Cada vez más, individuos y organizaciones delmundo se incorporan “a la red”, y los clubes y orga-nizaciones rotarias no son una excepción. Un sitioen la web es una estimulante manera para que elgrupo rotario mejore las relaciones públicas, propor-cione a los socios nuevas formas para mantenerse encontacto y establezca conexión con una comunidadmás amplia.

Esta guía proporcionará un cuadro panorámico delos pasos necesarios para hacer uso del sitio web afin de poner en práctica relacionas públicas eficacespara el club o distrito. Aquí podrá aprender a usar elsitio para mejorar las comunicaciones, atraer y rete-ner socios, e implementar nuevas maneras de divul-gación a través de los medios de comunicación.Igualmente, descubrirá cómo los grupos rotariosutilizan la web y obtienen sugerencias provenientesde numerosas fuentes que proporcionan modelosespecíficos que se pueden adaptar a páginas web deRotary, ilustraciones gratuitas, asesoría y muchomás.

La Internet como herramienta de promoción

La Internet no es solamente la conexión de compu-tadoras en una inmensa red mundial, es también ellugar perfecto para hacer contacto con otras perso-nas interesadas en informarse acerca del club rota-rio u organización local.

A continuación se exponen algunas de las razonespor qué la web puede ser un excelente lugar parapromover a Rotary:

◆ Amplios espacios. En un sólo sitio se puede proporcionar una descripción detallada de todaslas actividades. Los rotarios del Distrito 7150cuentan con amplio espacio en su sitio web(www.rotarydistrict7150.org) para incluir infor-mación sobre su programa Nacer de Nuevo, elIntercambio de Grupos de Estudio, proyectos dealfabetización y otras actividades. El sitio propor-ciona enlaces a diferentes páginas web que des-

criben cada proyecto en detalle. Asimismo, larotaria Marlene Brown, la “Webmaster” a cargode la página, publica un boletín semanal electró-nico que atrae a muchos visitantes al sitio. En laweb no existen limitaciones de tamaño del papelo costos de impresión; se pueden publicar todoslos textos y fotografías que se deseen.

◆ ¡No a las imprentas! Imprimir un folleto puedellevar semanas, pero las noticias más recientes sepueden obtener en línea en cuestión de segundos.

◆ Desarrollo del sentido comunitario. El acerca-miento entre las personas es un objetivo comúntanto de Rotary como de Internet: a través deeste último, los rotarios pueden “conversar” regu-larmente, obtener información acerca de las pró-ximas reuniones, dejar mensajes en una cartelerainformativa y mantener contacto durante los viajes.

◆ Información a los medios de comunicación.Invite a los periodistas a visitar regularmente elsitio para que encuentren información actualiza-da. Además de ahorrar costos de impresión, losreporteros apreciarán tener acceso a noticias deúltimo momento cuando el tiempo apremia.

Lo importante es utilizar la web al máximo. Segúnuna investigación realizada por CBS, la cadena detelevisión estadounidense, cuando la gente de todoel mundo entra en línea en un sitio Internet, buscanoticias y no entretenimiento, información generalsobre inversiones o conversaciones ociosas.Ya que la gente usa la Internet como fuente primaria denoticias concretas, existe la necesidad tanto de noticias breves como de informes detallados.

Antes de publicar una página web que anuncie lasreuniones del grupo, es mejor llenarla de informa-ción útil sobre proyectos futuros, socios que handesarrollado una labor sobresaliente y conexionescon sitios web provechosos. No solamente se debeinformar a los actuales socios, sino llegar a los nue-vos, a los medios de comunicación y al público engeneral.

La promoción de Rotary en la webBeneficios al utilizar el sitio web de clubes

o distritos a fin de incrementar la atención pública hacia las actividades de servicio

Las relaciones públicas en la web

El éxito de muchas agrupaciones sin fines de lucrodepende del uso eficaz de un presupuesto limitadopara darse a conocer. La web puede constituir unaexcelente fuente de recursos de bajo costo para lle-var a cabo la labor de relaciones públicas.

