Embed Size (px)
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Project Management KnowledgeTIPS
Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)2016
CEP - CCITFakultas Teknik Universitas Indonesia
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Manajemen waktu di dalam manajemen proyek adalah proses yang diperlukan untuk mengatur serta mengontrol waktu yang dihabiskan untuk menyelesaian sebuah proyek.
Manajemen waktu di dalam proyek
2000 20030%
10%20%30%40%50%60%70%80%90%
Presentase Waktu Penyelesaian
Presentase Waktu Penye-lesaian
Source: The Standish Group, 2003.
Pada tahun 2003, CHAOS melakukan penelitian terhadap proyek-proyek IT dan hasilnya 50% dari proyek IT tersebut memiliki rata-rata waktu penyelesaian lebih tinggi 82% dibanding tahun 2000, dimana waktu penyelesaian mencapai poin terendah yaitu 62% (The Standish Group, 2003).
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Manajemen waktu di dalam proyek
Manajemen waktu amatlah penting di dalam proses pembuatan proyek karena :
o Para manajer merasa bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu adalah salah satu tantangan terbesar mereka
o Jadwal adalah masalah utama penyebab konflik di dalam proyek, terutama pada pertengahan masa pembuatan proyek.
o Waktu memiliki fleksibilitas yang sedikit, waktu akan terus berjalan tanpa memperdulikan apapun yang terjadi di dalam proyek.
Gaya kerja individual serta perbedaan kultur juga dapat menyebabkan konflik jadwal. Hal ini disebabkan karena beberapa individu lebih memilih mengikuti jadwal dan memprioritaskan deadlines, sedangkan ada beberapa yang tidak. Terkadang perbedaan kultur dari berbagai belahan dunia memiliki pandangan dan perilaku yang berbeda dalam menghadapi jadwal.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Manajemen waktu di dalam proyek
Proses Penjelasan Yang DihasilkanMenentukan kegiatan (Activity Definition)
Mengidentifikasi jadwal kegiatan yang harus dilakukan secara spesifik untuk memproduksi hasil-hasil proyek
Daftar kegiatan, daftar milestone
Mengurutkan kegiatan (Sequence Activities)
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu kegiatan dengan kegiatan lainnya
Diagram jadwal jaringan proyek
Perkiraan kebutuhan kegiatan(Estimate Activity Resources)
Mengestimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal
Persyaratan sumber aktivitas, Struktur detil sumber
Perkiraan durasi kegiatan (Estimate Activity Durations)
Mengestimasi periode yangdibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas
Perkiraan durasi setiap kegiatan
Membangun jadwal (Develop Schedule)
Menganalisis urutan kegiatan, durasinya, sumber daya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek
Jadwal proyek
Mengendalikan jadwal (Control Schedule)
Pengendalian jika terjadi perubahan jadwal proyek Ukuran kinerja kerja, permintaan-permintaan perubahan
Proses Manajemen Waktu
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Penentuan Kegiatan
Input• Work Breakdown
Structure• Scope Statement• Historical Statement• Constraints• Assumptions• Expert Judgement
Tools & Techniques• Decomposition• Templates
Outputs• Activity List• Supporting Detail• Work Breakdown
Structure Updates
Input, Proses dan Output dari Proses Penentuan Kegiatan
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengurutan Kegiatan
Mengurutkan kegiatan / aktivitas (Sequence Activities) adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan atau relasi antar aktivitas. Proses ini melibatkan peninjauan ulang setiap aktivitas dan menentukan ketergantungannya. Tim proyek wajib menentukan ketergantungan ini agar dapat menentukan analisa jalur yang sesuai.
Ketergantungan dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:1. Ketergantungan Wajib
Ketergantungan yang melekat dalam sifat pekerjaan2. Ketergantungan Bebas
Ketergantungan yang ditentukan sendiri oleh tim proyek3. Ketergantungan Eksternal
Ketergantungan yang ditentukan oleh hubungan antara proyek dan aktivitas diluar proyek.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengurutan Kegiatan
Pengurutan aktifitas dapat digambarkan dengan:1. Network Diagram dan Critical Path Analysis2. Precedence Diagram
Network diagram adalah tampilah skematik antara hubungan yang logis atau urutan aktivitas dalam proyek. Dua format yang dipakai adalah panah (Arrows) dan metode precedence diagramming.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengurutan Kegiatan
Contoh AOA (Activity on Arrow) Network Diagram Untuk Proyek X
Perhatikan aturan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengurutan Kegiatan
Contoh Precedence Diagramming Method (PDM) Untuk Proyek X
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengurutan Kegiatan
Terdapat 4 ketergantungan dalam Microsoft Project, yaitu: • Finish-to-Start (FS) • Start-to-Start (SS)• Finish-to-Finish (FF)• Start-to-Finish (SF)
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengurutan Kegiatan
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Perkiraan Sumber Daya Kegiatan
Berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memperkirakan jumlah sumber daya:
1. Seberapa sulitkah untuk menyelesaikan aktivitas yang spesifik dalam proyek ini?
2. Bagaimanakah sejarah perusahaan/organisasi ini dalam melaksanakan aktivitas yang sama?
3. Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?
