Open erp v6.0 user training memento

OpenERP V6.0 User Training Memento

L c d ch tài li u User Training Memento OpenERP 6.0ượ ị ệBán hàng....................................................................................................................................................3

Mô đun CRM (Qu n lý Quan H Khách Hàng)ả ệ ...................................................................................3Gi i thi uớ ệ .........................................................................................................................................3Thu t ngậ ữ.........................................................................................................................................3Ví d v quy trình trong CRMụ ề .........................................................................................................3G i ýợ .................................................................................................................................................3B sungổ .............................................................................................................................................4

Qu n lý bán hàngả ..................................................................................................................................4Gi i thi uớ ệ .........................................................................................................................................4Thu t ngậ ữ.........................................................................................................................................4Các b c th c hi nướ ự ệ .........................................................................................................................4Ví d v quy trình qu n lý bán hàngụ ề ả ...............................................................................................4G i ýợ .................................................................................................................................................4B sungổ .............................................................................................................................................5

B ng Giáả ...............................................................................................................................................5Gi i thi uớ ệ .........................................................................................................................................5Các b c th c hi nướ ự ệ .........................................................................................................................5G i ýợ .................................................................................................................................................5

Qu n lý tài nguyên thông tinả .....................................................................................................................5Gi i thi uớ ệ .........................................................................................................................................5

Qu n Lý nhân sả ự.......................................................................................................................................6Gi i thi uớ ệ ..............................................................................................................................................6Thu t ngậ ữ.............................................................................................................................................6Các b c th c hi nướ ự ệ ..............................................................................................................................6Ví d v quy trình ch m côngụ ề ấ ..............................................................................................................6Ví d v quy trình qu n lý chi phíụ ề ả .......................................................................................................6G i ýợ ......................................................................................................................................................6

Qu n lý d án ả ự ...........................................................................................................................................7Gi i thi uớ ệ ..............................................................................................................................................7Các b c th c hi nướ ự ệ ..............................................................................................................................7G i ýợ ......................................................................................................................................................7B sungổ .................................................................................................................................................7

Qu n lý tài chínhả ........................................................................................................................................7Gi i thi uớ ệ ..............................................................................................................................................7Thu t ngậ ữ.............................................................................................................................................8G i ýợ ......................................................................................................................................................8Ví d v quy trình qu n lý l p hóa đ nụ ề ả ậ ơ ...............................................................................................8

Qu n lý mua hàngả ......................................................................................................................................9Gi i thi uớ ệ ..............................................................................................................................................9Thu t ngậ ữ.............................................................................................................................................9Ví d v quy trình mua hàngụ ề ................................................................................................................9G i ýợ ......................................................................................................................................................9

OpenERP Vi t Nam (ệ http://terp.vn) Trang 1/12

http://terp.vn/


Qu n lý kho hàngả .......................................................................................................................................9Gi i thi uớ ệ ..............................................................................................................................................9Thu t ngậ ữ.............................................................................................................................................9Các b c th c hi nướ ự ệ ............................................................................................................................10G i ýợ ....................................................................................................................................................10

Qu n lý S n Xu tả ả ấ ....................................................................................................................................10Thu t ngậ ữ...........................................................................................................................................10Các b c th c hi nướ ự ệ ............................................................................................................................11G i ýợ ....................................................................................................................................................11


http://terp.vn/


Bán hàng

ng d ng này giúp b n qu n lý toàn b quy trình bán hàng (t các Đ u M i Kinh Doanh cho đ n khiỨ ụ ạ ả ộ ừ ầ ố ế ra Hóa Đ n). T các menu Sales, b n có th th c hi n các ho t đ ng bán hàng và theo dõi chúng ơ ừ ạ ể ự ệ ạ ộm t cách d dàng.ộ ễ

Mô đun CRM (Qu n lý Quan H Khách Hàng)ả ệ

Đ s d ng mô đun CRM, b n ph i c u hình đ đ nh ra tr c các Đ u M i/C H i Kinh ể ử ụ ạ ả ấ ể ị ướ ầ ố ơ ộDoanh/Các Bu i Hổ p... B n dùng các h p tho i c u hình đ ch n các tính năng mà b n mu n.ọ ạ ộ ạ ấ ể ọ ạ ố

Gi i thi uớ ệ- Giúp theo dõi các ho t đ ng bán hàng m t cách hi u qu . T nh ng danh b email ho c ạ ộ ộ ệ ả ừ ữ ạ ặ

nh ng thông tin trong các website; cho đ n các thông tin trong các đ n hàng. OpenERP cho ữ ế ơphép nhân viên kinh doanh có th qu n lý toàn b quy trình bán hàng c a h m t cách chi ti t ể ả ộ ủ ọ ộ ếtrong khi v n có cái nhìn t ng quan trong t ng giai đo n (t lúc xác đ nh Đ u M i Kinh ẫ ổ ừ ạ ừ ị ầ ốDoanh → Theo dõi C H i Kinh Doanh → Báo Giá → Đ n Đ t Hàng).ơ ộ ơ ặ

