SIS Link presentatie Technische Universiteit Eindhoven

Digitaal werkenCollaboration versus Compliancy(archief)

21 juni 2013

Even voorstellen

Remi Scholten

• Manager KennisCentrum Onderwijs

• Circle Software (ECM Onderwijs/Overheid)

Stefan Osinski

• Technische Universiteit Eindhoven

• Informatie Expertise Centrum

• Hoofd Archieven & Media

/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 121-6-2013

Agenda

• Aanleiding/probleemstelling

• HORA

• Visie TU/e

• Oplossingen

• Onderzoek

• Bedrijfsprocessen / AO

• Onderwijs

• Conclusie

• Vragen

PAGE 221-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski

PEST analyse


Wat willen (jonge) mensen…


Professionele vrijheidHet nieuwe werken


Bring your own device!


Wat wil uw organisatie?


Betere dienstverlening Efficiëntere dienstverlening

Wat wil uw organisatie?


Governance & Compliance

• Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB)

• Archiefwet 1995

• Archiefregeling 2009

• Accountantscontrole (bekostiging)

• Onderwijsinspectie

• Wet onderwijstoezicht, leerplicht

• Wet openbaarheid bestuur

• Selectielijst archivering HBO Raad

• Declaraties bestuur• F&C accoutantcontrole• Taxonomy Kennisnet

• …. etc

HORA Bedrijfsfunctiemodel


Valorisatie

Onderwijsondersteuning Onderzoeksondersteuning

OnderzoekOnderwijs

Onderwijs

ontwikkeling

Onderwijs

planning

Onderwijs

uitvoering

Roostering

Deelnemer

wervingInschrijving

Onderzoeks

administratie

Onderzoeks

ontwikkeling

Onderzoeks

opzet

Onderzoeks

publicatieToetsing

Deelnemer

counselingDiplomering

Kennis

uitnutting

Onderzoeks

uitvoering

Onderzoeks

assistentie

Deelnemer

begeleiding

Algemeneondersteuning

Wetenschappelijke informatie

voorziening

BedrijfsvoeringHuman Resource

Management

Financieel

management

Facilitair

managementDocumentaire IV

Communicatie

management

Inkoop

management

Contact

management

Juridisch

management

Informatie

en Technologiemgt.

SturingBeleid en

planvorming

Verander

management

Verbeter

managementVerantwoording

Strategie en

governance

Sturing

Onderzoeksondersteuning

Onderzoek

Onderwijsondersteuning

Onderwijs

Bedrijfsvoering

vordering

verplichtingjournaalpost

kostenplaats

activum

inkomende betaling

uitgaande betaling

dienstbetrekking

contact

campagne

competentie(medewerker)

beoordeling

formatieplaats gebouw

ruimte

voorwerp apparaat

applicatie

systeemsoftware

configuratieitem

melding

organisatie

individu

werkactiviteit

leverancier

inkoopcontractwerkorder

medewerker

doelstelling indicatoronderwijsinstelling

organisatieonderdeel

beleidsuitgangspunt architectuur resultaat

bewijsstuk

toetsmateriaal

leermateriaal

rooster

stageplaats

stage

onderwijseenheid

onderwijseenheiddeelname

examen programma

toetsresultaat

onderwijsovereenkomst

groep

competentie(deelnemer)

deelnemer

waardedocument

stagebedrijf

onderwijsproduct

opleiding

leeractiviteit toetsactiviteit

opdrachtgever werkpublicatie(gepubliceerd)

subsidieprogramma

onderz.geg.(gepubliceerd)

subsidieovereenkomst

samenwerkingsverband

expressie

manifestatie

item

leermateriaal(gepubliceerd) uitleen

publicatie

onderzoeksgegevens

toetsmateriaal(gepubliceerd)

bedrijfseis

plan

onderzoeksobject

onderzoek

begroting

5 jaar of langer bewaren

archiefindicatie

Selectielijst archivering Hoger Onderwijs

Probleemstelling TU/e

• Dynamische omgeving

• Eigenwijze professionals en jonge studenten

• Waarborging verantwoording middels archief

• Naadloze integratie van de dynamische werkomgeving met “archief” E-depot omgeving


Visie TU/e

PAGE 1221-6-2013

Digitale universiteit“de TU/e zet de komende jaren stappen in

de richting van het concept digitale universiteit”

/ Remi Scholten & Stefan Osinski

Visie Informatie Expertise Centrum

PAGE 1321-6-2013

• Contentmanager TU/e• Informatie vastleggen, bewaren en beschikbaar stellen

• Kerntaken:• Digitaal (samen-)werken• E-depot

• Digitaal archief• Repository• Academisch Erfgoed

• Digitale Bibliotheek• Fysieke Bibliotheek

• Beleidskeuze• Creëer geen informatie maar gebruik deze!


