Atelier de dépôt dans HAL

Françoise GouziCorrespondante HAL UTM

Université Toulouse 2-Le Mirail

“Pourquoi publier en Open Access?”:

http://openarchiv.hypotheses.org/705

Brève histoire des AO et du libre accès Potentiel des nvx supports électroniques Crise du système traditionnel Augmentation régulière journaux et articles produits Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation, MAIS les budgets des BU stagnent !

Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO alerte du corps enseignant et administrateurs sur la crise provoquée par la croissance du coût des abonnements aux revues savantes.

Marchandisation de l’information scientifique

L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire (une année)

En cas de désabonnement, perte totale

Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur

Le patrimoine scientifique à l’ère numérique: tout chez l’éditeur

PUBLICATION dans des revues à accès gratuit

Voie dorée ou Gold Access Revues hybrides

AUTOARCHIVAGE : les chercheurs déposent leurs articles (pré- ou post-

publication) dans des réservoirs dediés. Voie verte ou Green Access

Quelques chiffres….HAL

Env. 275.000 documents en texte intégral, dont51.000 en SHS (soit 18% des dépôts) 40.600 thèses sur TEL600.000 auteurs référencésprès de 2800 dépôts/mois

2739 collections Env. 100 portails

Le portail HAL-UTM http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/

2978

12 collections/ 19 équipes et UMR

5243

Engagement des établissements d’enseignement sup.

2006 et 2013 : signature du protocole d’accord inter-établissements (26) pour le développement des AO

« se doter de moyens d’identification, de diffusion, de valorisation et de suivi de la production scientifique de leurs EC et C. » et de conservation pérenne !!

Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, C.E

Horizon 2020 incitation au dépôt en AO (embargo max 12 mois / SHS)

Visibilité mondiale de HAL

http://repositories.webometrics.info Ranking web of world repositories

Sur env. 1600 portails

1 Visibilité nationale et internationale…

Les arguments…pour le chercheur

1.1 le libre accès…augmente le taux de citation (3 à 5 x plus)

2 Un dépôt unique et simplifié2.1 mise en ligne rapide et simple des résultats de la recherche

1.3 liens avec la communauté scientifique : dialogue

3 Des services en plus

3.2 liste de publications…pour un cv, un rapport, un site web

1.2 une meilleure diffusion et visibilité : Google, Google Scholar…

2.3 un archivage à long terme : pérennité et citation stable

2.2 une datation des dépôts et donc des travaux

3.1 une seule saisie…un gain de temps

3.3 Statistiques individuelles

1 L’utilisation institutionnelle

Les arguments…pour le laboratoire

1.1 Recenser les travaux et les publications du laboratoire et améliorer leur diffusion

2 Les services pour l’institution2.1 Exportation de liste de publication et pages web alimentation site web de l’institution

1.2 Augmenter la visibilité du laboratoire : les COLLECTIONS HAL

2.2 Le rapport quinquennal : gain de temps, exportation automatique par type de document, par date et avec plusieurs formats

LE DEPÔT

Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline (contenu comparable aux manuscrits soumis aux CL de revues scientifiques, ouvrages collectifs, etc. )

Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système de versionning (V1, V2, V3….) les versions se superposent !!

Notice bibliographique peut être supprimée

Pense-bête avant dépôt Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation

par auteur) si j’ai déjà des dépôts et lesquels (notices /PDF)

Un dépôt peut être visible ds plusieurs collections ou portails HAL (les dépôts sont tamponnées automatiquement en fonction de l’affiliation labo code alphnum UMR ou EA)

Avertir mes collègues si je fais un dépôt d’articles ou je suis en co-écriture avec eux

Me doter de mes références de publi complètes (fenêtre ouverte pdt le dépôt) et procéder par copier/coller pr éviter les erreurs de saisie

RAPPEL type de fichiers à déposer Fichier auteur, avant soumission il vs appartient

Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les corrections du comité de lecture

Version post-print est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture (ou « épreuves/final draft »)

Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (il comporte la pagination et mise en page éditoriale) – soumis à embargo éventuel

La question des droits (1/3)

Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de propriété intellectuelle des auteurs.

1. Assurez-vous de l’accord, pour le dépôt dans l’archive, de vos coauteurs et autres contributeurs (photographes, illustrateurs, autres auteurs…).

2 . Si votre document n’a pas été confié à un éditeur ou à un diffuseur :Vous êtes libre de le déposer mais en cas de projet ultérieur de publication, pensez à informer votre éditeur de ce dépôt.

