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As fases de gestão da informação: Receção e Produção – Circulação e Incorporação; Avaliação, Seleção e
Eliminação
FASE 1: RECEPÇÃO – AVALIAÇÃO - BD
Projeto de Arquivo
GRUPO 2:
9120426 Ana Santos
9120062 Andreia Carvalho
9120067 Diogo Pinho
9120078 Miguel Lima
9120084 Sílvia Amado
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SUMÁRIO:INTRODUÇÃO:
FASE 1: ARQUIVO
1. Fases da Gestão da informação: Receção e Produção-
Circulação e Incorporação
2. Diagnóstico e análise das necessidades
2.1 Caracterização da ESEIG
2.2 Caracterização da AE ESEIG
2.3 Caracterização do sistema de arquivo
2.4 Identificação de recursos
2.5 Programa de Intervenção
3.Recolha, análise e levantamento da produção documental
3.1 Descrição do fluxo informacional
4.Plano de Classificação
4.1 Funções Meio
4.2 Funções Fim
4.3 Unidades arquivisticas
4.4 Critérios para a constituição de séries e sub-séries
4.5 Classificação para a consituição de séries
4.6 Codificação
4.7Apresentação e implementação do Plano de Classificação
4.8Formulários específicos para todas as fases de gestão da informação
4.9Instrumentos de acesso à informação
4.10 Relatório de metedologias e procedimentos para aprovação
5.Fases da Gestão da informação: Avaliação, Selecção e Eliminação
5.1 Definição de conceitos
6.Levantamento, descrição e análise da documentação
6.1 Critérios de avaliação
6.2 Métodos de amostragem
7.Tabela de Selecção
8.Diagrama Entidade-Relacionamento
9.Diagrama de Relações
CONCLUSÃO:
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
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INTRODUÇÃO:
Fonte: http://pt.wikinoticia.com/mundo-e-economia/Finan%C3%A7as?start=24
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•
Elaboração do estudo orgânico-funcional da AE ESEIG:Fases da Gestão da Informação
Um documento é todo e qualquer registo de informação, independentemente do tipo de
formato ou suporte que é usado para registá-la.
Os documentos possuem um ciclo vital, ou seja, um ciclo de vida, sendo este composto por
três fases:
Fase Ativa Fase Semi-Ativa
Fase Inativa
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Além de possuírem um ciclo de vida, os documentos podem ainda ser classificados segundo o seu
valor:
Dependendo do tipo de documentos, existem ainda três tipos diferentes de arquivos:
Valor Primário (administrativo) Valor Secundário
(testemunho)
Corrente Intermédio Definitivo
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Na fase Receção e Produção deverá ser realizado um estudo relativo à produção documental.
Esta Receção deverá respeitar os seguintes procedimentos:
Abertura e verificação do destinatário;
Carimbo e Registo;
Distribuição/Atribuição interna;
Verificação de antecedentes/Abertura do processo.
Relativamente à Produção, esta diz respeito à documentação que vai surgindo no decorrer
das atividades de uma dada instituição. Tem como objetivo rejeitar a produção de documentos
que não se considerem úteis para a instituição.
.
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A sua estrutura orgânico-funcional;
Separar e fazer uma distinção dos diferentes fundos;
Fazer o levantamento das principais séries, das datas exatas, do número de
documentos e do estado de conservação do documento.
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No que diz respeito à fase da Circulação, o principal problema centra-se no facto da
documentação circular de serviço em serviço sem possuir qualquer registo, o que leva a que se
perca muito tempo na procura dos documentos.
Assim, podemos definir Circulação como todo o percurso que o documento percorre
desde a Receção até ao seu armazenamento.
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Quando se procede à Circulação de um determinado documento, é necessário o preenchimento
de uma ficha de empréstimo que deverá conter os seguintes campos:
Código da classificação;
Data de devolução;
Data do empréstimo;
Identificação do utilizador e a sua assinatura;
Número de expediente (registo de entrada);
Número de páginas.
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No que toca à Incorporação de documentos, esta fase dá-se de forma totalmente gratuita e a título
definitivo de um arquivo por outro arquivo, sendo que todas as incorporações deverão ser definidas
por via legislativa.
