より効果的に業務改善するためのOffice 365活用術長田　直樹

自己紹介• 所属している組織にて開発ーインフラ担当、出向にて編集者（！？）、企画担当（！？）、プロマネ等を経て、現在は自社の事業企画等を実施

• ASP.NET好き、 Visual Studio好きなど割と新しい物好き（手段が目的になりがちだった）• 気が付いたら 33歳（ 34歳手前）になってました。• 昔では興味指向で、とりあえず食いついてたが、最近では「無理に車輪の再発明をしない」「手段は目的のためのもの」として限りあるリソースを有効に使う方向を主軸に活動中

Office 365超概要

Office 365概要•Officeクライアントとクラウドサービス群•さまざまなプランに分かれてる•Azureに負けない頻度でバージョンアップ実施中•最近は大学、大手企業などでも多く導入されている

Office 365が提供するサービス• 5つのサービスで構成されているクラウドサービス• Exhcange Online（メールサーバー・施設設備予約機能）• SharePoint Online（情報共有サイト兼、企業内 SNS）• OneDrive for Business（個人用クラウドストレージ）• Skype for Business（Web会議システム・ IM並びにプレゼンス管理）• Office 365 ProPlus 単品契約もできます

PowerAｐｐｓ場所を選ばないイノベーション

PowerAppsサインアップ手順

クリック！

サインアップからサインイン！

クリック！

F5アタック！

スマホでアクセス！

Power BIデータを活用するためのお手伝いをします　Microsoft Power BIで

Power BIを起動！

データを取得！（今回は Dynamics CRM）

( ﾟ Д ﾟ )…

サインイン…？

サインインしてみた

二度目…

取得できたと！！！　思ったら…

←　大量のテーブル！！！　　　しかもスクロールまで…クリック！

実際に弊社がカスタマイズして使用しているDynamics CRMのデータの一部

Power BIで取得した Dynamics CRMのデータ

Power BI活用の前の予備知識• 凄く当たり前だけれど…

•Dynamics CRMのエンティティ構成、スキーマをしっかり理解しないと当然 Power BIを使いこなせない！

• 勝手に Excelの様に表示名が DB名とうまくマッピングしてささっとビジュアライズできると思い込んでました。。。

Power BIの勘所Microsoft Power BIはスキーマを把握さえしていれば効果的に使えそう！Excel方眼紙で無駄にセル結合している方は要注意！

今回はOffice 365をより効果的に使って業務改善するためのとっておきのノウハウをお伝えします。

より効果的に業務改善するためのOffice 365活用術長田　直樹

ここからが本番！

本セッションの目的とゴール•本セッションの目的• Office 365 Groupsについて何となく理解する• Office 365 Plannerについて何となく理解する

•本セッションのゴール• Office 365利用者で Office 365 Groups未体験の方が触ってみたくなる• Office 365利用者で Office 365 Planner未体験の方が触ってみたくなる

Office 365 Groupsって？•グループ作業を行うためOffice 365の機能を横串でグルーピングした機能•大きく 4種類の機能がある•予定表

•スレッド•ファイル共有•メンバー管理

グループが作成されると Outlook上でもグループというフォルダーっぽい枠組みが作成される

グループの中は Office 365 Groupsとリンクしており、スレッド機能と、いいね！機能を内包。メーリングリスト+Twitterっぽくやり取りができる

Office 365 Groupsとは…•管理者ではなくてもグループは作成できる→メーリングリスト乱発のリスク•OWAドリブン→Outlookクライアントアプリからは作れない…•All Groupsアドレス帳に勝手にグループが作られる→社内の情報セキュリティとか、 Pマークとか…

Office 365 Groupsの作成手順（１）

Office 365 Groupsを作る場所！正直分かりづらい！！！作成ボタンも割と慎ましい

Office 365 Groupsの作成手順（２）

Office 365 Groupsを作るウィンドウカンタン入力して保存するだけ

Office 365 Groupsのメリット•ライセンスが付与されている人なら誰でもグループが作れる！→お手軽利用が加速！…？•グループ全体での予定共有（勤怠、会議、イベントの共有）→勤怠が見えやすいのは楽だけど、タスク管理もしたい…•メーリングリストを使ったスレッドメッセージのやり取り→個別フォルダに格納されるので検索がしやすい•グループ内でのファイル共有→ SharePointのサイトよりもライトなやり取りを簡単実現

