SharePoint はグループウェアか？

SharePoint はグループウェアか？

Japan SharePoint Group #18 @大阪2015/03/14

太田浩史MVP for SharePoint Server

Japan SharePoint Group#18 @Osaka. 1

自己紹介

太田浩史 (おおたひろふみ)

• 「標準機能をできるだけ使いたい」派

• ベンダーとしてお客様への導入・利用支援や情報提供

• ユーザーとして社内の利活用を支援

Japan SharePoint Group#18 @Osaka.

Ota Hirofumihttps://facebook.com/hrfm.jp

Hirofumi OTAhttp://www.slideshare.net/hirofumi_ota

@hrfmjphttps://twitter.com/hrfmjp

idea.toString();http://idea.tostring.jp

2013 - Microsoft MVPSharePoint Server

2

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http://idea.tostring.jp/

グループウェアで良くある機能

• グループウェアの機能イメージ


• ポータル

• スケジュール（個人・施設）

• ToDo/タスク

• ディスカッション

• 個人ファイル

• ファイル共有

• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳

• 電話メモ/伝言メモ

• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集

• タイムカード

• アンケート

• ワークフロー

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SharePoint の機能とマッピング


• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



なんとかなりそう？足りない部分は開発でなんとかしよう…


いつも問題になるところ


• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



SharePoint が苦手なこと


1 : 1 の共有

不定の相手との共有

ひとり

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SharePoint が苦手なこと


1 : 1 の共有

不定の相手との共有

ひとり

どれかひとつが要件にあると、

とたんに実現が難しくなることが

多い気がします。

• 操作が複雑

• 開発が必要

• 運用・メンテナンスが大変

などなど

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特に問題になるところ


• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



スケジュールと ToDo/タスク


SharePoint の機能

“共有の”

スケジュール

ToDo/タスク

グループウェアの機能

（個人の）スケジュール

（個人の）ToDo/タスク

“の共有”

越えられない壁！

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あれ？でもこれってOutlook とか Lync？

個人のスケジュールやタスクの共有は Outlook が使えるし…


SharePoint の標準機能を使うところ


• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



SharePoint の標準機能

• ディスカッション ⇒ ディスカッション掲示板

• 個人ファイル ⇒ OneDrive for Business

• ファイル共有 ⇒ ドキュメントライブラリ

• 掲示板 ⇒ お知らせリスト

• リンク集 ⇒ リンクリスト（または HTML 手書き）

• アンケート ⇒ アンケートリスト

• ワークフロー ⇒ ワークフロー


8割がた完成


何かしらの工夫が必要なところ


• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



回覧板の実現案

• 回覧板の想定要件

– 記事やファイルについて、誰が閲覧したかを確認できる

– 自分に回ってきている回覧板を確認できる

• できるだけ簡単に実現するなら

– ワークフローを利用してみましょう


ワークフロー：タスクプロセスを開始する

• 特定のユーザーや SharePoint グループのメンバーへ

一斉にタスクをアサインできるアクションで代替する

• アサインされたメンバーへは、メール通知が送られる


「グループ内の各メンバーにタスクを割り当てる」のオプションを利用することで、SharePoint グループ内の全ユーザーへ一度にタスクを割り当てることができる。

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電話メモ/伝言メモの実現案

• 電話メモ/伝言メモの想定要件

– 入力すると相手にメールで届く

– 「要対応」「電話折り返し」などの選択肢

• ちょっと手間をかけても良いなら

– SharePoint REST API を使ってみましょう

– SharePoint アプリを作ってみましょう


SharePoint REST API - SendEmail

• メール送信の REST API が用意されている

– /_api/SP.Utilities.Utility.SendEmail

– From,To,Subject,Body を指定して簡単に送ることができる

– REST API なので JavaScript で作成できる

– SharePoint Online でも利用できる

– サイトにユーザーがいないと送ることができないので注意

• まったく無関係の人には送ることができない


SP.Utilities.Utility.SendEmailfunction sendEmail(from,to,subject,body) {

var urlTemplate = _spPageContextInfo.webAbsoluteUrl + "/_api/SP.Utilities.Utility.SendEmail";

$.ajax({

contentType : 'application/json',

url : urlTemplate,

type : "POST",

data : JSON.stringify({

'properties' : {

'__metadata' : {

'type' : 'SP.Utilities.EmailProperties‘

},

'From' : from,

'To' : {

'results' : [to]

},

'Subject' : subject,

'Body' : body

}

}),

headers : {

"Accept" : "application/json;odata=verbose",

"content-type" : "application/json;odata=verbose",

"X-RequestDigest" : $("#__REQUESTDIGEST").val()

},

success : function (data) { alert("Success Response"); },

error : function (err) { alert(JSON.stringify(err)); }

});