En la actualidad ya existen numerosas revistas ypublicaciones en la web. Un número creciente deperiodistas exploran la red en búsqueda de materialpara elaborar las noticias y éstos pueden ser contac-tados rápidamente a través de sus propias direccio-nes electrónicas.

El club o distrito que disponga de un sitio ofreceráun lugar excelente para que los reporteros contactencon los socios y reúnan historias. Si la informaciónes de fácil acceso, los medios de comunicación nodudarán en querer estar al día. Anunciar por correoelectrónico que ciertos datos se pueden obtener conanticipación exclusivamente en su sitio web estimulaen los lectores el gusto por tener el control de cuán-do y cómo obtener información.

¿Cómo usan los rotarios la web?

Una de las mejores maneras para crear una páginaweb destinada a su grupo es visitar otras de las des-tacadas páginas de Rotary. A continuación se ofre-cen ejemplos que pueden estudiarse, además dealgunas estrategias útiles.

◆ El sitio de Rotary Finlandia (www.rotary.fi)incluye un mapa para mostrar los distritos deFinlandia, un resumen en inglés, enlaces con laspáginas web de los distritos, las cuales destacanlas actividades de servicio, y noticias acerca de los eventos y reuniones. Por la información quebrinda, este sitio ha sido reconocido en numero-sas ocasiones por la Agrupación InternacionalRotaria de Usuarios de Computadoras (ICUFRpor su sigla en inglés) y la Agrupación deRotarios en la Internet (ROTI por su sigla eninglés).

◆ El distrito rotario 4530 de Brasil (www.geocities.com/Broadway/Orchestra/4042/) ofrece el serviciode inscripción en línea para las conferencias dedistrito, fotografías y biografías de los funciona-rios distritales e información concerniente a losparticipantes de Intercambios de Grupos deEstudio.

◆ John O’Donnell, en la página web de su clubrotario (www.rotarynashuawest.com), incluyemás que datos específicos sobre Rotary. El sitioproporciona información histórica y turística deNew Hampshire, además de pautas para el reci-claje a nivel local.

Los clubes y distritos rotarios recurren a los sitioscomo puntos centrales de reunión. Los visitantes ysocios pueden informarse acerca de las reuniones acelebrarse, ver fotografías de eventos recientes, obte-ner información sobre cómo afiliarse, interaccionara través de los mensajes que se pueden colocar en el“libro de visitantes” (usando un formulario simpleen la página web que el visitante puede rellenar, yque luego será publicado a fin de que otros puedanleer el mensaje) y conducir discusiones, tanto indivi-duales como de grupo, a través del correo electróni-co. Un sitio web puede incrementar en gran númerolas personas que reciben información de Rotary ylas oportunidades de cooperación recíproca. Porejemplo, los rotarios de Indonesia y Nueva Escociapueden examinar proyectos, al mismo tiempo, ensalas de conversación interactivas y publicar conjun-tamente informes en línea.

Divulgación de información a través de losmedios de comunicación

Suministrar información acerca de la descripción deproyectos, números de teléfono y direcciones en lapágina web es una manera de ayudar a los mediosde comunicación. Sin embargo, se puede lograr unpoco más al contactar con los periodistas que esténdispuestos a reportar las actividades del grupo, ycuyas direcciones de correo electrónico, por lo gene-ral, se publican en las páginas web de periódicos,estaciones de radio o televisión locales.

2

Igualmente, se puede crear una lista personalizadade reporteros a los que se puede recurrir en elmomento que se desee difundir una noticia de inte-rés humano, un evento de recaudación de fondos, oun logro importante. Los periodistas locales son losidóneos para informar sobre este tipo de activida-des; sin embargo, se puede obtener una lista a nivelnacional en Internet o en el índice ampliado deYahoo en la web (http://www.yahoo.com/News_and_Media/Journalism/Journalists).

En la preparación del texto para una página web nodebe olvidarse lo obvio. La dirección principal y elnúmero de teléfono deben figurar de manera promi-nente, junto con el nombre y las señas de por lomenos un representante calificado y dispuesto a res-ponder a las preguntas. Para asegurar que se inclu-yan los datos, se puede utilizar el archivo de firma,que consiste en un conjunto de líneas de texto quela mayoría de los programas de correo electrónicopueden anexar a cada correo electrónico que seenvíe y que incluye el nombre completo, el cargo yseñas. Igualmente, se puede incluir en la página webinformación sobre la misión de Rotary y biografíascortas, acompañadas de fotografías de rotariosimportantes del club o distrito.

