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Tutoriel sur un outil 2.0 PraTIC collaborative
par Sylvie Jochems, UQAM
SJ et KMO Novembre 2011 1
Google documents
Google documents en action communautaire, pour qui est-ce utile ?
SJ et KMO Novembre 2011 2
• Directeur-trice, coordonnateur-trice
• Les intervenantEs
• Les membres qui
s'impliquent dans l'organisme
• Les alliéEs, partenaires
• etc...
Google documents en action communautaire
Avantages et Utilités Inconvénients
• C'est très très facile à utiliser ! (1)
• Pour accéder à des documents de travail où que nous soyons (bureau, maison, café internet, ...). Plus besoin de s'échanger des documents, on travaille directement en ligne! (1)
• Pour archiver des documents (backup). La dernière version du fichier est toujours accessible à tous (1).
• Pour partager des documents avec des collègues. Pour envoyer des documents sans remplir les boîtes courriels, la vôtre et celles des destinataires
• Pour travailler ensemble! Co-rédiger le rapport annuel, par exemple!
• Il faut une connexion Internet sinon on ne peut pas accéder au fichier
• Encore un site où il faut s'inscrire
• Il arrive parfois mais rarement que l’on ait des problèmes techniques lorsqu’on écrit sur Google documents surtout si vous utilisez le navigateur
SJ et KMO Novembre 2011 3
Google documents en action communautaire
Recommandations
Pour plus de convivialité avec Google, utilisez le navigateur Firefox Mozilla ou Google Chrome
Discutez et décidez collectivement des règles d'accès aux documents Google : qui peut avoir accès? pourquoi? qui peut modifier ces documents?
Pensez à organiser vos documents grâce à différents dossiers (ie “collections”).
SJ et KMO Novembre 2011 4
Exercices d'introduction en 4 étapes : 1. Avoir accès à Google documents 2. Créer, nommer, importer et exporter un document 3. Collaborer : partager et co-écrire ! 4. Classer les documents dans vos collections
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On commence?!
Avoir accès à Google documents
SJ et KMO Novembre 2011 6
1ère étape
Avoir son compte Google
Pour avoir accès à Google documents, il faut ouvrir un compte Google.
Vous pouvez vous inscrire avec une adresse Gmail
Ou n’importe quelle autre adresse courriel.
Par exemple: j’utilise mon courriel professionnel uqam.ca
SJ et KMO Novembre 2011 7
Pour les besoins de cet
exercice, utilisez le courriel
inscrit dans la liste que nous
vous distribuons à l’instant!
Comment s'inscrire ?
SJ et KMO Novembre 2011 8
1. Se rendre sur le site http://docs.google.com/ et s'inscrire -> « Create a new Google Account » 2. Cliquez sur le lien de confirmation que vous avez reçu dans votre messagerie. 3. Retournez sur http://docs.google.com/ et s'il le faut, connectez-vous sur votre nouveau compte.
Pour les besoins de cet
exercice, utilisez le courriel
inscrit dans la liste que nous
vous distribuons à l’instant!
Créer un compte Google
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Configurer en langue française
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2
3 1
4
Créer, nommer, importer et exporter
un document
SJ et KMO Novembre 2011 11
2e étape
Créer un document texte
SJ et KMO Novembre 2011 12
1. En haut à gauche de la fenêtre 2. Cliquez sur "Créer“ 3. Puis, choisissez le type de
document à ouvrir. Ici un “document texte”
Nommer un document
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Cliquez ci-haut et
donnez un titre à
votre document
Remarquez que ce document texte est très
semblable à votre traitement de texte habituel !
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Importer un fichier de votre ordinateur
SJ et KMO Novembre 2011 15
Pour télécharger un document déjà existant dans votre
ordinateur : 1. Cliquez sur le bouton "importer" 2. Sélectionner les fichiers
3. Choisissez le fichier dans votre ordinateur
Exporter un fichier vers votre ordinateur
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1
2
1. Avec le clic droit de la souris, choisissez un document à
télécharger
2. Avec le clic gauche de la souris, choisissez « Télécharger »
Collaborer : partager et co-écrire !
SJ et KMO Novembre 2011 17
3e étape
Vérifier qu’on me partage des documents!
SJ et KMO Novembre 2011 18
1 2
Partager un document (3/4)
SJ et KMO Novembre 2011 19
1
3 2
1. Avec le clic droit de la souris, choisir un fichier à partager
2. Avec le clic gauche de la souris, choisissez « partager »
3. Et encore « partager »
Partager un document (4/4)
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4 4. Insérez l’adresse
courriel de la
personne avec qui
vous voulez partager
ce document
Insérer un commentaire
SJ et KMO Novembre 2011 21
1
2 3
Co-écrire un document partagé
La co-écriture est une activité que vous faites
déjà dans les groupes communautaires et de
femmes. Vous êtes plusieurs à rédiger un rapport
d’activités annuel, une de mande de subvention,
etc…
Mais le problème habituel, c’est d’avoir toujours la
dernière version modifiée. Google documents
évite ce problème !
On essaie ensemble ?! …
SJ et KMO Novembre 2011 22
Collaborer par la co-écriture
SJ et KMO Novembre 2011 23
1
2
1. Je remarque qu’il y a
une autre personne
qui a actuellement
ouvert ce même
document
2. Je peux voir qui, où
et ce que cette
personne est en train
d’écrire
Nb: De la même façon, elle
peut voir ce que j’écris
actuellement !
Classer les documents dans vos
collections
4e étape
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SJ et KMO Novembre 2011
Classer vos documents
dans une collection
Une
collection
est un
« dossier ».
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Sous-collection non partagée
Sous-collection partagée
Créer une collection
1. Choississez l’option
« créer »
2. Puis une
« collection »
3. Et donnez lui un
titre
Par exemple, ici, j’ai 6 collections:
PhD Sjochems, SAC, Recherches,
etc…
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1
2
Gérer vos collections Attribuez une couleur à
vos collections
1. Avec le clic droit de la
souris, choisissez une
collection
2. Avec le clic gauche de
la souris, choisir
« Modifier la couleur »
3. Puis la couleur que vous
souhaitez!
Ici, c’est « gris souris » pour
ma collection « Autres ».
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1
2
3
Organiser un document dans une collection
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1
2
1. Avec le clic droit de la souris,
choisissez le fichier à organiser ie à
classer
2. Avec le clic gauche de la souris,
choisissez « organiser »
Organiser un document dans une collection
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3
2
1
1. Choisissez une
collection dans laquelle
classer votre document
2. Et peut-être aussi la
sous-collection, au
besoin !
3. Confirmez en cliquant
sur « Appliquer la
modification »
Partager une collection Exemple: la collection nommée « AGIR Outaouais »
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1
2 3
Vous avez complété les exercices de base sur Google documents!
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Bravo!
Références
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(1) JOUNEAU, Caroline. Tutoriels "TICE et enseignement", Disponibles en ligne à http://cjouneau1.free.fr/tutoriels.htm
(2) Je vous recommande aussi : La vidéo-capture du projet “Québécoises branchées” du CDEACF http://quebecoisesbranchees.cdeacf.ca/video/google-docs