グループウェアの使い方2014/03/05

NPO法人コミュニティリンク代表理事　細谷　崇（ほそや　たかし）

グループウェアとは？

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

グループウェアとは？

インターネットを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。

❏ 主な機能・電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

❏ 主な機能✔電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

❏ 主な機能・電子メール機能✔電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

❏ 主な機能・電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板✔ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

❏ 主な機能・電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）✔スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

❏ 主な機能・電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能✔ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

❏ 主な機能・電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能✔会議室予約（設備予約）機能・ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

❏ 主な機能・電子メール機能（WEBメール）・電子掲示板・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）・スケジュール管理機能・ワークフローシステム（電子決済）機能・会議室予約（設備予約）機能✔ファイル共有機能

参考情報：http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

グループウェアとは？

Trello

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

NPOの活動には多種多様な方々が関わります

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

日中は仕事をいていて、土日にボランティア活動をしているサラリーマンや公務員（プロボノワーカー）

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

普段は専業主婦をしていて、平日昼間の好きな時間にボランティア活動をしている主婦

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

普段は勉学に励み、夏休みなどの長期休みにボランティア活動をする学生

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

普段は大学の教授しているNPO法人の代表理事

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

代表や事務局長は、または公演活動が多いので事務所にいることが少ない

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

代表や事務局長は、または公演活動が多いので事務所にいることが少ない

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

代表や事務局長は、または公演活動が多いので事務所にいることが少ない

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

NPOに関わる人はほんと多種多様・・・

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

顔を合わせてコミュニケーションをとることが難しい。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

会議・ミーティングの日程調整うまく出来てますか？

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

グループウェアを使うと進捗管理ミーティングなど細かい会議を減らすことが可能になります。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

また、地域課題の多様化により１団体での課題解決が困難

他団体とコラボレーションが必須！

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

協議会の設置が必須な補助金・助成金なども多い

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

他団体との連携がプロジェクト成功への鍵に！！！

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

グループウェアを使えば外部の団体との情報共有や、進捗管理も簡単に共有出来ます。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

メール、メーリングリストじゃダメなのか？

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

情報の整理がしづらい

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

メールだと情報の管理が個人管理になる。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

Aさんは几帳面でメールをフォルダー管理で徹底。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

同じプロジェクトのBさんはズボラな為、全メールを１つのメールフォルダで管理。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

Bさんが過去のメールを探そうとしても見つけることが困難・・・

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

Aさんにあの時のメールを再度転送してくれと依頼することに・・・

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

グループウェアを使うと！！

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

グループウェアの「電子掲示板」「ドキュメント共有機能」「スケジュール管理機能」を使うとAさんの几帳面な強みをみんなで共有することが出来る＾＾

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

過去のメール１件１件を探し回らなくて済む。「電子掲示板」だと議論の内容を流し読みが可能に。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

過去のメール１件１件を探し回らなくて済む。「電子掲示板」だと議論の内容を流し読みが可能に。

内容に集中出来る！！！

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

また、グループウェアにはコミュニケーションを円滑にする素敵な機能がどんどん盛り込まれる。

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

参考情報：https://live.cybozu.co.jp/how-chat-works.html

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

参考情報：http://blog-ja.chatwork.com/2013/05/chatwork-live.html

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

インターネットを活用したコミュニケーションを円滑に進める方法を、それに特化したプロ集団が考えて機能追加してくれる。（クラウドサービスの良いところ！）

なぜNPOにグループウェアが必要なのか？

もうあなたがメールでの円滑なコミュニケーション手段を考える必要はなくなりました。

では実際にグループウェアをみてみよう

では実際にグループウェアをみてみよう

がっつりグループウェアを始める前に！！クラウド型ビジネスチャットツール！

では実際にグループウェアをみてみよう

がっつりグループウェアを始める前に！！クラウド型ビジネスチャットツール！

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴チャットでコミュニケーションを取りながら、「いつ」「誰が」「何をする」かのメモを残せる

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴チャットでコミュニケーションを取りながら、「いつ」「誰が」「何をする」かのメモを残せる