}


• SharePoint アプリ（JavaScript）からメールを送信

• People Picker も JavaScript で実装ができる

サンプルの実装


SharePoint ホスト型 SharePoint アプリ


• SharePoint にホストされるアプリ

• 開発言語は、JavaScript などクライアント側処理のみ

• SharePoint のデータへのアクセスは、SharePoint の

Client Side Object Model を利用

• Office 365 Napa の利用で、ブラウザのみで開発可能

Napa


[“Napa” Office 365 Development Tools]

https://store.office.com/napa-office-365-development-tools-WA102963791.aspx

https://store.office.com/napa-office-365-development-tools-WA102963791.aspx

タイムカードの実現案

• タイムカードの想定要件

– 出社時に「出社」ボタンを押して時間を記録

– 退社時に「退社」ボタンを押して時間を記録

– 後から、記録された時間を修正できる

– 一ヶ月の記録を指定のフォーマットで印刷できる

– CSV へデータ出力ができる

– ケータイ、スマホからも利用できる


むずかしそう…そこまでやるなら、Web アプリを開発したほうが早いかも…

無理はしたくない


• プロバイダーホスト型の SharePoint アプリ

– “たとえば” Azure 上へ Web サーバーを展開

– “たとえば” Azure 上へデータベースを展開

プロバイダーホスト型 SharePoint アプリ


SharePoint/SharePoint Online

自分で用意する Web サーバー自由に開発できる

任意のサーバーへアプリを構築する

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認証とかAPI とか

サイト構成やページ構成で実現するところ


• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



レイアウトしてみる

• ポータル


ここまでを、まとめてみると

• ポータル




• 掲示板

• 回覧板



• ToDo/タスク

• アドレス帳

• メール

• 組織階層

• 在籍確認


• リンク集


• アンケート


SharePoint Outlook/Lync

SharePoint で実現できた機能のほうが多い！！

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ユーザーから挙がる声、複数ツールを使い分けるのは

ムズかしい


理由を聞いてみると


業務で頻繁に利用するスケジュール、ファイル共有が別のツールなのはストレス


そういうことであればSharePoint へ

スケジュール機能を追加だ！


の、前に


われわれはもっとOutlok と

仲良くすべきなのでは？Outlook 並みのスケジュール機能を SharePoint で作るのは大変だし


ちかごろの Outlook の動向

• Groups in Office 365 が昨年 Office 365 へ登場


Groups in Office 365

• スレッド



• ファイル（OneDrive for Business）



• スレッドの添付ファイルは、OneDrive で集中管理。



• 添付ファイルの表示


ドキュメントプレビューとスレッドの同時表示

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• グループを探す（People アドレス帳）


Office 365 では、OneDrive と Outlook がシームレスに連携している

Groups in Office 365 なら。


グループウェアで良くある機能

• Groups in Office 365 でカバーできそうな範囲

• ポータル


• ToDo/タスク




• 掲示板

• 回覧板

• メール

• アドレス帳


• 在籍確認

• 組織階層

• リンク集


• アンケート



Outlook Web App有能

OneDrive / Groups in Office 365 も使うと。


チームサイトよりも手軽で良いかも「積極的に管理したい」 IT 部門には向かないかも。


SharePoint に期待される機能は？

残っている機能はどれかな…？


SharePoint に期待される機能？

• ポータル

– 掲示板

– 回覧板

– リンク集

• ファイル管理

– “体系化された” ファイル管理

– 検索


• ユーティリティ

– 電話メモ/伝言メモ

– タイムカード

– アンケート

– ワークフロー

– 他にも色々あるかも・・

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どうやって実現するか？

• ポータル

– 掲示板

– 回覧板

– リンク集

• ファイル管理

– “体系化された” ファイル管理

– 検索


• ユーティリティ

– 電話メモ/伝言メモ

– タイムカード

– アンケート

– ワークフロー

– 他にも色々あるかも・・

標準の機能？

もしかするとオンプレミス？

SharePoint アプリ？

他のクラウドサービスと連携したアプリケーションとか？

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言いたかったこと。

• SharePoint はグループウェアか？

– SharePoint 単体で考えるとやっぱりキビシイと思う

– 足りない機能をどうやって充足していくのか？

• Outlook や Lync を中心に考えてみると

– SharePoint は、グループウェアの機能を補完する役目が良さそう

– ちいさな機能を数多く SharePoint アプリで用意すると良いかも？

• 複数の製品をいちどに利用できる Office 365 は強い

– Groups の利用は検討してみる価値がありそう

– オンプレミスとのハイブリッド利用では、使い分けや役割分担が必要


SharePoint 2016 が出るよ！


• SharePoint Server 2016 は今年後半にリリース予定。

• Office 365 の”一部の機能”がオンプレミスでも利用可能に。

• Office 365 とのハイブリッド利用を強化。

[Evolution of SharePoint - Office Blogs]http://blogs.office.com/2015/02/02/evolution-sharepoint/

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http://blogs.office.com/2015/02/02/evolution-sharepoint/

Japan SharePoint Group#18 @Osaka. Fin.

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SharePoint はグループウェアか？