Martes 28 septiembre 201012 Expansión

Mi Negocio

E.Arrieta.MadridEl próximo 1 de enero, todaslas pequeñas y medianas em-presas españolas estarán obli-gadas por ley a contar con un

sistema de factura-ción electrónica para

suscontratosconlaAd-ministraciónpública.No

obstante,elapagóndelpa-pel parece más una utopía

queunaposibilidadreal.Hace diez meses que esta

imposiciónentróenvigorpa-ra las grandes firmas y, aúnhoy, muchos organismos pú-blicos no están preparadospara emitir y recibir facturaselectrónicas.

Del mismo modo, si el 1 deenero de 2011 estaba previstoque entrara en vigor la obliga-toriedad de eliminar el papelde las transacciones entrecompañías privadas, el plazoha sido demorado indefinida-mente.

Los datos que baraja el sec-tor cifran entre el 6% y el 13%la penetración de la factura-ciónelectrónicaenEspaña.

Por su parte, el correo elec-trónicotieneunapopularidadde casi el 100% y los progra-mas de gestión empresarialERP (como Contaplus) estánpresentes en más de la mitadde las firmas ibéricas de me-dianotamaño.

¿A qué se debe esta brecha?“La situación económica haprovocado un parón muy no-table en el desarrollo de la e-facturación”, reconoce JoséManuel Martín-Delgado, di-rector de Gestión Documen-tal y Facturación ElectrónicadeVectorSF.

Complejidad“Másalládelcoste–esposibleinstalar un servicio desde2.000 ó 2.500 euros–, la prin-cipalbarreraresideenlacom-plejidad: muchas pymes no

disponen de un departamen-to de Informática y se en-cuentran con una ley que lesobliga a implantar una tecno-logía compleja para realizarun proceso que ya tenían or-ganizado de alguna manera”,apunta Julio Olivares, presi-denteyfundadordeDocPath.

“Se trata de una cuestióntécnicaquenosehaabordadodesde todos los ángulos nece-sarios.Lafaltadeinformaciónsobre cómo automatizar elenvío, la recepción y el archi-vo de las facturas; el tiempoque requiere la integración detodaslastecnologíasdelaem-presa y el hecho de que ni si-quiera la Administración estépreparada para la facturaciónelectrónica provoca una cier-ta incertidumbre”, coincideCarlos González, director ge-neraldeDocOnTime.

También existe cierta con-fusión acerca de los formatosaceptados por la ley. En teo-ría, son válidos casi todos,siempre que se acompañende una firma digital que certi-fique la autoría de la factura(ver información de la iz-quierda).

No obstante, el sector pú-blico sólo acepta documentosFacturae, un formato pro-puesto por la Agencia Tribu-taria y que ha sido tomado co-mo estándar para todos losorganismos públicos, ya sea

para la adquisición de unequipo informático o para laconcesióndeunaautopista.

“Facturae no soluciona elproblemadecómoalmacenarlas facturas junto con el alba-rán y el pedido correspon-dientes, por ejemplo”, criticaGonzález. Hay que tener encuenta que, en España, la leyexige conservar las facturasrecibidas durante cinco años.“Además, está diseñado de unmodo poco intuitivo y amiga-ble”,añade.

“Facturae incluye formula-riosenlosquesedebenincluirinfinidaddedatossobrelapro-pia empresa y sobre el cliente,quenosiempresonaccesibles.Al final, esta complejidad fo-menta que se cometan erroresy hace necesarios más tiempoydinero”,continúaOlivares.

CostesEsosí,unavezpuestaenmar-cha, los ahorros se percibendesde el primer día. SegúnRed.es, la emisión de una fac-tura en papel ronda los 0,80euros,delosqueunpromediode 0,30 euros se destinan a lossellos.

La recepción es más cara,unos 2,80 euros, puesto queincluye cuestiones como labúsqueda del documento, sucomprobación, clasificación,mecanización y almacenado(ver cuadro de la página si-guiente).

Las tecnologías de e-factu-ración más sencillas parten deceroeurosdeinversióninicialyuncosteporcadadocumen-to,sibienlamayoríatienenunprecio fijo, desde 2.500 euros(enlapáginawebwww.factu-rae.es están disponibles algu-nasaplicaciones).

También comienzan a sur-gir proyectos en la nube (es

La ley exige que, en noviembre, todas las empresas que trabajen con los gobiernos central, autonómicos o municipalespuedan emitir y recibir facturas electrónicas. Una normativa para la que no está preparada la propiaAdministración pública.

