Standardization for Digital Media - How to

คมอการเตรยมสอดจทลทมคณภาพ บญเลศ อรณพบลย บญเกยรต เจตจ านงนช ฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต

ค าน า คมอฉบบนจดท าขนมาเพอประกอบคมอ “ขอก าหนดการพฒนาสอดจทลทมคณภาพ” โดยเนนการแนะน าการใชงานโปรแกรมเพอจดการสอดจทลทงทเปนเอกสารงานพมพ ภาพดจทลใหไดสอดจทลทไดมาตรฐาน มคณภาพ ไมเสยเวลาและ /หรอท างานซ าซอน โปรแกรมทแนะน าตามคมอไดแก Microsoft Office 2003/2007 OpenOffice.org PDF Creator Acrobat Professional และ XnView ผเขยนหวงวาจะเปนเอกสารตงตนส าหรบหนวยงานทสนใจประกาศ /ก าหนดใชงานขอก าหนด/มาตรฐานการพฒนาสอดจทลทมคณภาพ และหากมขอผดพลาดประการใด ผเขยนขออภยและกรณาแจงมาท [email protected] บญเลศ อรณพบลย 10 ธนวาคม 2553

สารบญ

ฟอนตมาตรฐาน ................................................................................................................. 1

การก าหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2003 ............................................... 2

การก าหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2007 ............................................... 2

การก าหนดคา Default Font ของ OpenOffice.org Writer .............................................. 3

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003 .......................................... 4

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 .......................................... 5

การก าหนด Default Font ของ OpenOffice.org Impress ............................................... 7

การฝงฟอนต ....................................................................................................................... 8

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2003 ....................................................................... 8

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2007 ....................................................................... 9

หมายเหต ....................................................................................................................... 9

Style หวใจส าคญของงานพมพยคดจทล ........................................................................ 10

การก าหนด Style ของ Microsoft Word 2003 .............................................................. 10

การก าหนด Style ของ Microsoft Word 2007 .............................................................. 11

การก าหนด Style ของ OpenOffice.org Writer ............................................................ 12

การใชงานสไตล ......................................................................................................... 13

การสรางสารบญเนอหาจากสไตล ............................................................................. 13

สงออกเปน PDF แลวได Bookmark อตโนมตจากสไตล .......................................... 14

การสงออกเปน PDF ดวย Acrobat Professional ................................................... 14

การสงออกเปน PDF ดวย Microsoft Word 2007 .................................................. 14

การสงออกเปน PDF ดวย OpenOffice.org Writer ................................................. 16

การสรางสไลดอตโนมตจากเอกสาร Style ................................................................ 17

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ Microsoft Word 2003 ......................... 17

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ Microsoft Word 2007 ......................... 17

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ OpenOffice.org Writer ....................... 17

Document Properties เพมประสทธภาพการสบคน ........................................................ 18

เอกสารจากชด Microsoft Office 2003 ......................................................................... 18

เอกสารจากชด Microsoft Office 2007 ......................................................................... 18

เอกสารจากชด OpenOffice.org ................................................................................... 19

เอกสาร PDF...................................................................................................................... 20

PDF Properties ............................................................................................................ 20

Output ทถกตองของ PDF ........................................................................................... 22

กรณการสงออกดวย Acrobat Professional ........................................................... 22

กรณการสงออกดวย Microsoft Office 2007 .......................................................... 23

กรณการสงออกดวย OpenOffice.org .................................................................... 25

PDF Security ................................................................................................................ 25

กรณใชงาน Acrobat Professional .......................................................................... 25

กรณทสงออกดวย OpenOffice.org ........................................................................ 26

การฝงฟอนตกบเอกสาร PDF ..................................................................................... 27

Acrobat Professional .............................................................................................. 27

OpenOffice.org ....................................................................................................... 27

การสรางแมแบบเอกสาร (Document Template) ............................................................. 28

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2003 ........................................... 28

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2007 ........................................... 30

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย OpenOffice.org Writer ......................................... 30

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2003 .......................................................... 30

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2007 .......................................................... 31

แมแบบสไลดดวย OpenOffice.org Impress ............................................................... 31

แมแบบเอกสารเทคนค Form ดวย Microsoft Word 2003 .......................................... 31

แมแบบเอกสารเทคนค Form ดวย OpenOffice.org .................................................... 33

เทคนคการสราง Filed ของ OpenOffice.org ......................................................... 34

จดการภาพปรมาณมากๆ ไดงายดวย XnView ................................................................. 36

เปลยนชอแฟมภาพจ านวนมากดวย Batch Rename ................................................. 39

สบคนภาพไดดงใจดวย IPTC ..................................................................................... 40

เทคนคการใชงานโปรแกรมเพอสราง/จดการเอกสารคณภาพ

บญเลศ อรณพบลย, บญเกยรต เจตจ านงนช – ฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย STKS 10 ธนวาคม 2553

