CLICK SOFTWAREClick Schedule Expertos-Click Mobile General

Medellin

Marzo 2016

¿Qué tipo de Tecnico eres?

Eficiente?Eficaz?

Eficiente

• Optimiza recursos.• Cuidadoso con horarios.• Metodos Definidos.

Obtuvo resultados?

Eficaz

• Cuida su ambiente.• Tiene acercamiento con los implicados.• Metodos empiricos.

Obtuvo resultados?

FORMULA

Eficiente + Eficaz=

EFECTIVO

En este modulo aprenderás¡¡

• Como ser mas Efectivo• Conocer “Que es ClickSoftware?• Navegar y transaccionar la herramienta Click Schedule y Mobile

contenidos

1. Introducción1. Videos motivaciones2. Por que estamos aquí.

2. Presentación de la Herramienta

1. Que es Click Software3. Nueva terminología Click

4. Ingreso a la herramienta1. Logeo en directorio activo2. Visión general Click Schedule

5. Navegación1. Calendario2. Estructura Comercial3. Recurso Gantt4. Lista de Tareas

6. Estados de Riesgo (alarmas)

7. Planificación de trabajos1. Optimización nocturna y diurna2. Asignación semi automática 3. Asignación manual

8. Barra de herramientas4. Búsqueda de recursos5. Búsqueda de tareas6. Opciones desde Gantt7. Opciones desde lista de tareas

9. PRACTICA 110. RECESO

contenidos11. Navegación pestañas

1. Breve definición de cada pestaña

12. Transacciones desde Click Schedule2. Servicio

1. Completado e incompletado de servicios

3. Cambio de infraestructura

4. Equipos1. Aprovisionamiento,

cambio y recogida de equipos

13. Confirmación de tareas desde Click

14. Vistas Click Mobile

15. Mensajería SSMM VS Mensajería Click

16. Mensajería Click al detalle

17. Administración de recursos

18. Actualizaciones SSMM Vs Click

19. Estados de las tareas

20. Flujo estados

21. Transacciones desde mapas

22. PRACTICA 2

FIN SESION

¿QUE ES CLICK SOFTWARE?

Medellin

Marzo 2016

Que es ClickSoftware?

• ClickSoftware Technologies es una empresa con sede en Israel, que ofrece soluciones automatizadas de gestión de fuerza de trabajo móvil y optimización de servicios

• Tienen más de 750 empleados en oficinas en todo el mundo.

• Líder del mercado en soluciones de optimización y administración de fuerzas de trabajo.

• Principales clientes TELCOS.

• Principales clientes

Mas razones para elegir Click Software• Solución de industria.• Capacidad de configuración.• Extensibilidad de la plataforma en el agente móvil.• Interfaz gráfica.• Enrutamiento automático de órdenes.• Coherencia con estrategia Millicom

Que es ClickSoftware?

Solución para despachar, ejecutar y completar tareas

Terminología

Empresas

Terminología

Técnicos

Terminología

Disponibles

Terminología

PedidoTarea

Terminología

Productos

Terminología

Ruta

Terminología

SMNET/SMPRO

Terminología

ActividadesMano de Obra

Terminología

Aprovisionamiento/Desaprovisionamiento/

Registro Equipos

Nueva Terminología

Navegación

Nueva TerminologíaMAPA

Terminología Estados Tareas

DespachadoAsignadaAbierta

En SitioEn Camino*FinalizadaIncompleto

En MovilidadSubida a un TécnicoConfirmadaLlegada Cliente

Salida ClienteCierre de OrdenPendiente

En MovilidadSubida a un TécnicoConfirmadaLlegada Cliente

Salida Cliente

Pendiente

SSMM CLICK

Para que nos sirve?

RUTEO AUTOMATICO

SEGUIMIENTO A TECNICOS EN LINEA

SATISFACCION DEL CLIENTE

¿Cómo ingresar a Click Software?http://netvm-dclick01/ClickScheduleWebClient/Default.aspx pruebashttp://clickdespacho.epmtelco.com.co/ClickScheduleWebClient/Default.aspx?Culture=es producción

¿Cómo ingresar a Click Software?

