Produktbroschuere ABDok

P R O D U K T B E S C H R E I B U N G

Die Aufgabe in den Mittelpunkt stellen heißt, Dinge zu tun und nicht nur sich darüber zu besprechen!

ⓒDezember2008

ⓒ Produktbeschreibung der Software ABDok - GB KOMMUNIKATION GmbH - www.gb-komm.de 1

I N H A LT S V E R Z E I C H N I S

Die Idee 3

Kernfunktion Protokoll 4

Kernfunktion Aufgabenliste 5

Kernfunktion Aufgabe verwalten 6

Kernfunktion Aufgabenhistorie 7

Usecases: 8

Usecase 1 - Überblick 9

Usecase 2 - Effiziente Kommunikation 10

Kontakt 11


A B D o k s t e h t f ü r

A u f g a b e n B a s i e r t e D o k u m e n t a t i o n

DieIdeeisteineinfachverständlicheswebbasiertesCollaboration-Tool zurverbindlichenDokumentationvon

vernetztenAufgabenlistenzwischenKollegenundTeams.

ABDokkonzentriertsichaufdasWesentliche,Aufgabenübersichtlichund transparentzuverwalten.

SosorgtdieSoftwaredafür,dassalledenaktuellenStatuskennenundwissenwaszutunist.

1. Aufgabenbeliebigtiefvernetzen.

2. DenÜberblicküberalleTeilaufgabenundVerantwortlichenimmeraktuell.

3. Sofortsehen,wasbereitserledigtist.


KernfunktionProtokollDieProtokollmaskeistfunktional.SieermöglichtdieschnelleEingabevonBesprechungsinhalten,

diemananschließendodersofortinAufgabenübertragenkann.

AllewichtigenInformationen,Datum,Thema,Teilnehmer,GremiumwerdenimProtokollkopffestge-

halten.DreiProtokollpunktekönnengleichzeitigbearbeitetwerden.BeliebigvieleweiterPunktewer-

denüberdieSeitenleisteverwaltet.

1. SchnellInhaltedokumentierenundspäterverteilen.

2. InformationenvonBesprechungensofortimNetzwerkzurEinsichtfürallebereitstellen.

3. ProtokollpunktesindbereitsVorlagen,dieperMausklickimselbenSystemzuAufgabenwerden.

4. PersönlicheInhalte/KommentarefesthaltenundfürandereUserperCheckboxunsichtbarschal-

ten;„Privatisierung“.

5. JederzeitimNetzwerkaufProtokollezugreifen.


KernfunktionAufgabenlisteDieAufgabenlisteistdieSchaltzentraledesTools.SiegibtdenÜberblicküberdieaktuellaktiven

AufgabenundermöglichtdieVerwaltungdereigenenAufgaben,wieauch,sichüberdieAufgaben

deranderenzuinformieren.

AllezentralenInformationen,Betreff,Bearbeitungsstatus,Aufgabeninhalt,Fertigstellung,Priorität

undVerantwortlichersinddirekteinsehbar.DieersteSpaltezeigtzudem,obessichumeineTeilauf-gabehandelt.

1. EinfachesListenformatfürdenschnellenÜberblick.

2. DreiStandardlistenansichten(„MeineAufgaben“,„Teamaufgaben“,„AlleAufgaben“),5Stan-

dardfilterundeineindividuelleFilter-/Suchfunktion.

3. DynamischeDarstellungmitSortierfunktionnachListenüberschrift,Statusänderungdirektinder

Liste,ZugriffaufdieVernetzungsdarstellungsowieverschiedeneAktionsmöglichkeitenmitCheckboxen.

4. VerschiedenfarbigeZeilenhebenAufgabeninAusnahmezuständen(z.B.geteilt)hervor.


KernfunktionAufgabeverwaltenDieMaskezurAufgabenverwaltungistübersichtlich.SieermöglichtdievollständigeVerwaltungaller

relevantenInformationen,währenddieAufgabeumgesetztwird.

AlleBelangezumInhaltderAufgabewerdenimerstenBlockadministriert.DerzweiteBlockbezieht

sichaufPersonen(Kundeu.Verantwortlicher),Gremien,PrioritätenundTermine.ImdrittenBlock

werdendieStativerwaltetundimviertenkönnenallgemeineInformationengespeichertwerden.

1. EininübersichtlicheBlöckegeteiltesLayout.

2. AllesichwiederholendeInformationen(Betreff,Gremium,Kunde,Priorität)werdenüberMenüs

ausgewählt.DerUserkanndieAufgabefürsichprivatisieren.

3. ImKommentarfeldwerdenInformationenhinterlegt,diewährendder/zurUmsetzungderAuf-

gaberelevantsind.

4. AndieAufgabekönnenbeliebigeDokumenteangefügtwerden,dieüberdieAufgabefüralle

Userzugänglichsind.

5. AusderAufgabeherauswerdenTeilaufgabenerstelltoderperEmailInformationenanbeliebigeEmpfängerversendet.


KernfunktionAufgabenhistorieDieAufgabenhistoriewirdalsautomatischesLogbuchgeführt.HierwerdenalleSchrittegespei-

chert,diezumVerwaltenderAufgabeumgesetztwurden.

InderAufgabenhistoriefindensichalleTexte,diealsMailoderalsKommentarimZusammenhang

mitderAufgabeversendetwurden.ImAusdruckvonAufgabenkanndieHistoriealsDetailmitan-

gewähltundausgedrucktwerden.

1. AlleswasimZusammenhangmitderAufgabeverwaltetwird,wirdmitNameundZeitstempel

automatischgeloggt.