Los eventos en vivo a través de Internet son unamanera excelente de atraer la atención de losmedios de comunicación y nuevos socios. Se pue-den organizar charlas en Internet, ya sea una vez oregularmente. En dichas charlas, se puede invitar aun orador especial como el alcalde, un director deescuela o el jefe de la policía. A continuación seexponen algunas sugerencias más específicas.

Atraer y retener socios a través de la página web

Mantener una página web que incluya informaciónsobre los programas y direcciones de correo electró-nico para los socios contribuye, en gran medida, aretener a los socios actuales. La publicación delcalendario de las próximas reuniones mantiene atodos al corriente, así como incluir fotos de lossocios constituye una manera de hacerlos sentirhalagados.

La creación de una imagen fotográfica para serusada en una página web requiere que ésta se pro-cese para que la computadora pueda leerla. A fin deobtener dicha imagen, se debe emplear un aparatodenominado escáner. Otra opción es recurrir a lascompañías que ofrecen este servicio.

Proporcionar a los socios diversas maneras de esta-blecer relaciones recíprocas ayuda también a elevarlas cifras de retención. Microsoft FrontPage, elconocido programa para crear páginas web, permiteelaborar páginas tipo cartelera informativa en lasque los usuarios pueden intercambiar mensajessobre una gran variedad de temas, incluidos los pro-yectos de Rotary. Una forma más elaborada e inte-resante de interacción en línea es la conversación envivo, en la que los participantes se interconectan aun sitio especial y se escriben mensajes; estas con-versaciones requieren un programa especial. El forode Rotary International que se describe en la sec-ción “Mejorar la comunicación” utilizó el programadenominado ichat para reunir a estudiantes delmundo en una charla en línea y examinar temas deinterés actual.

Mejorar la comunicación

Además de constituir una excelente forma de reunirinformación sobre cualquier tema, la red proporcio-na nuevas maneras de comunicación. Los sociosdeben estar informados acerca de la existencia delsitio en línea, y para ello, se les puede ofrecer unrecorrido a través del mismo en la próxima reunión,animándolos a que expresen su reacción, y sugierandiferentes fuentes de información que se puedenincluir para lograr que el sitio sea aún mejor.

Muchos clubes y distritos consideran útil la creaciónde un “comité de la web”, y de esa forma todos lossocios saben con quién contactar para ofrecer idease información sobre mejoras al sitio.

La tecnología de la Internet permite la colaboraciónen proyectos a través de las listas de correo electró-nico, grupos de noticias, carteleras informativas,salas de conversación e inclusive videoconferencias.

Para celebrar el 50o aniversario de sus programaseducativos, Rotary International (RI) organizó unevento especial que contó con la participación de800 becarios. Debido a que éstos se encuentran enmás de 70 países, RI patrocinó una conferenciainteractiva “virtual”. La Internet brindó la increíbleoportunidad de desarrollar un foro en el que, porprimera vez en la historia del programa, los becariosse pudieron reunir para compartir experiencias yaprender unos de los otros. La conferencia contócon la participación de un orador principal, salas deconversación, foros de discusión y páginas web debecarios que sirvieron de enlace a importantes

3

temas mundiales y proyectos de Rotary a nivel mundial.

Una lista de correo es un grupo de individuos quecomparten un interés común y que se comunican através del correo electrónico. Es necesario suscribir-se para formar parte de una lista, y luego se recibenlos correos que constituyen las “discusiones” delgrupo. Para participar, se pueden enviar comenta-rios a la lista completa o en forma individual. Sepuede encontrar la compilación de las listas espe-cialmente para rotarios en la sección “Rotary E-Mail Lists/News” (“Listas de correo electrónicode Rotary/noticias”) en: http://pro1.borg.com/rotary/links.cfm.