Ingresa con tu usuario y contraseña de red (validación en directorio activo)

Visión General

Calendario

Lista de tareas

Horarios(Asignaciones)

Mapa

Mensajería

Navegación

Calendario

Se escoge el periodo de 6 días en el que esta la fecha actual

ESTRUCTURA COMERCIAL

Al cargar todo, en este caso para la Región Noroccidente, nos trae todas las tareas existentes en Click para esta Región

Distrito (Microzona)

Región (Zona)

Área (Departamento)

Navegación Gantt

Podemos cargar o descargar Área (Regional), Región (Bodega), Distrito (Microzona), escogiendo una, varias o todas las microzonas que se tengan habilitadas según el contrato de influencia

Cargando todo al área que se trabaja mostrara esto

Recurso Gantt: Horario

Técnicos

Horario día laboral

Todas las tareas programadas Pertenecientes a las microzonas que se carguen

Lista de tareas

Tareas alarmadasTareas que aun no han sido asignadas de las microzonas cargadas.

Alarmas - DespachoESTADOS DE RIESGO

El sistema tiene la característica de alertar a despacho y al técnico sobre tareas que van a cumplir su hora de inicio cita o

ya se venció.

Alarmas - DespachoESTADOS DE RIESGOSin asignar

• Descripción:• alarma que indica que falta una hora para el inicio de la cita y aun no se ha sido asignada a un recurso del Gantt. Se

visualiza como “No Programado”"

Alarmada• Descripción:• (Sólo aplica para cuando tengamos el agendamiento en Click) esta alarma se activaria el dia anterior a la hora de la cita

a las 18:00 indicando que falta un dia para el inicio y aun no tiene asignacion.

Sin llegar a tiempo• Descripción:• alarma que indica que pasaron 10 minutos despues de la hora de inicio del Gantt (hora esperada de inicio).

Riesgo incumplimiento• Descripción:• alarma que se activa cuando faltan 15 minutos para el inicio de la hora de la cita (para el caso de la franja AM , PM o TD,

se activa cuando faltan 15 minutos para terminar dicha franja horaria.

Incumplida• Descripción:• alarma que se activa cuando ya pasaron 10 minutos despues del inicio hora cita y aun el tecnico no ha marcado En Sitio

Planificación de trabajos

Manualmente se puede asignar una orden en un espacio de tiempo que tenga libre el técnico, se arrastra la tarea hacia el Gantt

Planificación de trabajos

También podemos pedirle al sistema que haga este trabajo por nosotros, el sistema asignará automáticamente la orden al técnico mas cercano con disponibilidad.

Reprogramación de tareas

Se pueden reasignar manualmente una orden a un técnico para adelantar o atrasar un tarea

- Herramientas automáticas para optimizar continuamente rutas usando políticas y algoritmos de planificación:

- Optimización Automática Nocturna: Corre en horas no laborales, optimiza la programación de los próximos 4 días.

- Optimización Automática Diurna (Nuevo): Optimización de rutas en línea (cada 30 minutos) para re-optimizar la programación de hoy reaccionando a eventos excepcionales: retrasos, cancelaciones, nuevas ordenes de prioridad.

Optimización rutas - Despacho

Recurso Gantt

El Gantt permite ubicar las tareas a cada técnico según las necesidades, disponibilidades y franjas horarias.

Navegación Gantt

Crear nueva ausencia: aplicar novedad de un técnico

Guardar lista de tareas

Imprimir lista de tareas

Vista previa lista de tareas

Mostrar/ocultar intervalo de tiempo

Acercar/alejar de Gantt intervalo de tiempo

actualizar

Buscar

Documentación click

Traza de la tarea, se visualizan los cambios de estado, quien los realiza, fecha, hora, otros

Búsqueda Estandar

Permite buscar tareas o técnicos para una identificación mas rápida

Búsqueda en la lista de tareas

Búsqueda de tareas en la lista

Búsqueda en Gantt de Técnicos

Búsqueda de un técnico en el Gantt, muestra su ubicación en el mapa

Navegación Gantt

Aplicar filtros

Desplazarse en las fechas del calendario

Permite editar las diferentes características del técnico

Muestra la ubicación geográfica exacta del técnico en el mapa

Permite programar nuevamente un recurso que se encontraba inactivo

Visualiza todos los recursos

Visualiza los técnicos asignados a cuadrillas

Visualiza solo los técnicos reubicados

Envío de mensajes a técnico

Permite replanificar el tiempo de descanso del técnico

Permite la reubicación de técnicos en las diferente microzonas

Navegación Gantt Muestra la tarea que esta en el Gantt en la lista de tareas

Muestra la tarea en el mapa

Programa una tarea de manera automática

Reasigna la tarea según el tipo de tarea y las prioridades configuradas Reordena la planificación

del día a partir de la orden actual Busca el técnico que

tiene habilidades y disponibilidad para atender la tarea

Baja la orden del Gantt para permitir reasignarla

Muestra las reglas que se quiebran al asignar una tarea a un técnico Cambios de estado de

la tarea desde el GanttLleva a las pestañas de la tarea

Copia el numero de la tarea

Navegación Gantt desde lista tareasMuestra la tarea en el Gantt

Muestra la tarea en el mapa

Programa una tarea asignándola a un técnico según las reglas

Reasigna la tarea según el tipo de tarea y las prioridades configuradas. puede modificar posiciones de otras tareasBusca técnicos y asigna el

mas cercano en tiempoBusca el técnico que tiene habilidades y disponibilidad para atender la tarea

Baja la orden del Gantt para permitir reasignarla

Muestra las reglas que se quiebran al asignar una tarea a un técnico Cambios de estado de

la tarea desde el Gantt

Lleva a las pestañas de la tarea

Copia el numero de la tarea

Permite imprimir la tarea seleccionada

Muestra las tareas de la microzona de la tarea

PRACTICA

1- ingresar a Click Schedule (validación de usuario).2- desplazar el calendario entre fechas, buscar alguna tarea en la lista.3-cargar (escoger una o varias microzonas en la estructura comercial).4-filtrar por tasktypecategory, aprovisionamiento, aseguramiento, corte según el caso.5-buscar recurso en el Gantt, buscar tareas en la lista de tareas, utilización de filtros.6-asignar tareas manualmente a un técnico, movérselas dentro del Gantt.7-explorar todas las opciones de las tareas desde el Gantt y desde lista de tareas. Validar tareas en peligro(alguna alarma).

RECESO 15 MINUTOS

Pestañas tarea Schedule GENERAL

Pestaña general Información de la tarea. Permite los diferentes cambios de estado a la tarea

Pestañas tarea Schedule TIEMPO

Todos las horas involucradas en la tareaHora inicio fin ANSHora inicio fin citaHora inicio fin Gantt

Pestañas tarea Schedule CLIENTE

Información referente al cliente Necesaria para el contacto inicialNombre clienteIdentificaciónContacto (puede ser diferente al titularNúmeros de teléfonos de contacto

Pestañas tarea Schedule UBICACION

Información de ubicación del clienteDirecciónMicrozonaCoordenadasRegión Departamentomunicipio

El campo Distrito (microzona), solo es modificable por un usuario administrador u otro perfil con privilegios que se entregaran y divulgaran en su momento

Pestañas tarea Schedule DATOS ADJUNTOS

Permite adjuntar archivos relacionados a la tarea (quedan anclados a esta) y ser enviados al técnicos.También funciona la recepción de archivos enviados por los técnicos.

Así lo ve el técnico

Pestañas tarea Schedule REQUISITOS

Son las habilidades necesarias que debe tener el técnico al que se asigna la tarea, el sistema en el ruteo automático los identifica, si se va a asignar una tarea manualmente, se debe validar estas habilidades para evitar rompimiento de reglas

Pestañas tarea Schedule CODIGOS

Entrega los códigos de autorización que aplican para la operación-Código completo para cumplir-Código incompleto para dejar pendientes-Código Geocerca permite marcar en sitio cuando Geocerca no funcione

Así lo ve el técnico

Pestañas tarea Schedule SERVICIO

Muestra la cantidad de servicios que tiene la tarea y su estado.La transacción de estos servicios se podrá hacer desde Schedule pero desde otra funcionalidad de Click que veremos mas adelante

Pestañas tarea Schedule LABORES

En esta pestaña se visualizan todos las actividades ingresadas en la ejecución de la tarea.Código ítem Cantidad de veces que ser repite la actividadDescripción (Nombre)

Así lo ve el técnico

Pestañas tarea Schedule MATERIALES

En esta pestaña se visualizan todos los materiales ingresados en la ejecución de la tarea.Código ítem (SAP)Cantidad del materialDescripción (Nombre)

Así lo ve el técnico

Pestañas tarea Schedule EQUIPOS

Muestra la cantidad de equipos a instalarID del equipoTipoProductoTipo equipoLa transacción de equipos se podrá hacer desde Schedule pero desde otra funcionalidad de Click que veremos mas adelante

Así lo ve el técnico

Pestañas tarea Schedule FINALIZADO

Datos que ingresa el técnico cuando esta finalizando la tareaInformación contactoImputabilidad (reparaciones)Cobro por domingo (instalaciones)Firma del clienteOpción cliente no firmaQuien recibe (datos)Observaciones técnico

Así lo ve el técnico

Transacciones desde Click Schedule

Completar o incompletar servicios

Aprovisionar, desaprovisionar equipos, cambio de equipos, recuperación de equipos

