Manual (sca)

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1. 1 Sistema de Coordinacin deAcciones (SCA)Manual de Usuario Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 2. Tabla de contenido 2 Introduccin Ciclo de coordinacin de accionesGlosario de trminos Acceso al sistemaRegistro de proyectoRegistro de actividadNegociacin Actividades en proceso Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 3. Tabla de contenido 3Mis actividadesSupervisin de actividadesSeguimiento de actividades Consultar proyectoConcluir proyecto Evaluacin de resultado Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mxAbril-2010 4. Introduccin 4El sistema de coordinacin de acciones SCA es una aplicacin diseada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la intencin de coordinar y dar continuidad a las actividades que se realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos . Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos Envo automtico de mensajes de correo electrnico Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 5. Ciclo de coordinacin de 5acciones Ciclo de coordinacin deSCA acciones 1.Generacin del 1. Resultado de contextoconversaciones de reuniones y necesidades 2.Negociacin entre equipos de proyectos 3.Realizacin y de trabajo. Alta de proyecto 4.Evaluacin 2. Negociacin durante la asignacin de la actividad3. Capturas de avance dentro de una actividad. Supervisin y comentarios4. Evaluaciones de proyecto y Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 de equipos de trabajo 6. Glosario de trminos 6 Grupo de trabajo es el equipo natural de los supervisores conel personal que trabaja con ellos basado en el organigrama de laempresa. Equipo de proyecto es un equipo conformado por personasque de manera natural no pertenezcan a un equipo de trabajopero que necesiten colaborar juntos para la realizacin de unproyecto. Proyecto es la declaracin formal del resultado del contextocreado y puede ser como tal un proyecto en el sentido formalcomo tambin la planeacin de actividades mensuales de unapersona. Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 7. Glosario de trminos (Cont.) 7 Actividad es una tarea que se realiza de manera individual yasea autoimpuesta o asignada por un supervisor o lder deproyecto. Esta puede ser asociada a un proyecto o no. Negociacin se da entre el supervisor o lder de proyectocuando se registra una actividad de prioridad alta. Entregable de proyecto es cualquier documento o resultadotangible dentro del desarrollo de un proyecto. Por ejemplo:Informe de resultados, carpeta archivada, presentacin dedocumento ante alguna autoridad. Ir a captura de proyecto Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 8. Acceso al sistema 8 Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa la direccin www.lca-consultores.mx/SCA Se escribe usuario y contrasea La primera vez la contrasea por omisin es la palabra password y el sistema solicita crear una nueva contrasea.La nueva contrasea no puede ser la mismapalabra password Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 9. Registro de proyecto 9 En el men Proyecto se selecciona la opcin registrar y el sistema presenta la pantalla de captura de proyecto. La clave del proyecto se define de la siguiente manera: Si es planeacin de actividades mensuales la clave se construye conlas iniciales del responsable, el mes y el ao. Por ejemplo si se trata delas actividades del mes de abril de 2010 de Ernesto Prez, la clave quecorresponde es : EPR-04-2010 Si se trata de un proyecto entonces la clave se conforma por lasiniciales del rea, iniciales del proyecto, el ao y el consecutivo delproyecto para ese ao en caso de que se realicen varios proyectossimilares. Por ejemplo el rea de TI va a desarrollar SOX en su primerversin: TI-SOX-01-2010 Para el caso del rea Legal, los nombresde proyecto se calculan con base en sudefinicin dentro del sistema de CalidadElabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 10. Registro de proyecto (Cont.) 10 Dentro de contexto se describe la justificacin, aspectos generalesy alcance del proyecto a realizar. Equipo de proyecto: Responsable. es quien ejecuta el proyecto Reporta a : generalmente es el lder del proyecto o cliente principal. Cuando se trata de actividades del mes esta figura es el supervisor de la persona responsable de las actividades Delega a: es la persona o grupo de personas a quienes el responsable o el lder del proyecto puede asignar actividades para el logro del cumplimiento del proyecto.De inicio el sistema presenta en estas opciones los nombres de l equipo de trabajo al que pertenece la persona que registra el proyecto. Para ver el listado detodo el personal de VLCA/LCA se pulsa el icono Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mxAbril-2010 11. Registro de proyecto (Cont.) 11 Cuando se trata de planeacin de actividades mensuales, el equipo del proyecto se conforma por el responsable a realizar las actividades que reporta a su supervisor y puede delegar a una tercera persona. Si es un proyecto entonces el equipo se conforma por las personas que van a participar que pueden ser de diferentes reas pero que participan con algn rol dentro del proyecto. Entregables Se escribe el nombre del entregable y para ara agregar ms se pulsa el smbolo Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 12. Registro de actividad 12 Dentro del men actividad se selecciona la opcin registrar. La categora de la actividad se refiere a poder agregarclasificaciones para identificarlas y asociar actividades deun mismo tipo, por ejemplo: Consultora, Desarrollo, Pruebas, Pagos. Cada rea podr ir definiendo y agregando categoras en elcatlogo.Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 13. Registro de actividad (Cont.) 13 Tipo de actividad: Si una actividad se indica como Propia, significa que la persona que la registra es quien la va a realizar Cuando se registra una actividad para que otra persona la realice entonces se marca como Colaborativa y el sistema muestra el campo para seleccionar el nombre de la persona a quien se le asigna. Una actividad colaborativa SOLO la puede realizar unapersona. Cuando sea necesario que varias personas participen es importante asignar una actividad para cada personay considerar la ponderacin para cada una. Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 14. Registro de actividad (Cont.) 14 Prioridad La prioridad Alta indica que es una actividad que debe iniciar un proceso de negociacin con el supervisor hasta aceptar la fecha compromiso. Cuando las prioridades son Media o Baja, nicamente se registra para realizarse y no implica negociacin. Ponderacin Esta opcin se utiliza nicamente cuando una actividad est asociada a un proyecto. En el campo se captura el porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto en el proyecto. Este valor ayudar a determinar el desempeo general del proyecto basado en el nivel de cumplimiento de las actividades que tengan una ponderacin mayor. Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 15. Actividades en negociacin 15 Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades que seencuentran en negociacin. Se da click en el hipervnculo del nombre paraacceder a la visualizacin de los detalles de la actividad, donde el usuariopuede: Aceptar Declinar ContraproponerSi al acceder el sistema solo presenta los mens es porqueno se tienen actividades pendientes para negociarElabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 16. Actividades en negociacin 16Smbolo AccinRolResultadoSi acepta la actividad, queda asignada alSupervisor/ responsable. La puede visualizar en el menLder supervisar para emitir comentarios.AceptarResponsableSi acepta la actividad le queda asignada y la puedede lavisualizar en el listado de actividades para capturaractividadavances.Supervisor/Al declinar, escribe una justificacin, se notifica alLderresponsable y la actividad no se realiza.DeclinarResponsableEscribe una justificacin y el supervisor /lder dede laproyecto recibe notificacin para aceptar o haceractividadnueva propuesta.Supervisor/Indica la fecha compromiso, justifica y elLderresponsable de la actividad recibe notificacinContraproponerResponsableIndica la fecha compromiso, justifica y el supervisorde la/lder recibe notificacinactividadElabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 17. Actividades en proceso 17 Las actividades que se encuentran enproceso se pueden visualizar tanto por elsupervisor /lder de proyecto como por elresponsable de realizarlas. Responsable de la actividad Men ActividadListado de actividades Supervisor /lder de proyecto Men Actividad Supervisar Para visualizar las actividades asociadas a un proyecto Men proyecto proyecto ActividadElabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 18. Mis actividades 18 El listado de actividades muestralas actividades por estatus : sin iniciar o en proceso y elsemforo muestra el tiempotranscurrido Cuando una actividad lleg a su fechacompromiso y no se concluy, se indica conel botn rojo Al haber transcurrido el 75% del tiempo deuna actividad se enciende el indicadoramarillo Cuando una actividad est en proceso y noha transcurrido el 75% de tiempo, elindicador es verde Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mxSi unaactividad no ha iniciado el indicadorAbril-2010se muestra color blanco 19. Mis actividades (Cont.) 19 Cuando una actividad se acepta, su estatus secambia a en proceso y durante esa etapa Elresponsable: Captura avances de la actividad Solicita prrroga para concluirla Concluye la actividad Elsupervisor: Puedeconsultar los avances Emite comentarios Elabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010 20. Supervisin de actividades 20Al dar click en el listado de lasactividades a supervisar el lder deproyecto/supervisor puede emitircomentarios y /o adjuntar algn archivoal responsable. Este ser notificado vacorreo electrnicoElabor Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo