Modelo Funcional Transversal Integrado Para Las Secretarias

Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías

Mayores: Un objetivo compartido

Proceso MAB-Administrar bienes

Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular

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(A) = Automatizable a través de SIPAR 1

Definición del modelo funcional transversal integrado para las

Secretarías

Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Recursos Materiales Proceso MAB- Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular





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Índice 1 Introducción ............................................................................................................................. 3

1.1 Objetivo del documento. ............................................................................................. 3 1.2 Arquitectura del Proceso ............................................................................................ 3

2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular ................................... 4 2.1 Descripción general del subproceso .......................................................................... 4 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular .......................................................................................................................... 4

2.2.1 Recibir vehículos ..................................................................................................... 4 2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI .................................... 5 2.2.3 Regularizar los vehículos ........................................................................................ 6 2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ......................................... 7 2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A)...................................................... 8 2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ........................................................ 9 2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir ........................................................ 10 2.2.8 Determinar asignaciones ...................................................................................... 10 2.2.9 Notificar rechazo de asignación ........................................................................... 12 2.2.10 Asignar vehículo y notificar ............................................................................... 12 2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ...................................................................... 13 2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ........................................................ 15 2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ............................................................................. 16 2.2.14 Dar de baja vehículos ....................................................................................... 16 2.2.15 Verificar la existencia de multas ....................................................................... 18 2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ................................................. 18 2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado .......................................................... 19 2.2.18 Turnar caso a contraloría .................................................................................. 20

3 Diagrama del subproceso ..................................................................................................... 21 4 Anexo de formatos ................................................................................................................ 24

4.1 Petición de asignación de vehículos ........................................................................ 24 4.2 Petición de préstamo de vehículos .......................................................................... 24

5 Documentos anexos ............................................................................................................. 25 No aplica ............................................................................................................................... 25





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1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular.

1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular forma parte del proceso MAB-Administrar bienes dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Materiales

Recursos Materiales

Administrar bienesMAB

Administrar InventariosMAB-010

Administrar mantenimiento

MAPM

Administrar la Flota VehicularMAB-020

Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros

MAB-030

Disponer y Dar de Baja Bienes

MAB-040

Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones

MABS-010

Atender solicitudes de adquisiciónMABS-020

Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos

MABS-030

Comprar bienes y servicios

MABS-040

Recibir, Revisar y Aceptar Bienes y

ServiciosMABS-060

Administrar ProveedoresMABS-070

Administrar Legalidad de ContratosMABS-050

Adquirir bienes y serviciosMABS

Planear y Calendarizar el Mantenimiento

MAPM-010

Atender Solicitudes de Mantenimiento

MAPM-020

Administrar y Controlar las Actividades de

MantenimientoMAPM-030





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2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular

2.1 Descripción general del subproceso El subproceso de Administrar la flota vehicular comienza con la entrada de vehículos a la dependencia y/o peticiones vehiculares de las áreas, y continúa con la regularización, registro y asignación de los mismos hasta el análisis del desempeño vehicular de distintos temas como mantenimiento y rendimiento de combustible.

2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular

2.2.1 Recibir vehículos ID (1) Evento(s) de inicio:

MABS-060 - Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios

Notificación de vehículo recibido Descripción: Recibir el vehículo mediante la realización de las siguientes tareas: Realizar una revisión física, revisar los documentos vehiculares (número de serie, número de motor, carta factura, etc.) y documentar el inventario que contenga el vehículo (refacciones, cables, etc.) Descripción específica para escenarios: 1.- Autos nuevos Realizar una revisión física contra la orden de compra. 2.- Autos usados (donaciones, transferencias, comodato, etc) Realizar una revisión física contra los documentos que amparan la donación. Adicionalmente, realizar una revisión de adeudos para verificar multas, pagos





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pendientes o recargos que puedan estar asociados al vehículo. 3.- Reasignación de autos En caso que el auto sea regresado por el área usuaria para su reasignación, se debe realizar una revisión física contra los documentos de inventario de cuando fue asignado. Evento(s) de salida: Vehículo recibido Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular

2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI ID (2) Evento(s) de inicio:

No aplica Descripción: Solicitar a Finanzas los recursos para el pago de derechos de alta vehicular para autos nuevos y usados ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades. Dichos pagos incluyen:

• Pago de tenencia correspondiente • Alta vehicular o regularización (en caso de perdida placa)) • Placas y engomado • Tarjeta de circulación

Solicitar a Finanzas otros recursos para pagos como:





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• Verificación • Multas (en caso que aplica)

Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Recursos solicitados

FECG-020: Ejercer presupuesto Pago de derechos vehiculares solicitados Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de administración de flota vehicular

2.2.3 Regularizar los vehículos ID (3) Evento(s) de inicio:

No Aplica Descripción: Regularizar los vehículos mediante las siguientes tareas: Reunir la documentación para el alta vehicular, verificación del vehículo, el pago de placas, permisos de circulación, tenencias y multas ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades.





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Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Vehículos regularizados, continua con actividad #8 Documento físico o información generada: Documentos regularizados de la unidad vehicular: (placas, permisos de circulación, certificados de verificación, tenencias pagadas.) Rol: Supervisor de administración de flota vehicular

2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ID (4) Evento(s) de inicio:

Petición de asignación identificada Descripción: Recibir las peticiones de asignación o préstamo de unidades por parte de las áreas administrativas justificando plenamente las necesidades vehiculares del área. Descripción específica para escenarios: 1.- Solicitudes de préstamo Cada una de las áreas deberá revisar con su enlace administrativo si existen vehículos que cubran su necesidad para periodos cortos antes de enviar una petición de préstamo a la Administración de la flota vehicular. Evento(s) de salida:





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Petición de asignación recibida (ver formato 4.1 y 4.2) Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular

2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A) ID (5) Evento(s) de inicio:

No Aplica Descripción: Evaluar la petición del área conforme a sus necesidades vehiculares para la asignación y/o préstamo de unidades, y revisar la existencia de vehículos registrados en la plantilla autorizada de unidades. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Petición evaluada, continua con actividad #8 Información de peticiones consolidada #7 Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular





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2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ID (6) Evento(s) de inicio:

MABS-010 - Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones

Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (información de referencia)

Descripción: Determinar el tipo de vehículo a adquirir mediante las siguientes tareas: Identificar el tipo de uso o las necesidades para vehículos a adquirir en la Secretaría y compararla con el desempeño vehicular (información histórica del SIPAR) de la flota, analizar el mercado con base a estas necesidades, y analizar la información referente a las especificaciones técnicas para elaborar un cuadro comparativo. Con este cuadro, comparar las necesidades de las áreas y desarrollar un cálculo económico tomando en cuenta factores como costo de mantenimiento, consumo de gasolina y especificaciones técnicas del vehículo. Al final, con base en estos factores, determinar el tipo de vehiculo a comprar. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Tipo de vehículo determinado Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular





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2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir ID (7) Evento(s) de inicio:

Información de peticiones consolidada, viene de actividad #5 Descripción: Determinar la cantidad de vehículos a adquirir, tomando en cuenta las necesidades o peticiones validas de las áreas que no fueron asignadas, las bajas próximas de vehículos y el ciclo de vida de las unidades para su sustitución. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Adquisición de vehículo solicitada

MABS-020: Administrar Solicitudes de Adquisición Cantidad de vehículos determinada

MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Cantidad de vehículos determinada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular

2.2.8 Determinar asignaciones ID (8) Evento(s) de inicio:

Vehículos regularizados, viene de actividad #3 Petición evaluada, viene de actividad #5





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Descripción: Determinar asignaciones y préstamos para aquellas peticiones que hayan sido evaluadas como procedentes, en caso que existan vehículos disponibles. Para el caso de vehículos de reciente adquisición que no hayan sido asignados todavía, se deberá elaborar una tabla de asignaciones de vehículos. Esta tabla de asignaciones es autorizada por el Oficial Mayor. Descripción específica para escenarios: 1.- Falta de vehículos para asignar En caso que el número de vehículos dentro del parque vehicular sea menor, al número de vehículos solicitados, asignar las unidades a aquellas áreas administrativas con vehículos cuyo costo de mantenimiento sea mayor y con las necesidades de mayor prioridad para la estrategia de la dependencia. 2.- Prestamos En caso de préstamos por periodos cortos de tiempo, revisar la existencia de vehículos para el apoyo en el tiempo solicitado. Si existen vehículos disponibles, se deberá prestar al área solicitante. Evento(s) de salida: Asignaciones autorizadas, continua con actividad #10 Asignaciones no autorizadas Documento físico o información generada: Documento con la tabla de asignaciones Rol: Autorizador de administración de flota vehicular





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2.2.9 Notificar rechazo de asignación ID (9) Evento(s) de inicio:

No aplica Descripción: Notificar al área solicitante los motivos de su rechazo, en caso que las peticiones de asignación o préstamo no hayan sido autorizadas por falta de vehículo Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Notificación enviada, termina Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular

2.2.10 Asignar vehículo y notificar ID (10) Evento(s) de inicio:

Asignaciones autorizadas, viene de actividad #8 Descripción: Asignar vehículos mediante un oficio la asignación o sustitución de la unidad al área correspondiente. Al entregar la unidad, documentar el inventario y





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firmar de resguardo. Notificar al área responsable de activo fijo para que realice el resguardo en el Sistema integral de procesos de administración de recursos (SIPAR). Entregar el vehículo con toda la documentación correspondiente:

• Póliza de seguros • Tarjeta de circulación • Póliza de garantía y manual del usuario

Descripción específica para escenarios: 1.- Préstamo de vehículos Se deberá documentar y revisar el inventario de la unidad al recibir y entregar el vehículo al solicitante. En este caso no existirán resguardos asignados. Evento(s) de salida: Resguardo asignado

FRC-020 – Realizar la contabilidad de activos fijos Vehículo asignado y notificado Documento físico o información generada: Documento de entrega/recepción de vehículos Rol: Operador de administración de flota vehicular

2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ID (11) Evento(s) de inicio:

MABS-030 – Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros

Registro de vehículo actualizado Descripción: Administrar el parque vehicular mediante las siguientes tareas:





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Dar seguimiento, regularizar y controlar por medio del SIPAR toda aquella información relacionada con la flota vehicular. Llevar el registro y control de asignaciones de unidades y dotaciones de combustible (tarjetas), responsables de resguardo de vehículos, servicios de mantenimiento y el consumo de gasolina de las unidades. Registrar y verificar información con respecto a la regularización de los vehículos, seguros, incidentes, verificaciones, multas, pagos pendientes (tenencia y revista vehicular) o recargos que puedan estar asociados al vehículo. Adicionalmente, verificar que el expediente vehicular se encuentre completo y actualizado. La información actualizada que debe contener el expediente es el siguiente:

Número de placa Número de Serie Datos de la Unidad Administrativa asignada Número de motor Tipo de motor (numero de cilindros y tipo de transmisión) Número y copia de Factura Color Nombre del proveedor Valor de Adquisición Tipo de vehículo, marca y modelo Numero de póliza y nombre de aseguradora Nombre del resguardante Bitácora Número de activo fijo Documentación de inventario físico

Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida:





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Parque vehicular administrado, continúa con actividad #15 Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de administración de flota vehicular

2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ID (12) Evento(s) de inicio:

No aplica Descripción: Analizar información de rendimientos, costo de combustible, servicios de mantenimiento, y accidentes. Analizar detalles como kilómetros recorridos, costo de mantenimiento por km., consumo por km., litros totales cargados por unidad y periodo. Analizar toda la información relacionada para conocer el desempeño de la flota vehicular y comparar entre los diferentes tipos de unidades, necesidades y áreas, etc. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Desempeño analizado Documento físico o información generada: No aplica





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Rol: Planeador de administración de flota vehicular

2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ID (13) Evento(s) de inicio:

No aplica Descripción: Evaluar si se debe o no dar de baja la unida, una vez analizado el desempeño de cada una de las unidades de la flota vehicular. Costos altos de mantenimiento, consumos de gasolina mayores a los normales y vida útil del vehiculo finalizada son los principales factores para determinar la baja de la unidad. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Programa de mantenimiento requerido

MAPM-010 Planear y calendarizar el mantenimiento Baja de vehículo detectada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular

2.2.14 Dar de baja vehículos ID (14) Evento(s) de inicio:





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No aplica Descripción: Dar de baja vehículos mediante las siguientes tareas: Elaborar el listado de vehículos a dar de baja. Notificar la entrega de los vehículos a las áreas que tienen asignado una unidad que será dada de baja. Reunir la documentación necesaria (tenencias, copia de factura, certificados de verificación, permisos de circulación (en su caso), etc. para tramitar la baja ante la SETRAVI o las autoridades correspondientes para las demás localidades. Solicitar los recursos para el pago de la baja vehicular, y entregar vehículo y documentación para la disposición final. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Vehículo a disponer registrado

MAB-040- Disponer y dar de baja bienes Área notificada, termina Documento físico o información generada: Lista de vehículos para enajenación Rol: Supervisor de administración de flota vehicular





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2.2.15 Verificar la existencia de multas ID (15) Evento(s) de inicio:

Parque vehicular administrado, viene de actividad #11 Descripción: Verificar la existencia de multas para cada una de las unidades dentro de la flota vehicular. En caso de existir multas imputables a la dependencia, realizar el pago correspondiente Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Multa pagada, termina Multa no pagada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de administración de flota vehicular

2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ID (16) Evento(s) de inicio:

No aplica Descripción: Solicitar la liquidación de multas y/o recargos por medio de un oficio al responsable del vehículo.