Source site web CNRS-Direction des Affaires juridiques http://www.dgdr.cnrs.fr/daj/propriete/droits/droits7.htm

La question des droits (2/3)

3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un diffuseur :

- Si pas de CONTRAT ECRIT de CESSION avec l’éditeur,Vous êtes libre de le déposer après la première publication (préférable d’informer votre éditeur)

- Si le contrat conclu N’A PAS PREVU LA CESSION EXCLUSIVE des droits pour tous supports ou pour les supports électroniques, Vous êtes libre de le déposer.

La question des droits (3/3)

- Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en accès ouvert APRES UN CERTAIN DELAI, Vous êtes libre de le déposer passé le délai. (Embargo)

-Si le contrat a prévu la cession de vos droits A TITRE EXCLUSIF POUR TOUS SUPPORTS, ou pour le seul support électronique, pour la durée de la protection légale :

Vérifiez la politique actuelle de l’éditeur en matière de libre accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces questions ……

Et comment le savoir ? SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’auto-

archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)

HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour les éditeurs français. 

DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des revues espagnoles 

Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?

• Soit, déposez votre fichier auteur !

• Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il centralisera les demandes par éditeur.

• http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »

LES ÉTAPES DU DÉPÔT

Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes : 1. Identification sur HAL SHS2. Sélection du type de document à déposer3. Saisie des métadonnées (cad les informations

structurées sur le document) 4. Saisie des auteurs + affiliation laboratoire(s) 5. Transfert des fichiers s’il s’agit d’un dépôt avec

texte intégral 6. Droits et récapitulation des données saisies

1. Identification

Se connecter au portail HAL UTM

http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/

S’identifier (rubrique “S’authentifier”)

2. Sélection du type de document

Une fois dans votre “espace”, cliquer sur l’onglet “déposer”

Sélectionner dans la liste le type de doc. dans les sous-menus successsifs.

3. Les Métadonnées ou champs à remplirRemplir attentivement le formulaire

= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL)

Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge)si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra

automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est déjà ds HAL. Attention aux doublons !

Champ mots clefs (règle des 5 max) séparés par “;” (non oblig pr notice et PDF ms recommandé !!)

Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)

Vous assure un meilleur référencement sur le web

4. Les auteurs et leurs laboratoires

Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous êtes déjà ds HAL, vs verrez apparaître votre nom)

Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL

Sélectionnez votre laboratoire dans liste des labo (liste déroulante contrôlée !!) tapez les premières lettres, cliquez puis validez

Champ “Equipe” = en champ libre pour signaler les axes ou équipes thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé utilisé afin d’éviter doublons)

"liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement la qualité de la mention de la structure.

5. Le dépôt des fichiersAttention l’intitulé du

fichier doit être “court”

Choisir format fichier PDF (si possible ADOBE PRO /fichier protégé)

“Parcourir” =télécharger le fichier depuis clef USB ou ordinateur

Cliquer sur “Transférer”

6. Etape « droits » Renseigner obligatoirement la rubrique “origine des fichiers

déposés” Soit vous déposez un fichier “auteur” (c’est le vôtre) soit vous

déposez un fichier avec mise en page éditeur dont vous avez obtenu l’autorisation de dépôt sur HAL

Vérif. en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs:

http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones) http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons) http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (revues

espagnoles)

RécapitulationRelire attentivement la fiche récapitulative

Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les étapes précédentes

Déterminez le moment du dépôt (embargo si besoin max. 2 ans)

A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”

Le cas des notices bibliographiques

Certaines revues électroniques encouragent seulement le signalement de l’article, mais pas le dépôt du PDF. (pour revues.org OK dépôt PDF!!)

Pour ces titres, vous utiliserez le champ COMMENTAIRES pour signaler :

« Disponible en ligne : URL de l’article » et ne déposerez donc qu’une notice bibliographique de l’article.

Les services : les alertes mailDans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles publications déposées en choisissant des critères : la fréquence, le type, le domaine, mots clefs.

Les services : Statistiques par chercheur/ par labo

Entre mars 2012 et avril 2013

Documentation en ligne

L’aide à l’utilisation de HAL : • Les tutoriels de HAL • Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur. • Le guide du dépôt et du bon usage de HAL.

Ces documents sont tous accessibles en ligne directement sur le site du CCSD.

ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html