Transacciones desde Click Schedule

SERVICIO

Transacciones desde Click Schedule

SERVICIOSe busca la tarea con los siguientes filtros

Se escoge la opciónUNEServices>ParentTaskCallID

Se escoge el filtroContiene

Pegamos la tarea que se va a transaccionar

Al darle en Aplicar, trae la tarea que estamos buscando

Transacciones desde Click ScheduleSERVICIO

Cambio a completo del servicio

observacionesCambio a incompleto del servicio

Se escoge el código de incompleto y de pendiente

Transacciones desde Click ScheduleSERVICIO

Los servicios (dos o mas)vienen en una sola línea para transaccionar, esto por política de Edatel, todo queda instalado o no se instala

Transacciones desde Click ScheduleSERVICIO/CAMBIO INFRAESTRUCTURA

Permite realizar el cambio de infraestructura tal como lo haría el técnico en sitio

Transacciones desde Click ScheduleEQUIPOS

Transacciones desde Click ScheduleEQUIPOS

Se busca la tarea con los siguientes filtros

Se escoge la opciónUNESEquipmentUsed>TaskCallID

Se escoge el filtroContiene

Pegamos la tarea que se va a transaccionarAl darle en Aplicar, trae la tarea que estamos

buscando y el equipo asociado

Transacciones desde Click Schedule

EQUIPOSSe llenan los campos de serial y MAC, si es TOIP el numero del puertoSi es TV se escoge si soporta HDPara ETP SSID y Clave WIFI

Para cambiar un equipo, ingresamos serial y MAC del equipo que entra y el equipo que sale y damos click en el botón reemplazar

Equipo a recuperar, estado de los componentes.

Confirmación de tareas

Información necesaria para contactar al cliente

Se contacta al cliente y este acepta se marca visita confirmada

Se dejan las observaciones respectivas, estas observaciones las puede ver el técnico.

Si fuera necesario anclar la tarea, se da click en el check box

Auditoria

Es una herramienta que nos permite ver la traza de la tarea desde que ingresa al sistema hasta que se cambia su estado, permite ver quien movió la tarea, quien la transaccionó, que estados tuvo y a que horas

Que ve el técnico?

El técnico tendrá es su dispositivo móvil la información necesaria para la ejecución de la tarea asignada, así como todos los campos transaccionables necesarios para aprovisionamientos, aseguramiento y recogida de equipos, según el caso.

Que ve el técnico?

El técnico solamente podrá visualizar las tareas que pongamos en estado DESPACHADO, este despacho puede ser automático o manual

GeneralDatos básicos que el técnico visualizara inicialmente y le sirven de información preliminar para la atención de la tarea. En esta pestaña “General” es donde el técnico cambia las tareas de estado: “En Camino”, “En Sitio”, “Finalizado” o “incompleto”

Siempre Conectados

Comunicación rápida y efectiva con los técnicos a través de mensajería, minimizando tiempos de espera.

Una interfaz poco amigable que no permite una continuidad visible en la comunicación. Solo permite interacción despacho – técnico tecnico-despacho.

Mensajería SSMMInterfaz para

enviar y recibir mensajes

Así ve el técnico la interfaz de mensajes

Envío Mensajería a Técnicos

MensajeríaNuevo Mensaje

Responder mensaje recibidode un técnico o de otro despacho

recibidos enviados Reenviar mensaje

Actualizar mensajería

Eliminar mensajes seleccionados

Mensajes recibidosRemitente, hora llegada, importancia

Mensajes enviados y recibidos

Mensajería

Escribe tú mensaje

Técnico recibe mensaje

Mensajería

Mensaje del técnico

Mensaje recibido en despacho

Mensajería

Envíos masivos

Usuarios click Schedule

Se selecciona uno o varios usuarios para envío de mensajes

Campo para envío de mensajes

Botón para desplegar destinatariosusuarios

Mensajería

Envíos masivos

Usuarios click mobile

Botón para desplegar destinatarios

Campo para envío de mensajes

Se selecciona uno o varios usuarios para envío de mensajes

técnicos

Mensajería

Envíos masivosdespacho

despachadores

Botón para desplegar destinatarios

Campo para envío de mensajes

Se selecciona uno o varios usuarios para envío de mensajes

Administración de Recursos

Definir Disponibilidad para:- Técnicos- Un calendario define las horasde trabajo de una organizacióny sus recursosLos Calendarios se basan en unCalendario Base existente dondelos cambios en la Base se reflejanen los Calendarios asociados

Administración de RecursosLista de Técnicosbasados en laMicroZona

Calendarios semuestran en función dela fecha seleccionada

Muestra los turnos de los técnicos de la microzona que se esta validando

Actualización de tareas SSMM

Para que en el dispositivo se actualicen las ordenes asignadas, el técnico siempre debe realizar este procedimiento, sino, los cambios que hagamos en despacho no se reflejaran en el dispositivo.