Visie op content…

PAGE 1421-6-2013

Bieden vanMAXIMALE VRIJHEIDi.c.m.PROVEN TECHNOLOGY

Het streven:

1. Dynamiek met Sharepoint2. Self archiving m.b.v. Verseon e.a.


De oplossing…..

PAGE 1521-6-2013

Bedrijfsbus / Bizztalk

Corp

ora

te s

yste

ms

Mid

denla

ag

Applicatiela

ag

OracleFinancials

OWISOracle HRM

VUBIS METISRMA

e-Depot

Meta

data

model TU

/e

Google

Searc

h A

ppliance

GUIOASE

GUISelf

Archiving


Sharepoint

Oplossing: GUI Self Archiving

PAGE 1621-6-2013

SharePoint webparts voor maximale vrijheid

De user interface voor medewerker en student

Archieffunctionaliteit binnen DM omgeving:

• Zelf vastleggen

• Zelf archiveren

• Publiceren naar Sharepoint

En dat voor Onderwijs, onderzoek & Administratieve Organisatie

/ Remi WScholten & Stefan Osinski

Projectenportal

PAGE 1721-6-2013

Een combi van Onderzoek & Financiën


Digitaal projectendossier; aanvraag


Projectenportal; mijn aanvragen


Projectenportal; mijn projecten


Projectenportal; Projectinfo


Real time informatie uit Oracle Financials

Projectenportal; contentinfo


Er zijn 8 document libraries die overeenkomen met de 8 “tabbladen”in het projectdossier. Bij afsluiten van het project worden dedocumenten opgenomen in het RMA-projectdossier.

Document Lifecycle; documentcreatie

SharePoint webparts i.c.m. huisstijl & Verseon metadata

PAGE 2321-6-2013

METADATA document naar RMA

TU/e huisstijlintegratie?

RMA kenmerk uit Verseon


Sharepoint functionaliteit i.c.m. Verseon

SharePoint webpart; registreren

/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 2421-6-2013

Document registreren in RMA

RMA kenmerk zowel in

documentbibliotheek als in document

Klaar? Archiveren

SharePoint webpart; Archiveren

PAGE 2521-6-2013

Document archiveren in RMA

Verdwijnt uit Documentbibliotheek


Opslaan in Verseon, presenteren in SP

SharePoint webpart; Publiceren archiefbescheiden

PAGE 2621-6-2013

Link naar RMA document


Onderwijs: OWinfo


Onderwijs: Gui OASE

PAGE 2821-6-2013

OASE – Digitale Leer- & werkomgeving


Onderwijs: Gui OASE

PAGE 2921-6-2013

OASE; mijn profiel


Onderwijs: Gui OASE

PAGE 3021-6-2013

OASE i.c.m. Outlook


Onderwijs: Gui OASE

PAGE 3121-6-2013

OASE i.c.m. digitaal studentendossier


Conclusie…..

PAGE 3221-6-2013

Bedrijfsbus / Bizztalk

Corp

ora

te s

yste

ms

Mid

denla

ag

Applicatiela

ag

Outlook OWISOracle HRM

VUBIS METISRMA

e-Depot

Meta

data

model TU

/e

Google

Searc

h A

ppliance

GUIOASE

GUISelf

Archiving

DIG

IT

AA

L W

ER

KEN

SharePoint ideaal als dynamische

samenwerkingsomgeving

Governance, compliance geregeld met

bewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot.

(via BT ook geïntegreerd met HRM, SIS etc)

Vrijheid

on premise

& cloud

eindgebruikers flexibiliteit organisatie verantwoording.

Het beste van twee werelden !

/ Mike Meens & Stefan Osinski

PAGE 3321-6-2013



Valorisatie


OnderzoekOnderwijs

Onderwijs

ontwikkeling

Onderwijs

planning

Onderwijs

uitvoering

Roostering

Deelnemer

wervingInschrijving

Onderzoeks

administratie

Onderzoeks

ontwikkeling

Onderzoeks

opzet

Onderzoeks

publicatieToetsing

Deelnemer


Kennis

uitnutting

Onderzoeks

uitvoering

Onderzoeks

assistentie

Deelnemer

begeleiding



voorziening


Management

Financieel

management

Facilitair


Communicatie

management

Inkoop

management

Contact

management

Juridisch

management

Informatie

en Technologiemgt.