Las pymes se resisten a la ‘e-factura’

> Pasa a la pág. siguiente

Todas las pymes españolasque tengan contratos con laAdministración estaránobligadas por ley a poderemitir y recibir facturaselectrónicas desde el próximo1 de noviembre.Este procesose inició hace casi unadécada,con la DirectivaEuropea 2001/115/CE de 20de diciembre de 2001,queimponía la obligación a losEstados miembros de regularel reconocimiento jurídico de

la factura emitida por medioselectrónicos.Hoy,para queuna e-factura sea válida enEspaña,necesita estar en unode los siguientes formatos:EDIFACT,XML,PDF,html,doc,xls,gif, jpeg o txt.Después, laley exige la emisión víatelemática,una firma digital yuna certificación válidos,asícomo el consentimiento delemisor y del receptor.Noobstante,ante la variedad deformatos y sistemas

tecnológicos para firmar,certificar y expedirelectrónicamente undocumento,y a falta de unaregulación específica sobreeste aspecto,se ha tomadocomo estándar el sistemaimpulsado por laAgenciaTributaria.Toda laAdministración pública hatomado como referencia esteformato,denominadoFacturae, y,en la actualidad,es el único que acepta.

La ley y la‘recomendación’de usar el formato de Hacienda

Muchasadministracionespúblicas no puedenaún emitir ni recibirfacturas electrónicas

Los estudios sitúanentre el 6% y el 13%su implantación enEspaña; el ‘e-mail’goza de casi el 100%

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Martes 28 septiembre 2010 13Expansión

OPINIÓN

Vinton Cerf

¿Un Nobel para Internet?

L a edad media de los ganadores del Premio Nobel de la Paz esde63años,peroenestaocasión,WiredMagazinehadecididoque el destinatario que más se lo merece sólo tenga 33 años.

Tempranaedadenloqueserefierealgalardón,perosiseanalizanloslogrosdeInternet,talveznosetratedeunapropuestacarentedeló-gica.

Enmuypocotiempo,Internethacambiadonuestraformadevida.El alcance global de sus repercusiones sociales tardará décadas encomprenderse,perosindudahapermitidoelaccesoalainformacióna una escala nunca conseguida. Ha reducido las barreras a la expre-sióncreativa.Hacuestionadoviejosmodelosdenegocioydadolugaraotrosnuevos;yhareducidoloscosteseconómicosymedioambien-talesdelacomunicación.

Internet ha triunfado porque lo diseñamos para ser flexible yabierto.Estascaracterísticaslehanpermitidodarcabidaalainnova-ción sin sufrir grandes cambios en su infraestructura. Una platafor-maabiertaysinfronterassetraduceenbajasbarrerasdeacceso,altacompetenciayrápidainnovación.Lobuenodeunaplataformaabier-taesquenotieneguardianes.Enelpasado,ydurantesiglos,elaccesoalacreacióndeinformaciónestuvocontroladoporunaminoría.

Enlaactualidad,Internetcuentaconunos1.800millonesdeusua-rios,loquerepresentael25%delapoblaciónmundial.Lamayoríadelos contenidos son en inglés, pero sabemos que la inmensa mayoríadelapoblaciónmundialnoesangloparlante.Porejemplo,peseaqueexisten300millonesdehablantesdeárabeentodoelmundo,laspá-ginas web en este idioma representan menos del 1% de los conteni-dosdelaRed.EldiseñodeRedhaceusodelosllamadoscaracteresdecódigoúnico(unicode),enlugardeunpequeñoconjuntodecaracte-reslatinos.Estofacilitalacreación, labúsquedayelusodelosconte-nidosenlamayoríadelaslenguasescritasdelmundo.Conformeau-menta la diversidad de los contenidos, también lo hace la necesidadde herramientas que nos permitan superar las barreras idiomáticasquenosseparan.Unodelosobjetivoseseldepermitirquelabúsque-dadetérminosenunidiomaencuentre,muestreytraduzcalosresul-tadosenlos50idiomasaceptadosporGoogle.

Latecnologíatodavíanoesperfecta,peromejoraconrapidezynoesdifícilimaginarqueundíalatraducciónautomáticapermitiráquedospersonashablenentiemporeal,cadaunaensulenguamaterna.

El principal motor de esta expansión de los contenidos multilin-güesseráelpropioaumentodelaccesoaInternet.Yunadelasclavespara el crecimiento de ese acceso serán los teléfonos móviles. Haceunos años, todo el mundo especulaba con las promesas que traeríanlosmóviles.Hoy,fíjenseenCorea–dondelagenterealizabúsquedasmediante la voz o paga las facturas a través de su teléfono móvil–; elfuturohallegado.Esmás,yapodemosapreciarloscambiosquelaco-nectividadmóvilhasupuestoenÁfrica,Latinoaméricayelsubconti-nente indio. En las economías en vías de desarrollo, la gente ya estáencontrandomediosinnovadoresdeusarlatecnologíamóvil,desdelos microcréditos y los teléfonos comunitarios de Grameen en Ban-gladesh,alosserviciosdemensajesquemantienenalosagricultoresinformadossobrecualquiernovedadrelativaaloscultivosoelclima.ElpodercombinadodeInternetylosserviciosmóviles,delascomu-nicaciones inalámbricas y la banda ancha, se traducen en una granabundanciadeinformación.