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Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Pago no recibido, continua con actividad #18 Pago recibido Documento físico o información generada: Documento de multas y cargos vehiculares Rol: Operador de administración de flota vehicular

2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado ID (17) Evento(s) de inicio:

No aplica Descripción: Recibir el comprobante de pago de multa y recargos (en su caso) y firma de comprobante de recepción. Anexar este comprobante como parte del expediente vehicular. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Comprobante recibido, termina Documento físico o información generada:





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No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular

2.2.18 Turnar caso a contraloría ID (16) Evento(s) de inicio:

Pago no recibido, viene de actividad #16 Descripción: Turnar el caso al Órgano Interno de Control (OIC) cuando no se acuerde el pago de multas y/o recargos (en su caso). La contraloría intervendrá con el área de relaciones laborales para que el responsable de las multas lleve a cabo los pagos. Anexar copia de la notificación al OIC como parte del expediente vehicular. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Caso turnado, termina Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular





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3 Diagrama del subproceso

Petición deasignaciónidentificada

Recibir, revisar yaceptar bienes yservicios

Operador deadministración de

flota vehicular

Desarrollar laestrategia y plan anualde adquisiciones

Ejercer presupuesto


flota vehicular Notificación devehículorecibido

Recibirvehiculos

Vehículorecibido

Regularizar losvehículos

Solicitarrecursos para

pagos yregistro ant...

Pago dederechos

vehicularessolicitado

Recibirpetición de

asignación oprestámo d...

Evaluarpetición de

asignación opréstamo

Petición deasignación

recibida

Tipo devehículo

determinado

Peticiónevaluada

Determinarcantidad devehiculos a

adquirir

Programa Anualde AdquisicionesArrendamientos

y Servicios...

Determinar tipode vehículo

para adquirir

Autorizador deadministración de

flota vehicular


flota vehicular


flota vehicular

Supervisor deadministración de

flota vehicular


flota vehicular

Documentosregularizados

Recursossolicitados

Información depeticiones

consolidada





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Atender solicitudes deadquisición

Actualizar pólizas yadministrar siniestros

Realizar lacontabilidad deactivos fijos


flota vehicular

Administrarparque

vehicular

Vehículosregularizados

Asignarvehículo ynotificar

Notificaciónenviada

Asigancionesautorizada

Vehículoasignado ynotificado

Resguardoasignado

Determinarasignaciones

Asignaciones noautorizada

Notificarrechazo deasignación

Registro devehículo

actualizado

Cantidad devehiculos

determinada

Adquisición devehículo

solicitada


flota vehicular

Documento con latabla de

asignaciones


flota vehicularOperador de

administración deflota vehicular

Cantidad devehículos

determinada

Desarrollar laestrategia y plan anualde adquisiciones

Documento deentrega/recepción

de vehículos





Versión: 1.00



flota vehicular


flota vehicular

Planear y calendarizarel mantenimiento

Disponer y dar de bajabienes

Planeador deadministración de

flota vehicular

Parque vehicularadministrado

Multa pagadaMulta no pagada

Verificar laexistencia de

multas

Evaluar baja dela unidad

Analizardesempeño de la

flota vehicular

Desempeñoanalizado

Turnar caso acontraloria

Solicitarliquidacion de

multas alresponsable

Pago norecibido Pago recibido

Recibircomprobante depago realizado

ComprobanterecibidoCaso turnado

Programa demantenimiento

requerido

Baja de vehiculodetectada

Dar de bajavehiculos

Vehículo adisponer

registrado


flota vehicular


flota vehicular

Lista de vehíulespara enajenación

Documento demultas y cargos

vehiculares


flota vehicular


flota vehicular

Área notificada





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4 Anexo de formatos

4.1 Petición de asignación de vehículos Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo asignado por un periodo

largo de tiempo Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico)

Correo electrónico

Principal contenido del formato

El formato contiene los siguientes datos: - Justificación del requerimiento - Área - Fecha requerida del vehiculo - Firma y nombre del responsable

4.2 Petición de préstamo de vehículos Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo a préstamo por un periodo

corto de tiempo Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico)

Correo electrónico

Principal contenido del formato

El formato contiene los siguientes datos: - Justificación del requerimiento - Área - Fecha y hora requerida del vehiculo - Fecha y hora de entrega del vehiculo - Firma y nombre del responsable





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5 Documentos anexos No aplica

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