Thu t ngậ ữ- Lead (Đ u M i Kinh Doanh): khách hàng ti m năng ho c là m t c h i bán hàng trong t ngầ ố ề ặ ộ ơ ộ ươ

lai. M t lead th ng ch a đ c xác đ nh c th và ch a đ c chuy n đ n cho nhân viên ộ ườ ư ượ ị ụ ể ư ượ ể ếkinh doanh. Ví d nh card c a khách hàng, thông tin khách hàng t m t ngu n nào đó, các ụ ư ủ ừ ộ ồcông ty mua bán thông tin khách hàng c a nhau ch ng h n...ủ ẳ ạ

- Opportunity (C H i Kinh Doanh): Khi lead đ c giao cho m t ng i c th ph trách bán ơ ộ ượ ộ ườ ụ ể ụhàng đ xác đ nh ti m năng bán hàng, n u có ti m năng s ti p t c làm vi c, còn không s b ể ị ề ế ề ẽ ế ụ ệ ẽ ịlo i kh i opportunity. Ví d : khi có thông tin khách hàng, nhân viên bán hàng s đi n tho i ạ ỏ ụ ẽ ệ ạh i xem khách hàng có quan tâm t i m t hàng c a ông ty mình không, n u có s g i b n báo ỏ ớ ặ ủ ế ẽ ử ảgiá qua email, n u không thì b qua khách hàng này.ế ỏ

Ví d v quy trình trong CRMụ ề- Create Lead: ghi l i thông tin v khách hàng ti m năng.ạ ề ề- Nh n Convert to Opportunity: sau khi xác đ nh ti m năng c a khách hàng.ấ ị ề ủ

- Create new partner: t o danh b c a đ i tácạ ạ ủ ố- Click Create Opportunity : t o thông tin v ti m năng c a khách hàng.ạ ề ề ủ

- Click Schedule Call: lên l ch làm vi c v i khách hàngị ệ ớ- Click Next Stage: ghi nh n l i nh ng giai đo n làm vi c, đàm phán, th a thu n v i khách ậ ạ ữ ạ ệ ỏ ậ ớ

hàng.- Click Convert to Sale: g i b ng báo giá t i cho khách.ử ả ớ- Print Sales Quotation: in b ng báo giá.ả


http://terp.vn/


G i ýợ- Dùng các Rules đ đ t k t qu t t nh t trong h th ng CRM c a b n. Xác đ nh các tiêu chí ể ạ ế ả ố ấ ệ ố ủ ạ ị

quan tr ng c a b n đ l p các hành đ ng, tác v t đ ng (Sales > Configuration > Automated ọ ủ ạ ể ậ ộ ụ ự ộActions > Automated Actions).

B sungổ- N u b n mu n xem các l ch h n b ng đi n tho i c a b n thì b n có th dùng tính năng ế ạ ố ị ẹ ằ ệ ạ ủ ạ ạ ể

CALDAV đ hi n th các l ch h n trong CRM.ể ể ị ị ẹ- Tích h p v i Thunderbird và Outlookợ ớ- Qu n lý khi u n i, than phi n.ả ế ạ ề- Đ thêm các tính năng, b n m h p tho i Administration > Configuration > Configuration ể ạ ở ộ ạ

Wizards > Start Configuration.

Qu n lý bán hàngả

Gi i thi uớ ệ- Cho phép b n qu n lý công vi c bán hàng m t cách hi u qu . Các b ng đi u khi n đ ng giúp ạ ả ệ ộ ệ ả ả ề ể ộ

theo dõi t t các ho t đ ng bán hàng t t h n. OpenERP qu n lý s n ph m, hàng hóa và d ch vấ ạ ộ ố ơ ả ả ẩ ị ụ theo cách mà t m t đ n hàng, nó có th kích ho t các ho t đ ng liên t i nó đó nh : phân ừ ộ ơ ể ạ ạ ộ ớ ưchia công vi c, l p phi u l nh s n xu t, đ n mua hàng …Nó cũng h tr nhi u ph ng pháp ệ ậ ế ệ ả ấ ơ ỗ ợ ề ươl p hóa đ n tùy theo cách mà b n c u hình.ậ ơ ạ ấ

Thu t ngậ ữ- Partner: đ i tác, nh ng ng i ho c công ty mà b n có giao d ch làm ăn kinh doanh, partner có ố ữ ườ ặ ạ ị

th là khách hàng, nhà cung ng v t t , hay là nhân viên công ty. Partner có th có nhi u đ a ể ứ ậ ư ể ề ịch ho c ng i đ i di n đ liên l c.ỉ ặ ườ ạ ệ ể ạ

- Quotaion: b ng báo giá, đ c l ng giá tr c a hàng hóa cho khách hàng.ả ể ướ ượ ị ủ

