Opentext - ÇALIŞAN DOSYALARINIZ NEREDE TUTULUYOR?

SAP FORUM ISTANBUL Experience the Future of Your Business

Fidan CANİK

SAP Türkiye

Çalışan Dosyalarınız Nerede Tutuluyor?

© 2011 SAP AG. All rights reserved. 2

Ajanda

IK Dönüşümünün Zorlukları

Masrafların fazlalığı

İnsan Kaynaklarının işlere kattığı değer

İş hedeflerine focus olma

Çözüm: Open Text ile SAP Çalışan Dosya Yönetimi

Çözümün Kapsamı

Fonksiyonel Genel Bakış

Çalışan Dosyaları ile Nasıl Çalışılır?

Kullanıcı Tecrübesi

Mimari

Müşteri Başarı Hikayesi

Özet

iK Dönüşümünün Zorlukları


Email – Bordro ve İzin Email – Ek Ödemeler

IK Taktiksel Aktiviteler Tarafından Boğıluyor mu? Sürekli düşük katma değerli aktivitelere çekiliyor

Çeşitli yüksek öncelikli

soruları cevaplamak

hantallık olabilir

Çok fazla gereksiz süreç

Manuel süreçler

Kağıt formlar

Uyumluluk sorunları

Çift veri girişi

Arama – Bordro

Arama – Aile

Email – Çocuğum

Hasta

Arama – Ek Ödemeler

Arama – Yönetici/Çalışan

Sorunları


Stratejik Katkı Engelleniyor mu? IK maliyete nazaran daha az kurumsal değer sunar

Kurumsal stratejik

hedeflere odaklanamamak

Yetenek yönetimi süreci

için gerekli olan zaman

ciddi şekilde azalır

Kesintiler / Verimsiz

süreçler maliyetlere neden

olur

Hizmet kalitesinde

minimum kontrol

Email – Bordro ve İzin Email – Ek Ödemeler

Arama – Bordro

Arama – Aile

Email – Çocuğum

Hasta

Arama – Ek Ödemeler

Arama – Yönetici/Çalışan

Sorunları


? ? ?

?

? ? ?

? ?

? ? ?

? ? ?

? ?

? ? ?

? ? ? ?

? ? ?

? ?

? ? ? ?

İş Hedeflerine Odaklanmak Gerekir Düşük değerli işleri bırakmak ve IK verimliliğini arttırmak

Kurumsal stratejileri

destekleyen IK ve yetenek

yönetimi süreçlerini

geliştirme zamanı

Değişikliklere cevap

verebilmek için esnek

olabilmek

Hizmetleri geliştirirken

maliyetleri düşürebilmek

IK

Profesyonelleri

? ? ?

Düşük Maliyetli Destek

Hizmetleri

? ? ? ? ? ? ? ? ?

Düşük Maliyet

Otomasyonu

? ? ? ? ?

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Çözüm: OpenText ile Çalışan

Dosya Yönetimi

Çözümün Kapsamı

Fonksiyonel Genel Bakış

Çalışan Dosyaları ile Nasıl Çalışılır?

Kullanıcı Tecrübesi

Mimari


Çözümün Kapsamı:

OpenText ile SAP Çalışan Dosya Yönetimi

Yakalama:

Tarama, Sürükle &

Bırak Barcode,

eMail, Self Service

Upload, Toplu

Yükleme …

Esnek Klasör Yapısı

IK Süreçleri,

Takip Etmek, İş Akışları

…

Güvenli Arşivleme

SAP Documents ve

SAP Interactive

Forms by Adobe ile

entegrasyon

Misafir Kullanıcı

Erişimi

IK Profesyonelleri

için SAP GUI Erişimi

Güvenli Silme,

Kaybetmeme

Yönetimi

IK Profesyonelleri,

Yöneticiler & Çalışanlar

için Web Tabanlı Erişiim

İmkanı

Aktivite loglama

OpenText ile SAP

Çalışan Dosya

Yönetimi

Çalışan Etkileşim

Merkezi


IK Döküman Süreci

Görüntüleme

Sürece

Başlama

Sınıflandırma

Ka

ğıt

Dö

kü

ma

nla

r ya

da

Dig

ita

l

Dö

kğ

ma

nla

r

(Wo

rd, P

DF,

etc

.)

