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Es un proceso de envío de documentos a varias personas. El asistente de Office provee unos pasos para ayudarte a realizar la tarea.
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MAIL MERGE
María I. Torres Acevedo
Referencia: Asistente de Microsoft Office Word
Contenido ¿Qué es Mail Merge? Definiciones
Documento principal Recurso de los datos Campos
Modelo de carta con los campos insertados
Pantalla activada Partes de la barra
PASOS Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4
Modelo de carta Paso 5 Paso 6
¿QUE ES MAIL MERGE? Es una función que permite crear en masa:
Formas de cartas Marbetes (labels) Sobres Directorios Correo electrónico Fax
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6ContenidoContenido
DEFINICIONES
Documento principal (Main document): Es el documento que contiene texto y gráficas en la versión del documento de Mail Merge.
Documento principal (Main document): Es el documento que contiene texto y gráficas en la versión del documento de Mail Merge.
ContenidoContenido
Data Resources Recurso de los datos (Data Resources)- es una base de
datos que contiene los datos individuales del destinatario (recipient).
ContenidoContenido
Merge Fields (Campos)
Es un código de instrucciones que usa Microsoft en un campo que se insertará en el documento principal automáticamente.
Ejemplo: Apellido, Nombre, Título Se almacenarán en el campo del documento
principal
Es un código de instrucciones que usa Microsoft en un campo que se insertará en el documento principal automáticamente.
Ejemplo: Apellido, Nombre, Título Se almacenarán en el campo del documento
principal
ContenidoContenido
CAMPOS INSERTADOS EN EL DOCUMENTO PRINCIPAL
El “Mail Merge” produce un documento individual.
ContenidoContenido
Pantalla
Barra
•View
•Toolbars
•Mail Merge
Función:
•Tools
•Letters and
Mailing
•Mail Merge
•Show toolbar
PANEL
ContenidoContenido
BARRA “MAIL MERGE”
Main document
set up
Abrir base de los datos
Listado
destinatarios
Insertar bloque de
direcciones
Insertar campo de
saludo
Insertar campos
Insertar otros campos
Ver los datos en el documento
Iluminar los campos
Cotejar errores
Propagar
los datos
Registros
Organizar los datos
Merge nuevo
documento
Encontrar
Entrada
Merge impresor
Merge correo
electrónico
Merge al fax
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
PASO 1 “Wizard Mail Merge”
Documento nuevo Page set up (si no dispone de
membrete, centralizar verticalmente el documento).
Grabar el documento Seleccionar Tools+Letter and
Mailing+Mail Merge
Documento nuevo Page set up (si no dispone de
membrete, centralizar verticalmente el documento).
Grabar el documento Seleccionar Tools+Letter and
Mailing+Mail Merge
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
PASO 2
Seleccionar “Use the current document”
Pulse “next”
Seleccionar “Use the current document”
Pulse “next”
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 3
Seleccionar Type a new List
Pulsar Create
Seleccionar Type a new List
Pulsar Create
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 3
Completar primer registro.
Pulse “customize” para añadir un campo.
Completar primer registro.
Pulse “customize” para añadir un campo.
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 3
Añadir campos
Pulse “Add” para incluir “Job Title”.
Añadir campos
Pulse “Add” para incluir “Job Title”.
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 3
Completar los campos de nuevos registros.
Pulse “New Entry”
Observe los registros entrados.
Completar los campos de nuevos registros.
Pulse “New Entry”
Observe los registros entrados.
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 4 Mecanografiar la carta
Insertar “Date” Dar los espacios
correspondientes Pulsar “Address
Block” Pulsar “Greeting
Line” Dar los espacios Escribir el cuerpo
de la carta
Insertar “Date” Dar los espacios
correspondientes Pulsar “Address
Block” Pulsar “Greeting
Line” Dar los espacios Escribir el cuerpo
de la carta
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Modelo carta
Observe los campos insertados.
Observe los campos insertados.
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 5: Buscar el destinatario
View Merge Data
RecordsEdit recipient list
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 5: Vista previa de la carta
Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record.
Si es otro registro pulsar Find Entry
Observe los datos registrados en el listado.
Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record.
Si es otro registro pulsar Find Entry
Observe los datos registrados en el listado.
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 5: Vista previa de la carta
Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record.
Si es otro registro pulsar Find Entry
Observe los datos registrados en el listado.
Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record.
Si es otro registro pulsar Find Entry
Observe los datos registrados en el listado.
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Find entry
Escribir el nombre en el campo.
Seleccionar todos los campos
Escribir el nombre en el campo.
Seleccionar todos los campos
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Paso 6: Completar el Mail Merge
Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. Recuerda archivar el
documento con otro nombre.
Editar las cartas.
Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. Recuerda archivar el
documento con otro nombre.
Editar las cartas.
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Archivar
Puedes imprimir la carta directamente o archivarla.
Recuerda archivar el documento con otro nombre.
Puedes imprimir la carta directamente o archivarla.
Recuerda archivar el documento con otro nombre.
ContenidoContenido Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
Práctica Seguir las instrucciones de los ejercicios
asignados. Aplicar Mail Merge aplicando los pasos
estudiados.
ContenidoContenido
Paso 1/Paso 2/Paso 3/Paso 4/ Paso 5 /Paso 6