Các b c th c hi nướ ự ệ- Đ nh nghĩa các danh m c đ i tác (Sales > Configuration > Address Book > Partner Categories)ị ụ ố- Đ nh nghĩa đ i tác (Sales > Address Book > Customers)ị ố- Đ nh nghĩa danh m c s n ph m, hàng hóa (Sales > Configuration > Product > Product ị ụ ả ẩ

Categories)- Đ nh nghĩa s n ph m, hàng hóa (Sales > Products > Products)ị ả ẩ

Ví d v quy trình qu n lý bán hàngụ ề ả- T o b ng báo giá cho m t s s n ph mạ ả ộ ố ả ẩ- In b ng báo giáả- Nh n Delivery Costs đ tính toán chi phí giao hàng (n u có cài thêm mô đun delivery)ấ ể ế- Confirm Quotation đ xác nh n chuy n b ng báo giá thành đ n hàngể ậ ể ả ơ


http://terp.vn/


- In đ n hàngơ- Xác nh n Hóa Đ n Phác Th o (hóa đ n này đ c sinh ra t đ ngậ ơ ả ơ ượ ự ộ

G i ýợ- Dùng các tài kho n qu n tr đ t o hóa đ n t các b ng ch m công ho c t các công vi c ả ả ị ể ạ ơ ừ ả ấ ặ ừ ệ

liên quan t i d án. (xem thêm Qu n Lý D Án / Nhân S )ớ ự ả ự ự- Nh t ký b ng l ng, nh t ký phân tích bán hàngậ ả ươ ậ- Dùng các tài kho n qu n tr , vd: Tài kho n Customer Projectả ả ị ả

B sungổ- Thêm ngày giao hàng cho đ n hàng b ng cách cài thêm mô đun sale_order_datesơ ằ- Tính năng POS- Xem l i nhu n c a t ng đ n hàng b ng cách cài thêm mô đun sale_margin.ợ ậ ủ ừ ơ ằ- In các phi u giao hàng (cài thêm mô đun sale_delivery_report)ế- Xem l i nhu n c a m t dòng s n ph m nào đó trên các đ n bán hàng và đ n mua hàng (cài ợ ậ ủ ộ ả ẩ ơ ơ

thêm mô đun product_margin).

B ng Giáả

Gi i thi uớ ệ- B ng giá giúp b n qu n lý hi u qu các đ t khuy n mãi, giá u đãi riêng dành cho nh ng ả ạ ả ệ ả ợ ế ư ữ

khách hàng thân thi t .. H th ng cho phép b n thi t l p giá c đ nh ho c b n có th t o ra ế ệ ố ạ ế ậ ố ị ặ ạ ể ạcác cách tính giá đ h th ng t tính l i giá cho b n d a vào chi phí, ngày gi , ti n t , danh ể ệ ố ự ạ ạ ự ờ ề ệm c s n ph m …ụ ả ẩ

- M t b ng giá có th có nhi u phiên b n giá và ch có m t phiên b n giá có hi u l c. Ví d : ộ ả ể ề ả ỉ ộ ả ệ ự ụB ng giá năm 2011, 2012, b ng giá Hè..ả ả

Các b c th c hi nướ ự ệ- T o danh m c s n ph m (Sale > Configuration > Product > Product Configuration).ạ ụ ả ẩ- T o s n ph m (Sales > Products > Products)ạ ả ẩ- T o b ng giá (Sales > Configuration > Product > Pricelists > Pricelists)ạ ả- T o các phiên b n giá (Sales > Configuration > Product > Pricelists > Pricelist Versions)ạ ả- Ch ra b ng giá cho các khách hàng trong tab Sales & Purchases c a màn hình bi u m u ỉ ả ủ ể ẫ

Khách Hàng.

G i ýợ- Các phiên b n giá cho phép b n d dàng thay đ i giá cho phù h p v i khách hàng và nhà cungả ạ ễ ổ ợ ớ

c p c a b n. B n cũng có th dùng các phiên b n giá đ đ nh ra giá cho năm ti p theo. M i ấ ủ ạ ạ ể ả ể ị ế ỗphiên b n đ u có ngày b t đ u và ngày k t thúc.ả ề ắ ầ ế

- Theo m c đ nh, OpenERP đã có hai b ng giá (m t cho khách hàng và m t cho nhà cung c p). ặ ị ả ộ ộ ấ


http://terp.vn/


Hai b ng giá này ch đ n gi n là tr v giá ti n c a s n ph m. M t s công ty không c n ả ỉ ơ ả ả ề ề ủ ả ẩ ộ ố ầdùng b ng giá, h ch c n tính giá theo giá đ c đ nh ra trong s n ph m.ả ọ ỉ ầ ượ ị ả ẩ

Quản lý tài nguyên thông tin

Gi i thi uớ ệ- K t h p và đ ng b v i h th ng qu n lý c a công ty nh m gi i quy t nh ng v n đ g p ế ợ ồ ộ ớ ệ ố ả ủ ằ ả ế ữ ấ ề ặ

ph i khi dùng h th ng qu n lý tài li u đ c l p. T t c nh ng tài li u đ c đ a ra b i ả ệ ố ả ệ ộ ậ ấ ả ữ ệ ượ ư ởOpenERP s t đ ng l p index và phân lo i v i hi u qu t i đa. Truy c p nhanh chóng vào hẽ ự ộ ậ ạ ớ ệ ả ố ậ ệ th ng tài li u tr c ti p t các trình duy t email ho c h th ng qu n lý c a công ty. Quy n ố ệ ự ế ừ ệ ặ ệ ố ả ủ ềtruy c p c a ng i dùng đ c qu n lý t ng t nh trong h th ng qu n lý c a công ty.ậ ủ ườ ượ ả ươ ự ư ệ ố ả ủ

Quản Lý nhân sự

S d ng h p tho i c u hình HR Configuration Wizard đ ch n nh ng tính năng mà b n mu n s ử ụ ộ ạ ấ ể ọ ữ ạ ố ửd ng.ụ

Gi i thi uớ ệ- OpneERP đ a ra m t gi i pháp linh đ ng và d s d ng cho các doanh nghi p nh và v a. ư ộ ả ộ ễ ử ụ ệ ỏ ừ

Cung c p nh ng mô đun đ qu n lý thông tin cá nhân, thông tin ngh phép, đi m danh, chi phí,ấ ữ ể ả ỉ ể l ng, các đánh giá theo kì, tuy n d ng…Công ty có th qu n lý tài s n quan tr ng nh t đó ươ ể ụ ể ả ả ọ ấchính là: con ng i.ườ

Thu t ngậ ữ- Employee: Nhân viên c a công ty (đ c liên k t t i m t đ a ch thông tin cá nhân và m t s n ủ ượ ế ớ ộ ị ỉ ộ ả

ph m n u b n mu n l p hóa đ n cho các công vi c mà h làm. )ẩ ế ạ ố ậ ơ ệ ọ- User: ng i dùng th c đ c truy c p vào h th ng (ng i có th đăng nh p vào h th ng ườ ự ượ ậ ệ ố ườ ể ậ ệ ố

OpenERP)

Các b c th c hi nướ ự ệ- Đ nh nghĩa nhân viên (Human Resources > Employees)ị- Đ nh nghĩa tài kho n qu n tr đ dùng ch m công (Accounting > Configuration > Analytic ị ả ả ị ể ấ

Accounting > Accounts > Analytic Accounts)- Đ nh nghĩa danh m c s n ph m (Sales > Configuration > Product > Product Categories): ị ụ ả ẩ

Human Resources- Đ nh nghĩa 2 s n ph m (Sales > Products > Products)ị ả ẩ

- Developer c p cao (d ch v , s n xu t)ấ ị ụ ả ấ- Chuyên viên t v n (d ch v , s n xu t)ư ấ ị ụ ả ấ

Đ l p hóa đ n t b ng ch m công, b n ph i liên k t Ng i Dùng OpenERP v i Nhân Viên, và Nh tể ậ ơ ừ ả ấ ạ ả ế ườ ớ ậ Ký Qu n Tr và S n Ph m.ả ị ả ẩ


http://terp.vn/


Ví d v quy trình ch m côngụ ề ấ- Nh p ch m công ( d ng phác th o)ậ ấ ở ạ ả- N u ok, xác nh n ch m công.ế ậ ấ- Ng i qu n lý xác nh n ch m công.ườ ả ậ ấ

Ví d v quy trình qu n lý chi phíụ ề ả- Nh p nh ng chi phí ( d ng phác th o) và liên k t chúng t i nh ng d án c a khách hàng.ậ ữ ở ạ ả ế ớ ữ ự ủ- Đ n cu i tháng, xác nh n b ng chi phí.ế ố ậ ả- Ng i qu n lý xác nh n nh ng chi phí nàyườ ả ậ ữ- Nhân viên k toán xác nh n nh ng b ng chi phí này đ t o ra các bút toán chi phí.ế ậ ữ ả ể ạ- Nhân viên k toán hoàn l i các chi phí này cho nhân viên.ế ạ

G i ýợ- hr_timesheet_sheet bao g m hai mô đun (hr_attandence và hr_timesheet). Nó s hi n th b ng ồ ẽ ể ị ả

ch m công c a b n h i khác m t tí. Khi cài mô đun hr_timesheet_sheet b n s th y nút Sign ấ ủ ạ ơ ộ ạ ẽ ấin/Sign out và các dòng ch m công trên m t màn hình.ấ ộ

Quản lý dự án

Mô đun <<account_analytic_analysic>> thi t l p các menu qu n lý tài chính d án.ế ậ ả ự

Gi i thi uớ ệ- Đ a ra công c đ đi u khi n nh ng d án liên quan đ n d ch v ho c h tr , s n xu t hay ư ụ ể ề ể ữ ự ế ị ụ ặ ỗ ợ ả ấ

phát tri n. Đây là m t mô đun mà h u nh các công ty l n đ u c n. Các công c này cho phépể ộ ầ ư ớ ề ầ ụ chia các ho t đ ng trong d án thành nhi u công vi c và lên k ho ch đ th c hi n chúng.ạ ộ ự ề ệ ế ạ ể ự ệ

- H th ng th c hi n phân b tài nguyên m t cách hi u qu , l p k ho ch d án ng n h n, dài ệ ố ự ệ ổ ộ ệ ả ậ ế ạ ự ắ ạh n, lên l ch và t đ ng email thông tin t i nh ng đ i tác đ thông báo ti n đ d án. Bi u đạ ị ự ộ ớ ữ ố ể ế ộ ự ể ồ Gantt giúp b n bi u di n nh ng k ho ch c a d án b ng đ th cũng nh ngu n tài nguyên ạ ể ễ ữ ế ạ ủ ự ằ ồ ị ư ồs n có và tình tr ng làm vi c. V i ch c năng Caldav, b n có th truy c p vào thông tin l ch ẵ ạ ệ ớ ứ ạ ể ậ ịtrình trên remote server.

Các b c th c hi nướ ự ệ- Đ nh nghĩa d án ho c m u d án (Project > Project Management > Projects)ị ự ặ ẫ ự- T o nhi m v , công vi c (Projects > Project Management > Tasks)ạ ệ ụ ệ- Ghi nh n l i các công vi c đã làm đ c.ậ ạ ệ ượ

N u b n mu n t o hóa đ n d a vào các công vi c trong d án ho c b ng ch m công thì b n ph i ế ạ ố ạ ơ ự ệ ự ặ ả ấ ạ ảliên k t Ng i Dùng OpenERP v i m t Nhân Viên nào đó, v i Nh t ký Qu n Tr , và m t S n Ph m. ế ườ ớ ộ ớ ậ ả ị ộ ả ẩVà b n cũng ph i ch ra ph ng pháp t o hóa đ n trong tài kho n qu n tr , sau khi cài đ t mô đun ạ ả ỉ ươ ạ ơ ả ả ị ặhr_timesheet_invoice.


http://terp.vn/


G i ýợ- T ng ng v i m i d án, OpenERP s t đ ng sinh ra m t tài kho n qu n tr t ng ng. ươ ứ ớ ỗ ự ự ự ộ ộ ả ả ị ươ ứ

T t c b n c n ph i làm là quy t đ nh xem có c n thêm nó vào m t d án cha đ t o c u trúcấ ả ạ ầ ả ế ị ầ ộ ự ể ạ ấ phân c p hay không.ấ

- T đ ng thêm các công vi c đã hoàn thành vào b ng ch m công. (project_timesheet).ự ộ ệ ả ấ

B sungổ- T đ n bán hàng, h th ng có th t đ ng t o ra các công vi c c a d án, và t o hóa đ n choừ ơ ệ ố ể ự ộ ạ ệ ủ ự ạ ơ

các d ch v này d dàng (project_mrp)ị ụ ễ- B n cũng có th cài thêm mô đun project_retro_planning đ theo dõi tình tr ng deadline c a ạ ể ể ạ ủ

các công vi c.ệ- Ho ch đ nh nh ng d án dài h n c a b n. Liên k t các công vi c v i b n k ho ch c a b n ạ ị ữ ự ạ ủ ạ ế ệ ớ ả ế ạ ủ ạ

đ có cái nhìn t ng th : ai s làm vi c gì, trong bao lâu (project_long_term). B n cũng c n lên ể ổ ể ẽ ệ ạ ầl ch làm vi c và ngh phép vì h th ng s d a vào các l ch này đ tính th i gian d án.ị ệ ỉ ệ ố ẽ ự ị ể ờ ự

Quản lý tài chính

B n m h p tho i Financial Management Configuration Wizard đ ch n nh ng tính năng mà b n ạ ở ộ ạ ể ọ ữ ạmu n.ố

Gi i thi uớ ệ- Module k toán không nh ng cho phép qu n lý các ho t đ ng m t cách rõ ràng mà còn s ế ữ ả ạ ộ ộ ử

d ng các công c phân tích tài chính hi u qu d a trên các d li u th i gian th c. B n có thụ ụ ệ ả ự ữ ệ ờ ự ạ ể thi t l p h th ng tài kho n k toán t A đ n Z , xác đ nh các b c h ch toán t đ ng đ nh kìế ậ ệ ố ả ế ừ ế ị ướ ạ ự ộ ị cũng nh theo dõi thanh toán, ngân sách. D a vào các mô đun k toán qu n tr (chi phí), b n ư ự ế ả ị ạcó th quy t đ nh các chi n l c kinh doanh c a công ty b n. B n có thê th c hi n nhi u th ể ế ị ế ượ ủ ạ ạ ự ệ ề ủt c phân tích h u hi u cho các quy t đ nh qu n tr .ụ ữ ệ ế ị ả ị