IK

Email


Fonksiyonel Genel Bakış:

OpenText ile SAP Çalışan Dosya Yönetimi

*requires additional 3rd party component to create digital signatures

IK Dökümanlarının Yaşam Döngüsü

Merkezi ve

merkezi olmayan

Tarama (scan)

Barcode

tanıma

Lotus Notes &

MS Outlook ile E-

Mail entegrasyonu

Office

entegrasyonu

Rendition hizmeti

Müşteriye özgü

yakalama işakışları

Toplu yükleme

önyüzleri

Çalışan ve

Yöneticiler için

Self-servisler

üzerinden yükleme

Arşiv sisteminde güvenli depolama

Esnek müşteriye özgü klasör yapıları

Alternatif IK-Bilgitipi temelli klasör yapıları

Mevcut SAP HR ana veri ve yetkilerini organize eder

Raporlar

Bütünlük (tamamlanmışlık) kontrolleri

SAP HR üzerinden direkt erişim

Mevcut SAP HR anaveri kayıtlarına göre esnek arama

Tam metin arama

Ağaç navigasyon

Thumbnail bazlı navigasyon

Erişim, SAP HR Yetki konsepti tarafından kontrol edlir

SAP HR üzerinden direkt erişim

SAP GUI ve Web based erişim

Thumbnail

görüntüleme

Role özel görüntüleme

Erişim, SAP HR Yetki konsepti tarafından kontrol edlir

Kapsamlı döküman görüntüleme

Döküman üzerinde notlar ve dipnotlar alabilmek

Takipler

SAP Business Workflow’larına göre müşteriye özgü süreçler

Esnek işlemci belirlenmesi

Çalışanlar & Yöneticiler için misafir kullanıcı belirlenmesi

SAP ESS/MSS entegrasyonu

Activite logları

Belge Gelen Kutusu

İşakış temelli onay süreçleri

Esnek onaylana tanımlamaları

Kaybetmeme yönetimi

Yasal sahipleri

Elden çıkarma çalıştırmları

Denetim logları

Yakalama Saklama & Düzenleme Arama Görüntüleme İşleme Silme


HR Profesyonelleri

Ortak Hizmetler Merkezi

Çalışan ve Yönetici Self-Servisleri

İhtiyaçları

Kullanımı kolay yüzler

Çalışanla ilgili dökümanların hepsine

kolay ve hızlı erişim

Dökümanların self-servislerden

yüklenebilmesi

Role

Yönetici yada Çalışan

Role

Ortak hizmetler

merkezinde çalışan HR

resepsiyonistleri

İhtiyaçları

İş akışlarının desteklenmesi

Bilgi paylaşımı

Çalışanla ilgili dökümanların hepsine kolay

ve hızlı erişim

Görev (task) Yönetimi

Role

SAP HR içerisinde çalışan

IK Profesyoneleri

İhtiyaçları

SAP HR ile kusursuz entegrasyon

Çalışanla ilgili dökümanların hepsine

kolay ve hızlı erişim

Çalışan Dosyaları ile Çalışmak

SAP Employee File

Management


Çalışan Self-Servisi (ESS) İçerisinde Dosya Yükleme


Yönetici Self-Servisi (MSS) İçerisinde Dosya Yükleme

Çalışan Seçilir (sadece MSS’te

geçerli)

Sürükle-Bırak ile

Dökümanları

Yükleme ya

Gözden Geçirmek.

Dosya Ön İzleme.