2. AusderHistorieherauskanndirektaufverlinkteTeilaufgaben,versandteMailsoderAnhänge

zugegriffenwerden.

3. InderDruckfunktionmitausgewähltsindalleInformationenalsProtokollzurAufgabeübersicht-

lichmitaufgelistet.

4. ZujedemZeitpunktkannnachvollzogenwerden,wannwaspassiertistundvonwemesdoku-mentiertwurde.


Usecases:DieSoftwarewurdeinKooperationmitderForschungderDaimlerAGentwickelt.Konzeptionierung,

dieLeitungdesEntwicklungsprojektssowiedieImplementierung,Weiterentwicklung,Wartungund

Pflegelag/liegtinderVerantwortungderGBKOMMUNIKATIONGmbH.

ImRahmenderZusammenarbeitwurdeeineRechteteilungzwischenderDaimlerAGundGebhard

Borck(GeschäftsführenderGesellschafterderGBKOMMUNIKATIONGmbH)vereinbart.AusgehendvondieserVereinbarungkannGebhardBorckunddieGBKOMMUNIKATIONGmbHdieSoftwarefrei

vertreiben,produzierenundweiterentwickeln.

BisherwurdendieseMöglichkeitennurinnerhalbderDaimlerAGumgesetzt,weshalbbeideUse-

casesausdemUmfeldderDaimlerAGentstandensind.

ImFolgendenwerdenverkürztdieAufgabenstellungenundLösungeninderUmsetzungmitABDokgeschildert.


Usecase1-ÜberblickBereichs-,Abteilungs-oderauchTeamleiterbeiDaimlersindhäufiginderSituation,dasssieauf

dieZuarbeitvonKollegenundKooperationspartnernangewiesensind.DiereineAnzahlderAufga-

benunddiedamitverbundeneVernetzungvonZusammenhängenbindetdieKapazitätderFüh-

rungskraftzueinemerheblichenMaß,sodassdieeigentlicheArbeitkaumnocherledigtwerden

kann.IndieserSituationmöchtedieFührungskraftdieAufgabennichtnurbeisichdokumentieren.Sie

möchtedieAufgabenverteilungdirektbeidenVerantwortlichenbekanntwissenunddirektsehen

können,wennundwassichimStatusderAufgabeverändert.

Aufgaben:

- TrotzeinerVielzahlvonAufgaben,dievonunterschiedlichstenKollegenundPartnernzuerledigensinddenÜberblickbehaltenunddabeinichtsübersehenodervergessen.

- DieAufgabendirektbeimVerantwortlichenwissen,sodassdieserStatusänderungensowiewich-

tigeZusatzinformationen(Dokumente,Absprachen,DelegationvonTeilumfängenusw.)selbstdo-

kumentierenkann.

LösungmitABDok:

- AufsetzendesSystemsmitUserzugrifffürdiedirektenKollegenundeinemAdressverzeichnisaller

notwendigerinternerundexternerKooperationspartner.

- FührungskraftundAdministrationsunterstützungals„Koordinatoren“festlegen,diefüralleKolle-

genAufgabenanlegenundverwaltenkönnen.

Nutzen:

- DerTeamleiterhatdenKopffrei.

- AuchohnegemeinsameBesprechungenwissendieKollegensofortüberneueAufgabenbe-

scheid.

- DieAufgabenvonallenFührungsteammitgliedernsindzentralkoordiniert.


Usecase2-EffizienteKommunikationFührungskräftebeiDaimlerhabeneineVielzahlvonunterschiedlichenBesprechungen(unterschied-

licheBereiche,ThemenundOrte).AusdiesenBesprechungennehmensieAufgabenfürsichund

fürKollegenmit.DieseAufgabensollendirektdokumentiertseinundandieKollegen„delegiert“

werdenkönnen.

UmdenÜberblickzubewahrenundBesprechungszeitenzuverkürzensolldieVernetzungderAuf-gabentransparentsowiedieAdministrationderAufgabenauchwährendBesprechungendirektim

Systemmöglichsein.

Aufgaben:

- AufgabeninBesprechungenschnelldokumentierenundspäterfürdieKollegenimThemenzu-

sammenhangverfügbarmachen.

- AufgabenlistealsProtokollinBesprechungennutzen.

- VernetzungderAufgabenundTeilaufgabensowiederDelegationsstrukturenproAufgabenblock

transparentdarstellen.

- DirekterZugriffaufdieAufgabenundProtokollewährendBesprechungen.

LösungmitABDok:

- AufsetzendesSystemsmitUserzugrifffürdiedirektenKollegenundeinemAdressverzeichnisaller

notwendigerinternerundexternerKooperationspartner.

- FreischaltenderFunktionenAttatchments,GruppendelegationundMailfürInformationenund

Aufgabendelegation.

Nutzen:

- ZugriffaufdieAufgabenundAnhängeviaInter-/IntranetunabhängigvomAufenthaltsort.

- ZentraleSpeicherungderInformationenmitZugriffdurchalleBevollmächtigtenaufdieselbeIn-

formation.

- Umbiszu60%verkürzteBesprechungszeitendurchvorherigeKenntnisüberdenBearbeitungssta-

tusderAufgabenunddurchdieKonzentrationaufdasMachbarewährendderBesprechung.


KontaktGBKOMMUNIKATIONGmbH

GeschäftsführenderGesellschafter: GebhardBorck

USt-ID: DE255422810

Anschrift: Fritz-Neuert-Str.13a

75181Pforzheim

Tel: 07231786552

Web: www.gb-komm.de

Mail: [email protected]


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