- OpenERP có ch c năng th c hi n cùng lúc nhi u công vi c, x lí theo nhóm thông tin, giao ứ ự ệ ề ệ ửd ch có cùng tính ch t mà đã đ c quy đ nh tr c đó.ị ấ ượ ị ướ

- V i các công c qu n lý đ c tích h p, Open ERP s h tr b n đ ki m soát và qu n lý t t ớ ụ ả ượ ợ ẽ ỗ ợ ạ ể ể ả ốnh t, hi u qu nh t.ấ ệ ả ấ

Thu t ngậ ữ- Fiscal Period (Kì k toán): xác đ nh th i đi m các bút toán trong năm tài chính đ c h ch ế ị ờ ể ượ ạ

toán; không ph i là th i đi m nh p bút toán.ả ờ ể ậ- Ledger (S cái): t p h p các giao d ch k toán theo t ng tài kho n. Trong su t năm tài chính, ổ ậ ợ ị ế ừ ả ố

nó s t p h p (ph n ánh) các thông tin k toán, tùy theo tính ch t giao d ch, thông tin đó s ẽ ậ ợ ả ế ấ ị ẽđ c th hi n bên N , ho c bên Có. Cu i cùng, tài th i đi m cu i năm tài chính ( Th i ượ ể ệ ở ợ ặ ố ờ ể ố ờđi m khóa s , ch t s sách đ làm báo cáo), nó s th hi n đ c s d hi n hành. ( S d ể ổ ố ổ ể ẽ ể ệ ượ ố ư ệ ố ưđ u ký + Tăng/Giam trong kì = S d cu i kỳ)ầ ố ư ố

- S cái s có nhi u tài kho n, m i giao d ch khi đ c ph n ánh vào tài kho n k toán, luôn thổ ẽ ề ả ỗ ị ượ ả ả ế ể hi n bên N tài kho n này, và bên có tài kho n khác t ng ng.ệ ở ợ ả ả ươ ứ


http://terp.vn/


- Account: là m t ph n c a s cái, và m i bút toán phát sinh đ u ph i liên quan t i tài kho n.ộ ầ ủ ổ ọ ề ả ớ ả- Journal: Nh t ký đ c s d ng đ ghi chép t t c các giao d ch kèm theo các tài kho n c n ậ ượ ử ụ ể ấ ả ị ả ầ

h ch toán theo th t th i gian. Nh t ký đ c theo dõi cho các giao d ch th ng xuyên c a ạ ứ ự ờ ậ ượ ị ườ ủdoanh nghi p có cùng b n ch t, ch ng h n nh t ký bán hàng , mua hàng ..ệ ả ấ ẳ ạ ậ

- Reconciliation (Đ i chi u): c n tr các bút toán gi ng nhau trong 1 tài kho nố ế ấ ừ ố ả- Analytic Accounting (Tài kho n qu n tr ): tài kho n qu n tr s r t h u ích trong vi c qu n lýả ả ị ả ả ị ẽ ấ ữ ệ ả

các nghi p v hàng ngày trong công ty b n. B n có th d dàng qu n lý chi phí nhi u c p ệ ụ ạ ạ ể ễ ả ở ề ấđ , nh vào c u trúc phân c p c a h th ng tài kho n qu n tr .ộ ờ ấ ấ ủ ệ ố ả ả ị

G i ýợ- Đ t o mã t đ ng tăng cho nh t ký, b n vào Administration > Configuration > Sequences > ể ạ ự ộ ậ ạ

Sequences.- Fiscal Position (V th tài chính) : s quy t đ nh các lo i thu mà b n ph i ch u khi xu t kh u.ị ế ẽ ế ị ạ ế ạ ả ị ấ ẩ

Ví d v quy trình qu n lý l p hóa đ nụ ề ả ậ ơ- T o hóa đ n khách hàng v i nh ng s n ph m và xác nh n nó : Accounting > Receivables > ạ ơ ớ ữ ả ẩ ậ

Customer Invoice- Theo dõi các hóa đ n này.ơ- Theo dõi s ph ngân hàng (b n in s n có ghi toàn b s ti n nh p và xu t tài kho n c a ổ ụ ả ẵ ộ ố ề ậ ấ ở ả ủ

khách hàng trong m t kỳ h n nh t đ nh)ộ ạ ấ ị- Đ i chi u gi a hóa đ n và thanh toán. Có 2 l a ch n:ố ế ữ ơ ự ọ

- L a ch n 1: đ i chi u gi a hóa đ n và các bút toán trong s ph ngân hàngự ọ ố ế ữ ơ ổ ụ- L a ch n 2: đ i chi u gi a hóa đ n và các phi u thu chi trong h th ng Accounting > ự ọ ố ế ữ ơ ế ệ ố

Periodical Processing > Reconciliation > Automatic or Manual Reconciliation

Quản lý mua hàng

Gi i thi uớ ệ- Cho phép b n theo dõi các b ng báo giá t nhà cung c p và chuy n đ i chúng thành các đ n ạ ả ừ ấ ể ổ ơ