Sugerencias para crear un sitio en la webque genere buenos resultados

A continuación se exponen las ideas para crear unsitio eficaz en la web incluidas en el artículo publi-cado en The Public Relations Strategist del Dr. LouisK. Falk.

¿En qué consiste una buena página web?

◆ Una página web debe bajar en menos de ochosegundos.

◆ La página web debe ser compatible con los dife-rentes visualizadores.

◆ La página se debe diseñar de acuerdo con eltamaño de la pantalla (estándar, 640 x 480 pixeles) o 800 x 600 pixeles.

◆ A fin de crear un sitio en la web atractivo se deben tomar en cuenta seis aspectos fundamentales:

1. Los enlaces deben conducir a otras fuentes deinformación.

2. Datos para establecer contacto. Es importanteque el usuario pueda siempre contactar con elpropietario del sitio. Se debe dar seguimiento yproporcionar respuesta a las preguntas que segeneran en el sitio, preferiblemente en unlapso no mayor de 48 horas.

3. La distribución de la información. En nuestrasociedad solemos leer de izquierda a derecha,lo cual indica que la información más impor-tante se debe colocar a la izquierda.

4. La utilización del color. El color de la pantallaes importante porque afecta el tiempo de des-carga de la información, además de identificara la organización. Los problemas se presentancuando se recurre a un color poco común.

5. La facilidad del uso. La información debe serfácil de obtener y distribuida de manera lógica.Los hipervínculos deben ser precisos y desta-carse claramente.

6. El propósito. ¿Cuál es el objetivo del sitio?Esta pregunta es importante porque determinael tipo de información, así como su profundi-dad. El modelo presencial (The PresenceModel) se usa como herramienta de promo-ción y permite que el lector reconozca que laorganización es de avanzada. El modelo infor-mativo (The Informational Model) provee degran cúmulo de material y está diseñado espe-cíficamente para hacer circular la información.

◆ Es importante verificar continuamente el funcio-namiento apropiado de la página. Asimismo, sedebe establecer un sistema de respuesta fácil,incorporando en el sitio un enlace de correo elec-trónico con la página web del diseñador.

Por último, para que los lectores en general tenganacceso a la página es necesario registrarla en losmotores de búsqueda principales, como AltaVista,Excite, HotBot, Infoseek y Lycos. Este trámite sepuede realizar a través de la compañía que ofrece elservicio de mantenimiento del sitio web.Igualmente, se debe enviar la página a los directo-rios de Yahoo, LookSmart y Snap.

Interrelación de los sitios de Rotary en la web

Hay en la web un gran número de recursos útilespara crear una página web o contactar con otrosrotarios del mundo. A continuación se ofrece unalista de algunos de estos sitios.

Rotary dispone de un sitio en la web (http://www.rotary.org), desde donde puede establecer contactos,bajar ficheros o extraer noticias que puede utilizaren su página web.

Rotary pone al alcance información útil en lassiguientes secciones de su sitio web.

◆ The Press Center (http://www.rotary.org/press) —Centro de Prensa— es un excelente ejemplopara otros clubes que quieran usar la web paracompartir información y mejorar las relacionespúblicas. Permite el acceso a importantes datos,como la biografía del presidente, comunicados deprensa, noticias por regiones y la descripción dela misión de Rotary.

4

◆ Herramientas y materiales de relaciones públicas(http://www.rotary.org/club/prtools/index.htm) — proporciona importantes herramientas de rela-ciones públicas para promover las actividades delclub o distrito. Asimismo, se puede suscribir aesta página para recibir sugerencias de relacionespúblicas por correo electrónico. Haga clic enprtips@rotaryintl.org y proporcione su nombre ydirección de correo electrónico.

◆ Juego de materiales informativos de Rotary(http://www.rotary.org/club/prtools/toolbox/forms.htm) — facilita la obtención de archivos que con-tienen una relación de datos, gráficos e informa-ción que pueden ser útiles en su página web.Además, se sugiere visitar www.rotary.org/press/atwork, para obtener información sobre las inicia-tivas que implementa Rotary, las cuales abordanun importante número de problemas sociales.

