationsTous les groupes / départements
Formation
Ressources humaines• Tous les employés
Vérification
Vérification• Juridique• TI• RH
45
AnalyseIdentifier les types de documents
Papier et électroniques
Questionnaire
Par groupe / département
Obligations législatives
Juridictions multiplesNatureDurée
Besoins d’affaires
ModèlesContrats
Créer système de codes
46
Types de documents
Généraux Agenda Entente Correspondance Dossier Modèle, formulaire, précédent Procès-verbal Politique, Code et lignes
directrices Présentation, rapport et graphique
Champs de pratiqueAcadémique et ScientifiqueCommercial et financeCorporatifLégalMédia et MarketingTechnique
47
InclusionsDocuments
Courriel
Messagerie Instantanée
VOIP
Net/Web/Livemeeting
Web 2.0B/VlogRSSForumArchivage en ligne
Base de données
Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc.
Bureau à domicile
Papier…
Processus
Sauvegarde/Redondance
Préservation (litigation hold)
Gestionnaire de conservation
ArchivageDestruction
SecuritéExterneInterne
PrivilègesConfidentialité
48
FormationPar groupe
Document explicatif
Intranet
DMS
Salles d’archivages
Passage vers le bureau sans papier
Automatisation de la politique
Augmentation de la productivité
Réduction des coûts
Risques et Conséquences
49
Application Synergie TI-Vérification
Rappels
Passage vers le bureau sans papier
Réduire l’usage des disques durs locaux
SGD central
Mise en place
Formation Outlook
Grand nettoyage annuel
Audit / contrôle interne
Responsable de groupe
Vérification
Prix / Félicitations
Sanctions
50
AuditApplication dans le cours normal des affaires
Identification des ratés
Aucune PCD n’est complète ni appliquéeObjectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage.
51
ÉtalonnageCorporatif
Interne
Avant vs Après
Annuel
Externe
Partenaires
Entreprises fusionnées ou acquises
General Counsel Roundtable, etc.
Équipe
Comparaison des résultats par groupe/département
Résultats Nombre de
documents
Nombre de Kb
Coûts
Archivage
Serveurs
Litige/Enquête
Productivité et efficacité
52
Les CoûtsDE L’INFORMATION
53
ÉconomiesNombre de serveurs
Acquisition
Configuration
Maintenance
Licences
Engorgement du réseau
Copies de sauvegardes conservées inutilement
Temps de recherche de fichiers = 30% du temps de travailMasse salariale X 30%
Intégration de l’information non-structurée = 40% du budget de TI
Coût moyen d’une fuite/vol d’information = 4.8M$Mise à pied
Acquisition
Restructuration
Renseignements personnels
54
D’autres Économies
Pérennité des connaissancesCongédiement, départ et retraite
Écrasement de tête
Administration de la preuveIdentification
Collecte
Traitement
Révision
OrdinateurSupport
Perte de productivité
Longévité
55
“87% des initiatives de gestion documentaire se financent à même les économies générées sur une période
de 30 mois.”
- AIIM-ARMA 2009
56
Autres bénéficesCentralisation
Accessibilité
Partage
Collaboration
Productivité
Sécurité
Traçabilité
Pérennité
Conformité
57
RisquesPerte de productivité
Vol
Protection des renseignements personnels
Obligation de conservation
Obligation de préservation
Intégrité de la preuve
58
AdministrationDE LA PREUVE
59
E-Discovery
60
Équipe Multidisciplinaire
Audit interne
Communication
Finance
Gestion de l’information
Juridique
Sécurité
Technologies
61
Ressources
• Canadian E-discovery Portal• Discovery Task Force on E-Discovery Guidelines and Resources
Page• The Sedona Conference• Craig Ball• Discovery Ressources• Wines and Information Management• Conseils Ledjit• Moteur de recherche spécialisé
E-discovery
• Federal Chief Information Officers’ Council• General Counsel Roundtable • National Archives and Records Administration• ARMA International
Gestion de l’information
Questions?
Dominic [email protected]