1

ฟอนตมาตรฐาน หนวยงานควรก าหนดแบบอกษรทงภาษาไทยและภาษาองกฤษของหนวยงานใหเปน

ชดเดยวกน และตงใหเปนคา Default ของโปรแกรมในทกๆ ครง โดยระบบ Microsoft Windows ต ากวา XP แนะน าใหเลอกฟอนตตระกล UPC และระบบ Microsoft Windows ตงแต XP ขนไปแนะน าใหเลอกฟอนตตระกล NEW หรอ Tahoma

ทงนประเทศไทยไดมประกาศ ครม. วนท 7 กนยายน 2553 เกยวกบการใชฟอนตเอกสารดจทลในประเทศไทย โดยก าหนดใหใชฟอนตมาตรฐานราชการไทย ดงรายละเอยด

กระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร (ทก.) รายงานวา ปจจบนสวนราชการจ านวนมากมการใชฟอนตทหลากหลายไมมมาตรฐานในเอกสาร ทางราชการ อกทงยงมหนวยงานราชการหลายแหงใชมาตรฐานฟอนตของบรษทเอกชนทผกขาด ลขสทธของระบบปฏบตงาน ท าใหจ ากดสทธตางๆ ทจะมมาตรฐานเอกสารเปนเสร ไมขนกบระบบปฏบตการใดๆ เชน Angsana อาจมปญหาเรองการฟองรองละเมดลขสทธได จงไดมการพฒนาและมการประกวดแขงขนฟอนต ซงเปนการสงเสรมใหเกดการใช Open Source Software ทเปนซอฟตแวรเสรใหสวนราชการไทยประกาศมาตรฐานเอกสารดจทลและรปแบบของฟอนตทไมขนกบระบบปฏบตการและลขสทธของบรษทใดๆ เพอความภาคภมใจในความเปนชาตและเอกลกษณของความเปนชาตไทย

ซงในขณะนมฟอนตทสวนราชการไทยสามารถเปนเจาของและพรอมแจกจาย ใหกบผประสงคจะใชงานรวม 13 ฟอนต ซงเปนลขสทธ ส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (องคการมหาชน) และกรมทรพยสนทางปญญาเพอแจกจายใหใชอยางเสรปราศจากปญหาดาน ลขสทธ

ดงนนเพอใหเอกสารตางๆ ของภาครฐ เปนไปอยางมมาตรฐานปราศจากปญหาลขสทธและไมไดขนกบระบบปฏบตการ ระบบใดระบบหนงและเพอเปนการเทดพระเกยรตพระบาทสมเดจพระเจาอยหว เนองในวโรกาสมหามงคลเฉลมพระชนมพรรษา 84 พรรษา จงเหนควรใหหนวยงานราชการปฏบตดงน

1. ด าเนนการตดตง ฟอนตสารบรรณและฟอนตอนๆ ทงหมดจ านวน 13 ฟอนต ของส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (องคการมหาชน) และกรมทรพยสนทางปญญา เพมเขาไปในระบบปฏบตการ Thai OS และใชฟอนตดงกลาวแทนฟอนตเดม และใหถอเปนมาตรฐานของหนวยงานภาครฐทกหนวย (ทงนดาวนโหลดไดท http://www.nstda.or.th/attachments/2689_fonts.zip)

2. ใหตดตงและใช งานใหแลวเสรจกอนวนท 5 ธนวาคม 2553 และใหรายงาน ทก. เมอไดด าเนนการแลวเสรจ โดยมชอทสงวนไวส าหรบโปรแกรมคอมพวเตอรฟอนตน (ทงนมรายละเอยดการตดตง ศกษาไดท http://stks.or.th/wiki/doku.php?id=howto:font-installation)



2

การก าหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2003

เลอกค าสง Format, Font แลวก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง Font style, Font size ใหตรงกน จากนนคลกปม Default

การก าหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2007

เลอกค าสงใน Home Ribbon สงเกตดานลางขวาของสวนควบคม Font ปรากฏปมลกศรชเฉยงลงดงภาพ คลกปมลกศรชลงเฉยง หรอใชคยลด Ctrl+D

ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง Font

style, Font size ใหตรงกน จากนนคลกปม Default



3

การก าหนดคา Default Font ของ OpenOffice.org Writer

เลอกค าสง Tools, Options จากนนคลกเลอกรายการ OpenOffice.org Writer ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Basic fonts (Western) และ Basic fonts (CTL) ใหตรงกน จากนนคลกปม OK



4

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint แบงได 2 กรณคอ กรณทเลอกเปน Blank Presentation และกรณทเลอกแมแบบสไลด ซงจะตองก าหนดหลงจากเลอกแมแบบสไลด และหากมการเปลยนแปลงแมแบบสไลดกตองก าหนด Default Font อกครงเพราะ Font ของ Microsoft Point จะถกควบคมดวยแมแบบสไลดดวย เลอกค าสง View, Master, Slide Master เพอเขาสโหมดการท างานแมแบบสไลด ซงจะมจอภาพ ดงน

