Rulli Rulmeca è un’azienda italiana cresciuta fino ad acquisire una dimensione multinazionale. Dopo aver messo ordine nei sistemi ERP, il team IT si dedica a razionalizzare gli ambienti di messaggistica e collaborazione, affidati in precedenza ad ambienti eterogenei. Il cloud si rivela la scelta vincente, per le caratteristiche di disponibilità e affidabilità del servizio, per la semplificazione delle attività di configurazione e manutenzione, per la maggiore produttività delle persone e per il risparmio. La nuova soluzione di posta elettronica basata su Office 365 viene estesa a tutte le cinquecento postazioni di posta elettronica del gruppo in tutto il mondo. L’e-mail rappresenta solo l’inizio di un nuovo livello di comunicazione e condivisione, perché Rulli Rulmeca estende l’ambiente di collaborazione alle video chiamate con Skype for Business, alla gestione documentale con SharePoint e alla collaborazione “social” con Yammer.

Il clienteGruppo Rulmeca è il più grande fornitore di rulli e mototamburi per nastri trasportatori per carico pesante. 1270 dipendenti in più di venti società di produzione e di vendita in tutto il mondo servono i clienti in oltre 85 paesi

Esigenze• Razionalizzare i sistemi

di messaggistica e collaborazione

• Semplificare le attività di manutenzione e gestione

• Arricchire l’esperienza utente e aumentare la produttività

Soluzione• Migrazione alla soluzione

Microsoft Office 365 per la messaggistica

• Adozione di Microsoft Skype for Business per le comunicazioni unificate

• Adozione di SharePoint e Yammer per la collaborazione

Benefici• Affidabilità, disponibilità 24x7

e aggiornamento costante dei servizi• Semplificazione delle attività di configurazione,

manutenzione e gestione a carico del team IT• Ricchezza delle applicazioni disponibili

per attività di videoconferenza, gestione documentale, workflow, social enterprise

• Risparmio economico rispetto alla configurazione precedente

Microsoft per il Settore PrivatoArea di attività:

ManufacturingScenario:

Collaboration & Social Enterprise

Per saperne di più

Visita il sito dei casi di successo Microsoft >

Gruppo Rulmeca sceglie il cloud per l’email. Ed è solo l’inizio

In collaborazione con:

“Per avere Office 365 (versione E3) con 50 GB di posta, 1 TB di spazio Onedrive, Skype for Business, SharePoint, più tutta la suite Office, la nostra filiale tedesca spende oggi la stessa cifra annua per utente che spendeva in precedenza per avere il solo servizio di posta elettronica da un provider esterno con limitazioni sullo spazio disponibile. Questo è un esempio di come un’azienda come la nostra può risparmiare con il cloud di Microsoft”

Andrea Brignoli,Corporate IT Manager Gruppo Rulmeca

Le Esigenze

Una multinazionale tascabile

Rulmeca è un gruppo internazionale attivo nella produzione di rulli, mototamburi, motorulli, per nastri trasportatori per carico pesante e per la movimentazione di colli nonché nella fornitura di soluzioni per lo stoccaggio dinamico dei colli. Fondato nel 1962, il Gruppo Rulmeca è cresciuto fino a diventare partner di primo piano dell’industria di movimentazione di materiali a livello mondiale, con nove società produttive e dodici società di vendita, per un totale di 1.270 dipendenti. Il gruppo ha deciso di internazionalizzare il proprio business sia mediante acquisizioni sia mediante la creazione di nuovi siti produttivi. Questa azienda mantiene un approccio locale per quanto riguarda le sedi produttive e una visione globale per indirizzare tutti i mercati. Oggi è leader mondiale nella produzione di rulli e componenti per il trasporto di merci su nastro. Rulli e componenti vengono poi venduti a società di ingegneria per creare impianti di trasporto. Il mercato “bulk”, in cui Rulmeca è leader mondiale, si riferisce al trasporto pesante attraverso rulli e impianti costruiti ad hoc per miniere, cementerie e cantieri. Il mercato “unit”, invece si riferisce a materiale più leggero.