ElprogresotecnológicodeInternettambiénhasupuestocambiossociales. Al igual que con otros muchos inventos anteriores, hay aquieneslespreocupanlosefectosderivadosdedisponerdeunmayoraccesoalainformación–laimprentayeldescensodelanalfabetismoqueéstaconllevóseconsideraron,despuésdetodo,desestabilizantesdurantemuchotiempo–.Siadoptamosunaperspectivaalargoplazo,estoyconvencidodequelosbeneficiossuperaránconcrecesalosin-convenientesderivadosdetenerqueaprenderaintegrarInternetennuestras vidas. Internet y la Red son lo que son porque millones depersonas,literalmente,hancontribuidoadarleforma.

Por otra parte, sería una insensatez no reconocer que la aperturade Internet ha tenido un coste. La seguridad es un asunto cada vezmás importante que no puede ignorarse. Si hay áreas de Internet enlasquelainvestigaciónyeldesarrolloesfundamental,éstaesunadeellas.Sinembargo,cadavezestoymássegurodequelastécnicasylasprácticas existen para hacer Internet más seguro al mismo tiempoquemantienensucarácteresencialmenteabierto.

Tras trabajar en Internet durante tres décadas, soy más optimistaque nunca sobre su prometedor futuro. Todos somos libres para in-novar en la Red cada día –Internet es, de hecho, una herramientacreadaporlaspersonasparalaspersonas–.Asíque,¿deberíaInternetganar el Premio Nobel? Puede ser una apuesta arriesgada, aunquesóloseaporqueresultaríabastantedifícilentregarsemejantepremioatodoslosinternautasdelmundo.

Vinton Cerf (EEUU, 1943) es creador el primer sistema comer-cial de correo electrónico, Príncipe de Asturias 2002, presiden-

te del ICANN y vicepresidente mundial de Google.

decir, que funcionarán 100%online) como el que ultimaDocOnTime, que estableceráuna tarifa plana mensual deentornoa20ó30euros.

Los sistemas más comple-tos permiten, además de en-viar y recibir facturas, hacerpedidos, emitir albaranes orealizar visados digitales, ypueden integrarse con todoslos sistemas de informaciónquelaempresaquiera.

“La ley ha sido redactada apartir del consejo de compa-ñías con intereses comercia-les, que quieren mantener elstatus quo”, afirma Gonzálezen relación a algunas enseñasque, en los años ochenta, co-mercializaban las llamadasredes de telecomunicacionesEdi. Estos sistemas pueden,después de ciertos avances,adaptarse a la facturaciónelectrónica, generando unos“elevados márgenes”, segúnel ejecutivo de Doc On Time.

Un buzón Edi (similar a unbuzón de correo corporativoExchange) cuesta unos 3.000euros al año (1.800 eurosanuales de coste fijo, 120 eu-ros al mes por mantenimien-to, 0,20 céntimos por facturarecibida y 3 céntimos por elalmacenamiento de cada do-cumento).

“Sicostaradineroenviarune-mail, no sería tan popular”,aseguraGonzález.

Otra opción –para quienesno realicen contratos con laAdministración– es crear unportaldeclientesodeprovee-dores. En los primeros, losclientes pueden acceder a susfacturas desde la página webde la compañía, con sólo in-troducir una contraseña. Casitodas las firmas de telefonía yelectricidad, por ejemplo, dis-ponendeuno.

Por su parte, en los portalesde proveedores, “lo habituales que éstos acaben por te-clear manualmente las factu-ras”,diceGonzález.

CaosLas compañías más desprote-gidas son aquellas pymes quedependen de unos pocosclientes de gran tamaño. “La

gen a un mismo proveedorque instale soluciones distin-tas de e-factura, obligándole ainvertirporduplicado.Pores-te motivo, son muchas lascompañías en España que pi-den que la ley exija la intero-perabilidad de todas las he-rramientas del mercado, demodo que sean compatiblesentre sí y con los demás pro-gramasdeunaempresa.

Hasta que se aclare el caosactual, la mayoría de mi-cropymes está recurriendo aenviar las facturas por correoelectrónico, a través de unPDF adjunto. Una soluciónalegal, pero cómoda por elmomento para las empresascon un número limitado declientes y proveedores. “Denada le sirve a una pyme im-plantar un sistema de factura-ción electrónica si ningunaempresa de su ecosistema lovaausar”,coincideOlivares.