Sebelum mengestimasi / memperkirakan durasi tiap-tiap aktivitas, terlebih dahulu harus menentukan jumlah dan tipe sumber daya yang akan digunakan untuk tiap-tiap aktivitas.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Perkiraan Durasi Aktifitas
Metode estimasi 3-poin (three-point estimate) dilihat dari sudut pandang optimis, sudut pandang biasanya, dan sudut pandang pesimis. Sebagai contoh:
• Optimis : 3 minggu selesai
• Biasanya : 4 minggu selesai
• Pesimis : 5 minggu selesai
Orang yang melakukan / bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas / pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedangkan para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Membangun Jadwal
Dengan menggunakan hasil proses manajemen waktu yang sebelumnya untuk membangun jadwal, maka akan lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuh aktivitas. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain: Gantt Charts, PERT analysis, Critical path analysis, dan Critical Chain Scheduling.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Gantt Chart
Contoh Gantt Chart pada Proyek X
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Gantt Chart
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Critical Path Method
Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Critical Path Method
Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan jalur kritis ini:1. Tertundanya pekerjaan di jalur kritis akan menunda penyelesaian
jalur proyek ini secara keseluruhan.2. Penyelesaian proyek secara keseluruhan dapat dipercepat dengan
mempercepat penyelesaian pekerajaan – pekerjaan di jalur kritis.3. Slack pekerjaan jalur kritis sama dengan 0 (nol). Hal ini
memungkinkan relokasi sumber daya dari pekerjaan non kritis ke pekerjaan kritis.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
Activity Duration Predecessor
A 3 --
B 2 --
C 1 --
D 2 A
E 4 A
F 2 B
G 1 B
H 4 C
I 6 D
J 7 F, G
K 2 I, E
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
St 0
A 3
B 2
C 1
E 4
D 2
F 2
G 1
H 4
I 6
J 7
K 2
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K• Jalur 2 = A-E-K• Jalur 3 = B-F-J• Jalur 4 = B-G-J• Jalur 5 = C-H
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
0 0
St 0
0 3
A 3
B 2
C 1
E 4
3 5
D 2
F 2
G 1
H 4
5 11
I 6
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K• Jalur 3 = B-F-J• Jalur 4 = B-G-J• Jalur 5 = C-H
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
0 0
St 0
0 3
A 3
B 2
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
F 2
G 1
H 4
5 11
I 6
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J• Jalur 4 = B-G-J • Jalur 5 = C-H =
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
G 1
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari• Jalur 4 = B-G-J • Jalur 5 = C-H
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
2 3
G 1
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari• Jalur 4 = B-G-J = 10 Hari• Jalur 5 = C-H
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
0 1
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
2 3
G 1
1 4
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari• Jalur 4 = B-G-J = 10 Hari• Jalur 5 = C-H = 4 Hari
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Contoh Perhitungan Critical Path Method
0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
0 1
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
2 3
G 1
1 4
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Kesimpulan:Jalur A-D-I-K adalah Critical Path untuk Proyek X dengan waktu terlama pengerjaan proyek yaitu 13 hari.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Latihan Mandiri
Buatlah perhitungan Critical Path Method dengan data pada tabel disamping. Buatlah diagram skema langkah-langkah yang harus dijalankan.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Menggunakan Analisa Critical Path Untuk Mempersingkat Jadwal Proyek
Terdapat 3 teknik yang biasa dipakai untuk mempersingkat jadwal proyek:1. Mempersingkat (Shortening) durasi tiap-tiap aktivitas atau tugas-
tugas penting dengan cara menambah sumber daya lebih atau mengganti lingkupnya.
2. Menggabungkan (Crashing) kegiatan-kegiatan agar memperoleh jumlah terbesar dari jadwal yang sudah dimampatkan untuk biaya kenaikan yang paling sedikit.
3. Pelacakan cepat (Fast Tracking) aktivitas-aktivitas dengan cara menjalankan aktivitas-aktivitas secara bersamaan atau saling melengkapi.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Menggunakan Analisa Critical Path Untuk Mempersingkat Jadwal Proyek
Penggabungan (Crashing) dan Pelacakan Cepat (Fast-tracking)
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Teknik Evaluasi Program dan Peninjauan Ulang
PERT adalah teknik analisa Network Diagram yang digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian tingkat tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual. PERT menggunakan 3 poin estimasi untuk perhitungannya.
(Waktu Optimis + 4x Waktu Biasanya + Waktu Pesimis) / 6
Rumus PERT :
Contoh:Waktu Optimis : 8 HariWaktu Biasanya : 10 HariWaktu Pesimis : 24 Hari
Maka:
(8 + 4 * 10 + 24) / 6 = 12 Hari Kerja
Kesimpulan, 12 hari kerja akan digunakan pada Network Diagram menggantikan 10 hari kerja.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengendalian Jadwal
Melakukan rapat yang membahas kemajuan proyek dengan para stakeholders dan mengatakan keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal juga merupakan salah satu cara mengendalikan jadwal.
Metode dan teknik-teknik yang digunakan dapat berupa:1. Laporan kemajuan proyek.2. Sistem kontrol perubahan jadwal.3. Perangkat lunak manajemen proyek, termasuk bagan perbandingan
jadwal, seperti pelacakan Gantt Chart.4. Analisa perbedaan, seperti analisa float atau slack.5. Manajemen kinerja, seperti nilai yang diperoleh.
Project Time Management
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Cek Realitas Jadwal
Berikut adalah cara yang dapat dilaksanakan untuk mengecek kebenaran / realitas jadwal:1. Meninjau ulang perancangan jadwal (Draft Schedule) atau
estimasi tanggal penyelesaian proyek pada proyek inti.2. Menyiapkan jadwal yang lebih detil dengan anggota tim.3. Memastikan bahwa jadwal realistis dan dapat di ikuti.4. Selalu memberi tahu pada manajemen tingkat atas jauh-jauh
hari jika ada masalah dengan penjadwalan.
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Terima KasihDudy Fathan Ali S.Kom