Asignación modificación tareas

Actualización automática de los cambios hechos desde despacho, adición, modificación y eliminación de tareas.Actualización de la aplicación y "maestros" cada vez que el técnico se logea, todo esto sin que este tenga que ejecutar tareas

Revisión Lista de Tareas (Task List)

Información básica de la tarea a ejecutar

Estados de las Tareas

Estados de las Tareas

Estados que pueden tomar las tareas en Click

•Estado con que la tarea es creada.ABIERTA

•Tarea agendada (manual o automáticamente).ASIGNADA

•Tarea asignada a un técnico y habilitada para que esta la pueda ver y atender.DESPACHADA

•Estado activado por el técnico (o en casos atípicos por el despachador) cuando este se dirige a la tarea despachada

EN CAMINO

•Estado que informa que el técnico ha llegado al sitio de la tarea.EN SITIO

•Cuando la tarea se ha completado exitosamente.FINALIZADA

•La tarea no pudo completarse.INCOMPLETA

•La tarea entra en una causa común conocida, daño masivo, falla masiva, nombre según el sistema origen

SUPENDIDA

•Ya no es necesaria la atención de de esta tarea, solo permite cancelar cuando esta en los estados ASIGNADA o ABIERTA

CANCELADA

Estados de las Tareas

Estados que pueden tomar las tareas en Click

Cuando alguna tarea entra en un estado de riesgo , como ya lo vimos, en el Gannt la vemos Roja, no es un estado en si pero debemos tenerlo en cuenta

Flujo estado ordenesAsignada

Tarea agendada (manual o automaticamente). En este estado la tarea no es visualizada por los técnicos.

Flujo estado ordenesDespachada

Tarea asignada a un técnico y habilitada para que este la pueda atender

Flujo estado ordenesEn camino

Estado activado por el técnico (o en casos atípicos por el despachador)cuando se dirige hacia la tarea despachada)

Flujo estado ordenesEn sitio

Estado que informa que el técnico ha llegado al sitio e inicia la ejecución de la tarea

Geocerca

Cuando el sistema no permita cambiar al estado en sitio por que hay problemas de georefenciacion o el equipo falla, el despacho puede entregar un código (validando antes que el técnico si este en sitio) para que puedan continuar con las actividades.

Datos Adjuntos

Adjuntar archivos para que sean visualizados por el técnico, funcionalidad muy útil para envió de información.También funciona vía Tecnico-Despacho.

Flujo estado ordenesFinalizada

Cuando la tarea se ha completado exitosamente

Flujo estado ordenesIncompleta

El trabajo no pudo completarse

Flujo estado ordenesSuspendida

La tarea entra a una causa común conocida

Seguimiento en línea

Podemos tener la ubicación exacta del técnico en todo momento, esto posibilita una programación optima de la ruta de cada técnico y la certeza de cumplimiento de citas.

MapaSeguimiento en línea

Podemos tener la ubicación de nuestros técnicos en línea y los visualizamos en el mapa, permitiendo una ubicación espacial para el despacho, disminuyendo desplazamientos.

Mapa desde Recurso GanttSeguimiento en línea

Click derecho

Mostrar el técnico en el mapa

Ubica el técnico en el mapa en el lugar donde esta en el momento de la consulta

Click derechoTraza en el mapa la ruta asignada

Pinta la ruta de un color distinto

Indicaciones de ruta (GPS)

Borra la línea de truta

Edición el recurso

Muestra las tareas que tiene el técnico asignadas

Muestra en el mapa, la ubicación de salida (bodega) que el técnico tiene asignada

Seguimiento en líneaMapa desde lista de tareas

Click derecho

Muestra la tarea en el Gantt (si esta asignada)

Mostrar el técnico en el mapa

Ubica la tarea en el mapa

Click derecho

Muestra los técnicos mas cercanos a la tarea

Muestra que técnico tiene asignada la tarea

Seguimiento en línea

Reducción carga laborar en despacho, mejora del ambiente de trabajo.

Flujo estado ordenes

Reporteria

Gestion del rendimiento

Informes necesarios para el seguimiento e indicadores de la operación, es conocido como ClicAnalize. Estos informes se explican con mas detalle en una presentación particular de reporteria.

Conclusiones