Messaggistica da razionalizzare

Andrea Brignoli oggi è Corporate IT Manager di Gruppo Rulmeca, un’azienda che negli anni ha visto crescere le proprie esigenze di comunicazione e collaborazione tramite strumenti informatici. Quando è stato assunto, nel 2007, proveniente dal mondo della consulenza ERP e BI, la priorità numero uno che gli fu assegnata era quella di creare un sistema gestionale comune implementando gradualmente soluzioni in grado di rendere il gruppo più coerente e più integrato. La sua risposta fu la scelta dell’ERP Microsoft Dynamics AX. Per quanto riguarda la posta elettronica e i sistemi di collaborazione, il Gruppo Rulmeca nei diversi paesi presentava un parco installato alquanto eterogeneo, con installazioni di Zymbra, Exchange 2003 on premise, Exchange 2007 in hosting presso un provider e altri sistemi di Web mail, come Google mail o Hotmail. Da diversi anni l’azienda stava valutando l’opportunità di migrare i diversi sistemi di messaggistica verso una piattaforma comune.

La Soluzione

Enterprise Agreement apre la strada all’innovazione con Office 365

Risale al maggio 2014 la firma, tramite la società

Partner Npo Sistemi, di un nuovo contratto di licensing con Microsoft, denominato Enterprise Agreement. Questo contratto offre un ampio ventaglio di sistemi software, server, client e servizi, che un’azienda può usare liberamente per un periodo di tre anni. Era il momento di affrontare la migrazione dei sistemi di posta, che sarebbero stati coperti dal nuovo contratto in tutte le sedi aziendali. “Il nostro è un team di sei persone che deve gestire i servizi IT per tutto il gruppo”, dichiara Andrea Brignoli. “Non volevamo assumerci l’onere di installare, configurare e mantenere un server on premise e la possibilità di esternalizzare sul cloud un servizio importante ma non strategico per il core business aziendale ci è sembrata una valida soluzione”. Il team guidato da Andrea Brignoli sceglie quindi una soluzione cloud per la posta elettronica: Microsoft Office 365, nativamente integrata con il più diffuso client di posta elettronica, Microsoft Office Outlook, e con il sistema ERP del Gruppo, Microsoft Dynamics AX. Il progetto viene avviato con il supporto di risorse interne e dei consulenti di Npo Sistemi. “Grazie alla professionalità interna e dei consulenti di Npo Sistemi, in un paio di mesi siamo riusciti a migrare 500 utenze, al ritmo di una country ogni fine settimana”, ricorda Brignoli. Npo Sistemi ha supportato il progetto anche con un significativo lavoro di consulenza volto ad evidenziare, oltre ai vantaggi tecnologici e operativi, anche l’impatto

Case History

economico del progetto nel corso di più di 3 anni.Nel settembre 2014 il Gruppo Rulmeca completa la migrazione e tutte le società del Gruppo lavorano su Office 365 integrato con il client Outlook installato in locale.

L’esperienza delle Unified Communictions

L’esperienza positiva della posta elettronica incoraggia il team di Andrea Brignoli a sfruttare la piattaforma di messaggistica Microsoft anche per le attività di Unified Communications. “Siamo riusciti a far installare a tutto il personale Skype for Business (ex Lync) e oggi almeno 400 persone lo usano per colloquiare, effettuare video chiamate e conferenze multiple”, sottolinea Brignoli. “Skype for Business per noi è uno strumento di video conferenza aziendale che ha sostituito il vecchio sistema dedicato; anche i dirigenti meno giovani hanno imparato subito ad usarlo in sostituzione del telefono”.

La collaborazione e i workflow

Dopo la messaggistica è la volta della collaborazione. Il team di Andrea Brignoli intraprende la migrazione del portale interno sulla nuova versione di SharePoint Online, che accoglierà anche alcune applicazioni legacy

per la gestione della qualità, che verranno riscritte mediante i servizi di workflow presenti nativamente in SharePoint. “Stiamo dematerializzando tutte le informazioni aziendali e le pubblichiamo internamente sul nuovo SharePoint, che sfrutteremo anche per costruire un portale video”, sottolinea Andrea Brignoli. “Questo ci consente di condividere con colleghi, clienti e business Partner tutte le informazioni relative a un progetto, un cantiere o un prodotto, garantendo la ricchezza del contenuto informativo multimediale, la semplicità di accesso e la sicurezza delle informazioni in base ai ruoli abilitati ad accedervi”.