“En ningún caso la Admi-nistración aceptaría una fac-tura PDF por e-mail, aunquevaya firmada digitalmente ycuente con un sistema de cer-tificación de entrega”, recuer-daMartín-Delgado.

FraudeDesde el sector, se entiendeque, pese al retraso, es cues-tión de tiempo que la Admi-nistraciónsetomeenserioes-ta cuestión. “No se trata de untema ecológico, sino de bus-car fórmulas para limitar elfraude. Es por este motivoque fue Hacienda quien im-puso el formato estándar paralo público”, señala González.Se entiende que la tecnologíalimita las posibilidades depresentarfacturasfalsas.

¿Cuándo llegará ese mo-mento? Por ahora, nadie seatreve a dar una fecha aproxi-mada, puesto a que ningunode los plazos se ha cumplido.Está previsto que, desde sep-tiembreyelpróximo1deene-ro, el Ministerio de Industriainvierta 475.000 euros paradar una mayor difusión a lafacturaciónelectrónica.

“Los demás países euro-peos no están más avanzados,pero no dejarán pasar estaoportunidad de luchar contrael fraude”, reconoce Olivares.

< Viene de la pág. anterior

mayoría de grandes empresasusa la e-facturación por losahorros económicos que ge-

nera”, dice Martín-Delgado.Se han dado casos en los quelos grandes compradores exi-

Lógicamente, la primeracaracterística de una facturaelectrónica es que setransmita telemáticamente(de un ordenador a otro).Además,deben estarfirmados digitalmente concertificados reconocidos.Unsistema de e-mailconvencional no sueleasegurar el suficiente nivel deconfidencialidad ni garantizarque la factura ha sido recibidapor la otra parte.

No sirve con un simple‘e-mail’

LaAgenciaTributaria encuentra en la facturación electrónica unmodo de reducir el fraude.Para las empresas,puede ser una víapara ahorrar en sellos,papel y para automatizar tareas como elenvío (ya no es necesario acudir a Correos) y elalmacenamiento.La soluciones más sencillas –y más baratas–no siempre incluyen de estas opciones.“En realidad, lo máscomplicado no es la transmisión de la factura,que es el ámbitoque regula la ley,sino empezar a emplear tecnologíasdesconocidas y gestionar correctamente los documentos”,diceCarlos González,de DocOnTime.“Al final,muchos acabanimprimiendo las facturas y guardándolas en carpetas”,añade.

Menos manos para el mismo trabajo

Para una óptima automatización del envío y la recepción de lasfacturas electrónicas,y para aquellas empresas que realicen unnúmero amplio de contratos, lo ideal es que el sistema seencuentre integrado con otras aplicaciones que pueda tener lacompañía,como un ERP Contaplus,un sistema corporativo decorreo electrónico o un programa de gestión de clientes (CRM).Cuanto más compleja sea la estructura de la compañía,mástiempo y dinero tardará en poner en marcha unainfraestructura integrada.En teoría,un proyecto sencillo para laadopción de facturas electrónicas en una firma pequeña-mediana tarda en torno a una semana.

El último reto: la interoperabilidad

Una de las tendencias más enboga en el mundo tecnológicoson las herramientas en lanube.Básicamente,consisteen ceder a una empresaespecializada laresponsabilidad sobre lasinfraestructuras.El cliente selibera,así,del mantenimientoy de la actualización de lassoluciones,dispone de unacopia de seguridad digital desu archivo,y todo lo gestionaa través de Internet.

Un archivo en la‘nube’es más cómodo

ADIÓS A LAS VISITAS A CORREOSEMISIÓN Coste/ Coste/Papel unidad Factura electrónica unidad

Impresión 0,12 Imputación de costes 0,05

del proyecto

Envío (sobre, sello, 2,60 Servicios externos 0,15

correo certificado (tráfico, timestampig)

Tratamiento manual 0,35 Gestión 0,02

(Dpto. Administración)

Total 3,07 Total 0,22

Ahorro por factura: 2,85 eurosFuente: Red.es y Asimelec

RECEPCIÓN Coste/ Coste/Papel unidad Factura electrónica unidad

Recepción y manipulación 0,07 Imputación de costes

del proyecto 0,05

Grabación 0,15 Comprobación de

factura y firma-e 0,13

Tratamiento manual 1,68 Gestión (Dpto. Administración) 0,05

Archivado (4 años) 1,67 Archivado (4 años) 0,48

Total 3,57 Total 0,71

Ahorro por factura: 2,86 euros