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Soluzioni innovative
Aton Paperless
copyright © 2010 hitouch srl all rights reserved
Aton Paperless
Aton paperless è l’insieme delle soluzioni mirate ad eliminare o ridurre l’impiego della carta nei
processi di mobility
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Caso d’uso
In un processo di mobility:• L’operatore di mobility visita i clienti• Registra su dispositivo mobile l’operazione
effettuata/il servizio reso• Stampa un documento (e.g. bolle di consegna)
solitamente in 3 copie, lo fa firmare al cliente e gliene lascia una copia
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Caso d’uso
A fine giornata:• L’operatore di mobility rientra in sede• Consegna copia dei documenti rilasciati per
l’archiviazione in sede• Queste copie firmate da chi ha fruito del
servizio potrebbero essere utili ad esempio in caso di contestazioni successive
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In assenza di Aton Paperless
Cosa comporta questo approccio?
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In assenza di Aton Paperless
Accumulo di migliaia di documenti cartacei
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In assenza di Aton Paperless
Impiego di personale dedicato alla gestione di questi documenti
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In assenza di Aton Paperless
Lentezza nella ricerca di un certo documento
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In assenza di Aton Paperless
Lentezza nella ricerca di un documento• A fronte di contestazioni da parte dei clienti
sulle merci consegnate, molte aziende trovano più conveniente abbonare al cliente i costi del prodotto piuttosto che spendere risorse nel ricercare il documento cartaceo firmato dal destinatario che comprovi la consegna conforme
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In assenza di Aton Paperless
Costi per la conservazione dei documenti (ambienti, armadi, climatizzazione) e la sicurezza degli stessi (controllo accessi, etc)
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Aton Paperless
Aton Paperless
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Aton Paperless - Focus
In che punti del processo descritto si inseriscela soluzione paperless di Aton? • Davanti al cliente, all’atto della produzione della
documentazione di avvenuta consegna • Nella gestione della copia del documento ad
uso della sede• Davanti al cliente, in caso di contestazione:
permette di di consultare documenti già archiviati
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Prima della (eventuale) stampa della bolla, il cliente firma direttamente sullo schermo del terminale
Aton Paperless - Focus
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Viene stampata una sola copia cartacea del documento, se richiesta* dal cliente
Copia per il cliente Copia per il venditore Copia per la sede
*Qualora il cliente aderisca a forme di notifica elettronica del documento (web, email…) il sistema può diventare paperless al 100%.
Aton Paperless - Focus
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Aton Paperless - Focus
Invio del documento elettronico su canale sicuro al sistema Aton paperless per l’archiviazione documentale
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
INVIO DEL DOCUMENTOIN CONFORMITÀ
CON GLI STANDARD DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE*
*powered by:
Paperless
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Aton Paperless - Focus
Accesso immediato da parte degli utenti autorizzati al documento
elettronico
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Aton Paperless - Focus
Visualizzazione dei documenti firmati sul PDA e possibilità di visualizzazione del PDF archiviato
Paperless
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Vantaggi di Aton Paperless
Vantaggi di Aton Paperless:• Minor tempo speso davanti al cliente nella
produzione dei documenti (varie stampe e firme)• Non serve scansionare il documento: il documento
firmato viene prodotto in digitale per essere inviato al sistema documentale
• Se il palmare è dotato di connettività (GPRS/UMTS/HSDPA), l’agente può consultare documenti già archiviati e gestire eventuali contestazioni
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Vantaggi di Aton Paperless
Vantaggi del paperless:• Ricerca rapida dei documenti• Possibilità di condividere il documento tra tutte le
persone autorizzate, ovunque• Nessuno spazio occupato per archiviare i faldoni di
documenti• Durata: il documento non si deteriora e rimane
sempre consultabile a distanza di anni• Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per
impedire accessi non autorizzati
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ROIRitorno dell’Investimento Immediato
Vantaggi del Paperless
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Aton Paperless
Proteggi l’ambiente:più alberi e meno energia sprecata a riscaldare ambienti pieni di carta…
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Aton Paperless
Technical View
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Aton Paperless - Tech View
Componenti della soluzione• Applicazione mobile abilitata alla funzione
“aton paperless” (e.g. onRoad) • Aton Paperless Web Service: servizio web che
riceve dall’applicazione mobile documenti e metadati e si integra col sistema documentale
• Sistema di gestione documentale ed eventuale archiviazione sostitutiva*
*vedi appendice
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Architettura e flussi della soluzione Aton Paperless
ARCHIVIAZIONEDOCUMENTALE
ERP
PAPERLESS WEB SERVICE
HTTPSCONNESSIONE
SICURA
HTTPSCONNESSIONE
SICURA
Gli utenti accedono ai documenti digitali mediante il sistema di gestione
documentale scelto
100001001
DOCUMENTO+ METADATI
PER LA RICERCA
DATIAPPLICAZIONE
DATI DOC FIRMATO
Aton Paperless - Tech View
I flussi dati dell’applicazione mobile (e.g. onRoad) sono indipendenti dalla gestione documentale paperless
Paperless
Il personale addetto alla gestione dei terminali monitora lo stato
di avanzamento nell’archiviazionedel documento
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PAPERLESS WEB SERVICE
Aton Paperless - Tech View
Aton Paperless WebService
• può essere fornito “as a service” via web o installato dal cliente
•gestisce i documenti dai PDA paperless e li invia al sistema documentale
• ha una console web per monitorare lo stato di archiviazione e consultare i documenti
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Aton Paperless
Opzioni possibili sui sistemi di gestione documentale:
Arket (installato presso il cliente)*E-Masterit (Software As A Service)*Altri sistemi**
ARCHIVIAZIONEDOCUMENTALE
*= già prevista l’integrazione in roadmap **= va previsto un progetto di integrazione col sistema di gestione
documentale scelto
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Aton Paperless
PAPERLESS MOBILE MODULE
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Aton Paperless Mobile Module
Cos’è il paperless mobile module? • Si tratta di un componente software
indipendente che può essere usato in abbinamento ad altri applicativi (Aton o di terze parti) per abilitarli alla funzionalità paperless di Aton
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Paperless Mobile Module• è indipendente dall’applicazione
• può essere richiamato* da applicazioni Aton o di terze parti
• invia i dati al server paperless di Aton
MODULO PAPERLESS
Paperless - Mobile Module
* l’applicazione dovrà essere modificata in modo da passare al modulo i parametri necessariNOTA: Paperless Mobile Module sarà disponibile a breve
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Aton Paperless - Focus Normativa
Appendice(conservazione sostitutiva)
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Aton Paperless - Focus Normativa
La Legge Comunitaria ed Italiana oggi consente di certificare in “Conservazione Sostitutiva” parte dell’archivio (fatture, Registro IVA, Libro Giornale etc) conferendogli piena validità Fiscale e nei confronti dello Stato:• a costi inferiori rispetto alla carta (gestione e marche)• senza la necessità di dover conservare gli originali• gli originali possono non essere mai esistiti su carta
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Aton Paperless - Focus Normativa
• La Conservazione Sostitutiva è un processo applicabile ad una parte dell’archivio elettronico
• Consolida un insieme di documenti in un contenitore chiuso con Chiave Crittografica, una Marca Temporale ed una Firma Elettronica Qualificata del responsabile aziendale della conservazione