จดสงเกตคอกลองขอความจะปรากฏค าวา “Click to edit …” โดยในสภาวะการท างานปกต จะแสดงดวยค าวา “Click to add …” เลอกขอความทตองการก าหนดฟอนต กรณนใหท า 2 ครงคอ คลกเลอกกลองขอความบนเพอก าหนด Font ใหกบ Title ของสไลด และคลกกลองขอความลางเพอก าหนด Font ใหกบเนอหาสไลด จากนนเลอกค าสง Format, Font… ก าหนด Font ใหกบรายการ Latin text font และ Complex scripts font ใหตรงกน เชน Tahoma ตอดวยการก าหนดรปแบบเชน Font style, Size, Color และ Effects ตามตองการ



5

เมอก าหนด Font ใหกบกลองขอความทงสองแลว ใหกลบสโหมดการท างานปกตโดยเลอกค าสง View, Normal

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 กใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเรมจากการเขาสโหมดแกไขแมแบบสไลดดวยการคลกท View Ribbon แลวคลกปม Slide Master



6

จากนนเลอกรปแบบสไลดจากจอภาพควบคมดานขวา แนะน าใหเลอกเพยง 2 สไลดแรก

ตอดวยการคลกกลองขอความแตละกลอง เลอกฟอนตโดยเลอก Home Ribbon แลวคลกปมลกศรเฉยงทมมลางขวาของสวนควบคม Font

ปรากฏสวนก าหนดฟอนต ดงน



7

เลอกฟอนตใหตรงกนทง Latin text font และ Complex scripts font เชน Tahoma และลกษณะอนๆ ตามตองการแลวคลกปม OK ท าซ าจนครบทกรปแบบสไลดและทกกลองขอความ จงกลบสโหมดการท างานปกตโดยคลก Slide Master Ribbon แลวคลกปม Close Master View

การก าหนด Default Font ของ OpenOffice.org Impress

ใชแนวทางเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเปลยนเฉพาะค าสง Format, Font… เปน Format, Character…

หรอจะใชวธก าหนดจาก Style โดยเลอกเมนค าสง Format, Style and Formatting… แลวก าหนดแบบอกษรจาก Style แตละรายการจนครบทกรายการ



8

การฝงฟอนต กรณทมการเลอกใชแบบอกษรพเศษ (ไมควรละเมดลขสทธ) จะตองฝงแบบอกษร (Embedded) ดงกลาวไปกบเอกสารกอนเผยแพร โดยเฉพาะเอกสารทเลอกใชฟอนตมาตรฐานราชการไทยตามประกาศ ครม. วนท 7 กนยายน 2553 เพอใหมนใจไดวาผรบสามารถเปดเอกสารและแสดงผลดวยฟอนตไดถกตอง

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2003

เลอกค าสง File, Save AS…

จากนนคลกตวเลอก Tools ทปรากฏมมบนขวาของจอภาพ เลอกค าสงยอย Save Options…

คลกเลอกรายการ Embed TrueType fonts



9

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2007

คลกปม Quick Button และเลอกปม Word Option ดานลาง จากนนใหเลอกค าสง Save แลวคลกเลอกค าสงยอยทรายการ Embed fonts in the file

หมายเหต

ส าหรบ Microsoft PowerPoint ทง 2003 และ 2007 ใชหลกการเดยวกบ Microsoft Word ทไดแนะน าไป ส าหรบ OpenOffice.org ทง Writer และ Impress ยงไมสามารถฝงฟอนตไปกบเอกสารใด จงควรใชความระมดระวงในการเลอกฟอนตพเศษ และ /หรอควรแนบฟอนต แจงจดดาวนโหลดฟอนตไปดวยทกครงทมการเผยแพรเอกสารทมการใชฟอนตพเศษ ทงนมขอแนะน าใหแจงขอความก ากบการสงเอกสาร OpenOffice.org ดงน

เอกสารแนบสรางดวย OpenOffice.org และใชฟอนตมาตรฐานราชการไทย หากคอมพวเตอรของทานยงไมมฟอนตดงกลาวสามารถดาวนโหลดและ ศกษารายละเอยด วธการตดตงไดท http://www.nstda.or.th/index.php/nstda-knowledge/2689-thai-gov-fonts



10

Style หวใจส าคญของงานพมพยคดจทล เอกสารงานพมพจะตองสรางดวยการพมพในรปแบบสไตล (Style) โดยก าหนด Heading1, Heading2, Heading3, Normal และ/หรอ Body ใหเหมาะสมกบเอกสารแตละประเภท

การก าหนด Style ของ Microsoft Word 2003

เลอกเมนค าสง Format, Styles and Formatting…

จะปรากฏแถบดานขางแสดงรายชอสไตลของเอกสาร สไตลส าคญทควรปรบไดแก Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลกปมขวาของเมาสทสไตลแลวเลอกค าสง Modify…



11

เมอคลกรายการ Modify ทสไตลทเลอกจะปรากฏจอภาพก าหนดคาตางๆ ของสไตล ดงน

คลกปม Format แลวก าหนดคาแบบอกษร การจดพารากราฟและอนๆ ตามตองการ

การก าหนด Style ของ Microsoft Word 2007

เลอกค าสง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ใหเลอกตางๆ

ใหเลอกสไตลส าคญทควรปรบไดแก Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal

โดยการคลกปมขวาของเมาสทสไตลแลวเลอกค าสง Modify…



12

เมอคลกรายการ Modify ทสไตลทเลอกจะปรากฏจอภาพก าหนดคาตางๆ ของสไตล ดงน

คลกปม Format แลวก าหนดคาแบบอกษร การจดพารากราฟและอนๆ ตามตองการ

การก าหนด Style ของ OpenOffice.org Writer

เลอกค าสง Format, Styles and Formatting… จะปรากฏแถบควบคมการตงคาสไตล ดงน

คลกปมขวาของเมาสทสไตลทตองการปรบ แลวเลอกค าสง Modify… ก าหนดคาแบบอกษร การจดพารากราฟและอนๆ ตามตองการ



13

การใชงานสไตล

การใชงานสไตลท าไดงายๆ และสะดวก โดยคลกเลอกสไตลทตองการกอนพมพขอความ หรอจะใชการคลก ณ ขอความเดมแลวเลอกสไตลทตองการ

การสรางสารบญเนอหาจากสไตล

เอกสารทสรางดวยสไตลสามารถน าเนอหาดงกลาวมาสรางเปนสารบญเนอหาไดงาย โดยคลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการสรางสไตล แลวเลอกค าสง กรณ Microsoft Word 2003 เลอกค าสง Insert, Reference, Index and Tables … จากนนคลกเลอกแทบ Table of Contents เมอคลกปม OK จะปรากฏสารบญจากเนอหาใหอตโนมต กรณ Microsoft Word 2007 เลอกค าสง References, Table of Contents จากนนเลอกรปแบบของ Table of Contents ทตองการ กรณ OpenOffice.org Writer เลอกค าสง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables… เลอกแทบ Index/Table เมอคลกปม OK จะปรากฏสารบญจากเนอหาใหอตโนมต



14

สงออกเปน PDF แลวได Bookmark อตโนมตจากสไตล

จดเดนของสไตลอกประการกคอ เมอมการสงออกเอกสาร PDF ตามขอก าหนดทถกตอง โปรแกรมจะแปลงขอความจากสไตลเปน Bookmark ของ PDF ใหอตโนมต

การสงออกเปน PDF ดวย Acrobat Professional

เปดเอกสารทสรางดวย Style แลวเลอกค าสง Adobe PDF, Convert to Adobe PDF

เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ทม Bookmark จากสไตล ดงน

การสงออกเปน PDF ดวย Microsoft Word 2007

เลอกค าสง Save As, PDF or XPS จากนนใหตงชอ และคลกปม Publish



15

ปรากฏจอภาพเลอกไดรฟ/โฟลเดอรและก าหนดชอแฟมเอกสาร .pdf ดงน

ใหคลกปม Options… ปรากฏรายการเลอก ดงน

คลกเลอกรายการ Create bookmarks using Headings แลวคลกปม OK เมอเสรจสน

การสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ทม Bookmark จากสไตล ดงน



16

การสงออกเปน PDF ดวย OpenOffice.org Writer

เลอกค าสง File, Export as PDF…

คลกเลอกรายการ Export bookmarks แลวคลกปม Export เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสารทม Bookmark จากสไตลอตโนมต



17

การสรางสไลดอตโนมตจากเอกสาร Style

เอกสารทสรางดวย Style ยงมประโยชนในการน าไปใชสรางตนรางของสไลด โดยไมตองมาเสยเวลากบการเปด Word และ Presentation แลว Copy/Paste ไปๆ มาๆ ใหเสยเวลา

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ Microsoft Word 2003

เปดแฟมเอกสาร Word 2003 ทสรางในลกษณะ Style จากนนเลอกค าสง File, Send to, Microsoft Office PowerPoint … รอสกครจะปรากฏสไลดโดยมเนอหาจาก Word

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ Microsoft Word 2007

เปดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 คลกเลอก Home Ribbon จากนนคลกปมลกศรเลกๆ ของปมเครองมอ New Slide เลอกรายการค าสง Slides from outline… จะปรากฏจอภาพใหเลอกแฟมเอกสาร Word ทจดสรางดวย Style รอสกครจะปรากฏสไลดโดยมเนอหาจาก Word

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ OpenOffice.org Writer

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft Word 2003 แตเปลยนค าสงเปน File, Send, Outline to presentation



18

Document Properties เพมประสทธภาพการสบคน เอกสารทกเอกสารจะตองก าหนด Document Properties เพอใหการสบคนเอกสาร

