Mitä tavoittelemme Valtion yhteisellä viestintäratkaisulla?

Otkes

• Itsenäinen virasto oikeusministeriön yhteydessä

• Vakihenkilöstöä: 12 (ei ict-ammattilaisia) • Ulkopuolisia asiantuntijoita: n. 130

(omat tietotekniset laitteet) Tutkintaa varten järjestäydytään tutkintaryhmiin:

Tutkinnan organisointi

Tutkinnanjohtajana vakivirkamies (johtaa useita tutkintoja samanaikaisesti) Tutkinnan tekee ulkopuoliset asiantuntijat: • Tutkintaryhmän johtaja • 1-3 jäsentä • 0-3 erityisasiantuntijaa Tehtävä: • Tehdä tarvittavat tutkintatoimet • Laatia kattava tutkintaselostus • Tavoiteaika 6-12 kk

Tunnistettu tilanne v. 2010

Tutkintaryhmien toiminta keskittyi paljolti Otkesin konttorille ja jonkin verran kokoushotelleihin • matkustamista (vaatii aikaa ja rahaa) • tilatarvetta • aineistojen huonoa käytettävyyttä • sähköisen ja perinteisen aineiston hallinta • tarve löytää pitkähköjä yhteisiä aikoja • viestintämahdollisuudet asiantuntijoille huonot

(ei intranetiä)

Valtion yhteisen viestintä-ratkaisun (Vyvi) käyttöönotto

Ryhmä (Verstas): kesä 2012 XP -> Win7 Kokous ja Pika: kesä 2013 Posti ja Tekstari: loppukesä 2013 Turvaposti: syksy 2013 Otkes on oikeushallinnon Vyvi-pilotti.

Saavutuksia 2013

• Vähemmän matkustamista • Kokousaikoja löytyy lyhyellä varoitusajalla

(nopeuttaa tutkintaa) • Aineistot hyvin käytettävissä ja arkistoitavissa • Vähemmän sähköpostiviestejä ja liitteitä • Vähemmän paperia ja moninkertaista

tallentamista • Uudenlaista tutkinnan seurantaa ja johtamista • Parempaa sisäistä viestintää • Työskentely vähemmän sidoksissa Otkesin

toimistotiloihin

Onnistumisen edellytyksiä

• Käyttötarkoitus ja -tapa selvillä • Kyky esittää toiveet • Monia valintoja -> kyky valita ja päättää • Omalla yhdyshenkilöllä sopivasti aikaa • Aktiivinen testaus pilottivaiheessa • Toimiva yhteistyö • Johdon tuki toimintatapojen muutokseen

• Selkeä, relevantti ja oikea-aikainen viestintä!

Haasteita

• Asiantuntijoilla omat päätelaitteet ja ohjelmat (monenlaisia)

• Monipuoliset palvelut = kompleksinen kokonaisuus = kaikki vaikuttaa kaikkeen

• Tekniset murheet ja käytön haasteet • Käyttäjien luottamus • Käyttäjät…oma yhdyshenkilö…lähituki…omat it-

palvelut…palveluntoimittaja…palveluntarjoaja • Ongelmatilanteiden ratkaisu

Yhteenveto

KIITOS!