A Incorporação poderá ser realizada de duas formas:Ordinár
iaExtraordinária
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Caracterização da ESEIG:História:
• 1990: fundação da ESEIG, na Póvoa de Varzim (pólos provisórios);
• 2001: mudança da ESEIG para Vila do Conde, definitivamente;
• Licenciaturas implementadas na ESEIG: Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação,
Contabilidade e Administração, Design, Engenharia Biomédica, Engenharia e Gestão Industrial,
Engenharia Mecânica, Gestão e Administração Hoteleira e Recursos Humanos;
• Mestrados implementados na ESEIG: Engenharia e Gestão Industrial, Finanças Empresariais, Gestão
e Desenvolvimento de Recursos Humanos e Informação Empresarial;
• Pós-graduaçãoes implementadas na ESEIG: Design de Mobiliário, Direção Hoteleira, Gestão de
Bibliotecas Escolares, Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos, Gestão de Unidades de Saúde,
Gestão de Unidades de Turismo em Espaço Rural e Tecnologias Educativas Avançadas;
• Além das Licenciaturas, Mestrados e Pós-Graduações existem ainda um Curso Superior para Seniores,
destinado a pessoas com mais de 50 anos e com experiência comprovada ou o 12º ano de escolaridade.
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Missão:
Desde a sua recente criação que a Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão
(ESEIG), tem como missão criar, transmitir e difundir conhecimento, cultura, ciência e
tecnologias de acordo com a ampla diversidade de perfis de profissionais, privilegiando o
saber fazer, sentido empreendedor e a capacidade de permanente adaptação,
investigação orientada e da prestação de serviços á comunidade, graças a excelência
dos seus recursos e relações com o plano económico e social, contribuindo assim para o
desenvolvimento na região na qual esta inserida assim como para o desenvolvimento do
país.
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Organigrama da ESEIG:
Fonte: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma
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Caracterização da AE ESEIG:• 1991: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-VC no Diário da República;
• 1993: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-PV no Diário da República;
• 2001: Abertura das novas e actuais instalações da ESEIG e adopção de um período transitório, onde
foi criada uma Comissão Directiva constituída por 10 elementos;
• 2002: Surge a AE unificada (VC e PV);
• O fundo da AE - ESEIG é constituído por 55 capas e por 7 botas. Estas sete botas contêm
documentação referentes a catálogos, boletins, revistas, monografias, boletins de movimentos, livros
de faturas, livros de requisições, livros de cheques, disponibilidades, e depósito à ordem e caixa,
livros de recibos e atas. A série de Contabilidade/Tesouraria pertence a todas as associações de
Estudantes e existem no total 9 capas (1991-2001)
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Este fundo documental divide-se em quatro sub-fundos:
ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os estatutos de 1991);
ESEIG – PV: referente à AE de Póvoa de Varzim 1991-2001 (com os estatutos de 1993);
ESEIG PV/VC: referente ao período de transição de Outubro a Dezembro de 2001 (com proposta
de estatutos de 2001);
ESEIG – VC: referente à AE atual (com os estatutos de 2003).
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SUB-FUNDO AE - ESEIG - VC: referente a 1991-2001
Órgãos da AE:
- Reunião Geral de Alunos (RGA)
- Direção
- Departamentos
- Conselho Fiscal
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Organigrama de 1998:
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 4 Abril 2015]. p.13 . Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
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SUB-FUNDO AE - ESEIG - PV: referente a 1991-2001
Órgãos da AE:
- Assembleia Geral
- Direção
- Departamentos
• Departaamento recreativo/cultural;
• Departamento desportivo;
• Departamento social-pedagógico;
• Departamento de saídas profissionais;
• Departamento de saídas profissionais;
• Departamento de tradições académicas;
- Mesa da Assembleia
- Conselho Fiscal
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Organigrama representativo de todas as fases daAE – ESEIG – PV (1991-2001)
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. p.14 . Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
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SUB-FUNDO AE - ESEIG – VC/PV 2001:
Órgãos da AE-VC:
- Direção
- Conselho fiscal
- Reunião geral de alunos
- Mesa da reunião geral de alunos
Órgãos da AE-PV:
- Direção
- Assembleia-geral
- Mesa da Assembleia-geral
- Mesa da RGA
- Conselho fiscal
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SUBFUNDO ESEIG-VC (2001-2003):
Órgãos da AE ESEIG-VC:
- Assembleia Geral
- Conselho Fiscal
- Direção
• Departamento Cultural e Departamento
Relações Públicas
• Departamento Informativo
• Departamento Desportivo
• Departamento Comercial e de Marketing
• Departamento Recreativo
• Departamento Pedagógico
• Departamento Saídas Profissionais
• Departamento Relações Externas
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Organigrama de 2003
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. p.21 . Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
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Caracterização do sistema
de arquivo:Para caracterizar um sistema de arquivo é essencial ter conhecimento sobre o Arquivo e
sobre como é usado.