เปนไปไดงาย สะดวก รวดเรว อกทงยงเปนขอมลส าคญส าหรบ Search Engine และโปรแกรมจดการหองสมดดจทลทไดมาตรฐาน

เอกสารจากชด Microsoft Office 2003

เลอกค าสง File, Properties แลวปอนรายการดงตวอยาง

เอกสารจากชด Microsoft Office 2007

คลกปม Quick Button แลวเลอกค าสง Prepare, Properties แลวปอนรายการดงตวอยาง



19

เอกสารจากชด OpenOffice.org

เลอกค าสง File, Properties… ปอนคาตามรายการ



20

เอกสาร PDF ฟอรแมตเอกสารทเหมาะสมในการเผยแพรสสาธารณะ หรอเพอการแลกเปลยน คอ PDF - Portable Document Format (PDF) ดงนนกอนเผยแพรเอกสารใดๆ ควรแปลงเอกสารตนฉบบใหเปนเอกสาร PDF โดยมขอก าหนดดงน

PDF Properties

เอกสาร PDF จะตองก าหนด Document Properties ใหเหมาะสมและถกตองเชนเดยวกบเอกสารตนฉบบ กรณทเอกสารตนฉบบไดก าหนด Document Properties ไวแลวการสงออกดวยวธการ OpenOffice.org PDF Export (ดงรายละเอยดหนา 14) และการสงออกดวยค าสงของ Microsoft Office 2007 (ดงรายละเอยดหนา 12) ค าสงสงออกเปน PDF ดงกลาวจะโอนขอมล Document Properties จากเอกสารตนฉบบไปยงเอกสาร PDF โดยอตโนมต ซงสามารถตรวจสอบไดโดยเปดเอกสาร PDF ดวย PDF Reader แลวคลกเลอกเมนค าสง File, Properties… จะปรากฏผล ดงน



21

ส าหรบการใส PDF Properties ในเอกสาร PDF สามารถท าไดโดยผานโปรแกรม Acrobat Professional จากนนเลอกค าสง File, Properties

หรอจะใชโปรแกรม BeCyPDFMetaEdit ซงเปน Freeware ทชวยในการใส PDF

Properties ไดอยางมประสทธภาพ



22

Output ทถกตองของ PDF

กรณการสงออกดวย Acrobat Professional

สรางเอกสาร PDF ดวยค าสง File, Print, Adobe PDF คลกเลอกปม Properties

คลกแทบ Adobe PDF Settings จากนนเลอกรปแบบการสงออก PDF ทเหมาะสมจาก

รายการ Default Settings

Standard ส าหรบการแปลงเอกสารทตองการรอตรวจสอบคาบางอยาง Press Quality & High Quality Print ส าหรบการสรางเอกสาร PDF ท

ตองการคณภาพสงและ/หรอส าหรบการสงโรงพมพ เหมาะส าหรบการท าตนฉบบเอกสารสงพมพ



23

Smallest File Size ส าหรบการสรางเอกสาร PDF ทมการลดขนาดไฟลเพอการสงผานอเมลหรอน าเสนอผานเวบไซต

PDF/A-1b:2005 (CMYK) มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสใหอยเปนเวลานานทสนบสนนชดส CMYK หรอการจดเกบเขาคลง (Archives) โดยมจดเดนคอ เอกสารจะมการฝงฟอนต การโอนขอมล Document Properties เปน PDF Properties และรบประกนวาสามารถเปดเรยกดไดในอนาคตผาน PDF Reader ตางๆ

PDF/A-1b:2005 (RGB) มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสใหอยเปนเวลานานทสนบสนนชดส RGB โดยมจดเดนคอ เอกสารจะมการฝงฟอนต การโอนขอมล Document Properties เปน PDF Properties และรบประกนวาสามารถเปดเรยกดไดในอนาคตผาน PDF Reader ตางๆ

PDF/X-1a:2001 มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอการแลกเปลยนสอมลตมเดยและสอกราฟก ตว X หมายถง eXchange คอการแลกเปลยนไฟล PDF ส าหรบงานเตรยมพมพ

PDF/X-3:2002 มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอการแลกเปลยนสอมลตมเดยและสอกราฟก

กรณการสงออกดวย Microsoft Office 2007

การสรางเอกสาร PDF โดยเลอกค าสง Save As, PDF or XPS จากนนใหตงชอ และคลกปม Publish

ปรากฏจอภาพเลอกไดรฟ/โฟลเดอรและก าหนดชอแฟมเอกสาร .pdf ดงน



24

กรณทตองการสงออก PDF เพอ

จดเกบเปนส าเนาหรอเพอสงพมพ ควรเลอกรายการ Optimize for เปน Standard

แนบไปกบอเมล หรอเผยแพรผานเวบไซต ควรเลอกรายการ Optimize for เปน Minimum size

จดเกบเปน Archives หรอเอกสารนนไมมการปรบแกไขอก เชน วทยานพนธ รายงานโครงการวจยตางๆ ใหคลกปม Options… ปรากฏรายการเลอก ดงน