đ t hàng khi c n. OpenERP có m t s ph ng pháp theo dõi hoá đ n và theo dõi vi c ti p ặ ầ ộ ố ươ ơ ệ ếnh n hàng hóa. B n có th x lý giao nh n hàng t ng ph n trong OpenERP, vì v y b n có thậ ạ ể ử ậ ừ ầ ậ ạ ể theo dõi các m t hàng đã đ c giao trong đ n đ t hàng c a b n, và có th ra nh c nh t ặ ượ ơ ặ ủ ạ ể ắ ở ựđ ng.ộ

- OpenERP cho phép b n thi t l p các lu t (rules) đ b sung hàng hóa trong kho b ng cách t ạ ế ậ ậ ể ổ ằ ựđ ng sinh ra các đ n đ t hàng tr ng thái phác th o, ho c sinh ra các phi u l nh s n xu t.ộ ơ ặ ở ạ ả ặ ế ệ ả ấ

Thu t ngậ ữ- Quotation: B ng báo giá c a nhà cung c p.ả ủ ấ- Purchase Order: Đ n mua hàng. B ng báo giá sau khi đ c xác nh n s đ c g i t i nhà ơ ả ượ ậ ẽ ượ ử ớ

cung c p đ đ t hàng.ấ ể ặ- Purchase Requisition: Yêu c u mua hàngầ


http://terp.vn/


Ví d v quy trình mua hàngụ ề- Nh p b ng báo giá c a nhà cung c pậ ả ủ ấ- N u ok, xác nh n b ng báo giá ế ậ ả- Nhà cung c p xác nh nấ ậ- T i Warehouse > Warehouse Management > Incoming Shipments đ xác nh n r ng b n đã ớ ể ậ ằ ạ

nh n hàng.ậ- Ki m tra danh sách s n ph m đ bi t s l ng hàng.ể ả ẩ ể ế ố ượ- Dùng menu Accounting > Payables > Vendor Invoices xem có kh p v i hóa đ n mua hàng ớ ớ ơ

không ?

G i ýợ- Khi b n cài đ t module purchase t thi t l p ban đ u, OpenERP s hi n th Configuration ạ ặ ừ ế ậ ầ ẽ ể ị

Wizard cho phép b n thêm nh ng mô đun liên quan khác. Ngoài ra, b n cũng có th cài đ t ạ ữ ạ ể ặcác module khác qua: Administration > Modules Management > Modules.

B sungổ- Cài thêm mô đun purchase_requisition đ qu n lý các yêu c u mua hàng c a công ty.ể ả ầ ủ

Quản lý kho hàng

Gi i thi uớ ệ- Qu n lý kho hàng d a vào c u trúc v trí kho phân c p, t kho hàng đ n các thùng ch a. H ả ự ấ ị ấ ừ ế ứ ệ

th ng kho kép giúp b n qu n lý t t tình hình kho hàng c a khách hàng, nhà cung c p cũng ố ạ ả ố ủ ấnh kho s n xu t c a mình. OpenERP có kh năng qu n lý hàng hóa theo lô và serial; giúp ư ả ấ ủ ả ảb n có th truy xu t ng c, xuôi ngu n g c c a hàng hóa.ạ ể ấ ượ ồ ố ủ

Thu t ngậ ữ- Virtual Location (V trí kho o): đ c dùng nh m t kho đ i ng (t ng t nh bút toán kép ị ả ượ ư ộ ố ứ ươ ự ư

trong k toán) trong các ho t đ ng sau:ế ạ ộ- Cung ng: khi b n ch a bi t ngu n g c hàng hóa b sung trong kho c a mình là mua ứ ạ ư ế ồ ố ổ ủ

t nhà cung c p hay t s n xu t.ừ ấ ự ả ấ- S n xu t: Nh n nguyên v t li u thô và tr v s n ph m hoàn thi n.ả ấ ậ ậ ệ ả ề ả ẩ ệ- Kho hàng: đ đi u ch nh khoể ề ỉ

- Physical Location (V trí kho v t lý): v trí kho th t ch a hàng hóa; n m trong m t kho hàng ị ậ ị ậ ứ ằ ộnào đó, và đ c phân c p theo d ng cây.ượ ấ ạ

- Partner Location (V trí kho đ i tác): đây là các kho c a khách hàng và nhà cung c p. B n có ị ố ủ ấ ạth theo dõi t ng h p (ch t o ra v trí kho c a khách hàng, nhà cung c p; sau đó t t c các ể ổ ợ ỉ ạ ị ủ ấ ấ ảgiao nh n hàng v i các đ i tác này s đ c đ a vào các kho này), ho c chi ti t (b ng cách ậ ớ ố ẽ ượ ư ặ ế ằt o cho m i khách hàng ho c nhà cung c p m t v trí kho, t ng ng v i t ng giao nh n ạ ỗ ặ ấ ộ ị ươ ứ ớ ừ ậhàng v i t ng đ i tác mà ta ch ra v trí kho t ng ng)ớ ừ ố ỉ ị ươ ứ