Existem três sistemas de arquivo:
Centralizado Descentralizado Misto
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Caracterização do sistema
de arquivo:O Repositório em estudo, o Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG, é um
sistema de arquivo centralizado, reunindo toda a documentação num só espaço.
Este é o sistema mais adequado, visto que, a instituição é de dimensões reduzidas,
permitindo centralizar o arquivo, possuindo um único depósito, onde reúne toda a sua
documentação, possibilitando assim um maior rigor no seu plano de classificação e melhorando
a sua operabilidade e serviços.
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Identificação de recursos:
Recursos Humanos
Recursos Materiais
Recursos Financeiros
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Recolha, análise e levantamento da produção documental:
Plano de Classificação
O Plano de Classificação é um documento que regista o sistema de classes concebido para a
organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação.
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Funções-Meio/Funções-Fim
As funções-meio consistem num conjunto de actividades desenvolvidas por um organismo ou
instituição no quadro da gestão interna.
As funções-fim consistem num conjunto de atividades especificas desenvolvidas por um
organismo ou instituição no quadro da gestão de projeto. Ou seja, as funções-fim estão interligadas
com os objetivos das instituições.
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Unidades arquivisticas
Unidade arquivistica é um documento simples ou conjunto de documentos do mesmo arquivo.
Processo Série SubSérie Coleção
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Critérios para a constituição de séries e sub-séries
Para avaliar uma série existem duas opções:
• Conservar na íntegra;
• Fazer uma selecção documento a documento.
Contudo, ambas têm desvantagens: a primeira opção, tem como desvantagem a ocupação de
espaço com informação, por vezes, sem importância; e a segunda representa um trabalho mais
demorado.
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Classificação por conjuntos de séries
Classificar consiste em agrupar por conjuntos, neste caso, agrupar as séries entre si, no que
respeita o tema, tipo de acção e tramitação em conjuntos próprios. A classificação deve ser feita
em 2 ou 3 níveis: uma classe e uma série, ou duas classes e uma série. Caso a classificação,
possua mais de 3 níveis, significa que os são extensos e a arrumação será mais demorada
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Codificação Aquando da conclusão das séries e sub-séries, procedemos á sua codificação.
Existem 2 tipos de códigos:
NuméricosAlfanuméricos
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Apresentação e implementação do Plano de Classificação (PDF)
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Instrumentos de acesso à informação
Os instrumentos de acesso à informação utilizados foram a Base de Dados em access
e o Plano de Classificação, ambos criados pelo grupo.
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Fases da Gestão da informação: Avaliação, Selecção e Eliminação
Avaliação
Seleção
Eliminação
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Levantamento, descrição e análise da documentaçãoCritérios de avaliação:
Os critérios de avaliação relativamente à identificação do valor primário dos documentos e a
determinação dos prazos de conservação são estabelecidos pela entidade produtora, já a identificação
do valor secundário dos documentos e a determinação do seu destino final são estabelecidos pelo
IAN/TT.
• Critérios para atribuição de valor secundário
• Critério de aplicação excecional – o critério da importância
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Métodos de amostragem
Métodos de Amostragem
Exemplar
Seletiva
Sistemática
Aleatória
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Tabela de Selecção (PDF)
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Diagrama Entidade-Relacionamento
39
Diagrama de Relações
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Conclusão:
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322 ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Apresentação [Em linha]. [Consult. 14 Abril 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/apresentacao ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Estatutos [Em linha]. [Consult. 14 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/estatutos ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT. 1998. ISBN 972-8107-38-2 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1998. P.9-11