คลกเลอกรายการ ISO 19005-1 compliant (PDF/A) แลวคลกปม OK เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ทสงออกเปนฟอรแมตเพอการจดเกบเขาคลง (Archives)



25

กรณการสงออกดวย OpenOffice.org

เลอกค าสง File, Export as PDF…

ถาตองการสงออกเปนเอกสาร PDF เพอเผยแพรผานเวบ แนบอเมล ควรก าหนดคา Reduce Image Resolution จาก 300dpi ใหต ากวา 150 dpi รวมทงก าหนดคา JPEG compression ประมาณ 70% – 90%

ถาตองการสงออกเพอเกบเปนคลง (Archives) ใหคลกเลอกรายการ PDF/A-1a

PDF Security

เอกสาร PDF จะตองก าหนดสทธการเขาถงเอกสารและเนอหาใหเหมาะสมกอนเผยแพร

กรณใชงาน Acrobat Professional

สงออกดวยค าสง File, Print, Adobe PDF คลกเลอกปม Properties



26

เลอกรายการ Adobe PDF Security เปน Reconfirm … จากนนคลกปม Edit เพอเขาไปก าหนดสทธการเขาถงเนอหาและเอกสารใหเหมาะสม

คลกเลอกรายการ Require a password to open the document เพอก าหนดรหสผาน

ใหกบเอกสาร PDF ส าหรบการเปดเรยกดเอกสาร คลกเลอกรายการ Restrict editing and printing of the document. เพอก าหนดสทธ

การเขาถงเนอหา ดงน Printing Allowed อนญาตใหพมพเอกสารไดหรอไม และไดระดบใด Change Allowed อนญาตใหปรบแกไขเอกสารไดหรอไม อยางไร Enable Copying of text, image and other content อนญาตใหคดเลอก

เนอหาไดหรอไม

กรณทสงออกดวย OpenOffice.org

คลกเลอกแทบ Security เมอสงออกเอกสารเปน PDF



27

รายการเลอกกลกษณะเดยวกบทไดแนะน าไปขางตน

การฝงฟอนตกบเอกสาร PDF

Acrobat Professional

สงออกดวยค าสง File, Print, Adobe PDF คลกเลอกปม Properties จากนนเลอกรปแบบการสงออกจากรายการ Default Settings คลกปม Edit แลวเลอกฟอนตทตองการฝงจากแทบ Font

OpenOffice.org

ไดก าหนดคาสงออก PDF พรอมฝงฟอนตเปนคา Default อยแลว



28

การสรางแมแบบเอกสาร (Document Template) แมแบบเอกสาร คอ เอกสารตนแบบทไดออกแบบส าหรบใชงานใดๆ เชน แมแบบจดหมาย แมแบบบนทก แมแบบรายงาน แมแบบวทยานพนธ ซงแตละแมแบบจะมการก าหนดลกษณะกระดาษ ขอบกระดาษ แนวกระดาษ แบบอกษร และ/หรอตวอกษร-ขอความตงตนเพอใหผใชสามารถใชงานไดอยางสะดวก โดยปกตจะมสวนขยายเฉพาะ เชน แมแบบเอกสารของ Microsoft Word 2003 จะมสวนขยายเปน .dot หรอ OpenOffice.org Writer จะมสวนขยายเปน .ott เปนตน อยางไรกดพบวามความเขาใจผดเกยวกบแมแบบเอกสาร คอ หลายหนวยงานมกจะออกแบบแมแบบเอกสาร แมแบบสไลดเพยงเนนความสวยงาม เชน การออกแบบแมแบบสไลดโดยน าภาพทตองการมาวางเปน Background แลวบอกวานคอแมแบบสไลดขององคกร หรอการสรางแมแบบเอกสารโดยพมพขอความทตองการเพอใหผใชสะดวก และปอนเพยงบางสวน แตไมมการก าหนด Style และรปแบบพารากราฟใหเหมาะสม แยกวานนคอการใชสญลกษณพเศษมาเปนสวนประกอบของรายการเลอกในฟอรม แทนทจะใชความสามารถของ Form Control ทควรจะเปน

ตวอยางการสรางแมแบบทน า Drawing มาเปนสวนประกอบ

ดงนนการออกแบบ/สรางแมแบบเอกสารไมวาจะเปนรปแบบใดๆ ควรจะใหความส าคญถงแบบอกษร Style การจดพารากราฟ และอนๆ ดวยแทนทจะเนนแคกราฟกเพอความสวยงาม

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2003

การสรางแมแบบเอกสารดวย Microsoft Word 2003 กรณทใช Style มาควบคม ใชหลกการเดยวกบทไดแนะน าไปแลวในเอกสารหนา 10 แตจะมความแตกตางในการบนทกเอกสาร (Save) คอ จะตองบนทกเปนแฟมเอกสารแมแบบ ทมสวนขยายเปน .dot ดวยค าสง File, Save As… จากนนเลอก Save as type: เปน Document Template (*.dot)