- View Location (V trí kho o): v trí kho thu c d ng này ch dùng đ phân c p; không có b t ị ả ị ộ ạ ỉ ể ấ ấ


http://terp.vn/


kì dòng nh p, xu t hàng nào liên quan t i nh ng v trí kho này.ậ ấ ớ ữ ị- Warehouse (Kho hàng): là m t kho v t lý l u tr hàng hóa. Nó bao g m: m t v trí kho nh p, ộ ậ ư ữ ồ ộ ị ậ

m t v trí kho l u tr và m t v trí kho xu t ph c v cho vi c bán hàng.ộ ị ư ữ ộ ị ấ ụ ụ ệ- Real Stock: s l ng hàng th c t còn trong kho.ố ượ ự ế- Virtual Stock: S l ng hàng lý thuy t còn trong kho. S l ng lý thuy t = s l ng th c t ố ượ ế ố ượ ế ố ượ ự ế

– s l ng s p xu t đi + s l ng s p nh p vào.ố ượ ắ ấ ố ượ ắ ậ

Các b c th c hi nướ ự ệ- Ch đ nh t n kho t i thi u (Warehouse > Automatic Procurements > Minimum Stock Rules)ỉ ị ồ ố ể- Ch y l ch Scheduler đ sinh ra các phi u mua hàng tr ng thái phác th o d a vào các lu t đã ạ ị ể ế ở ạ ả ự ậ

ch ra trên. (bình th ng các l ch này đ c t đ ng ch y vào m i đêm)ỉ ở ườ ị ượ ự ộ ạ ỗ- T o các nh t ký kho đ theo dõi k toán kho theo th i gian th c (Warehouse > Configuration ạ ậ ể ế ờ ự

> Warehouse Management > Stock Journals)

G i ýợ- M t kho hàng (warehouse) s liên k t các v trí kho (location) nh p, l u tr , xu t.ộ ẽ ế ị ậ ư ữ ấ- M t c a hàng (shop) s liên k t v i m t kho hàng (warehouse) và m t công ty.ộ ử ẽ ế ớ ộ ộ

Quản lý Sản Xuất

Thu t ngậ ữ- Customer Lead Time: th i gian giao hàng, là s ngày t lúc đ t hàng cho đ n khi giao hàng ờ ố ừ ặ ế

cho khách hàng.- Manufacturing Lead Time: th i gian s n xu t, là s ngày t khi có l nh s n xu t cho đ n khi ờ ả ấ ố ừ ệ ả ấ ế

s n xu t xong s n ph m.ả ấ ả ẩ- Bill of Material (BOM): danh sách các nguyên v t li u c n dùng đ s n xu t ra m t s n ậ ệ ầ ể ả ấ ộ ả

ph m, hàng hóa hoàn thi n nào đó.ẩ ệ- Make to Stock: xu t hàng có s n trong kho cho khách hàng, h th ng s th c hi n cung ng ấ ẵ ệ ố ẽ ự ệ ứ

khi s l ng hàng trong kho quá ít, không đ đ xu t hàng cho khách.ố ượ ủ ể ấ- Make to Order: khi m t đ n bán hàng đ c xác nh n, thì h th ng s th c hi n cung ng ộ ơ ượ ậ ệ ố ẽ ự ệ ứ

b ng cách mua hàng ho c s n xu t cho đ s l ng trên đ n hàng đó.ằ ặ ả ấ ủ ố ượ ơ- Routing: quy trình s n xu t, m i lo i s n ph m, hàng hóa s có m t quy trình s n xu t riêng.ả ấ ỗ ạ ả ẩ ẽ ộ ả ấ

Các b c th c hi nướ ự ệ- T o danh m c s n ph m, hàng hóa (Sales > Configuration > Product > Product Categories)ạ ụ ả ẩ- T o s n ph m, hàng hóa (Sales > Products > Products)ạ ả ẩ- T o đ nh m c nguyên v t li u (BoM), ví d : đ t o 5l n c cam thì c n 3 kg cam và 4.5l ạ ị ứ ậ ệ ụ ể ạ ướ ầ

n c.ướ- T o phi u l nh s n xu tạ ế ệ ả ấ


http://terp.vn/


G i ýợ- Khi b n ch y các l ch cung ng thì các phi u l nh cung ng đ c t o ra. Đ t o các phi u ạ ạ ị ứ ế ệ ứ ượ ạ ể ạ ế

l nh cung ng ngay l p t c thì b n cài thêm mô đun mrp_jit (s nh h ng m t tí t i t c đ ệ ứ ậ ứ ạ ẽ ả ưở ộ ớ ố ộth c hi n)ự ệ

- Cài mô đun mrp_repair đ qu n lý quá trình s a ch a hàng hóa, s n ph m.ể ả ử ữ ả ẩ


http://terp.vn/

Technology

Open erp v6.0 user training memento