Office 365 Groupsのデメリット•管理者ではなくてもグループは作成できる→メーリングリスト乱発のリスク•予定表の共有は出来るがタスクの共有は出来ない→予定表だけだと正直片手落ちの部分有…• OWAドリブン→Outlookクライアントアプリからは作れない…• All Groupsアドレス帳に勝手にグループが作られる→社内の情報セキュリティとか、Pマークとか…

ぶっちゃけ Office 365 Groupsって惜しくない？• 業務を遂行する上で、予定表、スレッド、ファイル共有、メンバー管理…何か足りないと感じない？

• 人気のWebサービスで考えてみましょう。• Google Calendar、 Slack、Dropbox

そう、 Trello！• Office 365 PlannerはこれらのサービスをOffice 365だけで全部カバーできる仕組みを提供します。

• Office 365 PlannerによってOffice 365 Groupsは完成したと言っても過言ではありません。多分。

Office 365 Plannerその魅力に迫る

Office 365 Plannerって？• Office 365 Plannerで出来る事って？• Office 365をフル活用し、プロジェクト単位でTrello/Google Calendar/Slack/Dropbox(google drive)連携と同様の機能を簡単実現！

• Office 365 Groupsの上に1枚レイヤー被せてるサービス

スマホ対応も実施…？

Office 365 Plannerとは？• タスクとそのステータスをパッと見で把握できるように見える化する　かんばん方式のタスク管理ツール

• かんばん方式は「トヨタ」が生み出した生産管理方法

• KAIZENしたい方におススメ！• VSTSは開発実装時の事を、開発業務以外はOffice 365 Plannerというようなすみ分けが良いかも？

• VSTSはいろんなサービスと連携するし…

Plannerグラフ画面

Plannerノートブック

Planner他の機能スレッド　カードの詳細情報のやり取りを　メール形式で実施予定表　 Planner利用者同士の　共有予定表メンバー　 Planner利用者の編集ファイル　 Planner利用者同士の　共有 OneDriveフォルダ

覚えるべき操作は大きく 3点•カードを作る•タスクステータスに応じてカードの場所を変更•完了したらチェック！

Plannerでカード（タスク）を作る

タスク名　タスクの項目名を入力期限　最終締め切りを設定割り当て　タスク担当者を設定

クリック

カード詳細画面

添付ファイルや説明を入力

開始前、開始日、期限日　必要情報の入力を行うクリック

タスクステータスに応じてカードの場所を変更カードはドラッグ &ドロップで移動可能ステータスが変わるようなら別バケットに移す

大項目→ To Doへと移動

完了したらチェック！

カードの右上には進捗状況を完了にするチェックボタンがあるクリックすると各バケットの最下部にある＾完了したタスクを隠す　の中にカードが格納される完了にしないとグラフ画面の残タスク数は減らないので要注意！

Office 365 Planner実践投入して 20日間経ったチーム•タスク整理、スケジュール管理が劇的に変化•仕事に追われてるのは間違いないが、やるべき事をチーム全体で共有しやすくなった•チームで仕事をするうえで、当たり前の事を当たり前にできるようになった

カード内のコメントでタスクをどう処理したかやり取り！担当者名

担当者名と概要

担当者名と概要担当者名

タスク名

タスク名 担当者名

Office 365 Plannerのデメリット• Office 365以外のサービスと連携したくてもできない→まだ Previewなのでかゆい所に手が届かない。•同名ファイルのアップロードとかできない→ Groupsの上に乗っかってるだけなので管理までは無理•グループに参加できるのは同テナントのユーザーのみ→外部招待はできない•めっちゃメールくる。マジで来る。

Office 365 Plannerのメリット•Office 365を導入しているユーザーにとってタスク見える化、業務改善がお手軽にできるガントチャートとか、工程表が上手く管理できてない人にとって効果絶大！

• Office 365だけで完了できるのは魅力

そこそこ ITリテラシーあれば簡単に応用できる•利用者はカードに対する作業完了報告のみ。•工程表、ガントチャートはプロジェクトマネージャーに任せちゃえば OK•メーリングリストによるやり取りのため、部や課のプロジェクト管理として使えちゃう

まとめ•かんばん形式のタスク管理ツールがOffice 365の 1機能としてやってきた！完成度は意外と高め•スーツでトラディッショナルな堅い弊社でも分かりやすい効果が得られそう私のチームでは教育 1時間で即活用！スケジュール・タスク管理が劇的に改善！•無料で使えるなら使っちゃおう！