29

Microsoft Word จะก าหนดไดรฟ/โฟลเดอรใหอตโนมต ส าหรบการเรยกใชงานแมแบบเอกสาร ท าไดโดยเลอกจากเมนค าสง File, New

ปรากฏแถบ New Document ดานขวาของจอภาพ ใหเลอกรายการ On my computer… ในรายการ Templates จะปรากฎรายการเลอก ดงน

คลกเลอกแมแบบเอกสารทตองการ แลวคลกปม OK เพยงเทานกจะเปนการเปดใชงานแมแบบเอกสารทออกแบบไวดวยเทคนค Style



30

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2007

ใชหลกการเดยวกบการสรางแมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2003 แตใหคลกเลอกรายการ Save in: เปน Trusted Templates เพอใหโปรแกรมเลอกโฟลเดอรทเกบแฟมเอกสารแมแบบ

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย OpenOffice.org Writer

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft Word 2003 แตเปลยนค าสงเปน File, Templates, Save… ซงจะปรากฏจอภาพควบคมดงน

คลกเลอก Categories เปน My Templates แลวตงชอแฟมแมแบบในรายการ New template จากนนคลกปม OK

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2003

ใชหลกการเดยวกบการก าหนด Default Font แตใหเพมการตกแตงสไลด เชน การใสสหรอรปภาพ Background การตกแตงดวยดวย Drawing จากนนบนทกดวยค าสง File, Save As…



31

เลอกรายการ Save as type เปน Design Template (*.pot) จากนนตงชอแฟมแมแบบสไลดแลวคลกปม Save

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2007

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2007

แมแบบสไลดดวย OpenOffice.org Impress

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2007 แตเปลยนค าสงเปน File, Templates, Save…

แมแบบเอกสารเทคนค Form ดวย Microsoft Word 2003

นอกจากแมแบบเอกสารดวยเทคนค Style แลว ยงอาจจะมการสรางแมแบบเอกสารในลกษณะการก าหนดชองปอนรายการดวย Form ตางๆ ดงน

แมแบบเอกสาร ดงตวอยางท าไดโดย

1. สรางแฟมเอกสารใหมดวยค าสง File, New, Blank document 2. ก าหนดขนาดกระดาษ และแนวกระดาษดวยค าสง File, Page Setup… 3. คลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการแลวพมพขอความเพอแสดงปายก ากบ (Label)

ดงตวอยาง



32

จะใชเครองมอตาราง (Table) ควบคมการจดวางองคประกอบหรอไมกได 4. เปดเครองมอ Form ดวยค าสง View, Toolbars, Forms

5. คลกเลอกเครองมอทตองการ เชน ตองการใหผใชปอนชอโครงการตอจากรายการ

Project Title: ใหคลกเมาสหลงขอความ จากนนคลกเครองมอ Text Form Field จะปรากฎแถบสเทา ดงตวอยาง

6. ท าซ าต าแหนงอนๆ ตามเหมาะสม

7. กรณทรายการอนๆ ตองการปรบรปแบบการปอน เชน Target Audiences:

ตองการใหคลกเลอก สามารถใชเครองมอ Check box form field ได ดงน

8. บนทกแฟมเปน .doc เพอเปนเอกสารตนฉบบ 9. คลกปม Protect Form ปมรปแมกญแจ เพอปองกนไมใหผใชแกไขขอความใดๆ ได

นอกจากปอนขอความในฟอรมเทานน



33

10. บนทกแฟมเปนแมแบบเอกสาร (.dot)

แมแบบเอกสารเทคนค Form ดวย OpenOffice.org

แมแบบเอกสาร ดงตวอยางท าไดโดย

1. สรางเอกสารใหม แลวพมพขอความดงตวอยาง จากนนบนทกแฟมเอกสาร 2. เปดแถบเครองมอจดการ Form ดวยค าสง View, Toolbars, Form Controls

3. คลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการวางฟลด เชน หลงขอความ Project Title: คลกปม

ควบคมฟอรมทตองการ กรณนคอ ฟลด Text Box แลวคลกเมาส ณ ต าแหนงจดเรมตนใชเทคนค Drag & Drop สรางกลองขอความใหไดขนาดทตองการ

4. ดบเบลคลกท Field ทสรางเพอเปดหนาตาง Properties



34

ปรบแตงคาใหเหมาะสม

5. ท าซ าสวนอนๆ จนครบ 6. คลกปม Design mode on/off เพอปดสถานการณออกแบบฟอรม 7. บนทกแฟมเอกสาร แลวบนทกเปนแมแบบดวยค าสง File, Templates, Save

เทคนคการสราง Filed ของ OpenOffice.org

การสรางฟลดวนท 1. คลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการวางฟลดวนท คลกปม More Control เพอเปดแถบ