İsteğe Bağlı

Format

Dönüştürme

Döküman Tipi

Seçilir; Konu

ve Açıklama

Girilir


Sürükle-Bırak ile Dosya Yükleme


Kullanıcı Deneyimleri: ESS/MSS Entegrasyonu

SAP Employee File Management


Kullanıcı Deneyimleri– IK Yöneticisi: Web UI with Thumbnail Browsing


Ekran Düzenlerini

Esnek Olarak

Değiştirebilmek



Kullanıcı Deneyimleri– IK Yöneticisi: SAP GUI Entegrayonu


Esnek Klasör Yapısı


Kullanıcı Deneyimleri– IK Yöneticisi: Integration to SAP HCM

SAP HR

transactionları (PA20/PA30)

üzerinden direkt çalışan

dökümanlarına erişebilmek



Döküman Görüntüleme ve Not Alma


Döküman Notları


SAP GUI Onayları ile Dökümanları Silme


Creating a follow-up for one or multiple

documents or the complete personnel file

Takipler Oluşturabilme(Web UI)


Email Temelli İş Akış Süreçleri


Kullanıcı Deneyimleri– Mobil Erişim Çalışan Listesi

Yan Panel

Sonuçları

Gösterir,

Hareket Temelli

Navigasyon

Bütün

Dökümanları

Göster


Kullanıcı Deneyimleri– Mobil Erişim Çalışan Dosyası

Döküman

Tiplerine Göre

Gruplanmış

Bütün

Dökümanları

Gösterir.

Dökümanı

Açmak için Ön

izlemeye

Dokunma


Kullanıcı Deneyimleri– Mobil Erişim Dökümanı Görüntüleme

Yakınlaştırmak

için Çift

Dokunma


IK Yöneticileri için Döküman Gelen Kutusu

Döküman Ön

İzleme

Ticket

Seçimi

Ticket

Lİstesi

Ticket

Ayrıntıları

Döküman

Atama


IK Yöneticileri için Döküman Gelen Kutusu Ticket’ları İşleme

Ticket

Ayrıntıları

EFM’i Açma yada HR Ana Kaydını

Görüntüleme

Ticket Tarihçesi

Döküman Ön

İzleme

İşlemler


IK Yöneticileri için Döküman Gelen Kutusu Çalışana Döküman Atama

Metadata’yı Tamamlama



Onaylarla Dökümanları Silme



Takipler (Follow-Up) Oluşturma

Tek Döküman / Birden Fazla

Döküman yada tam Personel

Dosyası için takipler

oluşturabilme


Tam Metin Arama

Metin Arama

Arama Özellikleri

HR Metadata Dökümanı Açma, EFM

or HR Ana Verileri

Döküman Ön İzleme ile Liste Metin Özeti


Bir Personel Dosyası İçerisinde Tam Metin Arama

TODO

Tam Metin Arama


Çalışan Dosya Yönetimi (EFM) Kokpiti

EFM işleme SAP GUI içerisinde başlar

Farklı kaynaklardan gelen bilgileri tek bir ekran içerisinde toplar:

• HR Ana Veri

• Dökümanlar (planned for SP1)

• İş Akışları

• Aktivite Logları

• Döküman Gelen Kutusu

• Müşterileri kendi ekranlarını ekleyebilirler

EFM ile ilgili çalışan spesifik işlemler:

• EFM, PA20, PA30, PA40, Reporting, FullText, Inbox


Çalışan Dosya Yönetimi (EFM) Kokpiti


Raporlama

Dökümanla İlgili Raporlama

Bütünlük (tamamlanmışlık)

kontrolleri

SAP GUI & Web UI’ni Destekler

Varyant (Şablon) Olarak Rapor

Seçimlerini Saklar

Çalışan ve

Organizasyonel Birim

özelinde Arama

Döküman özelinde

kriterler;

Döküman Tipi

Geçerlilik Periyodu


IK Dökümanları ve Çalışan Dosyaları için Raporlama

Sonuç Listesi:

Belge yok

Döküman var ama artık geçerli değil

Döküman var ve geçerli

Bar chart olarak

Sonuçları

Görüntüleme


Web UI’leri İçerisinde Raporlama

Çalışan ve

Organizasyonel Birim

özelinde Arama

Döküman özelinde

kriterler;

Döküman Tipi

Geçerlilik Periyodu

Sonuç Listesi:

Belge yok

Döküman var ama artık geçerli değil

Döküman var ve geçerli


Aktivite Loglama

SAP Employee File Management – Activity Log


Aktivite Loglama

Display of Log Entries Found


Çalışan Etkileşim Merkezi Entegrasyonu


Global Çalışan Desteği

Fidan Terfi Etti. Global Personel Numarası : 100000234

Kariyerine 2009’da Türkiye’de başladı ve

Türkiye’de personel numarası 1234

2013’te Kanada’ya taşındı ve

Kanada’da personel numası

7891


SAP Employee File Management Guest User Access

Misafir Kullanıcı Erişimi


HR Süreçleri & Formları Entegrasyonu

SAP HR Süreçleri & Formları OpenText ile SAP Çalışan

Dosya Yönetimi

EIM25_Find_contract_Sally_Thompson_30sec_ESS.exe


SAP ERP HCM

SAP GUI WEB UI

Mimari Genel Bakış: OpenText ile SAP Çalışan Dosya Yönetimi

SAP Employee File Management SAP Employee File Management

SAP HR Ana Veri,

Bilgi Tipleri,

İşlemler (transactions),

Yetkilendirme

OpenText ile SAP Çalışan Dosya

Yönetimi

SAP Business

Workflow

Müşteri Başarı Hikayeleri


Müşteri Başarı Hikayesi Barclays

Major global financial services provider

150.000 Employees in over 50 countries

Established more than 300 years ago

Digital access to all personnel files

Highly regulated industry, an audit showed that they were not records managing their HR documents correctly, no control or audit action

Simplification and increasing of HR processes

Efficient and faster handling of inquiries

Higher Transparency

Challenges

SAP Employee File Management by Open Text

Employee and Manager Self Service, Guest User Access

Secure access for 200,000 personnel files from any location

Solution

Controlled environment - all linked into SAP records, ie right documents against right person, validity of data

Reduction of storage location, storage costs, print costs, transport costs

Optimizing of HR processes, avoiding of media breaks

Benefits


Müşteri Başarı Hikayesi Swiss Railway

Switzerland’s biggest travel and transport company

28,000 railway employees

Founded in 1902

Needed easy and quick access to all personnel files for the new Shared Service Center in Olten and Fribourg

Complex HR processes

Delays in handling inquiries

Needed a secure, customizable solution.

Exponential growth in document volume. Currently: 3 million HR documents

Challenges

SAP Employee File Management by OpenText

Secure access for 30,000 personnel files from any location

Solution

Reduction of storage location and storage costs

Optimized HR processes

Higher flexibility, time saving and better quality of information

Benefits

Özetle


Çözümün Faydaları OpenText ile SAP Çalışan Dosya Yönetimi

Daha Hızlı IK Süreçleri

Her lokasyondan IK dosyalarına paralel ve eş zamanlı erişim

Daha az arama ve erişme zamanı

Daha Yüksek Hizmet Seviyesi

Web Önyüzleri ile Global IK Süreçlerini Destekleyen Esneklik

Daha Az Operasyonel Maliyetler

Azaltılmış Risk

Yetkilendirilmemiş erişimi önlemek için daha yüksek erişim

Dökümanların çalınmalarına karşı ,korumalı depolama

Geliştirilmiş uyum ve kontrol

Daha Az Eğitim Maliyetleri ve Daha Yüksek Çalışan Memnuniyeti

Teşekkürler!

İletişim Bilgileri

Ad Soyad : Fidan Canik

Title : İş Danışmanı

Adres :SAP Türkiye

Telefon :00905309700632

Technology

Opentext - ÇALIŞAN DOSYALARINIZ NEREDE TUTULUYOR?