I Benefici

Ogni giorno un progetto nuovo

“Questa è una piccola grande azienda che pochi conoscono ma che in realtà investe molto sulle persone e sulla tecnologia. Il risultato è che ogni giorno nasce un progetto nuovo, il management incoraggia un atteggiamento propositivo e non ci si annoia mai. Per questo il mio obiettivo è fare in modo che le informazioni arrivino a tutti all’interno delle diverse realtà del gruppo”, spiega Brignoli. Il passo successivo è l’adozione di Yammer, il social network

di Microsoft, che permette di condividere le informazioni aziendali in maniera social e trasversale. L’obiettivo è di fare in modo che le informazioni, dalle convenzioni, ai progetti ai premi, vengano condivise all’interno dell’azienda e chiunque sia in grado di trovarle immediatamente. “Puntiamo a fare in modo che la nostra diventi una intranet vissuta e utilizzata da tutti, una realtà nella quale il quotidiano delle persone di Rulmeca sia oggi di entrare su Office 365 a guardare le news del giorno”, precisa Brignoli.

La razionalizzazione dei costi

Oltre a razionalizzare la gestione delle informazioni e l’accesso da parte delle persone la soluzione cloud di Office 365 abbassa anche i costi globali di gestione delle informazioni. “Per avere Office 365 (versione E3) con 50 GB di posta, un TB di spazio Onedrive, Skype for Business, SharePoint, più tutta la suite Office, la nostra filiale tedesca spende oggi la stessa cifra annua per utente che spendeva in precedenza per avere il solo servizio di posta elettronica da un provider esterno con limitazioni sullo spazio disponibile“, spiega Andrea Brignoli. “Questo è un esempio di come un’azienda come la nostra può risparmiare con il cloud di Microsoft”. È un risparmio che non si esaurisce in termini puramente economici, ma che si traduce in una notevole semplificazione delle attività

“Il nostro è un team di sei persone che deve gestire i servizi IT per tutto il gruppo. Non volevamo assumerci l’onere di installare, configurare e mantenere un server on premise e la possibilità di esternalizzare sul cloud un servizio importante ma non strategico per il core business aziendale ci è sembrata una valida soluzione”

Andrea Brignoli, Corporate IT Manager Gruppo Rulmeca

di gestione e manutenzione a carico del personale IT.

Liberi dall’help desk

Per un’azienda come Rulli Rulmeca, che ha un dipartimento IT piccolo e agile, l’adozione del cloud rappresenta un elemento di notevole semplificazione. “Il fatto di trasferire nel cloud un servizio come la posta elettronica o la videoconferenza ci offre la certezza di avere qualcuno che fa funzionare questo servizio, che lo aggiorna, che effettua la manutenzione, tutte attività di cui ci siamo liberati”. Inoltre i servizi cloud, erogati nel quadro di un contratto che garantisce determinati livelli di servizio, rappresentano un elemento di affidabilità

e disponibilità 24 ore su 24 e sette giorni su sette. In caso di malfunzionamento un servizio offerto su scala globale come quello Microsoft offre inoltre garanzie di intervento più rapide di quelle che potrebbe mettere in campo un singolo sistemista. “Se avessimo scelto una soluzione on-premise, nel momento in cui si fosse verificato un malfunzionamento, non avremmo mai potuto intervenire 24x7 per ripristinare il sistema”, ricorda Brignoli. “Credo che il cloud di Microsoft si stia rivelando complementare al nostro business per la facilità di utilizzo, per chiarezza dell’interfaccia utente, per il fatto di integrarsi con i nostri sistemi”, conclude Brignoli. “Per noi rappresenta la facilità di un utente che lavora in ambiente business”.

Per saperne di piùPer ulteriori informazioni sui prodotti o servizi Microsoft: www.microsoft.it/customerportal Per ulteriori informazioni su Gruppo Rulmeca: www.rulmeca.it Per approfondimenti sulle testimonianze dei clienti: www.microsoft.com/italy/casi/

© 2015 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Microsoft - Via Lombardia, 2/A - 20068 Peschiera Borromeo (MI)

Visitateci su Internet: www.microsoft.com/italy/

Servizio Clienti: www.microsoft.com/italy/info

Case History

Partner

Npo Sistemi fa parte del noto gruppo multinazionale Ricoh, opera nel settore ICT fornendo tecnologie hardware e software, servizi e soluzioni ad alto contenuto tecnologico al mondo dell’impresa e alle organizzazioni. Npo Sistemi crede da sempre nell’innovazione tecnologica ed è specializzata in Managed Services, Technology and Integration, Software Solutions.

Per ulteriori informazioni su Npo Sistemi: www.nposistemi.it/