①仕事を進めたいグループを作成②チャットでコミュニケーション→仕事が発生し③タスクを割り当てる　※「いつ」「誰が」「何をする」

ビデオ会議／音声通話

デモします！！

では実際にグループウェアをみてみよう

グループウェアの老舗が提供する無料で使えるグループウェア！！

では実際にグループウェアをみてみよう

グループウェアの老舗が提供する無料で使えるグループウェア！！

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴これ１つでタスク管理、スケジュール管理、 ドキュメント共有管理、掲示板などグループウェアに必要な機能は一通りそろってます！

では実際にグループウェアをみてみよう

①プロジェクトグループを作成②「掲示板」に「トピック」を作成し情報共有や仕事を進める上で確認　 したい内容を話し合う③トピックでに話し合いで明確になった作業を「ToDoリスト」に作成④ToDoリストの管理をする

デモします！！

❏ 特徴これ１つでタスク管理、スケジュール管理、 ドキュメント共有管理、掲示板などグループウェアに必要な機能は一通りそろってます！

では実際にグループウェアをみてみよう

リアルタイムでドキュメント編集が可能！

では実際にグループウェアをみてみよう

リアルタイムでドキュメント編集が可能！

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴多くのアプリケーションと連携出来るGoogleカレンダーが便利。スプレッドシート（ブラウザーで動く表計算ソフト）はリアルタイムで情報を共有でき、共同作業が出来る。

では実際にグループウェアをみてみよう

①スプレッドシートを使ったリアルタイム共同編集②コメントつけてみる、チャットを使ってみる③Googleカレンダーでのスケジュールのしかた

デモします！！

❏ 特徴多くのアプリケーションと連携出来るGoogleカレンダーが便利。スプレッドシート（ブラウザーで動く表計算ソフト）はリアルタイムで情報を共有でき、共同作業が出来る。

では実際にグループウェアをみてみよう

Word,ExcelなどのOffice製品がブラウザーから利用できる！

では実際にグループウェアをみてみよう

Word,ExcelなどのOffice製品がブラウザーから利用できる！

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴Word,Excelをブラウザーが利用可能。outlook.com（Webメール）、予定表、ドキュメント共有、掲示板などの利用も可能。エンタープライズ向けのプランをNPOに無償提供しているため、サポートが充実しています。

では実際にグループウェアをみてみよう

①実際にoffice365のExcel、ワードをみてみる

デモします！！

❏ 特徴Word,Excelをブラウザーが利用可能。outlook.com（Webメール）、予定表、ドキュメント共有、掲示板などの利用も可能。エンタープライズ向けのプランをNPOに無償提供しているため、サポートが充実しています。

では実際にグループウェアをみてみよう

ガントチャートの作成が出来る！

では実際にグループウェアをみてみよう

ガントチャートの作成が出来る！

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴タスクありきでプロジェクトを管理をしていく。コミュニケーション取りながらではなく、「課題」を共有し、課題をクリアーにしていく。課題に対してコメントを付けることは可能。

では実際にグループウェアをみてみよう

①実際にBacklogの画面をみてみる

デモします！！

❏ 特徴タスクありきでプロジェクトを管理をしていく。コミュニケーション取りながらではなく、「課題」を共有し、課題をクリアーにしていく。課題に対してコメントを付けることは可能。

チケット駆動型と言い、プログラムの不具合などを管理するのに適している。

では実際にグループウェアをみてみよう

シンプルなタスク管理情報共有ツール！

では実際にグループウェアをみてみよう

シンプルなタスク管理情報共有ツール！

では実際にグループウェアをみてみよう

❏ 特徴ステータス（状態）毎にタスクを移動していくことで、現在の状況を俯瞰して確認が可能。Backlogと同じくチケット駆動型のプロジェクト管理。

では実際にグループウェアをみてみよう

①実際にTrelloの画面をみてみる

デモします！！

❏ 特徴ステータス（状態）毎にタスクを移動していくことで、現在の状況を俯瞰して確認が可能。Backlogと同じくチケット駆動型のプロジェクト管理。

現在メールが必須なように次はグループウェアが必須の時代になります。なってます！