SturingBeleid en

planvorming

Verander

management

Verbeter


Strategie en

governance

Zelfde technologie om:

• Powerpoint document archiveren

• Stageverslagen te archiveren

• Etc.



Valorisatie


OnderzoekOnderwijs

Onderwijs

ontwikkeling

Onderwijs

planning

Onderwijs

uitvoering

Roostering

Deelnemer

wervingInschrijving

Onderzoeks

administratie

Onderzoeks

ontwikkeling

Onderzoeks

opzet

Onderzoeks

publicatieToetsing

Deelnemer


Kennis

uitnutting

Onderzoeks

uitvoering

Onderzoeks

assistentie

Deelnemer

begeleiding



voorziening


Management

Financieel

management

Facilitair


Communicatie

management

Inkoop

management

Contact

management

Juridisch

management

Informatie

en Technologiemgt.

SturingBeleid en

planvorming

Verander

management

Verbeter


Strategie en

governanceOnderwijsonsteuning, intake

Onderwijsondersteuning, intakeBakjes per doelgroep:

1. Nieuw door AO te verwerken aanmeldingen

2. Bij SCC voor planning intake

3. Geplande intakes (staat ook in outlook)

4. Afgeronde intakes

Dossier en documenten in te zien via

outlook of rechtstreek in SharePointIntaker kan documenten uploaden en mbv sjablonen

documenten met vast format aan dossier toevoegen.

Op termijn kan aspirant zelf items toevoegen en status inzien.

Centraal opgeslagen document inzichtelijk via meerdere bronnen.

Doorzetten SIS (Alluris, SAP, Peoplesoft, ..). Maar ook OnStage …

Eenmalig centraal beheerd.



Valorisatie


OnderzoekOnderwijs

Onderwijs

ontwikkeling

Onderwijs

planning

Onderwijs

uitvoering

Roostering

Deelnemer

wervingInschrijving

Onderzoeks

administratie

Onderzoeks

ontwikkeling

Onderzoeks

opzet

Onderzoeks

publicatieToetsing

Deelnemer


Kennis

uitnutting

Onderzoeks

uitvoering

Onderzoeks

assistentie

Deelnemer

begeleiding



voorziening


Management

Financieel

management

Facilitair


Communicatie

management

Inkoop

management

Contact

management

Juridisch

management

Informatie

en Technologiemgt.

SturingBeleid en

planvorming

Verander

management

Verbeter


Strategie en

governance

Ondersteuning vergadering

Besluitvorming proces



Valorisatie


OnderzoekOnderwijs

Onderwijs

ontwikkeling

Onderwijs

planning

Onderwijs

uitvoering

Roostering

Deelnemer

wervingInschrijving

Onderzoeks

administratie

Onderzoeks

ontwikkeling

Onderzoeks

opzet

Onderzoeks

publicatieToetsing

Deelnemer


Kennis

uitnutting

Onderzoeks

uitvoering

Onderzoeks

assistentie

Deelnemer

begeleiding



voorziening


Management

Financieel

management

Facilitair


Communicatie

management

Inkoop

management

Contact

management

Juridisch

management

Informatie

en Technologiemgt.

SturingBeleid en

planvorming

Verander

management

Verbeter


Strategie en

governance

Zaakgericht werken binnen

bedrijfsondersteuning

Verseon zoeken van informatie in de

kennisbank

Overzicht informatie kennisbank

Gebruik applicaties waar ze goed zijn.

• SharePoint ideaal als dynamische samenwerkingsomgeving

• Governance, Compliance dienstverlening is geregeld met bewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot. (ook geïntegreerd met HRM, SIS etc).

• Combinatie biedt eindgebruikers flexibiliteit en organisaties oplossing voor verantwoording.

• Organisatie kan bepalen wat on premises en welk onderdeel in de cloud.

eindgebruikers flexibiliteit organisatie verantwoording.

Het beste van twee werelden !


Conclusie Collaboration vs Compliancy

PAGE 4721-6-2013

Dank voor jullie aandacht!

Vragen?

Remi Scholten [email protected]

Stefan Osinski [email protected]


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Technology

SIS Link presentatie Technische Universiteit Eindhoven