◆ Donde se reúnen los clubes — (http://www.rotary.org/services/clubs/index.htm) pone a dispo-sición de los usuarios una lista de las próximasreuniones de Rotary que se realizarán alrededordel mundo. En caso de que el club no esté inscri-to, es importante contactar con Rotary paraincluir la reunión del club en esta página.

◆ El centro de descarga (The Download Center)(http://www.rotary.org/services/download/index.htm) — provee diferentes versiones del emblemaoficial de Rotary, así como materiales que inclu-yen el lema presidencial, oportunidades para par-ticipar en proyectos de servicio y programas deRotary.

Se puede utilizar un modelo de página web predise-ñada, el cual se puede llenar con imágenes y conte-nido propios, ahorrándose así mucho tiempo yesfuerzo en el proceso de construcción. La compa-ñía Computer Resources de Bend, Oregón, EE.UU.,ha creado una serie de modelos de páginas web deRotary junto con una guía para incluir al club rota-rio en la red. Se pueden obtener estos modelos en elsitio web de los Clubes Rotarios de Oregón Central(http://www.empnet.com/rotary/guide.htm).

Normativa de Rotary para las páginas web

Antes de desarrollar el sitio web del club o distrito,es importante leer la normativa de Rotary sobrecomunicaciones electrónicas. Las directrices se pue-den consultar en la página web de Rotary (http://www.rotary.org/club/guidelns.htm), donde se puedeobtener información sobre aspectos como, por ejem-plo, el enlace que debe tener cada sitio con el sitioweb de Rotary, y también información útil sobrecómo crear y mantener un sitio.

Seguimiento y medición de los resultados

Cuando el sitio ya está en línea, es importante cono-cer la eficacia del sitio y mejorar su nivel. A diferen-cia de una catálogo o folleto, el sitio web es fácil devolver a hacer y revisar.

Además de analizar las respuestas que se reciban yusar la intuición, es importante crear una maneramás científica de medir la eficacia del sitio web.Primero, determine los objetivos definiendo qué sequiere lograr; segundo, decida cómo medir losresultados, por ejemplo, compilando los aciertos olas respuestas en una encuesta en línea, o condu-ciendo grupos motivacionales. Mantenga registrospor un período de tiempo, a modo de referencia,que permitan comparar los resultados. En caso deno cumplir con los objetivos trazados, se deben bus-car soluciones para mejorar y, posteriormente, con-tinuar con las mediciones.

Algunos servidores web proveen a los clientes desofisticadas herramientas de medición que los man-tienen al corriente de quiénes visitan la página y dedónde provienen, a través de programas como elWebTrends, que brindan informes con regularidad.En dichos informes se pueden determinar cuálesson las páginas de mayor aceptación, cuándo se

5

reciben más lectores y dónde están localizados, asícomo otros datos importantes. Por ejemplo, en elsitio web de Rotary de Gran Bretaña e Irlanda(http://www.ribi.org) se puede obtener una idea deltipo de estadísticas que es posible recoger.

En general, muchos servidores web, como AmericaOnline, permiten establecer un enlace con el pro-grama llamado hit counter (contador de visitas).Dicho contador registra el número de visitas reali-zadas a una página web y brinda una idea de la frecuencia de acceso a la página. El sitio web delClub Rotario de Barnsley, Inglaterra (http://www.mikelees.demon.co.uk/rotary.htm), incluye un con-tador, así como un libro de visitantes.

Un sitio web permite al club o distrito transmitir losmensajes del grupo a audiencias externas e internas.La web brinda una manera eficaz de propiciar elinterés y entusiasmo entre los socios, haciéndolossentirse satisfechos con sus contribuciones, lo queredunda en una sólida base para promover unamayor afiliación y retención de socios, y para infor-mar a los medios de comunicación locales acerca de los últimos acontecimientos, así como los proyectosen marcha. En resumen, mediante un sitio web elclub o distrito puede aprovechar todas las posibili-dades para que se lo conozca mejor y, por ende,para hacerlo más eficaz al servir a la comunidadlocal e internacional.

Rotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EE.UU.www.rotary.org 271-SP—(400)