เครองมอเพมอก 1 ชด

2. คลกปม Date field แลวสรางกลองฟลด จากนนดบเบลคลกกลองฟลดเพอเขาสการ

ก าหนดคาผาน Properties



35

3. เลอนหารายการ Dropdown แลวปรบแกไขคาเปน Yes 4. ทดสอบโดยปดโหมดแกไข Form ดวยปม Design Mode On/Off

หมายเหต หากตองการใหเอกสารแมแบบฟอรมถกเปดแลวไมอนญาตใหแกไขขอความใดๆ ยกเวนเตมขอมลในฟอรม ใหเลอกค าสง Tools, Options, OpenOffice.org, Security จากนนคลกเลอกรายการ Open this document in read only mode



36

จดการภาพปรมาณมากๆ ไดงายดวย XnView ถายภาพโดยเฉพาะจากกลองถายภาพดจทลจ านวนมากๆ หากตองมายอขนาด ลดความละเอยด และหมนภาพยอมเสยเวลา แตดวยความสามารถ Batch Processing ของ XnView ท าใหเรองดงกลาวเสรจภายในครงเดยวทสงงาน เรมจากการสรางโฟลเดอรแลวน าภาพทตองการมาวางรวมกน แลวสรางโฟลเดอรใหมอกโฟลเดอรส าหรบเกบภาพทสงประมวลผลแลว (สมมตชอโฟลเดอร resize) เปด XnView แลวเลอกโฟลเดอรภาพตนฉบบ

เลอกภาพทกภาพ เลอกเมนค าสง Tools, Batch Processing…



37

ปรากฏจอภาพค าสง Batch Processing ระบโฟลเดอรส าหรบเกบภาพทประมวลผลแลวโดยเลอกรายการ Directory

เลอก Format ภาพทตองการ กรณทเลอก JPG ใหคลกปม Options เพอก าหนดคา JPG Options ใหตรงกบลกษณะงานทตองการน าไปใช

ภาพเพอสงพมพ

o Quality เปน 100 ภาพส าหรบสอน าเสนอ

o Quality อยในชวง 80 – 100 ภาพส าหรบเวบไซต

o Quality อยในชวง 50 – 90 o เลอกรายการ Progressive



38

เมอเลอกก าหนดคา JPG Options แลวใหคลก OK เพอกลบมาเลอกแทบ Transformation

เลอกค าสงทตองการจากชองดานซายสงไปดานขวา แลวคลกเลอกค าสงเพอก าหนดคาทตองการ เชน คลกเลอกรายการ Set DPI เพอลดความละเอยดของภาพใหเปน 72 dpi



39

คลกเลอกรายการ Resize แลวระบคาความกวางทตองการ (ระบเพยงคาเดยว)

จากนนคลกปม Go โปรแกรมจะลดความละเอยดของภาพ ยอภาพ และอนๆ ตามค าสงทเลอกใหอตโนมต

เปลยนชอแฟมภาพจ านวนมากดวย Batch Rename

กอนน าภาพไปใชควรเปลยนชอภาพใหเหมาะสมและปองกนปญหาชอไฟลซ าซอน โดยเลอกภาพทตองการ เลอกค าสง Tools, Batch Rename…

ก าหนดแมแบบส าหรบชอแฟมเอกสาร จากรายการ Name template เชน หากตองการชอทเปนตวเลขกหลกกใหระบเปน # ตามจ านวนทตองการ หรอหากตองการมขอความใดๆ ผสมกพมพรวมกบเครองหมาย # ไดเชน Myanmar-### เปนตน



40

นอกจากนยงสามารถคลกปม Insert แลวเลอกรายการ EXIF เพอเลอกคาจาก EXIF Metadata ของภาพถายมาใชประกอบการก าหนดเปนชอแฟมภาพกได เมอระบรปแบบการตงชอแฟมภาพแลว คลกปม Rename โปรแกรมจะเปลยนชอแฟมภาพทเลอกใหอตโนมต

สบคนภาพไดดงใจดวย IPTC

ภาพดจทลทกภาพควรฝงขอมลประกอบการสบคน หรอใชงานอนๆ ผาน IPTC Metadata โดยจะฝงเปนกลมภาพ หรอทละภาพ กไดดวยค าสง Edit IPTC Data จากการคลกขวาของเมาส



41

เมอปอนขอมลก ากบภาพแตละรายการแลว กคลกปม Write หรอ Write all selected เพอฝงขอมลไวในภาพดจทล ภาพทฝง IPTC แลวสามารถสบคนไดดวยค าสง Tools, Search หากตองการสบคนดวย IPTC กใหคลกเลอกตวเลอก IPTC จากนนเลอกฟลดและระบค าคน หรอจะใชตวเลอก EXIF เพอสบคนขอมลจากกลองถายภาพดจทล หรอใชหลายรายการรวมกนกได

Technology

Standardization for Digital Media - How to